재무 분석가 Ben Cole이 시간 차단을 위해 Clockify를 사용하는 방법

많은 사람들이 금융 부문에 대한 열정은 고사하고 세금 납부를 피하려고 필사적입니다.

그러나 일부 영리한 사람들은 숫자를 계산하고 금융의 모든 것에 몰두하는 재주가 있습니다. ERP Connect Consulting의 회장인 Ben Cole도 그러한 사람들 중 한 명입니다.

이 주제와 특히 Ben을 어떻게 접하게 되었는지 궁금하실 수 있습니다. 음, 그는 최근 소셜 미디어 게시물 중 하나에서 Clockify를 언급했습니다.

결과적으로 이것은 그의 분야에서 시간이 많이 걸리고 끝이 없는 할 일 목록 속에서 그가 조직화하기 위해 무엇을 하는지 궁금하게 만들었습니다. 특히 그가 자신의 회사를 시작하기 위해 거대하고 확고한 회사를 떠났다는 점을 고려하면.

그래서 우리는 항상 하던 대로 했습니다. 우리는 모든 방법 과 이유를 수집하고 그 사람과 직접 앉아서 다음과 같은 모든 질문을 했습니다.

• Ben이 자신의 상사가 되기로 선택한 이유,
• 그가 일상 업무를 처리하는 방법,
• 벤의 작업에서 시간 차단이란 무엇이며,
• 그가 2년 동안 Clockify를 사용하고 있는 이유.

바로 뛰어들자!

Ben Cole: 재무 분석가의 삶 엿보기

Ben은 자신을 바쁘고 바쁘고 바쁜 금융 전문가로 묘사하는 것을 좋아합니다. 그리고 그것은 그의 작업량에 대해 과장하는 것이 아닙니다. 반대로 그는 거의 12명의 직원과 함께 성공적인 회사를 운영하고 있으며 많은 고객을 돌봐야 합니다.

간단히 말해서 Ben Cole은 ERP Connect Consulting의 사장이며 ERP는 Enterprise Resource Planning을 나타냅니다. 다음과 같은 소프트웨어를 만든다고 말하는 업계 전문 용어입니다.

• 계획,
• 예산 및
• 회사의 재무 결과에 대한 보고서입니다.

현재 Ben은 텍사스주 달라스에서 근무하며 거주하고 있습니다. 그러나 그는 풍부한 경력을 가지고 있습니다. 이제 그의 현재 노력에 앞서 무엇이 있었는지 간단히 살펴보겠습니다.

Ben은 Drake University에서 재무 및 정보 시스템 복수 전공으로 졸업했습니다. 그 이후로 그는 금융계에 몰두했습니다.

"저는 2016년에 ERP 분야에서 일을 시작했습니다. 대형 공공 회계 법인에서 5년 동안 근무한 후 텍사스 오스틴에 있는 소규모 스타트업에서 근무했습니다."

그러나 Ben은 일과 삶의 균형을 간신히 유지하는 전형적인 금융 기술자가 아닙니다. 사실 그는 몇 달 후에 결혼할 예비 아내와 안정적인 관계를 유지하고 있습니다.

똑같이 중요한 것은 이전 직장과 달리 이제 그는 자신의 업무 환경에 주입하고 싶은 가치를 결정할 수 있게 되었다는 것입니다. Ben에 따르면 가장 중요한 회사 가치는 다음과 같습니다.

• 품질,
• 투명성, 그리고
• 능률.

그러나 어쨌든 당신은 왜 그가 대기업에서 직장을 그만두고 자신의 사장이 되어 자신이 만드는 사업을 시작하기로 결정했는지 궁금할 것입니다.

알아 보자!

벤이 자영업을 하게 된 이유

일부 동료들과 달리 Ben은 잘 알려진 회사의 일부가 아니라 스스로 훨씬 더 빨리 성장할 수 있다고 생각했습니다. 그리고 그를 다른 길로 가게 한 것은 바로 이 믿음이었습니다.

“주로 저를 도약하게 만든 것은 제가 처한 환경이었습니다. 모든 기업 유형의 거래에는 모든 견제와 균형이 있습니다. 원하는 승진이나 인상을 얻으려면 차례를 기다려야 합니다.”

