효율적인 데이터 정리를 위한 가이드

고객 관계 관리(CRM) 시스템은 고객 상호 작용을 유지하고 향상하는 데 매우 중요합니다. 그러나 CRM 시스템의 성능은 데이터 품질에 크게 영향을 받습니다. CRM 데이터베이스를 정리할 뿐만 아니라 향상된 판매 예측, 타겟 마케팅 및 간소화된 운영을 위한 길을 닦기 위해 데이터 정리의 중요성이 발휘되는 곳입니다.

이 블로그에서는 데이터 정리의 몇 가지 기본 사항, HubSpot의 Operations Hub가 종종 어려운 데이터 정리 프로세스를 단순화하는 방법, 그리고 이 관행이 비즈니스 운영에서 낭비를 제거하는 데 왜 관련되는지 자세히 살펴보겠습니다.

왜 데이터 클렌징인가?

전략 수립, 예산 책정, 승인 받기, 모든 자산 수집 등 몇 주 동안 진행해 온 포괄적인 마케팅 캠페인을 시작하는 모습을 상상해 보십시오. 마침내 이를 종합했을 때 고객 관계가 관리(CRM) 시스템은 더 이상 사용되지 않거나 중복되거나 누락된 데이터로 가득 차 있습니다.

발생하는 이러한 장애물은 쉽게 예방할 수 있었으며 캠페인 시작이 추가로 지연되고 이 중요한 기간 동안 누구도 기꺼이 수행하지 않을 관리 작업이 발생했습니다.

여기서 데이터 정리 또는 데이터 스크러빙이 시작됩니다. 데이터 청결성을 보장하면 CRM 데이터베이스를 정리할 수 있을 뿐만 아니라 향상된 판매 예측, 타겟 마케팅 및 간소화된 운영을 위한 길을 닦을 수 있습니다.

데이터 스크러빙이라고도 알려진 데이터 정리는 데이터의 위생을 유지하는 중요한 전략입니다 . 여기에는 데이터 세트의 부정확성, 불일치 및 오류를 식별하고 수정하는 작업이 포함됩니다. 이 프로세스를 통해 귀하의 정보는 정확할 뿐만 아니라 일관되고 신뢰할 수 있습니다.

데이터 정리는 중복을 제거하고, 누락된 데이터를 채우고, 오류를 수정하여 CRM 시스템을 근본적으로 변화시키고 정리합니다. 이를 통해 데이터의 무결성이 향상되어 더 정확한 통찰력, 더 나은 의사 결정, 궁극적으로 탁월한 비즈니스 결과를 얻을 수 있습니다.

효율적인 데이터 스크러빙

데이터 정리 프로세스는 기술적이고 시간 소모적인 특성으로 인해 운영 전문가에게 어려운 것처럼 보일 수 있습니다. 일반적으로 여러 스프레드시트를 작업 및 구성하고 기록이 불완전하거나 잘못된 영역을 찾아내기 위한 세심한 코드 작성이 포함됩니다.

그러나 HubSpot Operations Hub를 사용하면 이 프로세스가 크게 단순화됩니다. 이 도구를 사용하면 데이터를 깨끗하고 명확하며 체계적으로 정리하여 제어할 수 있습니다.

Operations Hub를 사용하면 데이터 정리 프로세스의 다양한 측면을 자동화할 수 있습니다.

1. 연락처 및 회사 기록의 중복을 제거하는 데 도움이 될 수 있습니다.
2. 연락처 기록의 사례 문제를 해결하세요.
3. 다양한 HubSpot 속성에 걸쳐 형식화를 자동화합니다.
4. Data Quality Command Center 기능은 정상적인 데이터베이스를 유지하는 데 도움이 됩니다.
   
   

이제 이러한 각 측면을 하나씩 살펴보겠습니다.

연락처 및 회사 기록 중복 제거

CRM 시스템 내에서 데이터가 중복되면 시간과 리소스 측면에서 상당한 비용이 발생할 수 있습니다. 이는 팀 구성원이 중복되거나 잘못된 데이터를 조사하도록 하여 생산성을 저해할 뿐만 아니라 고객 경험에도 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다.

