직장에서 효과적으로 의사 소통하는 가장 좋은 방법

직장에서의 모든 의사 소통은 명확하고 친근하며 평가하기 쉬워야 합니다. 이것은 의도된 청중이 누구이든 상관없이 사실입니다. 효과적인 의사 소통에 실패하면 비즈니스에 영향을 줄 수 있습니다.

실제로 1,000개의 IT 기업을 대상으로 한 설문조사에서 프로젝트 4개 중 1개 이상이 기한을 지키지 못했습니다. 왜요? 잘못된 의사 소통. 이것은 모든 산업에서 발생할 수 있습니다. 올바른 지식이 있으면 그러한 상황은 완전히 피할 수 있습니다.

직장에서 효과적인 의사 소통을 만드는 방법

커뮤니케이션은 팀 환경에서 성공을 달성하는 데 중요합니다. 연결은 목표를 설정하고, 노력을 조정하고, 새로운 아이디어를 만드는 등의 작업을 하는 데 도움이 됩니다. 그런 다음 작업자는 성공적인 프로젝트를 정시에 완료합니다. 더 중요한 것은 리더가 필요에 따라 목표를 조정한다는 것입니다.

비효율적인 의사소통은 문제를 복잡하게 만들고 지연을 일으킬 수 있습니다. 프로젝트에 시간이 오래 걸릴수록 의사 소통이 잘 되지 않는 영향이 커집니다.

직장에서 더 효과적으로 의사 소통하는 방법을 알고 싶다면 다음 단계를 시작하는 것이 좋습니다.

당신이 말하는 사람을 알고

효과적인 의사 소통을 위해서는 먼저 누구에게 말하고 있는지 고려해야 합니다. 모든 사람이 동일한 방식으로 정보를 처리하거나 개별 커뮤니케이션 채널에 잘 대응하는 것은 아닙니다. 가장 좋은 의사 소통 방법을 선택하는 것은 성공적인 직장 의사 소통의 가장 중요한 부분입니다.

예를 들어, 회사 내에서 고위직에 있는 사람들은 종종 비판과 "부정적인" 피드백을 가장 잘 받아들입니다. 많은 경우 긍정적인 의견을 완전히 무시합니다. 이러한 사람들에게는 객관적이고 확실한 사실에 기반한 정보가 가장 가치 있는 경우가 많습니다.

메시지를 명확하게 유지

수신자가 응답할 내용을 고려했다면 무엇을 말할지 아는 것이 중요합니다. 내용을 명확하고 이해하기 쉽게 유지하면 듣는 사람이 필요한 내용에만 집중할 수 있습니다.

수용력과 자기 인식 유지

긍정적이고 접근하기 쉬운 상태를 유지한다면 효과적으로 의사소통할 수 있다는 신호를 보내고 있는 것입니다. 직원들은 당신과 대화가 가능하다고 생각합니다. 사람들이 접근할 수 없다는 평판을 얻으면 그 의견을 바꾸기가 어려울 수 있습니다.

피드백 수락

피드백은 전달하기 어렵습니다. 빨리 마음에 새길 수 있습니다. 그러나 직원과 효과적으로 의사 소통하려면 수락해야합니다. 특히 팀이 관련된 경우 의사 소통이 명확하지 않은 경우는 드뭅니다.

어떤 종류의 피드백을 받아들일 때 적극적으로 경청하는 것이 중요합니다. 말하는 내용을 객관적으로 평가한 후 답을 제시해야 합니다. 해결해야 할 일이 많다면 다른 사람의 의견에 감사를 표하고 적절한 응답을 받은 후 다시 연락하십시오. 결론을 서두르면 의사 소통 노력이 느려질 수 있습니다.

직장에서의 다양한 커뮤니케이션 유형

모든 유형의 커뮤니케이션이 모든 그룹과 상황에 적합한 것은 아닙니다. 문화와 배경은 주어진 그룹에서 어떤 형태의 의사소통이 가장 효과적이거나 가장 사용하기 쉬운지에 영향을 미칠 수 있습니다.

