비즈니스 착신전환이란 무엇이며 어떻게 설정합니까?

착신 전환을 통해 기업은 벨이 울리는 순간부터 기회를 잡을 수 있습니다.

당신이 여행하는 판매원이라고 상상해보십시오. 항상 이동하며 매일 고객을 만나고 있습니다. 고객이 사무실 전화번호 로 전화하는 경우 음성 메일로 연결되거나 통화가 중단되도록 할 수 없습니다.

귀하의 반응은 귀하와 그들과의 관계에 매우 중요합니다. 착신 전환 기능을 사용하면 걸려오는 전화에 응답하고 해당 전화가 올바른 사람이나 장치에 연결되도록 할 수 있습니다.

자동차 안이든 커피숍이든 상관없이 비즈니스 전화 에 안심하고 응답하실 수 있습니다.

비즈니스 착신전환이란 무엇입니까?

비즈니스 착신전환은 수신 전화를 다른 지역 번호나 모바일 앱으로 전환합니다. 여러 착신 전환 규칙은 함께 작동하며 결합하여 통화를 효율적이고 정확하게 라우팅할 수 있습니다.

대상은 VoIP(Voice over Internet Protocol) 번호, 유선전화 또는 전화번호, 휴대폰, 가상 전화 시스템, 국제 전화번호 또는 자동 전화 교환이 될 수 있습니다. 착신전환을 사용하면 어디를 가든 전화가 따라옵니다.

VoIP 시스템 에서는 통화 관리가 즉각적으로 이루어지므로 고객이 지연되는 일이 없습니다. 고객이 무료 또는 VoIP 번호로 전화하면 통신 플랫폼이 전화를 받고 착신 전환 규칙을 확인한 후 그에 따라 전화를 연결합니다.

클라우드 기반 전화 서비스는 원래 번호가 통화 중이거나 오프라인이거나 팀 구성원이 응답할 수 없는 일반적인 상황에서 전화를 받아야 할 사람을 결정할 때 사용자의 선호 사항을 존중합니다.

기존 착신전환과의 차이점

VoIP 기반 착신 전환은 기존 착신 전환 옵션과 크게 다릅니다. 전자를 선택하면 충분한 유연성, 기능 및 사용자 정의 기능이 제공됩니다.

기존의 착신 전환 시스템은 회사의 요구 사항을 충족하지 못할 수 있지만 VoIP 서비스는 그렇지 않습니다.

VoIP가 기존 착신 전환과 비교되는 방식은 다음과 같습니다.

• 순차적 벨소리를 제공합니다. 전화가 목적지에 도달하기 전에 여러 번호로 벨이 울립니다. 예를 들어, 전화가 오면 사무실 전화가 먼저 울리고, 휴대폰이 울리고, 부재중일 경우 동료 책상이 울립니다.
• 시간 기반 라우팅 기능을 제공합니다. 하루 중 시간을 기준으로 전화번호를 착신전환합니다. 예를 들어 업무 시간 이후에 걸려오는 전화는 귀하의 근무 시간 이후 교대 근무를 하는 상대방에게 전달됩니다.
• 조건부로 통화를 전달합니다. 회선 상태나 발신자 번호 등 설정된 조건에 따라 통화를 재전송합니다. 예를 들어, 주요 고객이 귀하의 회사 전화번호로 전화를 걸고 귀하가 사무실에 없을 때 VoIP 서비스를 통해 해당 전화를 귀하의 개인 번호나 새 번호로 전달할 수 있습니다.

기존의 착신 전환 서비스는 고객에게 통화가 착신되고 있음을 알려줍니다. 2020년 Zendesk의 연구에 따르면 부서 간 통화 전달이 고객 10명 중 7명을 짜증나게 하는 것으로 나타났습니다.

Nextiva와 같은 비즈니스 VoIP 제공업체는 통화 전송을 빠르고 쉽게 만들어 고객에게 이러한 경험을 제공하지 않도록 도와줍니다.

비즈니스 착신 전환 작동 방식

비즈니스 착신전환은 중요한 전화에 응답할 수 있도록 3단계 프로세스를 통해 작동합니다.