반대로 Ben의 회사는 직접 보상 모델을 사용합니다. 간단히 말해, 이 모델은 직원이 생산한 것에 따라 급여를 받는 것을 의미합니다. 즉, 직원은 회사에 가져온 것에 따라 보수를 받습니다. 그러나 더욱 중요한 것은 Ben은 이 접근 방식이 팀을 성장시켜 잠재력을 최대한 발휘하고 지속적인 기술을 개발하는 데 도움이 된다고 확신합니다.

"모든 것이 잘못되고 [회사 사업]이 잘 풀리지 않더라도 이전에 일했던 모든 유형의 회사에서 일할 수 있는 기술과 기술 지식을 여전히 가지고 있습니다."

Ben이 일상 업무를 처리하는 방법

대부분의 성공한 사람들은 성공하게 만드는 시스템을 갖추고 있습니다.

마찬가지로 Ben은 바쁜 재무 전문가이며 매일 여러 작업과 프로젝트를 처리해야 합니다. 그러나 똑같은 날은 단 이틀도 없습니다.

“솔직히 매일이 조금씩 다릅니다. 오늘 아침에 일어나서 피가 흐르도록 빠른 운동을 했습니다. 그리고 우리 애플리케이션의 일부 개발 부분을 검토하기 위해 내부 호출을 받았습니다.”

그러나 그가 오늘 아침 요약과 활력을 주는 활동을 중단한 후에는 어떻게 될까요?

“오늘 오후 늦게 몇 건의 고객 전화를 받았고 이번 주에 또 다른 프로젝트가 시작되었습니다. 가장 큰 것은 변화에 순응하고 가장 우선순위가 높은 항목에 유연하게 대처하는 것이라고 생각합니다.”

그의 접시에 너무 많은 것이 있었기 때문에 우리는 근무 시간에 Ben의 가장 두드러진 걸림돌에 대해 알고 싶었습니다.

“가장 큰 장애물은 예상치 못한 상황이라고 생각합니다. 그래서 지금 당장은 오늘 6~7개의 회의가 더 있습니다. 하지만 누군가가 언제 전화를 걸어 무언가를 필요로 할지 알 수 없습니다.”

들어오는 요청의 끝없는 스트림과는 별도로 Ben은 여전히 ​​우리가 시간이라고 부르는 제한된 리소스와 관련이 있습니다. 따라서 그는 중요한 것을 다른 모든 것과 구별하는 것을 필수적으로 만듭니다.

“시간은 항상 가장 큰 자산입니다. 당신은 그것을 더 이상 얻지 못할 것입니다. 이러한 항목의 우선순위를 정하고 지금 당장 해야 할 일과 기다릴 수 있는 일과 탈선하지 않으려고 정말 노력하는 일을 살펴볼 수 있습니다.”

그것은 우리가 Ben에게 보낸 다음 질문의 무대를 설정합니다. 당신은 그것을 추측했습니다 : 우선 순위!

우선 순위 설정에 대한 Ben의 생각

그가 자신의 업계와 다른 업계에서 틀림없이 가장 중요한 일을 시작하도록 하기 위해 우리는 우선 순위가 아닌 것과 우선 순위를 구분하는 것에 대해 이야기했습니다.

“저는 할 일 목록이 많은 사람입니다. 때로는 할 일 목록이 손에 닿지 않을 수도 있습니다. 내 할 일 목록에는 보통 20~30개의 일이 있습니다.”

그러나 Ben은 점점 더 늘어나는 시간에 대한 요구 사항에 대한 해결책을 가지고 있습니다.

“항상 '오늘의 톱 3'라는 [개념]을 쓰려고 해요. 나는 말 그대로 오늘 끝내고 싶은 3가지를 적는다. 하루가 끝나면 저는 [스스로에게 묻습니다]: 내 하루는 성공적인가요? 저 3가지를 다 하면 성공입니다. 무슨 일이 일어날지 모르지만 [항상] 초집중하고 상위 3개에 우선순위를 둡니다.”

Ben은 가장 중요한 작업을 끝내고 피드백 루프를 만들 때 행복하다고 말합니다. 그러나 흥미롭게도 그는 중요한 항목을 물리적 포스트잇에 적는 것을 선호합니다.