그러나 주어진 팀이나 프로젝트에 사용되는 커뮤니케이션 채널을 제한하는 것도 필수적입니다. 너무 많은 채널을 사용하면 팀 구성원이 중요한 정보를 찾는 데 걸리는 시간이 크게 늘어날 수 있습니다.

다음은 작업 환경에서 효과적으로 의사 소통하기 위한 가장 일반적인 4가지 도구에 대한 섹션입니다. 직장에 가장 적합한 커뮤니케이션 옵션을 선택하는 데 도움이 되는 통계 및 팁도 있습니다.

그룹 프레젠테이션 및 회의

몇 가지 규칙을 염두에 둔다면 회의는 효과적인 의사 소통을 위한 편리한 도구가 될 수 있습니다. 첫째, 세션은 최대 15분이어야 합니다. 이렇게 하면 모든 사람이 계속 작업을 수행할 수 있습니다. 또한 회의가 너무 늦게 실행되는 것을 방지합니다.

15분은 주제를 다루기에 충분한 시간이어야 합니다. 가장 시급한 질문에 답하고 작업을 할당할 수 있습니다. 함께 일을 돕기 위해 시각 자료를 포함합니다. 중요한 과제 및 날짜뿐만 아니라 다루어진 요점의 글머리 기호 요약을 사용하여 이 작업을 수행할 수 있습니다.

또한, 소규모 그룹에 대한 짧은 프레젠테이션은 인지적 또는 사회적 피로를 예방하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이는 근무 시간 내내 효과적인 의사 소통을 촉진하는 데 도움이 됩니다.

가능하면 시각적 요소를 통합하면 작업자가 정보를 기억하는 데 도움이 될 수 있습니다.

이것은 의미 할 수 있습니다

• 슬라이드쇼 설정
• 차트 또는 목록 만들기
• 이미지보드 포함.

다른 사람들이 당신이 발표하는 정보를 시각화하는 데 도움이 될 수 있는 모든 것이 더 기억에 남는 회의로 이어질 수 있습니다.

대면 회의

많은 근로자들은 객관적으로 전달될 때 건설적인 비판을 선호합니다. 긍정적인 피드백보다 7% 더 선호합니다. 그러나 많은 관리자들은 프로세스가 불편하기 때문에 개선을 위한 비판이나 제안을 피합니다.

개인적인 대면 회의는 비판을 전달하거나 받는 데 도움이 될 수 있습니다. 그러나 고령 근로자는 개선 방법에 대한 대화에 더 개방적이며 대면 회의를 선호합니다.

대화는 어려운 주제를 다루는 좋은 방법입니다. 대화는 갈등을 예방합니다. 그러나 문자나 이메일 알림으로 대면 회의에 후속 조치를 취하는 것은 결코 나쁜 생각이 아닙니다. 대화의 핵심 요점과 하이라이트를 검토하여 기록을 만드십시오.

현장을 처음 접하는 근로자, 젊거나 자신감이 낮은 근로자는 사실에 대해 의사소통을 하는 데 어려움을 겪을 수 있습니다. 그들은 이메일이나 문자 메시지를 선호합니다.

문자 메시지 또는 온라인 문자 메시지

직장에서 문자 메시지를 사용하는 것은 새로운 의사 소통 방법입니다. 그러나 팀, 특히 젊은 구성원으로 구성된 팀 내에서 의사 소통을 개선하려는 경우 텍스트가 올바른 방법일 수 있습니다.

문자 메시지는 긍정적인 결과를 가져옵니다. 첫째, 시각적입니다. 시각적 의사소통 방법은 구두 의사소통보다 25% 더 효과적입니다. 구두 프레젠테이션과 텍스트 기반 후속 조치와 같은 두 가지 접근 방식을 결합하면 프레젠테이션만 할 때보다 유지율이 55% 증가할 것으로 기대할 수 있습니다.