1. 받다. 누군가 귀하의 VoIP 번호로 전화를 걸면 해당 통화는 VoIP 서비스 제공업체를 통해 전달됩니다. 서버는 수신 호출에 대해 무엇을 해야 할지 정확히 알고 있습니다. 비즈니스 요구에 따라 프로그래밍할 수 있습니다.
2. 프로세스. VoIP 공급자는 일련의 규칙에 따라 착신 전환 번호를 결정합니다. 언제든지 전화를 착신 전환하거나 응답할 수 없을 때 착신 전환할 수 있습니다. 귀하의 VoIP 서비스 제공업체는 귀하의 필요와 선호도에 맞춰 서비스를 제공합니다.
3. 연결하다. 통신 플랫폼은 통화를 장치, 내선 번호 또는 외부 전화선에 연결합니다. 전송이 빠르고 발신자가 지연된 것으로 인식하지 않습니다. 그러나 전화를 받지 않을 때만 전달하도록 규칙을 설정한 경우 전화 시스템에서 벨소리를 울립니다.

콜센터와 같은 대규모 애플리케이션의 경우 전화를 건 가상 전화번호, 자동 전화 교환 선택 및 콜센터 상담원 기술 세트를 기반으로 인바운드 통화를 라우팅할 수 있습니다. 콜센터 상담원을 사용할 수 없을 때 통화가 통화 대기열로 다시 삭제되는 경우가 많습니다.

일반적인 비즈니스 착신 전환 규칙

통화 전달 사례는 대기업과 중소기업에 따라 다를 수 있습니다.

일부는 이를 통화 라우팅, 대기열 또는 대화형 음성 응답(IVR)과 결합할 수도 있고, 다른 일부는 휴가 중이거나 사무실 밖에 있을 때 통화 전달을 사용하여 통화를 리디렉션할 수도 있습니다.

아래 규칙은 기본 설정에 따라 착신 전환 설정을 구성하는 데 도움이 됩니다.

항상 착신전환

모든 수신 통화를 자동으로 다른 장치나 번호로 전달하도록 이 규칙을 설정할 수 있습니다. 이 규칙은 일반적으로 휴가와 같이 장기간 사무실을 비울 때 도움이 됩니다.

VoIP를 "항상 착신전환"으로 설정하면 휴대폰으로 비즈니스 전화를 받을 수 있습니다.

지정된 번호를 선택하고 나머지는 VoIP 서비스 제공업체에 맡기세요. 일부 시스템에서는 통화를 전달할 때 원래 번호로 알립니다. VoIP 인터페이스에서 이러한 알림을 볼 수 있습니다.

알고 계셨나요? Nextiva의 VoIP를 사용하면 사용자, 그룹 또는 자동 전화 교환에 대한 통화를 전달할 수 있습니다. 설정도 쉽습니다. 직접 확인해 보세요 .

착신 전환 선택

설정된 규칙에 따라 개별 통화를 선택적으로 특정 번호로 라우팅할 수 있습니다.

며칠 동안 사무실을 떠나 있지만 주요 고객으로부터 전화를 받고 싶다고 가정해 보겠습니다. VoIP에 번호를 추가하고 통화를 휴대폰으로 전달하세요.

Nextiva의 VoIP 착신 전환을 사용하면 통화를 착신 전환할 때마다 링백 알림을 받을 수 있습니다. 이는 FOMO(실패에 대한 두려움)를 억제하면서 잠재적으로 가치 있는 기회를 붙잡는 데 도움이 됩니다.

Nextiva가 선별된 고객의 전화를 착신 전환하는 데 도움이 되는 방법은 다음과 같습니다.

바쁠 때 착신 전환

다른 통화 중이거나 단순히 다운타임이 있는 경우 이 규칙을 사용하면 통화를 다른 번호는 물론 음성 메일함으로 리디렉션하는 데 도움이 됩니다. 통화 대기를 비활성화했거나 회사 전화 시스템이 방해 금지(DND) 모드로 낮잠을 자고 있을 때 매우 유용합니다.

VoIP 서비스를 사용하면 시스템이 iPhone, Android 또는 기타 장치 등 다른 적합한 장치로 신속하게 리디렉션하므로 발신자는 통화 중 신호를 받지 못합니다.

