더 나은 BI 보고서를 위한 7가지 모범 사례

BI 보고서는 BI 구현의 가장 중요한 측면 중 하나입니다. 부적절하게 설정된 경우 이러한 보고서는 혼란을 야기할 수 있으며 경우에 따라 최종 사용자에게 잘못된 정보를 제공할 수도 있습니다. 다시 말해, 시스템이 가장 필요한 사람들에게 적합하지 않을 수 있습니다.

반면에 잘 설계된 BI 보고서 및 대시보드는 중요한 통찰력을 신속하게 도출하고 데이터에서 숨겨진 패턴을 발견하는 데 도움이 될 수 있습니다.

다음은 보고서의 수익을 극대화하기 위해 조직의 BI 보고서를 디자인할 때 염두에 두어야 할 7가지 사항입니다.

1. 보고 요구 사항 식별

첫 번째 단계는 보고서에 대한 모든 이해 관계자, 의사 결정자 및 최종 사용자의 완전한 목록을 만드는 것입니다. 이렇게 하면 결과물의 대상 고객에 대한 명확한 아이디어를 얻을 수 있습니다.

모든 보고 요구 사항을 수집하기 위해 관련 이해 관계자와 인터뷰(대면 회의, 전화 또는 Skype를 통해)를 예약합니다. 이러한 회의에는 실제로 BI 보고서를 정기적으로 볼 모든 임원, 관리자 및 데이터 분석가가 포함되어야 합니다.

모든 이해 관계자를 동시에 만나지 못할 수도 있습니다. 이 경우 서면 사양이나 이메일을 사용하지 마십시오. 대신 일련의 대면 회의를 예약하고 각 사용자 그룹과 후속 조치를 취하여 모든 요구 사항을 완전히 식별합니다. 이렇게 하면 충돌하거나 모순되는 요구 사항을 발견하고 사전에 해결하여 많은 시간을 절약할 수 있습니다.

2. 각 BI 보고서에 대한 KPI 및 메트릭 식별

다음으로, 각 BI 결과물에 표시할 KPI 및 메트릭 목록을 만듭니다.

관련 이해 관계자와 인터뷰 일정을 잡고 보고서에서 보고 싶은 내용을 찾습니다.

대부분의 기업은 이미 보고 프로세스를 갖추고 있습니다. 필요한 정보를 제공하지 않거나 수동으로 준비하거나 임시 스크립트를 사용하여 오류가 발생하기 쉬운 Excel 통합 문서 시스템이기 때문에 사용자가 만족하지 않습니다.

핵심은 현재 보고 시스템을 분석하여 현재 추적 중인 항목에 대한 아이디어를 얻고 개선 영역을 식별하는 것입니다. 보고서에서 보고 싶은 내용을 직접 묻지 마십시오. 최종 사용자에게 혼란을 줄 뿐입니다.

우려 사항이 있는 경우 이해 관계자에게 돌아가 가능한 다음 단계를 논의하십시오. 2~3회 반복해야 하지만 결국 사용자는 BI 보고서에서 무엇을 기대해야 하는지 잘 알게 될 것입니다.

3. 각 지표에 적합한 시각화 선택

사람들이 정보를 시각적으로 표시할 때 저지르는 가장 흔한 실수 중 하나는 잘못된 차트나 시각화를 사용하는 것입니다. 잘못된 메시지를 전달할 뿐만 아니라 경우에 따라 혼란을 야기할 수도 있습니다.

다음은 동일한 정보를 보여주는 두 개의 차트입니다. 어느 것이 더 직관적이라고 생각하십니까?

기본 데이터를 지원하는 시각화 선택

첫 번째 차트에서 뷰어는 차트 범례와 원형 조각 사이를 오가며 시간을 낭비하게 됩니다.

반면 두 번째 차트는 실제 수치를 보지 않고도 매출 추이를 쉽게 파악할 수 있도록 해준다.

각 메트릭에 대해 데이터의 기본 메시지를 지원하는 시각화를 선택하는 것이 중요합니다.

아래는 포함된 정보의 종류에 따라 KPI 및 메트릭을 표시하는 데 사용할 시각화를 결정하는 데 도움이 되는 순서도입니다.

데이터에 적합한 차트 찾기(출처)

4. BI 보고서의 보고서 요소 레이아웃

보고서에 무엇(메트릭)을 표시하고 어떻게(어떤 시각화) 표시할지 결정했으면 이제 보고서 목업을 디자인하기 위해 이해하기 쉬운 방식으로 정렬해야 합니다.

다양한 시선 추적 연구를 통해 인간이 웹 페이지를 읽을 때 우리의 눈은 페이지의 왼쪽 상단에서 시작된다는 것을 알고 있습니다. 페이지 내용을 읽을 때 우리의 눈은 왼쪽에서 오른쪽으로 움직여 F 또는 Z 모양의 패턴을 형성합니다.

핵심은 이 자연스러운 읽기 패턴을 활용하여 직관적인 방식으로 정보를 제공하는 것입니다. 보고서의 왼쪽 상단 모서리에 가장 중요하고 긴급한 정보를 표시합니다. 우선 순위가 낮고 변경 속도가 느린 정보는 보고서 하단에 표시되어야 합니다.

보고서의 왼쪽 상단 모서리에 중요하고 긴급한 정보 표시

다음은 잘못 설계된 BI 대시보드의 예입니다.

잘못 설계된 BI 대시보드

상위 2개 차트("연간 매출 상위 10개 고객" 및 "연령 그룹별 사용자 수")는 자주 변경되지 않습니다.

