시간 추적을 시작하는 방법

시간 추적을 작업 루틴에 통합하는 것은 여전히 ​​새로운 관행의 경우와 마찬가지로 어려울 수 있습니다. 주 단위로 작업표에 작업 시간을 추가하거나 매일 타이머로 시간을 추적하든 관계없이 너무 쉽게 잊어버릴 수 있습니다. 적어도 처음에는.

이 기사에서는 정기적으로 시간을 추적하고 이 활동을 습관화하는 데 도움이 되는 10가지 팁을 제공합니다.

1. 시간을 추적하는 이유를 명확히 하세요.

시간을 추적하려는 이유를 미리 결정하지 않으면 이 관행을 채택하기가 더 어려울 것이므로 먼저 이유를 생각하십시오.

• 고객에게 더 정확하게 청구하는 시간을 추적하고 싶으십니까?

시간 추적을 통해 고객에게 더 쉽고 정확하게 청구할 수 있습니다. 예를 들어, 고객에게 시간당 20달러를 청구하고 특정 프로젝트에서 20시간을 추적하는 경우 해당 프로젝트에 대한 작업에 대해 400달러를 청구해야 한다는 것을 즉시 알 수 있습니다.

• 시간을 추적하여 생산성을 분석하시겠습니까?

시간 추적은 프로젝트 작업을 해야 할 때 실제로 시간을 보내는 방법을 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 하루에 8시간만 프로젝트 작업에 집중한다고 생각할 수 있습니다. 그러나 시간 결과에 따르면 그 시간 중 5시간을 이메일, 회의에 사용하거나 단순히 전화를 미루는 것으로 나타날 수 있습니다.

• 수익성을 평가하기 위해 시간을 추적하고 싶으십니까?

시간 추적을 사용하면 프로젝트에 소요한 시간과 이를 통해 번 돈을 비교하여 시간과 노력이 실제로 효과가 있는지 이해하는 데 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 20시간 동안 400달러를 청구했지만 그 시간 동안 작업 장비와 인터넷 사용에 500달러를 쓴다면 실제로는 버는 것보다 더 많이 쓰고 있는 것이며 그에 따라 시간당 요금을 인상해야 합니다.

• 회사에서 근무하는 동안 시간을 ​​추적하도록 요구합니까?

이 네 번째 이유는 회사 정책과 관련이 있습니다. 회사 정책은 방정식에서 벗어나 시간을 추적하려는 자신의 욕구를 필요로 합니다. 그러나 스스로 시간을 추적하기로 결정하지 않았다고 해서 위에 나열된 혜택이 귀하에게 적용되지 않는 것은 아닙니다. 여전히 회사가 고객에게 정확하게 청구하도록 도울 수 있을 뿐만 아니라 팀의 생산성 및 수익성에 대한 보고서 분석을 통해 비즈니스 프로세스도 개선할 수 있습니다.

시간을 추적하거나 추적해야 하는 이유를 이해하면 이 방법을 훨씬 쉽게 적용할 수 있습니다.

2. 시간 추적 루틴 정의

시간 추적 습관을 기르기 위해서는 성공적인 시간 추적 루틴이 어떤 모습일지 그리고 이를 현실로 만들기 위해 어떤 접근 방식을 취해야 하는지 결정해야 합니다.

시간 추적 루틴의 기본 사항 정의

먼저 시간을 추적할 때를 생각하십시오. 일을 하면서 할 것인가, 일을 끝낼 때 할 것인가? 대답은 시간을 추적 하는 방법 을 명확히 설명합니다.

• 작업하면서 시간을 추적하시겠습니까? 타이머로 하셔야 합니다.
• 퇴근 후 시간을 추가하시겠습니까? 프로젝트 및 작업에 대한 기간을 추가하여 수동으로 수행해야 합니다.

방법을 먼저 선택하여 시간 추적 루틴을 구축하려는 경우에도 동일하게 적용됩니다.

• 타이머로 시간을 추적하시겠습니까? 작업을 시작하고 끝낼 때 타이머를 시작하고 중지하는 것을 잊지 않도록 예방 조치를 취하여 매일 해야 합니다.
• 수동으로 시간을 추가하시겠습니까? 작업, 프로젝트, 근무일 또는 주중을 완료한 후 이를 수행할 수 있습니다. 또한 수동으로 시간을 추가하여 미리 시간을 추가할 수도 있습니다. 이것은 일정에 따라 일하고 작업 일정이 잡히는 즉시 시간 추적 소프트웨어에 "8시간, 1월 4일 월요일"을 추가해야 하는 경우 루틴에 추가하는 데 적합할 수 있습니다. 일주일 전입니다.