영업 담당자가 잠재적인 구매와 관련하여 고객에게 연락했지만 동일한 이유로 다른 팀 구성원이 동일한 고객에게 이미 연락했다는 사실을 알지 못하는 시나리오를 상상해 보십시오. 이는 고객의 불만을 불러일으키고 회사의 평판에 해를 끼칠 수 있습니다.

HubSpot CRM 사용자는 내장된 중복 관리 도구를 통해 상당한 이점을 얻을 수 있습니다 . 이 도구는 중복된 연락처 및 회사 기록을 식별하고 병합하는 프로세스를 간소화하여 데이터베이스를 깨끗하고 깔끔하게 유지합니다.

Professional 또는 Enterprise 사용자가 사용할 수 있는 HubSpot의 중복 관리 도구는 이름, 이메일 주소 등과 같은 다양한 기준에 따라 기록을 비교합니다. 시간이 지남에 따라 중복 식별을 개선하기 위해 기계 학습을 활용합니다. 도구에 액세스하려면 연락처 또는 회사로 이동하여 작업을 클릭하고 중복 항목 관리를 선택하세요. 이 도구는 중복 가능성이 있는 항목을 최대 2,000개까지 표시하며 몇 주마다 다시 계산됩니다.

비교를 맞춤설정하려면 표 상단으로 이동하여 속성을 선택하고 가능한 중복 항목을 검토하세요. 병합하려면 검토를 클릭하고 속성을 비교한 후 보관할 기록을 선택하고 병합을 클릭합니다. Operations Hub 사용자의 경우 참여 날짜 또는 생성 날짜를 기준으로 한 병합과 같은 옵션을 통해 프로세스가 자동화됩니다.

병합 후 기본 레코드는 데이터를 유지하고 보조 레코드는 해당 데이터에 병합됩니다. 병합된 레코드는 병합 취소할 수 없습니다. 데이터베이스 효율성을 위해 정기적으로 중복 항목을 검토하고 정리합니다. 초기 프로세스에는 시간이 걸릴 수 있지만 정기적인 감사를 통해 확장성이 향상됩니다.

연락처 기록의 사례 문제 해결

개인화되었지만 확장 가능한 마케팅 및 영업 활동을 유지하려면 CRM 데이터를 정리하는 것이 필수적입니다. 케이스 문제를 해결하면 팀이 CRM을 더 쉽게 탐색할 수 있으며 개인화 토큰을 사용할 때 고객이 올바르게 작성된 이름을 받을 수 있습니다. HubSpot에서 최고 관리자는 연락처 기록의 사례 문제를 해결하여 검색 가능성을 향상하고 이메일이나 콘텐츠에 사용되는 개인화 토큰의 일관성을 보장할 수 있습니다.

HubSpot의 형식 문제를 해결하려면:

1. 드롭다운 메뉴에서 연락처로 이동합니다.
2. 작업을 클릭하고 형식 문제 해결을 선택합니다.
3. 연락처 서식 도구에서 서식 문제에 대한 권장 사항을 보고 수락/거부합니다.
   
   

Operations Hub Professional 또는 Enterprise 구독이 있는 경우 맞춤형 형식 지정 규칙을 통해 연락처 레코드의 사례 문제 해결을 자동화함으로써 각 권장 사항에 대해 수동으로 조치를 취하는 지루한 작업을 건너뛸 수 있습니다.

오른쪽 상단의 자동화 섹션에 액세스하면 오른쪽 패널의 규칙 탭으로 이동하여 이름을 대문자로 표시하는 등의 특정 서식 규칙을 선택하여 자동화를 활성화할 수 있습니다. 이렇게 하면 소문자 이름과 같이 식별된 형식 문제가 있는 기록이 CRM에 입력될 때 자동으로 수정됩니다.

자동화 기본 설정을 사용자 정의하려면 확인란을 전환하여 요구 사항에 따라 특정 규칙을 켜거나 끄십시오. 기록 변경 탭에서는 사용자가 자동화된 규칙에 의해 업데이트된 모든 기록을 검토하고 필터링하여 자동화된 프로세스에 대한 투명성과 제어권을 제공할 수 있습니다. 이러한 규칙을 구성한 후 사용자는 지속적인 자동화를 위해 설정을 저장할 수 있습니다.

