작업을 보다 효율적으로 수행하는 방법

효율성은 생산성의 10%입니다. 이 블로그 게시물을 조사하는 동안 이 문장을 우연히 발견했습니다. 이에 대해 자세히 살펴보겠습니다. 효율성이란 작업을 신속하게 수행하고 잘 수행하는 것을 의미합니다. 반면에 생산성을 높이려면 중요한 작업을 일관되게 처리해야 합니다. 따라서 어떤 면에서 효율성은 생산성의 중요한 부분입니다.

이제 일상 작업을 더 빠른 속도로(품질을 손상시키지 않으면서) 완료할 수 없는 것처럼 보일 때 아마도 좌절감을 느낄 것입니다. 그러나 좋은 소식은 작업을 보다 효율적으로 수행하는 방법을 배울 수 있다는 것입니다.

이 기사에서는 다음을 알게 될 것입니다.

• 업무 효율성이 무엇을 의미하는지,
• 집중하고 일을 끝내는 방법,
• 직장에서 더 효율적이고 효과적인 방법.

직장에서 효율적이라는 것은 무엇을 의미합니까?

사람이 얼굴에 자신감 넘치는 미소를 지으며 정말 빠르게 타이핑하는 영화 장면을 알고 있습니까? 이 장면은 일반적으로 경쾌한 피아노 음악으로 이어집니다. 효율성에 대해 생각할 때 나는 이 그림을 머릿속에 떠올립니다.

작업장 효율성과 관련하여 앞서 언급한 장난기 넘치는 환경 이상이 필요합니다. 직장에서의 효율성이란 직원이 너무 많은 시간이나 에너지를 낭비하지 않고 적절한 방식으로 올바른 작업을 수행한다는 것을 의미합니다. 이러한 방식으로 작업자는 더 높은 품질의 제품/서비스를 제공하여 고객/고객을 돕습니다. 따라서 직원은 비즈니스 성장을 돕습니다. 게다가, 효율적인 직원은 자신의 작업을 관리하고 모든 할당을 제시간에 적절하게 완료하는 방법을 알고 있기 때문에 생산적입니다.

어떻게 집중하고 일을 끝낼 수 있습니까?

직책에 관계없이 집중하고 쉽게 작업을 완료하기 위해 무엇을 할 수 있는지 살펴보겠습니다.

짧은 세션으로 작업한 후 빠른 휴식

일리노이 대학의 연구에 따르면, “일에서 잠시 벗어나면 그 일에 장기간 집중할 수 있는 능력이 극적으로 향상될 수 있습니다.” 따라서 과제를 시작할 때 20~30분 동안 짧은 세션으로 작업한 다음 5분 동안 짧은 휴식을 취해야 합니다.

25분 작업 세션(뽀모도로)으로 구성된 뽀모도로 테크닉을 시도할 수 있습니다. 각 세션이 끝나면 5분간 휴식을 취하십시오. 네 번의 작업 세션을 마치면 약 30분 정도 더 긴 휴식 시간을 가질 수 있습니다. 25분이 작업에 너무 짧다고 생각되면 90분 Pomodoros를 사용하여 작업을 구성할 수 있습니다.

이 Pomodoros 동안 작업에 주의를 기울이면 효율성이 향상됩니다.

당신의 일주기 리듬을 따르십시오

24시간 주기 리듬은 "하루 정도"를 의미하는 라틴어 "circa diem"에서 그 이름을 얻었습니다. 24시간 주기 리듬은 정신 및 신체 시스템을 조절합니다. 게다가, 집중하는 능력은 일주기 리듬에 달려 있습니다. 어떤 사람들은 아침에 정신적으로 깨어 있는 반면, 다른 사람들은 오후나 저녁에 번성합니다.

일일 과제를 보다 효율적으로 수행하려면 일주기 리듬에 따라 하루를 구성해야 합니다. 24시간 주기 리듬에 대해 더 알고 싶다면 최소 2주 동안 집중 수준을 추적해야 합니다. 예를 들어, 하루 종일 1에서 10까지의 척도로 에너지 수준을 기록할 수 있습니다. 그런 다음 가장 높은 경보 기간 동안 가장 중요한 작업을 예약하십시오. 당신의 에너지 수준이 더 낮은 기간 동안 덜 중요한 과제를 남겨 두십시오.

방황과 게으름을 수용

공상을 하는 것이 유익하고 효율성을 높일 수 있습니까? 놀랍게도 그렇습니다.