시간 추적 루틴에 대한 추가 세부 정보 정의

시간을 추적할 시기와 방법을 결정했으면 다음 세부 사항에 주의해야 합니다.

타이머로 시간 추적에 어떻게 접근하시겠습니까?

• 잠깐 쉬는 시간에 멈춰줄래?
• 프로젝트 내에서 다른 작업을 별도로 추적합니까?

수동으로 시간을 추가하는 경우 언제 추가하시겠습니까?

• 각 활동을 마치면?
• 퇴근시간에?
• 아니면 매주 금요일?

분류를 위해 어떤 데이터를 추가하시겠습니까?

• 프로젝트를 정의하고 추가하시겠습니까?
• 태그와 작업을 정의하고 추가하시겠습니까?
• 프로젝트, 작업 및 태그의 조합을 추가하시겠습니까?

이러한 질문에 답하고 나면 추구하려는 시간 추적 루틴의 유형에 대한 더 명확한 그림을 얻을 수 있습니다.

3. 더 작은 규모로 시간 추적 루틴 시작

시간 추적을 시작하거나 정기적으로 연습을 하려면 의지력 이 필요합니다.

연구에 따르면 의지력은 근육과 유사합니다. 하루 종일 사용할수록 더 피로해집니다. 그러나 근육 은 시간이 지남 에 따라 사용할수록 강화된다는 점을 고려하면 추가 연구에 따르면 의지력을 강화할 수 있으며 습관에 더 많이 전념할 수 있습니다.

따라서 처음부터 시간을 추적하는 연습에 머리부터 발끝까지 뛰어드는 대신 작게 시작하십시오.

타이머로 모든 프로젝트 및 휴식 시간을 추적하고 모든 시간 항목에 작업과 태그를 추가한 다음 매주 여러 유형의 보고서를 생성하는 대신 정기적으로 시간을 수동으로 추가하는 것부터 시작하십시오.

• 각 근무일이 끝날 때 5분을 할애하여 그날 특정 프로젝트에 소요한 시간을 수동으로 추가하십시오(예: "프로젝트 A"의 경우 3시간, "프로젝트 B"의 경우 5시간).
• 당분간은 작업이나 태그를 추가하거나, 정기적으로 보고서를 생성하거나, 타이머로 각 개별 활동에 대한 시간을 추적하는 데 신경 쓰지 마세요.

유럽 ​​사회 심리학 저널(European Journal of Social Psychology)에 발표된 2009년 연구에 따르면 새로운 습관을 형성하는 데 평균 66일이 소요되며 최소 18일이 소요됩니다.

따라서 기본 시간 추적 루틴을 정기적으로 따르기 시작할 때까지 자신에게 인내심을 갖고 많은 생각을 하지 마십시오.

4. 시간 추적의 새로운 측면을 점진적으로 도입

더 작은 규모로 시간을 추적하는 데 익숙해지면 루틴을 확장해야 합니다. 예를 들어, 실패 없이 매일 수동으로 시간을 추가하는 것이 표준이 되면 다음을 시작할 수 있습니다.

• 휴식 시간 추가
• 타이머로 시간 추적
• 작업 및 태그와 같은 시간 항목에 세부 정보 추가

또한 시간 추적 소프트웨어의 추가 기능을 살펴보고 앞으로 루틴에서 구현하기 시작할 다른 요소를 결정하십시오.

워크플로에 자연스럽게 통합될 때까지 한 번에 각 기능에 익숙해지도록 노력하십시오.

팀 내에서 시간 추적 루틴을 구현하려는 관리자라면 동일한 조언이 적용됩니다. 시간 추적의 모든 측면을 한 번에 도입하지 말고 팀이 적응하는 동안 인내심을 가지십시오.

5. 시간 추적에 동기를 부여하는 보상 시스템 정의

생산성 책 "The Productivity Project " 의 저자인 Chris Bailey는 좋은 습관을 성공적으로 수행할 때마다 "습관 포인트"를 스스로에게 부여할 것을 제안합니다. 이러한 보상 시스템을 구현하여 시간 추적 연습을 하도록 독려할 수도 있습니다.

타이머로 프로젝트 시간을 추적하고, 휴식 시간을 별도로 추적하고, 정기적으로 프로젝트, 작업 및 태그를 정의하는 연습이 있다고 가정해 보겠습니다. 프로세스의 각 부분에 대해 "습관 포인트"를 정의하는 방법은 다음과 같습니다.