타겟 마케팅 이메일을 배포하든 판매 시퀀스를 배포하든 이러한 토큰은 고객의 문제점, 요구 사항 및 과제를 대규모로 해결하는 맞춤형 상호 작용을 촉진하여 각 리드 상호 작용이 관련성과 개인화 상태로 유지되도록 합니다.

HubSpot 속성 전반에 걸쳐 서식 자동화

HubSpot의 데이터 품질 자동화는 더러운 데이터를 손쉽게 자동으로 정리하여 운영 팀이 성장 이니셔티브에 집중할 수 있도록 해줍니다. 자동화에는 대문자 사용, 날짜 속성 수정, 전화번호 업데이트 등 속성 값의 형식을 지정하는 워크플로 작업이 포함됩니다.

HubSpot의 데이터 품질 자동화는 체계적인 프로세스를 통해 연락처 기록의 형식 문제 수정을 간소화합니다.

1. 평가: 연락처 데이터의 형식 불일치를 식별합니다.

2. 표준화 규칙: 일관된 형식 지정을 위한 규칙을 정의합니다.

3. HubSpot 자동화: 자동화를 위해 HubSpot과 통합된 HubSpot 워크플로 또는 타사 도구를 사용합니다.

4. 트리거: 새로운 연락처 생성 또는 필드 업데이트와 같은 이벤트를 기반으로 트리거를 설정합니다.

5. 데이터 정리 작업: 검색 및 바꾸기, 날짜 및 시간 형식 지정, 정규 표현식에 대한 작업을 구현하여 형식 문제를 수정합니다.

6. 검증 단계: 표준화 규칙을 준수하는지 확인하기 위한 검증 단계를 포함합니다.

7. 로깅 및 보고: 자동화 프로세스 중에 변경된 내용을 추적하기 위해 로그를 구현합니다.

8. 테스트: 자동화를 대규모로 배포하기 전에 데이터 하위 집합에 대해 철저한 테스트를 수행합니다.

9. 예약된 실행: 일관된 데이터 형식을 유지하기 위해 예약된 실행 또는 실시간 실행을 설정합니다.

10. 모니터링 및 유지 관리: 변화하는 데이터 표준에 적응하기 위해 자동화 프로세스를 정기적으로 모니터링하고 조정합니다.

이 프로세스를 따르면 조직은 연락처 기록의 형식이 일관되게 유지되도록 하여 데이터 품질을 향상시키고 보다 효과적인 마케팅 및 영업 운영을 수행할 수 있습니다.

이 기능은 더 깨끗한 데이터베이스를 유지하고 효율성을 향상하며 데이터 관련 문제를 줄이는 데 있어 데이터 품질 자동화의 즉각적인 영향을 보여줍니다.

데이터 품질 관리 센터

HubSpot의 데이터 품질 관리 센터는 CRM의 사전 데이터 상태 관리를 위한 중앙 집중식 허브 역할을 합니다. 최고 관리자 권한이 있는 사용자만 액세스할 수 있는 이 명령 센터는 데이터 관리 아래 보고서 드롭다운 메뉴에 있으며, 데이터 관련 문제를 해결하기 위한 통찰력과 도구를 제공하는 올인원 대시보드를 제공합니다.

데이터 관리 아래 보고서 드롭다운 메뉴에 있는 이 중앙 집중식 허브는 최고 관리자 권한이 있는 사용자만 사용할 수 있습니다. 이는 발생할 수 있는 모든 데이터 관련 문제를 효과적으로 해결할 수 있는 다양한 통찰력과 도구를 제공하는 포괄적인 대시보드 역할을 합니다. Data Quality Command Center의 주요 기능은 다음과 같습니다.

1. 자산: 자산 관련 문제를 강조하는 일일 추세 보고서와 함께 연락처 및 회사와 관련된 총 자산 수에 대한 귀중한 통찰력을 제공합니다. 또한 데이터가 없거나, 사용되지 않거나, 중복된 속성을 식별하므로 사용자는 "모든 속성 통찰력 보기"를 클릭하여 자세한 정보를 쉽게 조사하고 액세스할 수 있습니다.