그녀의 책 Bored and Brilliant: How Spacing Out Can Unlock Your Most Productive and Creative Self에서 Manoush Zomorodi는 방황하는 것의 중요성에 대해 다음과 같이 말합니다.

“ 마음이 방황할 때 우리는 문제를 해결하고 최고의 아이디어를 생성하는 정신적 장소인 "기본 모드"라고 불리는 것을 활성화하고 "자서전적 계획"이라고 알려진 것에 참여합니다. 우리의 삶과 미래의 목표를 설정합니다 .”

그녀는 또한 우리가 자리를 비울 때 독창적인 생각을 할 때라고 지적합니다.

따라서 반복적인 작업을 하거나 휴식을 취하면서 10분 또는 15분 동안 백일몽을 꾸도록 하십시오. 이런 식으로 문제나 복잡한 작업을 처리하는 새로운 방법을 생각하고 효율성을 높일 수 있습니다. 또한 회의 중이나 어려운 작업을 처리할 때 작업에 더 집중할 수 있습니다.

방황하는 것 외에도, 게으름을 피우는 것도 당신에게 가치가 있을 수 있습니다. 다음은 수필가이자 만화가인 Tim Kreider가 Cal Newport의 책 Deep Work: Rules for Focused Success in Distracted World에서 게으름의 이점을 설명하는 방법입니다.

게으름은 단순한 휴가, 방종 또는 악덕이 아닙니다. 비타민 D가 신체 에 필요한 것처럼 뇌에도 없어서는 안 될 필수 요소이며, 비타민 D가 부족하면 구루병처럼 기형적인 정신적 고통을 겪을 수 있습니다 . 역설적으로 어떤 일을 하는 데 꼭 필요합니다 .”

하지만 너무 바빠서 아무 시간도 낭비할 수 없는 것 같으면 어떻게 합니까? 다음은 이 책에서 Cal Newport가 제안한 내용입니다.

” 근무가 끝나면 다음 날 아침까지 업무 문제에 대한 고려를 중단하십시오. 저녁 식사 후 이메일 확인도, 대화를 다시 생각하지도 않고, 다가오는 문제를 처리하는 방법에 대한 계획도 없습니다. 완전히 생각을 중단 하십시오.”

Newport는 셧다운의 이점 중 하나가 "다운타임이 깊이 작업하는 데 필요한 에너지를 재충전하는 데 도움이 된다"고 덧붙입니다. 그리고 Newport가 정의한 대로 딥 워크는 "성과를 최적화하는 작업 유형"입니다.

어떻게 하면 직장에서 더 효율적이고 효과적일 수 있습니까?

이미 언급했듯이 효율성과 효율성에는 차이가 있습니다. 효율적일 때 빠르고 조직적인 방식으로 작업을 완료합니다. 반면에 효과적일 때는 원하는 결과를 얻습니다. 상상할 수 있듯이 업무에 있어서는 두 영역 모두에서 탁월해야 합니다. 효율적이고 효과적인 직장 생활을 위한 가장 실용적인 팁을 살펴보겠습니다.

가장 중요한 작업에 먼저 주의를 기울이십시오.

하루를 시작할 때 그날의 가장 중요한 일을 생각하십시오. 게다가, 현실적이 되도록 노력하고 하루가 끝날 때까지 완료해야 하는 최대 3개의 과제를 작성하십시오.

마음과 눈앞에 명확한 목표가 있으면 올바른 방향을 유지하고 효율성과 생산성을 향상시키는 데 도움이 됩니다.

아이젠하워 행렬 방법 시도

우선 순위를 지정하는 방법을 배우는 가장 유용한 방법 중 하나는 아이젠하워 행렬 기법을 시도하는 것입니다. 이 시간 관리 방법은 중요한 작업과 중요하지 않은 작업을 구분하는 데 도움이 됩니다.

Eisenhower 행렬 방법에는 4개의 시간 사분면이 포함됩니다.

1. 중요하고 긴급한 작업,
2. 중요하지만 긴급하지 않은 작업,
3. 중요하지 않지만 긴급한 일,
4. 중요하지 않고 긴급하지 않은 작업.

따라서 첫 번째 사분면의 작업이 우선 순위입니다. 완료하면 두 번째 사분면에서 처리하십시오. 세 번째 사분면에 대해 말하면 이러한 할당을 동료에게 위임해야 합니다. 마지막으로 4사분면의 작업을 제거해야 합니다.

이 방법은 근무일을 보다 명확하게 파악하는 데 도움이 되므로 아이젠하워 매트릭스 기법은 시간 관리도 개선할 수 있습니다. 따라서 작업을 보다 효율적이고 생산적으로 수행할 수 있습니다.