• 프로젝트 작업을 시작할 때 타이머 시작: 5점
• 실행 시간 항목에 설명, 프로젝트, 작업 및 태그 추가: 5점
• 쉬는 시간마다 타이머 정지 : 5점
• 프로젝트 작업을 재개할 때 타이머 시작: 5점
• 새로운 프로젝트에서 타이머 시작 또는 휴식, 이전 프로젝트의 타이머를 중지할 때마다: 5점
• 하루가 끝날 때 마지막 타이머 중지: 5점

하루에 총 30점입니다. 결과를 평가하기 위해 매일 사용할 체크리스트를 노트북이나 스프레드시트에 보관할 수 있습니다.

최대 포인트를 획득하면 해당 포인트에 대해 "현금으로 전환"해야 합니다. 보상은 습관을 기르는 데 중요합니다. 보상은 일상을 앞으로 나아가는 데 도움이 되는 외적 동기를 나타내기 때문입니다.

예를 들어, 매일 모든 항목에 체크 표시하고 30점을 받으면 좋아하는 TV 프로그램의 에피소드를 보거나 퇴근할 때 향기로운 목욕을 할 수 있습니다.

6. 시간 추적을 이미 가지고 있는 연습과 연결

이미 정해진 작업 루틴이 있는 경우 시간 추적을 기존 작업 습관과 연결할 수 있으며 시간 추적기를 사용하여 해당 습관을 수행하는 데 걸리는 시간을 추적할 수도 있습니다.

예를 들어, 오전 9시에 일을 시작할 때 처음으로 이메일에 답장하고 오후 4시 30분에 두 번째로 이메일에 답하는 경향이 있는 경우 하루 일과를 마치기 전에 이 연습을 시간 추적과 결합하십시오. .

작업하면서 시간을 추적하는 경우 첫 번째 이메일을 열기 전에 오전 9시에 타이머를 시작하고 오후 5시에 하루의 마지막 이메일에 답장하면 타이머를 중지합니다. 수동 시간 추적에도 동일하게 적용됩니다. 작업 시간이 끝날 때 이메일 작업을 마치면 작업 시간을 추가하기만 하면 됩니다.

시간 추적 소프트웨어 사용을 시작하려는 경우 사용하는 다른 소프트웨어와 페어링할 수 있다면 완벽할 것입니다. 시간 추적 소프트웨어는 일반적으로 사람들이 이미 정기적으로 사용하는 인기 있는 앱과의 통합을 제공하므로 이것은 문제가 되지 않습니다.

예를 들어 Trello를 사용하여 프로젝트를 관리하고 작업 진행 상황을 추적하는 경우 Trello 카드 내에 시간 추적 버튼을 추가하는 시간 추적 확장 프로그램을 찾을 수 있습니다.

작업 진행 상황을 표시하기 위해 "할 일", "진행 중" 및 "완료"라는 열에서 Trello 카드를 이동하는 습관이 이미 있다고 가정해 보겠습니다.

"할 일" 열에서 "진행 중" 열로 카드를 이동할 때 해당 활동을 시간 추적 버튼을 클릭하는 활동과 연결하기만 하면 됩니다.

마찬가지로, 카드 내에 시간 추적 버튼이 있으면 "진행 중" 열에서 "완료" 열로 카드를 이동할 때 타이머를 중지하는 것을 더 쉽게 기억할 수 있습니다.

7. 시간 추적 루틴을 성공적으로 수행한 날짜를 표시합니다.

아직 시간 추적 연습을 하고 있는 처음 몇 개월 동안에는 노력을 추적할 달력을 준비하십시오. 이 조언은 다음과 같이 구현해야 하는 "사인펠트 방법" 이라는 인기 있는 생산성 및 시간 관리 기술에서 비롯됩니다.

• 직장에 달력을 걸어두세요.
• 시간 추적 루틴이 무엇을 수반하든지 매일 처방된 대로 수행할 때 해당 날짜에 "X"를 표시하십시오.
• 매일 시간을 추적하면 "X"가 있는 날 수가 늘어납니다.
• 곧 "X" 표시가 있는 요일 사슬을 만들어 시간 추적에 대한 당신의 의지를 보여주고 하루를 놓치고 "사슬을 끊는" 일을 피하도록 동기를 부여할 것입니다.

물론, 하루를 놓치더라도 걱정하지 마십시오.

James Clear에 따르면 습관 형성 루틴의 개별 실수는 가능한 한 빨리 정상 궤도로 돌아간다면 큰 의미가 없습니다. 따라서 하루 동안 타이머로 시간을 추적하는 것을 잊었다고 해서 이전에 연습에 대한 모든 약속이 헛된 것은 아닙니다.

첫째, 항상 수동으로 누락된 시간을 추가할 수 있습니다.

둘째, 내일 예상대로 시간 추적 루틴을 수행하기 위해 항상 더 나은 노력을 기울일 수 있습니다.

8. 시간을 추적할 수 있는 작업 환경을 조성합니다.