응답이 없을 때 착신 전환

설정된 벨소리 횟수 내에 응답이 없을 경우 통화를 다른 번호로 전달하도록 VoIP 서비스 공급자를 구성할 수 있습니다. 발신자가 음성 메일을 수신하는 것을 방지하고 다른 사람과 연결하는 데 도움이 됩니다.

응답하지 않은 전화는 발신자에게 좋지 않은 경험을 쉽게 제공할 수 있습니다. 약 67%의 고객이 지원팀에 연락할 수 없어 불만으로 전화를 끊습니다.

의식적으로 그러한 경험을 피하려고 노력할 때 고객은 더 많은 지원을 받게 됩니다.

다음은 Nextiva의 VoIP에 이 규칙을 설정하는 예입니다. 벨이 세 번 울리면 통화를 전달합니다.

사례 연구: 88.7 The Bridge가 Nextiva를 활용하여 통화 전달을 강화하고 통신 관리를 간소화한 방법을 알아보세요.

연결이 불가능할 때 착신 전환

당신이 통제할 수 없는 것들이 있습니다. 가동 중단으로 인해 전체 지원 또는 성공 시스템이 종료되면 어떻게 하시겠습니까?

원래 번호가 오프라인 상태가 되면 다른 번호로 통화를 전달할 수 있습니다. 이를 통해 테스트 상황에서도 일관되게 지원을 제공할 수 있습니다.

위치 전달

한 위치에서 중단이 발생하면 동일한 지역의 고객을 리디렉션하는 것이 까다로워집니다. 위치 전달을 사용하면 한 지역 내의 모든 통화를 다른 지역 번호를 사용하는 다른 사무실의 장치로 전환하도록 VoIP를 구성할 수 있습니다.

착신 전환의 비즈니스 이점은 무엇입니까?

착신 전환은 특히 기업이 하이브리드 작업 환경을 채택할 때 생산성을 극대화하는 데 도움이 됩니다. 통화가 빠져나갈 여지가 없습니다.

다음은 기업에 제공되는 몇 가지 주목할만한 이점입니다.

• 편의. 어떤 전화로든 전화를 받을 수 있으므로 24시간 내내 비즈니스에 액세스할 수 있습니다. 영업 또는 지원 담당자 중 일부가 다운타임을 겪는 경우 나머지 팀원에게 전화를 리디렉션하여 고객과 통화할 수 있습니다.
• 유연성. 라우팅 규칙을 사용하면 원하는 대로 VoIP 서비스 공급자를 조정할 수 있습니다. 예를 들어, 시스템은 하루 중 시간이나 발신자 ID를 기준으로 통화를 전달합니다.
• 분산된 인력을 지원합니다. 팀이 전 세계에 흩어져 있는 경우 VoIP 착신 전환을 사용하면 실제 위치에 관계없이 적합한 사람에게 연락할 수 있습니다. IT 또는 관리 팀은 통화 분배에 초점을 맞출 필요가 없습니다. VoIP는 이를 대신해 IT 팀이 가장 잘하는 일을 더욱 효율적으로 수행할 수 있도록 해줍니다.
• 기회를 놓치는 것을 방지합니다. 팀은 가동 중지 시간을 가질 수 있지만 이는 비즈니스에도 적용되지 않습니다. 뒷자리에 앉아 고객을 지원하는 것은 비즈니스 성장에 역효과를 가져올 수 있습니다. 고객의 부재중 전화를 감당할 수 없습니다. 이러한 통화를 통해 고객 응대 팀은 고객이 관심을 보일 때 고객의 참여를 유도할 수 있습니다. VoIP 착신 전환은 이러한 기회를 활용하는 데 도움이 됩니다.
• 고객 서비스를 개선합니다. 구매자와 사용자의 질문과 문제를 해결하는 데 인내심을 갖는 고객은 일부 고객뿐입니다. 그러한 경우 감독을 받고 있는지 확인하고 싶을 것입니다. VoIP는 이러한 통화를 여러 번 전송하거나 콜백을 준비하지 않고 사용 가능한 상담원에게 리디렉션합니다.

사례 연구: EagleRider는 Nextiva를 사용하여 탁월한 고객 서비스를 제공합니다. 이 소프트웨어는 원래 번호가 오프라인이 되거나 응답하지 않는 경우 EagleRider가 라스베가스에 있는 팀으로 전화를 착신 전환하는 데 도움이 됩니다.