깊은 작업에 시간을 할애하십시오.

앞에서 언급한 딥 워크는 까다로운 작업이나 직책에 필수적인 할당과 관련하여 중요한 역할을 합니다. 이러한 작업을 수행해야 하는 경우 집중해야 하며 어떤 대가를 치르더라도 주의가 산만해지는 것을 피해야 합니다.

예를 들어, 저는 콘텐츠 작가이기 때문에 블로그를 작성하는 것이 딥워크입니다. 깊은 작업 정신으로 빠져들기 위해 나는 클래식 음악이나 영화 사운드트랙을 듣는 것을 선호합니다. 이러한 음악 장르는 생산성을 유지하고 블로그 작성을 완료하는 데 도움이 됩니다.

이제 주의를 기울이고 딥 워크에 들어가는 데 어려움을 겪고 있다면 Newport는 다음과 같은 딥 워크 의식을 제안합니다.

• 일할 장소와 기간을 선택하십시오. 당신은 당신의 깊은 작업 기간 동안 평화로운 장소를 찾아야 할 것입니다. 게다가 가능하면 (집) 사무실의 특정 부분을 심도 있는 작업에만 할애하십시오. 예를 들어, 회의실, 조용한 도서관 또는 집에서 일하는 경우 편안한 안락의자가 있습니다. 작업을 시작하기 전에 작업을 완료하기 위해 해당 구역에 얼마나 오래 머물러야 하는지 생각해 보십시오.
• 작업 방식을 결정합니다. 딥 워크 기간에 대한 구체적인 목표를 설정하십시오. 예를 들어, 기사를 작성하는 경우 딥 워크 기간 동안 완료해야 하는 단어 수나 부제목 수를 조절할 수 있습니다. 또한 작업을 시작하면 웹사이트 차단기를 켜서 소셜 미디어나 뉴스로 인해 주의가 산만해지는 것을 방지할 수 있습니다.
• 귀하의 작업을 지원하는 방법을 선택하십시오. 딥 워크 의식은 또한 작업하는 동안 필요한 모든 필수 사항을 다루어야 합니다. 예를 들어, 배고플 때 커피 한 잔이나 간식. 또한 적절한 조명과 편안한 의자를 선택하십시오.

이것은 딥 워크 의식을 보다 편안하고 효과적으로 만들기 위한 몇 가지 아이디어에 불과합니다. 귀하와 귀하의 작업에 더 적합하도록 언제든지 의식을 수정할 수 있습니다.

멀티태스킹 피하기

동시에 두 가지 작업을 수행할 때 실제로 이러한 작업 간에 초점을 전환하는 것입니다. 이것을 컨텍스트 스위칭이라고 하며 한 작업에서 다른 작업으로 빠르게 이동하기 때문에 두 작업을 동시에 수행하는 것처럼 보입니다.

그러나 멀티태스킹은 보이는 것만큼 효과적이지 않습니다. 한 과제에 주의를 집중하고 다른 과제에 빠르게 집중할 때 두뇌는 컨텍스트를 로드하고 다시 로드하는 데 더 많은 시간과 에너지가 필요합니다.

이것이 멀티태스킹을 피해야 하는 이유입니다. 대신 한 번에 하나의 작업에 집중하면 더 효율적입니다.

그러나 일이 바빠서 멀티태스킹 외에 다른 옵션이 없는 경우 생산성을 잃지 않고 프로젝트와 작업 사이를 전환하는 방법에 대한 팁을 따르십시오.

더 큰 작업을 더 작은 작업으로 구문 분석

현실을 직시하세요. 많은 시간과 에너지가 필요한 복잡한 작업을 수행해야 한다는 사실을 알고 있으면 작업을 시작할 동기가 부여되지 않습니다. 따라서 하루 종일 더 큰 과제를 수행하는 대신 더 작은 작업으로 나누십시오.

예를 들어 블로그 게시물에 대한 일러스트레이션을 만들어야 합니다. 이 작업을 더 작은 조각으로 구문 분석하여 다음과 같은 할당을 받게 됩니다.

1. 첫 번째 초안을 작성하고,
2. 콘텐츠 작가와 연락하여 첫 번째 초안을 논의하고,
3. 필요한 경우 변경하고,
4. 로고 또는 유사한 세부 정보를 추가하고
5. 프로젝트 관리 도구에 그림을 첨부합니다.

첫 번째 작업을 완료하면 계속할 의욕이 생길 것입니다. 따라서 하나의 더 큰 작업을 완료하는 것이 더 쉽게 관리할 수 있습니다.