시간을 추적하는 데 도움이 되는 가장 좋은 예방 조치는 근무 시작 직후부터 연습을 계속 하도록 권장 하는 환경을 구축하는 것입니다.

먼저 시간 추적 소프트웨어의 웹사이트를 시작 페이지로 설정할 수 있습니다. 즉, 브라우저를 시작할 때 가장 먼저 표시되는 페이지입니다. Google 크롬에서 작업하는 경우 이 기능을 활성화하려면 몇 가지 단계만 수행하면 됩니다.

• 더 많은 옵션을 보려면 Chrome 브라우저 페이지 상단의 점 세 개를 클릭하세요.
• "설정"을 선택하십시오
• "시작 시"에서 "특정 페이지 또는 페이지 집합 열기"를 선택하십시오.
• "새 페이지 추가"를 클릭하고 https://clockify.me/를 입력하십시오.

이제 브라우저를 열 때마다 프로젝트, 작업 또는 일부 일상 활동에 대한 추적 시간을 고려하라는 메시지가 표시됩니다.

또 다른 솔루션으로 여러 장치에 시간 추적 앱을 설치하여 장치를 열 때마다 데스크톱 및/또는 휴대폰에 앱 아이콘이 표시되도록 할 수도 있습니다. 작업 폴더 및 파일 옆에 앱이 있다는 것만으로도 시간을 추적해야 한다는 추가 알림이 될 수 있습니다.

9. 책임 파트너 찾기

미국 훈련 및 개발 협회(American Society of Training and Development)의 연구에 따르면 사람들은 목표에 대해 다른 사람에게 약속할 경우 목표에 도달할 가능성이 65% 더 높습니다. 게다가, 같은 연구에 따르면 사람들은 책임 있는 파트너와 정기적으로 회의를 하면 목표를 달성 할 가능성이 95% 더 높습니다.

아마 짐작하시겠지만, 시간 추적을 포함하여 수행하는 모든 작업에서 이 책무성 관행을 구현할 수 있습니다.

• 직원이라면 솔선수범하여 동료들 사이에서 책임감 있는 파트너를 찾을 수 있습니다.
• 시간을 추적할 것으로 예상되는 사람을 담당하는 관리자인 경우 이러한 파트너를 직접 지정할 수 있습니다.

어느 쪽이든, 책임 파트너는 주말에 정기적인 10분 회의를 개최하여 규정된 시간 추적 루틴을 유지했는지 평가하고 개선을 위한 몇 가지 아이디어를 논의할 수도 있습니다.

10. 당신이 경영진이라면 시간 추적에 대한 개인적인 모범을 보이십시오.

팀의 작업 루틴에 시간 추적 기능을 통합하려는 관리자인 경우 이러한 관행을 배양하도록 권장하는 가장 좋은 방법은 그들에게 개인적인 모범을 보여 주는 것입니다. 결국, 관리자가 작업 시간을 추적하기 위해 기꺼이 노력하지 않는 한, 습관이 팀과 함께 유지되기를 기대하는 것이 현실적입니까?

먼저 설정하려는 시간 추적 루틴에 대해 생각하십시오. 팀에 기대치를 설명하고 같은 방식으로 시간을 추적하고 약속에 충실할 것이라고 발표합니다.

• 팀이 프로젝트뿐만 아니라 프로젝트 관련 작업에서도 시간을 추적하기를 원하십니까? 시간을 추적할 때 작업 중인 프로젝트 관련 작업도 구별해야 합니다.
• 팀에서 이미 고객에게 청구한 시간 항목에 태그를 추가하여 시간 추적 아카이브에 태그를 표시하도록 하시겠습니까? 자신의 시간 항목에 항상 "인보이스 발행" 태그를 추가해야 합니다.

당신의 팀과 함께 시간을 추적함으로써 당신은 그들이 스스로 연습을 채택하는 것에 대해 더 편안하게 만들 것입니다.

마무리

규칙적인 일과에 통합하려는 모든 연습의 경우와 마찬가지로 시간을 추적하는 습관을 기르려면 약간의 인내가 필요합니다. 처음에 시간을 추적하는 이유와 배양하려는 루틴의 종류를 이해했다면 기본 사항부터 시작하여 점진적으로 추가 시간 추적 요소를 도입하십시오. 시간을 추적하고 진행 상황을 따르고 성공에 대한 보상을 제공하며 실습에 대한 책임을 지는 것을 잊지 마십시오. 관리자는 또한 모범을 보이고 팀과 함께 시간을 추적하는 것이 좋습니다. 나열된 모든 노력과 이니셔티브의 결과로 시간 추적은 일상적인 작업에서 규칙적이고 자연스러운 요소로 자리잡을 가능성이 높습니다.