8 대행사 송장 시스템에서 해야 할 일과 하지 말아야 할 일

전체 청구서의 거의 절반이 연체되었다는 사실을 알고 계셨나요? 비즈니스 리더들은 또한 고객의 지불 관행이 작년에 비해 더욱 악화되었다고 보고합니다(Atradius). 많은 사람들은 이 상황이 곧 바뀔 것이라고 기대하고 있습니다. 그 때까지 당신과 같은 기관 리더들은 당신이 급여를 받을 수 있는 방법을 고민하고 있습니다. 결국, 제때에 급여를 받는 것이 중요합니다. 특히 비즈니스를 성장시키고 싶다면 더욱 그렇습니다. 좋은 인보이스 발행 시스템을 갖추는 것이 해당 목표를 달성하는 데 중요합니다.

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다음 8가지 해야 할 일과 하지 말아야 할 일은 청구 시스템을 간소화하고 고객이 제때에 지불하는 것을 더욱 쉽게 만드는 데 도움이 됩니다.

#1. 해야 할 일: 지불에 대한 명확한 기대치를 설정하십시오.

어떤 인보이스 발행 플랫폼을 채택하든 항상 명확한 지불 정책을 가지고 있어야 합니다. 작업을 시작하기 전에 청구서에 대한 고객의 기대치를 정확히 파악하십시오. 지불 정책을 수립한 지 꽤 시간이 지났다면 이제 대행사, 고객 기반 및 월간 반복 수익이 증가했으므로 정책을 다시 방문하여 필요에 따라 변경하는 것이 나쁠 것이 없습니다.

일부 고객은 월별 청구를 원할 수 있습니다. 다른 사람들은 모든 것을 마무리한 후 수행 중인 큰 작업에 대해 송장을 발행하는 것을 선호할 수 있습니다. 클라이언트를 위해 많은 작업을 수행하는 경우 비용을 청구하는 방법에 대한 명확한 정책이 필요합니다. 그들은 하나의 청구서를 받습니까, 아니면 귀하가 진행 중인 각 서비스, 제품 또는 프로젝트에 대해 청구서를 받습니까? 더 많은 클라이언트를 확보할수록 다양한 유형의 계정 및 프로젝트에 대해 여러 청구 정책을 만들어야 한다는 것을 깨닫게 될 수 있습니다.

지급 조건 및 연체 정책을 검토하여 제때 지급을 받는 데 도움이 되는 변경 사항이 있는지 확인하세요. 고객이 항상 늦게 지불하는 경우 지불을 분할할 수 있는 옵션을 제공할 수 있습니까? 고객이 늦으면 어떻게 되나요? 명확한 정책을 갖고 이를 고객에게 전달하면 청구 프로세스를 간소화하는 데 도움이 됩니다.

#2. 해야 할 일: 청구 시스템을 사용하여 청구 자동화

이제 청구 정책이 해시되었습니다. 이제 선택한 송장 발행 시스템을 사용하여 작업할 시간입니다.

시스템은 인보이스 발행에서 좀 더 지루한 부분을 자동화하는 데 도움이 될 수 있습니다. 여기에는 반복 결제에 대한 송장 생성 및 전송이 포함될 수 있습니다.

사용 중인 다른 소프트웨어와 통합되는 인보이스 발행 시스템은 이 프로세스를 간소화할 수 있습니다. 청구 소프트웨어는 마케팅이나 판매로부터 데이터를 가져와 송장을 생성할 수도 있습니다.

더 좋은 점은 올바른 청구 플랫폼을 사용하면 고객이 제때에 더 쉽게 지불할 수 있다는 것입니다. 송장을 확인한 후 동일한 대시보드에서 원하는 방식으로 결제할 수 있습니다.

#삼. 하지 말아야 할 것: 다양한 서비스에 대해 별도의 청구 시스템을 사용하는 것

통합은 인보이스 발행 시스템과 관련하여 게임의 이름입니다. 올바른 청구 플랫폼을 사용하면 회계팀이 대행사의 청구서를 더 쉽게 지불할 수 있습니다. 플랫폼은 또한 귀하가 지불하는 공급업체의 수를 줄일 수도 있습니다. 이는 여러 플랫폼에 걸친 수십 개의 청구서가 아니라 한 곳에서 하나의 청구서를 의미합니다.

이는 송장을 발행할 때 귀하와 귀하의 고객에게도 적용됩니다. 모든 청구서를 중앙 집중식 위치에 보관하면 고객이 쉽게 찾아서 지불할 수 있습니다. 통합 결제 플랫폼을 갖춘 송장 발행 시스템을 통해 제때에 결제하는 것이 더욱 쉬워졌습니다.

각 서비스에 대해 별도의 청구서를 보유하거나 서로 다른 부서에서 자체 송장을 보내도록 하면 팀이 더 많은 작업을 수행할 수 있습니다. 이는 또한 클라이언트 측에 혼란을 야기할 수도 있습니다. 그들은 이미 하나의 청구서를 지불했다고 생각했지만 그것이 다른 프로젝트나 서비스에 대한 것임을 깨달았을 수도 있습니다.