또한 Clockify를 사용하여 프로젝트를 더 작은 작업으로 나눌 수도 있습니다. 이러한 유형의 작업 작업은 할 일 목록처럼 프로젝트를 구성할 수 있기 때문에 편리합니다. 그런 다음 작업을 완료하는 즉시 완료로 표시하십시오. 또한 이러한 일정을 사용하면 클라이언트의 프로젝트 및 작업을 추적하는 데도 도움이 될 수 있습니다.

이메일에 보내는 시간 제한

Asana의 업무 분석 보고서(Anatomy of Work Index)에 명시된 바와 같이 직원들이 늦게까지 일하는 주된 이유는 끊임없는 이메일과 메시지에 답하는 것입니다. 이메일 알림을 보거나 들을 때마다 확인하고 싶은 충동을 느낄 것입니다. 그러나 나중에 초점을 되찾는 것이 항상 쉬운 것은 아닙니다.

업무상 활동을 해야 하고 가능한 한 빨리 메시지에 응답해야 하는 경우가 아니면 이메일에 보내는 시간을 제한하십시오. 예를 들어, 업무 시작과 끝에서 이메일을 확인할 수 있습니다.

이 옵션을 제외하고 이메일을 작성할 때 더 구체적으로 작성하십시오. 그렇게 하면 동료나 파트너와의 커뮤니케이션이 보다 정확해져서 이메일을 주고받는 것을 피할 수 있습니다. 따라서 이메일이 덜 산만해져서 보다 효율적이고 생산적으로 업무를 수행하는 데 도움이 됩니다.

반복 작업 자동화

반복 작업은 예를 들어 매일, 일주일에 한 번 또는 한 달에 한 번과 같이 정기적으로 발생하는 작업입니다. 이메일에 답장하고 회의에 참석하는 것과 같은 활동이 될 수 있습니다.

반복 작업에 소비하는 시간을 절약하려면 작업 추적기 앱을 사용하여 반복 작업을 모니터링해야 합니다. 그러면 반복 과제에 하루에 몇 시간을 할애하는지 정확히 알 수 있습니다. 따라서 이러한 작업 중 일부를 자동화할 수 있습니다.

예를 들어, Clockify를 사용하여 프로젝트용 템플릿을 생성할 수 있습니다. 이는 귀하와 귀하의 팀이 일반적으로 동일한 작업 세트를 요구하는 프로젝트를 처리하는 경우에 매우 실용적입니다. 템플릿을 만든 후에는 향후 유사한 프로젝트에 사용할 수 있습니다.

이메일 관리에 대해 말하면 레이블을 사용하여 메시지 분류를 시작해야 합니다. 레이블은 받은 편지함에 있는 일종의 폴더입니다. 예를 들어 "중요"라는 레이블을 추가하여 다른 메시지를 무시하고 언제든지 이 폴더에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 받은 편지함을 관리하면 업무에만 집중할 수 있고 효율성과 생산성을 높일 수 있습니다.

건강과 재충전의 필요성을 생각하십시오

배고프거나 졸리면 똑바로 생각할 수 없고 생산적일 수 없습니다. 따라서 숙면을 취하거나 아침 식사를 하는 것의 중요성을 과소평가하지 마십시오.

사실, 두뇌 능력, 즉 생산성에 매우 좋은 특정 유형의 음식이 있습니다. 이것은 슈퍼 푸드이며, 우리는 이미 생산성을 높일 수 있는 슈퍼 푸드 스낵 전용 블로그를 운영하고 있습니다.

먹고 자는 것 외에도 규칙적으로 운동을 해야 합니다. 당신이 그것의 팬이 아니더라도, 당신은 적어도 매일 퇴근 후에 산책을 할 수 있습니다. 이 루틴이 업무에서 재충전하고 긴장을 푸는 데 어떻게 도움이 되는지 곧 깨닫게 될 것입니다.

결론

작업을 효율적으로 수행한다는 것은 작업을 정확하고 신속하게 완료하는 것을 의미합니다. 그렇게 하려면 과제에만 주의를 집중하고 주의가 산만하지 않도록 해야 합니다.

어떻게 합니까? 짧은 세션으로 작업하거나 일주기 리듬에 따라 작업합니다. 당신의 두뇌에도 약간의 다운타임이 필요하다는 것을 확인하십시오. 이 활동은 확실히 효율성을 높일 것입니다.

또한 효율성과 생산성 기술을 모두 사용하려는 경우 이 기사에서는 시도할 수 있는 몇 가지 유용한 팁을 다뤘습니다.