“나는 그것이 당신의 상위 3위든 상위 5위든 간에 실제로 그렇게 하도록 강요하기 때문에 종이에 적는 것을 강력히 지지합니다. 목표를 설정하는 것과 같다고 생각합니다. 목표를 너무 크게 설정해서 결코 도달할 수 없다는 것을 안다면, 그것은 진정한 목표가 아닙니다, 그렇죠?”

그는 전문가가 자신의 목표에 대해 현실적일 필요가 있다고 믿습니다. 왜냐하면 목표에 도달하지 않고 무언가를 하기 때문입니다… 그게 또 무슨 소용입니까?

Ben 이야기의 마지막 챕터에서는 오랜 시간 테스트를 거친 몇 가지 생산성 기술과 Clockify가 어떻게 적용되는지에 대해 알아봅니다.

추적 시간: Ben의 직장 생활에서 게임 체인저

금융 전문가와 성장하는 회사의 사장의 삶은 부담스러울 수 있습니다. 그림을 이동!

그러나 진지하게, Ben은 필수적인 일을 위한 시간을 계획해야 하고 작고 덜 중요한 항목도 처리해야 합니다. 하루 종일, 매일. 하루 종일 생산성을 유지하기 위해 Ben은 작업 부하에 효율적이고 효과적으로 접근해야 합니다. 그리고 그는 자신의 개인적 야망과 직업적 야망을 저글링하는 것도 공원 산책이라고 주장하지 않습니다. 정반대입니다.

“' 개인 생활과 직업 생활 에서 겹치는 가장 큰 점은 제가 매우 바쁘다는 것입니다. 새로운 제품을 만들거나 새로운 고객을 확보하려고 하거나 약혼녀가 있고 고양이와 개가 있기 때문에 개인적인 삶을 유지하려고 노력하는 것입니다 . [그리고] 저는 골프를 치는 것을 좋아하고 스키를 타는 것을 좋아합니다.”

너무 많은 스트레스와 혼란에 대한 치료법? Ben은 다른 플랫폼과 함께 Clockify가 자신이 많은 것을 성취한 것처럼 느끼며 하루를 마무리하는 데 도움이 되는 실용적인 도구라는 것을 알게 되었습니다.

어쨌든 Ben과의 인터뷰에 대한 우리의 관심을 불러일으킨 LinkedIn 게시물의 미리보기는 다음과 같습니다.

당연히 우리는 Ben이 어떻게 Clockify를 알게 되었고 그의 팀이 지난 2년 동안 우리의 시간 차단 앱을 사용하여 얻은 이점에 대해 궁금했습니다.

Ben이 Clockify를 알게 된 방법

Ben은 거의 10년 동안 금융 부문에서 번창했으며 그 과정에서 많은 강력한 도구를 사용하여 워크플로를 개선했습니다. 그러나 그는 Clockify에 정착하기 전에 시간 추적을 위해 자신이 선택한 플랫폼을 언급하는 것이 부끄럽다고 말했습니다. 스포일러 경고 - Excel이었습니다.

“사업을 시작한 지 약 3개월 만에 Clockify를 사용하기 시작했습니다. 동료 중 한 명이 저에게 도구를 소개했습니다. 그는 Business Central과 Clockify 통합의 프로토타입을 가지고 있었습니다.”

무엇보다도 유용한 통합(Clockify와 Business Central 간의)으로 인해 Ben은 Clockify가 자신의 작업에서 게임 체인저가 될 수 있음을 깨달았습니다.

Ben이 Clockify가 시간을 크게 절약해 준다고 생각하는 이유

Ben은 당시 1인 팀이었기 때문에 Clockify를 빨리 도입했다고 생각합니다. 그러나 그는 온보딩 프로세스를 빨리 시작하는 한 대규모 인력이 도구를 수용하는 것이 매우 쉽다고 믿습니다.

“제가 가장 중요하게 생각하는 것은 다른 사람을 온보딩하는 것이 훨씬 더 쉽기 때문에 필요하기 전에 도구를 구현하는 것입니다. 10명의 직원이 모두 Excel에서 작업하고 그들을 Clockify로 이동시키려고 한다면 여전히 가능하고 아마도 그리 어렵지 않을 것입니다. 하지만 [사전에 하는 것이] 훨씬 쉽습니다.”