2. 기록: 기록 관련 문제를 표시하는 일일 추세 보고서와 함께 총 연락처 수 및 회사 기록에 대한 포괄적인 정보를 수집합니다. 형식 문제나 중복이 있는 레코드를 구체적으로 식별합니다. 사용자는 특정 문제를 클릭하여 연락처 서식 또는 중복 관리 도구와 같은 관련 도구로 이동하여 이러한 문제를 편리하게 해결할 수 있습니다.

3. 데이터 동기화: 데이터 동기화 문제를 강조하는 일일 추세 보고서와 함께 연결된 데이터 동기화 앱의 총 수에 대한 자세한 정보를 제공합니다. 또한 동기화에 실패했거나 활성 동기화가 없는 앱도 식별합니다. 사용자는 "모든 Data Sync 앱 통찰력 보기"를 클릭하여 추가 통찰력을 탐색할 수 있습니다.

Data Quality Command Center는 사용자가 사용되지 않는 속성, 형식 문제, 중복 및 데이터 동기화 오류를 포함한 다양한 문제를 식별하고 해결하여 데이터 상태를 관리하는 데 사전 조치를 취할 수 있도록 지원합니다. 이 모든 작업은 중앙집중적이고 사용자 친화적인 인터페이스를 통해 수행되므로 효율적인 데이터 관리가 보장됩니다.

폐기물 최소화

데이터 정리는 비즈니스 운영을 최적화하고 낭비를 최소화하며 효율성을 높이는 데 중요한 역할을 합니다. 이는 CRM 내에 보관된 데이터가 정확하고, 최신이며, 관련성이 있는지 확인하여 정보에 입각한 전략적 의사 결정으로 이어집니다. 깨끗한 데이터 세트는 부정확한 정보로 인해 발생하는 오류를 줄여 이러한 부정확성을 수정하는 데 소요되는 시간과 자원의 낭비를 최소화합니다. 또한 직원들이 더 이상 복잡하고 오해의 소지가 있는 데이터를 분류하는 데 불필요한 시간을 소비할 필요가 없기 때문에 직원의 생산성이 최적화됩니다. 대신 비즈니스에 가치를 더하는 작업을 수행하는 데 집중할 수 있습니다.

데이터가 깨끗하고 신뢰할 수 있으면 프로세스가 간소화됩니다. 신속하고 자신 있게 결정을 내릴 수 있어 지연과 병목 현상이 줄어듭니다. 데이터 정리 자동화도 여기서 중요한 역할을 합니다. 이를 통해 데이터 상태를 지속적이고 사전 예방적으로 관리하고 오류 가능성을 더욱 줄일 수 있기 때문입니다.

기술적인 측면에서 데이터 정리는 CRM 시스템의 부하를 줄여줍니다. CRM은 중복 데이터와 관련 없는 데이터를 제거함으로써 보다 효율적으로 운영되고 보고 및 분석 측면에서 더 나은 결과를 제공합니다. 또한 다른 시스템과의 통합 효율성을 향상시켜 정확한 데이터 동기화를 보장하고 낮은 품질의 데이터로 인한 시스템 오류나 충돌 위험을 제거합니다. 전반적으로, 깨끗하고 고품질의 데이터베이스를 유지함으로써 기업은 운영을 최적화하고 낭비를 최소화하며 CRM 투자 가치를 극대화할 수 있습니다.

HubSpot의 자동화 기능을 통해 촉진된 CRM 시스템의 철저한 데이터 정리 및 정리는 간소화되고 효율적인 고객 상호 작용 환경을 제공합니다. 이 프로세스는 중복된 데이터와 형식 불일치를 제거하여 낭비를 근절하고 기술 및 프로세스의 효율성을 향상시킵니다. 데이터 품질 최적화는 활용되는 모든 정보가 정확하고 관련성이 높으며 유익한지 확인하여 정확한 타겟팅, 개인화된 고객 상호 작용, 궁극적으로 비즈니스 성과 개선으로 이어지므로 비즈니스 운영을 향상시킵니다.