반면에 '월간 가입수', '일별 지표'와 같이 자주 바뀌는 표는 하단에 배치했다.

결과적으로 최종 사용자는 매일 이 보고서를 볼 때 정기적으로 변경되는 정보를 얻기 전에 대부분 동일하게 보이는 상위 2개 차트를 검토해야 합니다.

5. 주요 정보 강조

BI 보고서에는 많은 정보가 포함되어 있어 시각적으로 산만해질 수 있습니다. 시각적 신호를 사용하여 소프트웨어 사용자를 올바른 숫자와 추세로 안내합니다.

올바른 색상을 사용하는 것은 BI 보고서 및 대시보드에서 중요한 정보를 강조 표시하는 강력한 방법입니다.

예를 들어 다음 대시보드를 볼 때 시선은 어디로 가나요?

색상을 사용하여 보고서 사용자의 눈을 주요 정보로 유도

색상 때문에 오른쪽 하단의 원형 차트 또는 왼쪽 상단 영역의 꺾은선형 차트를 보았을 것입니다. 그것이 바로 이 차트가 당신에게 영감을 주어야 하는 것입니다. 그러나 너무 많은 색상을 사용하면 시각적 노이즈가 발생할 수 있으므로 피하십시오.

일부 색상은 나머지 색상보다 더 눈길을 사로잡는다는 사실을 기억하는 것도 중요합니다. 따라서 특정 차트 또는 시각화가 눈에 띄게 만드는 경우 Gestalt의 원칙에 따라 해당 보고서 구성 요소에 더 많은 주의를 기울이고 왜 다른지 알아내려고 노력합니다.

예를 들어 아래 두 차트는 동일한 정보를 보여줍니다.

색상을 사용하여 그래프 또는 차트에서 정보 강조 표시

그러나 첫 번째 차트의 추가 색상은 추가 정보를 제공하지 않습니다. 오히려 "녹색이 10월에 좋은 일이 있었다는 뜻인가요?"라고 생각하게 만듭니다.

두 번째 차트에서 단일 색상을 사용하면 모든 막대가 동일한 메트릭(예: 판매)을 측정한다는 것을 알 수 있습니다. 또한 판매 동향을 확인하고 비교하는 데 도움이 됩니다.

따라서 핵심은 색상을 전략적으로 사용하여 BI 보고서의 주요 정보를 강조 표시하고 중요하지 않거나 긴급하지 않은 정보를 억제하는 것입니다.

6. 관련 KPI 및 메트릭을 함께 그룹화

BI 보고서는 통찰력을 도출하고 조치를 취하는 데 사용되기 때문에 최종 사용자가 데이터 내에서 신속하게 연결을 이끌어내는 데 도움이 되는 것이 중요합니다.

이를 수행하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 관련 정보를 그룹화하고 해당 정보를 함께 배치하는 것입니다. 아래 대시보드를 보십시오.

관련 정보를 그룹화하여 연결 표시

위의 대시보드에서 차트의 색상과 위치를 통해 관련 정보를 빠르게 이해하고 비교할 수 있습니다.

1. 첫 번째 행에는 수익, 이익, 시장 점유율과 같은 전체 메트릭에 대한 정보가 포함됩니다.
2. 두 번째 행은 개별 제품에 대한 판매 측정항목을 보여줍니다.
3. 세 번째 행은 지역 판매 정보를 나타냅니다.

같은 맥락에서 관련 정보를 멀리 떨어뜨릴 경우 혼란을 야기하고 사용자가 연결을 보기 어렵게 만들 수 있습니다.

7. 목업에서 사인오프 받기

목업이 만족스러우면 이해 관계자에게 돌아가서 정기적으로 보고서를 사용할 사람들이므로 승인을 받으십시오.

그들이 보고서에 제공된 정보와 정보 사용 방법을 이해하고 있는지 확인하십시오. 예를 들어 보고서에 드롭다운, 파일러 및 드릴다운과 같은 대화형 기능이 있는 경우 최종 사용자가 이를 사용하여 필요한 정보를 얻는 방법을 알고 있는지 확인하십시오.

이해 관계자가 보고서에서 무엇을 보고 싶은지 또는 보고서가 어떻게 표시되기를 원하는지 확신할 수 없기 때문에 이는 몇 주 또는 몇 달이 걸릴 수 있는 반복적인 프로세스입니다. 보고서 검토 회의 수를 제한하고 사전에 전달하는 것이 좋습니다. 예를 들어, 우리는 일반적으로 1~2개월 동안 고객과 최대 3번의 보고서 검토를 반복합니다.

가장 중요한 것은 실제 보고서 작성을 시작할 수 있도록 모형에 대한 공식 서면 승인을 받는 것입니다. 이렇게 하면 프로젝트를 지연시킬 수 있는 불필요한 반복을 방지하는 데 도움이 됩니다. 그렇지 않으면 구현 전반에 걸쳐 계속 변경 요청을 받게 됩니다.

포장하기

잘 설계된 BI 보고서를 통해 최종 사용자는 일상적인 운영 모니터링, 문제 조사를 위한 임시 분석 실행, 새로운 성장 기회를 위한 데이터 탐색 등 더 나은 작업을 수행하는 데 필요한 정보를 쉽게 얻을 수 있습니다.

핵심은 타겟 고객이 누구인지, 어떤 문제에 직면해 있는지, 어떤 정보를 원하는지, 어떻게 사용할 것인지 등을 이해하는 것입니다. 이를 파악한 후에는 최종 사용자가 신속하게 통찰력을 얻고 결정을 내릴 수 있도록 정보를 제시하십시오.