80개 이상의 통합을 통해 Clockify는 다양한 앱 세트와 원활하게 작동합니다. Ben은 Business Central과의 통합으로 매주 시간을 절약할 수 있어 매우 만족한다고 말합니다.

“원활하게 작동하며 현재 주당 4시간을 절약할 수 있습니다. [현재 우리 팀의 규모로] [수동으로 작업하려면] 아마 하루 종일 걸릴 것입니다. Excel에서 작업할 때는 2시간이 걸렸기 때문에 4시간이 걸린다는 것을 알고 있습니다. 그리고 그 이후로 10개의 Xed가 있습니다.”

Ben이 많은 시간을 절약하는 것 외에도 Clockify를 사용하면 플랫폼 내에서 송장을 쉽게 만들고 고객에게 보낼 수 있습니다.

“Clockify가 없는 우리 조직은 상상할 수 없었습니다. Clockify는 항상 시간 항목을 입력하고 재무 시스템의 송장에 직접 넣기 때문입니다. 그런 다음 버튼을 클릭하기만 하면 모든 인보이스가 고객에게 이메일로 전송됩니다.”

Ben이 가장 좋아하는 Clockify 기능

개인과 기업을 위한 수십 가지 편리한 기능을 갖춘 Clockify는 업무 프로세스를 쉽게 개선할 수 있습니다. 시간 추적에서 보고 및 데이터 내보내기에 이르기까지 Clockify를 사용하면 시간을 보다 효율적으로 관리할 수 있습니다.

이제 고객 및 팀원과 작업할 때 Ben이 가장 유용하다고 생각하는 기능이 무엇인지 살펴보겠습니다.

기능 #1: 시간 차단 + 캘린더 통합

Ben은 캘린더 차단 기능이 바쁜 일정에 도움이 된다고 말합니다.

“관리용으로 태그를 지정할 수 있는 이 회의가 있고 다음 회의는 청구 가능한 고객 회의입니다. 따라서 [할 수 있는 것이 도움이 됩니다] 하루가 끝날 때 Clockify로 이동하여 문자 그대로 각 캘린더 이벤트를 클릭하기만 하면 됩니다.”

또한 캘린더 보기 기능을 통해 Ben의 팀은 투명하게 작업하고 작업, 활동 및 이벤트에 대한 선명한 이미지를 얻을 수 있습니다. 그 외에도 Clockify는 회사가 더 빠르고 쉽게 지불할 수 있도록 합니다. 마찰이 없습니다.

“기본적으로 청구 가능한 클라이언트 시간 항목 또는 관리 항목으로 전환하고 Clockify는 모든 사람이 작업하는 시간을 추적합니다. 그래서 달력은 제가 가장 많이 사용하는 것 중 하나입니다.”

그러나 시각적으로 매력적인 활동 레이아웃이 Ben이 Clockify에 대해 좋아하는 유일한 것은 아닙니다. 그는 또한 달력을 시간 차단 플래너 및 생산성 강국으로 사용합니다.

흥미롭게도 Ben은 일정에 30분 블록을 만들어 예정된 이벤트나 작업을 빠르게 저장합니다. 그는 X, Y, Z 클라이언트 와 같은 간단한 설명을 사용합니다. 그리고 그것은 그에게 놀라운 일입니다!

또한 Ben은 달력 보기를 제2의 두뇌로 사용하여 그와 그의 팀이 필요한 만큼 다양한 항목을 추적할 수 있도록 합니다.

“미친 날에는 15번의 서로 다른 회의를 기억하기 어려울 것입니다. 오히려 그들은 이미 내 일정에 있습니다. 그냥 클릭하러 가겠습니다.”

전반적으로 Ben은 Clockify가 그와 그의 비즈니스를 매달 수십 시간 절약해 주기 때문에 만족합니다.

기능 #2: 클럭 인/아웃

Clockify를 사용하면 Ben의 팀은 가장 번거로운 일 중 하나인 시간을 기록하는 일을 피할 수 있습니다. 그래서 우리는 그에게 실제 시나리오에서 이것에 대해 2센트를 달라고 요청했습니다.