스마트폰 소유자도 문자 메시지에 매우 익숙합니다. 그 데이터에 따르면 스마트폰 사용자의 97%가 매주 문자를 보냅니다. 다른 채팅 방식에 비해 문자 메시지는 익숙합니다. 현재 전문가의 80%는 비즈니스를 위해 문자 메시지를 사용하고 70%는 이러한 행동을 권장합니다.

문자 메시지가 참조하기 쉬운 기록을 제공할 수 있는 만큼 일부 사람들은 해석하기 어려울 수 있습니다. 이를 통해 직장 채팅 및 텍스트 앱을 사용하여 작업을 계속하고 요점을 파악하는 것이 더 쉬워질 수 있습니다. 비판이나 건설적인 피드백과 같이 감정이 풍부한 대화는 여전히 대면하는 것이 가장 좋습니다.

문자 메시지는 또한 직장 일정을 잡거나 업데이트 및 게시판을 공유하는 데 가장 선호되는 매체 중 하나입니다. West Virginia State University에서 실시한 연구에서 참가자들은 긍정적인 업데이트 및 회의 알림을 위해 문자 메시지를 선호할 가능성이 4배 더 높았습니다.

이메일 및 뉴스레터

이메일은 직장 커뮤니케이션을 주고받는 가장 생산적인 방법일 수 있습니다. 평균적인 직원은 하루에 100개 이상의 업무 관련 이메일을 수신하지만 선호하는 커뮤니케이션 도구로 빠르게 사라져 가고 있습니다.

오늘날 직장에 진입하는 가장 젊은 세대는 이메일을 거의 보내지 않습니다.

• 2012년 Pew 연구에서 Z세대 참가자 중 6%만이 이메일을 전혀 보냈습니다.
• 중요한 정보를 전달해야 하는 경우 이메일은 올바른 커뮤니케이션 도구가 아닙니다.

오늘의 받은 편지함이 과부하되었습니다.

• 직원의 60.8%가 이메일을 통한 직장 커뮤니케이션을 고의로 무시했습니다.

• 거의 2명 중 1명은 다른 커뮤니케이션 도구가 더 나았을 것이라고 보고했습니다.
• 직원들은 이메일이 실제로 의사소통을 감소시킨다고 주장합니다.
• 문자 메시지의 읽기율은 97%입니다.

직장에서 효과적인 의사 소통의 이점

5년 간의 연구에 따르면 성공적인 커뮤니케이션 수준이 높은 회사는 47% 더 높은 수익을 얻습니다.

성공적인 의사 소통은 직원이 원하는 것을 아는 능력으로 정의됩니다. 또한 비즈니스 업계 내에서 성공적으로 의사 소통하는 방법을 알고 있음을 의미합니다. 지속적으로 달성할 수 있는 목표를 계획하고 수립합니다.

또한 성공적인 팀 커뮤니케이션은 업계에 따라 갈등과 회사 이직률을 40~50%까지 줄여줍니다.

결론 – 예, 효과적으로 의사 소통할 수 있습니다.

이러한 사실은 분명히 합니다. 이 연구에 포함된 기업들이 어떻게 효과적으로 커뮤니케이션하는지 쉽게 알 수 있습니다. 약간의 도움으로 직장에서 효과적으로 의사 소통할 수 있습니다. 해당 산업 내에서 적합한 혁신 도구를 찾으십시오.

메시지를 빠르게 전달할 수 있습니다. 효과적으로 의사 소통하면 메시지가 이해됩니다. 진실은 효과적인 의사 소통이 변화를 더 빨리 뿌리 내리게 할 수 있다는 것입니다. 더 높은 수준의 수용으로 이어집니다.

건설적인 비판을 하고 공개적으로 소통할 때 효과적으로 소통한다는 것을 기억하십시오. 왜요? 간단히. 직원은 개선할 수 있는 피드백을 받을 수 있습니다.