착신 전환을 향상시키는 VoIP 기능

커뮤니케이션 관리에는 원활한 내부 워크플로우를 생성하기 위해 더 많은 기능이 필요합니다. 이러한 기능은 회사의 전반적인 비즈니스 커뮤니케이션 관리를 간소화하는 동시에 유용합니다.

동시 벨소리

동시 벨이 울리면 고객을 응대하는 팀이 전화를 받을 가능성이 높아집니다. 사람들이 전화를 걸면 등록된 모든 장치가 동시에 울립니다. 이는 단순한 사무실 전화가 아니라는 점을 기억하십시오. 그것은 당신이 설정한 모든 장치입니다.

동시 벨이 울리면 등록된 장치 중 하나에서 걸려온 전화를 빨리 받을 확률이 높아집니다. 예를 들어 상담원은 전화를 사무실 전화로 받을지 휴대폰으로 받을지 선택할 수 있습니다.

이메일 전사를 위한 음성메일

VoIP 서비스 제공업체는 음성 메일 메시지를 텍스트로 변환하면서 이메일 받은 편지함으로 보냅니다. 이를 통해 기록 보관에 도움이 되며 팀이 전체 오디오를 듣지 않고도 음성 메일 내용을 빠르게 스캔할 수 있습니다. 시간이 절약됩니다. 팀은 절약된 시간을 지원 품질을 더욱 향상시키는 활동에 투자할 수 있습니다.

또한, 공유 가능한 음성 메일 콘텐츠는 팀의 조정 및 협업을 향상시키는 데 도움이 됩니다. 이렇게 하면 두 명 이상의 사람이 고객과 소통하는 경우에도 맥락의 일관성이 유지됩니다.

고급 통화 라우팅

고급 통화 라우팅은 특정 고객 문의에 더 잘 대처할 수 있는 사람에게 전화를 연결합니다. 발신자 ID 또는 하루 중 시간과 같은 요소를 기반으로 통화 라우팅 규칙을 조정할 수 있습니다.

그러나 유능한 지원 전문가의 가용성은 다양할 수 있습니다. 통화 전달 기술을 활용하여 통화를 다른 전문가에게 리디렉션하면 도움이 될 것입니다.

Nextiva의 VoIP를 사용하면 보다 복잡한 통화 흐름 경로를 생성하여 모든 통화를 효율적으로 관리할 수 있습니다.

통화 대기열

고객을 대면하는 모든 팀은 고객과 소통하는 방식이 다릅니다. VoIP 소프트웨어는 모든 사람이 자리를 잡고 있을 때 수신 통화를 대기열에 추가합니다. 사용자 정의 가능한 보류 음악이나 메시지를 전달하여 발신자가 인내심을 갖도록 격려합니다.

통화 대기와 착신 전환을 결합하여 고객의 요구 사항과 사용 사례를 효과적으로 충족할 수 있는 다음 담당자에게 통화를 라우팅합니다.

대화형 음성 응답(IVR) 시스템

IVR 시스템을 통해 발신자는 필요한 부서나 서비스를 직접 선택할 수 있습니다. 이를 착신 전환과 결합하여 발신자를 고유한 요구 사항에 가장 적합한 비즈니스 회선이나 개인 전화 회선으로 라우팅할 수 있습니다. 수동 개입이 필요하지 않습니다.

시스템은 발신자를 지원해줄 수 있는 사람에게 자동으로 연결하여 훌륭한 경험을 선사합니다.

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착신 전환은 팀이 부재중일 때에도 비즈니스를 계속 운영합니다. 유연성은 귀하의 비즈니스와 고객 요구 사항에 맞춰 작동하므로 한 순간도 놓치지 않습니다.

Nextiva가 최고의 비즈니스 전화 시스템인 데에는 이유가 있습니다. 통화 라우팅, 통화 녹음, 통화 대기열 및 IVR과 같은 고급 기능을 제공합니다. 설정과 사용이 간편하여 150,000개 이상의 회사 에서 널리 사용되고 있습니다.

Nextiva를 사용하기 시작하는 순간부터 완벽한 지원을 받습니다. 비즈니스 착신전환은 매우 간편하며 언제든지 변경할 수 있습니다.

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