“전문 서비스에 종사하는 모든 사람이 가장 싫어하는 것은 시간이 될 때마다 시간을 입력하는 것입니다. 마지막으로 하고 싶은 일은 모든 시간을 수동으로 입력하는 데 15분을 소비하는 것입니다. 따라서 Clockify를 사용하면 저와 사용자 모두에서 매우 쉽게 간소화할 수 있습니다.”

이 기능을 사용하여 Ben은 직원 출석을 쉽게 추적하고 출근 및 퇴근 보고서를 받을 수 있습니다. 그러나 가장 중요한 것은 그의 팀이 온라인이든 오프라인이든 모든 장치에서 편리하게 시간을 기록할 수 있다는 것입니다.

기능 #3: 자동 알림

Ben은 시간을 입력하기 위해 팀원을 뒤쫓는 대신 다른 더 중요한 일을 할 수 있습니다. 어떻게? 글쎄, Clockify는 그를 위해 일을 하고 팀원들에게 자동 알림을 보냅니다.

“Clockify에는 사람들에게 시간을 제출하도록 상기시키는 훌륭한 기능이 있습니다. 그래서 누구를 따라갈 필요가 없습니다. Clockify가 저를 위해 그렇게 해 주는데, 사람들이 얼마나 빨리 시간을 투자하는지에 대해 정말 좋은 결과를 얻었습니다.”

Ben이 매일 하는 것처럼 미리 알림을 설정하려면 다음을 선택하기만 하면 됩니다.

• 근무 시간 및 근무일
• Clockify에서 알림을 보내려는 시간입니다.

그게 다야!

기능 #4: 보고서

Ben이 기꺼이 말하는 또 다른 멋진 기능은 Clockify 보고서입니다. 이 추가 기능은 그의 팀이 프로젝트를 관리하고 모든 사람이 최근에 무엇을 했는지 파악하는 데 도움이 됩니다.

시간 낭비를 피하는 것 외에도 고유한 Clockify 보고 기능을 통해 Ben은 깔끔하게 포장된 보고서에서 추적된 시간 및 청구 가능한 시간에 대한 전체 요약을 받아 팀이 시간을 어디에서 어떻게 사용하는지 확인할 수 있습니다. 팀에서 해야 할 일은 실시간 추적기를 사용하여 시간을 기록하거나 작업표에 시간을 수동으로 기록하는 것뿐입니다.

Ben은 보고서를 통해 회사의 막대한 작업량을 파악할 수 있는 방법을 설명합니다.

“누군가가 월요일에 시간이 없다면, 나는 그것을 알 수 있습니다. 프로젝트 관리 관점에서 '더 이상 활용도가 높지 않다'고 말하는 것이 도움이 됩니다."

화요일 아침에 Ben은 월요일의 보고서를 보고 누가 무엇을 얼마나 오래 작업했는지 확인할 수 있습니다. 일부 직원이 일부 작업에서 성과가 저조한 것을 발견하면 기어를 전환하고 다른 항목을 할당할 수 있습니다.

마무리: 도구를 사용하여 가장 중요한 작업에 초집중

Ben을 인터뷰하는 것은 폭발적이었습니다! 그리고 자세히 살펴보면 그가 풍부한 경험에서 공유한 몇 가지 주제와 한 입 크기의 교훈을 볼 수 있습니다.

따라서 다음은 귀하의 삶과 업무에서 사용할 수 있는 몇 가지 요점입니다.

• 성장을 방해한다고 생각되면 회사를 그만두고 ,
• 미래에 대비할 수 있도록 즉석에서 기술을 완성하십시오 .
• 직원의 행동과 성과를 주도하는 가치를 확립하고 ,
• 직원들이 최대의 이익을 위해 작업에 소비하는 시간을 추적하고 ,
• 사물을 기억하기 위해 사람에 의존하는 대신 도구에 의존하고
• 장기적인 성공을 위해 워크플로를 자동화합니다 .

어쨌든 우리는 Clockify가 Ben과 그의 팀이 생산성을 급상승하도록 도운 것을 기쁘게 생각합니다.

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