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#4. 해야 할 일: 자동 알림 및 영수증 보내기

귀하의 인보이스 발행 시스템은 자동 알림 및 영수증도 보낼 수 있어야 합니다. 영수증은 팀과 고객 모두가 이미 지불한 금액을 추적하는 데 도움이 됩니다. 자동화하면 고객에게 영수증이 더 빨리 전달되고 팀의 시간이 절약됩니다.

전체 청구서의 거의 절반이 연체되는 세상에서는 자동 알림이 중요합니다. 때로 고객에게 필요한 것은 단지 넛지뿐입니다. 고객의 21%는 첫 번째 알림(Moula) 이후 연체된 청구서를 지불합니다. 그러나 고객의 거의 절반이 연체료를 지불하는 경우 해당 알림을 보내는 것은 회계팀의 시간을 크게 소모합니다.

송장 발행 시스템 자동화를 통해 송장과 미리 알림이 적시에 발송되므로 대금을 더 빨리 받을 수 있습니다. 고객의 절반에게 지연 알림을 보낼 필요가 없다면 팀에는 더 많은 시간이 있습니다.

#5. 하지 말아야 할 것: 세부 사항을 잊어버리세요

악마는 디테일에 숨어 있는 경우가 많습니다. 청구서에 고객의 청구 정보를 추가하는 것을 기억할 수도 있지만 자신의 세부 정보도 추가하는 것을 잊지 마십시오. 인보이스 발행 시스템을 통해 이 작업을 간단하고 쉽게 수행할 수 있어야 합니다.

올바른 플랫폼은 템플릿을 제공하여 도움을 줄 수 있습니다. 대행사에서 이미 사용하고 있는 다른 소프트웨어와 연결할 수도 있습니다. 예를 들어 청구 플랫폼에서 고객의 세부 정보가 올바른지 확인할 수 있는 판매 CRM이 있습니다.

청구서를 정리할 때 세부 사항을 올바르게 파악하는 것도 중요합니다. 마케팅 소프트웨어 및 파이프라인의 다른 부분에 연결되는 플랫폼은 고객 구매에 대한 올바른 세부 정보를 추가할 수 있습니다.

#6. 해야 할 일: 결제를 쉽게 하세요

통합은 고객이 청구서를 쉽게 지불할 수 있도록 하는 한 가지 방법입니다. 인보이스 발행 시스템이 결제 플랫폼에 연결되도록 하는 것도 또 다른 문제입니다.

이러한 방식으로 고객은 하나의 대시보드에 로그인하기만 하면 청구서를 확인하고 지불할 수 있습니다. 단 몇 번의 클릭만으로 원하는 방식으로 결제할 수 있다면 더 빨리 결제할 가능성이 높아집니다. 조기 결제에 대해 부분 결제 또는 할인을 제공하도록 선택할 수도 있습니다(FitSmallBusiness).

이는 연체료가 줄어든다는 것을 의미합니다. 추가 보너스로 팀은 미지급 송장을 추적하는 데 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다.

#7. 하지 말아야 할 것: 디자인의 힘을 과소평가하다

전문적으로 디자인된 송장은 고객에게 인상적일 수 있습니다. 또한 지불 금액, 지불 기한 등 중요한 세부 사항을 강조할 수도 있습니다. 이러한 세부 사항이 눈에 띄면 고객이 더 빨리 비용을 지불할 가능성이 높아집니다.

디자인은 브랜드를 대표하기 때문에 중요합니다. 결제 부서에서도 널리 알려진 브랜드가 중요합니다. 그것은 당신을 전문적으로 보이게 만들고 고객이 당신을 기억하는 데에도 도움이 됩니다. 귀하가 청구서를 쉽게 지불할 수 있도록 하고 있다면 그들은 귀하와 협력하는 것이 얼마나 쉬운지 생각할 것입니다.

#8. 해야 할 일: 상향 판매가 가능한 송장 발행 시스템을 사용하세요.

마케팅, 판매 및 파이프라인의 기타 부분과 연결되는 송장 발행 시스템을 사용하는 또 다른 이점은 더 많은 판매에 도움이 될 수 있다는 것입니다. 이를 통해 고객은 빠르고 쉽게 장바구니에 더 많은 제품을 추가할 수 있습니다.

송장 발행 시스템은 고객에게 권장 사항을 제시하는 데도 도움이 될 수 있습니다. 플랫폼은 다른 고객이 구매한 제품에 대한 데이터를 사용하여 솔루션을 제안할 수 있습니다. 결과적으로 대행사 영업팀의 교차 판매 및 상향 판매가 더 쉬워집니다. 거래가 성사되면 청구 부서에서 반복 청구서에 새 항목을 쉽게 추가할 수도 있습니다.

지급 방식을 업그레이드하세요

송장 발행 시스템 내에서 해야 할 것과 하지 말아야 할 것을 테스트하고, 미지급 송장 때문에 고객을 추적하는 데 소요되는 시간을 줄이세요.

사용 중인 인보이스 발행 플랫폼이 통합 청구나 자동화 등 필요한 도구를 제공하지 않는다면 어떻게 됩니까? 이제 전환할 때가 되었을 수도 있습니다.

올바른 청구 플랫폼을 사용하면 제때에 대금을 받을 수 있습니다. 그러면 가장 귀중한 리소스를 더 많이 확보하여 비즈니스 확장에 집중할 수 있습니다.