보다 생산적인 업무를 위한 8가지 시간 관리 전략

이 기사는 개인 금융 전문가이자 CollectingCents 의 창립자인 Freya Laskowski 의 게스트 게시물입니다 .

Google에서 '유명한 미루는 사람'을 검색해 보면 Leonardo da Vinci는 예술 이상의 재능을 갖고 있음을 알 수 있습니다. 쉽게 주의가 산만해지고 프로젝트를 미완성 상태로 남겨 두는 것입니다.

모나리자에게 그녀를 완성하는 데 얼마나 걸렸는지 물어보세요. (힌트: 답은 16년입니다!)

세계에서 가장 존경받는 사람 중 한 명이 미루는 데 능숙했다면, 당신은 결코 실패할 이유가 없습니다.

따라서 빨래를 끝내는 데 어려움을 겪고 있거나 일주일 안에 가장 큰 작업 프로젝트가 마감되어 있는 경우, 여기 여러분의 일을 확실하게 도와줄 8가지 시간 관리 전략이 있습니다.

목차

1. 시간에 민감하고 가치가 높은 작업의 우선순위를 정하세요
2. 최소 마감일 설정
3. 작업에 소요된 시간을 추적하세요.
4. 생산성 기술 구현
5. 가장 생산적인 시간에 일하세요
6. 방해 요소를 제한하세요
7. 최대한 위임하고 아웃소싱하세요.
8. 다양한 유형의 작업에 대한 차단 시간

1. 시간에 민감하고 가치가 높은 작업의 우선순위를 정하세요

때로 우리는 해야 할 일 목록에서 확인했던 일이 너무 많아서 자신이 생산적이었다고 착각하는 경우가 있습니다. 그러나 실제로 완료된 작업의 양은 아무 의미가 없습니다. 우리가 집중해야 하는 것은 품질입니다.

작업의 품질은 시간에 민감한 정도와 가치가 얼마나 높은지 두 가지 방식으로 결정될 수 있습니다.

생산성을 높이고 시간을 잘 관리하는 방법을 배우고 싶다면 항상 가장 빨리 완료해야 하는 작업(시간에 민감함)이나 가장 많은 진전을 이룰 수 있는 작업(높은 가치)의 우선순위를 지정하세요.

예를 들어, 다음날 있을 회의를 준비하는 일은 이메일을 확인하기 전에 이루어져야 합니다. 소규모 기업을 소유하고 있다면 리드 생성 노력보다 이미 보유한 고객에 초점을 맞춰야 합니다.

또 다른 좋은 예입니다. 컨설턴트라면 다가오는 상담을 준비하고 컨설팅 중인 회사를 조사하는 것이 회사에 대한 가시성을 확보하는 것보다 더 중요합니다.

우선순위가 가장 높은 작업을 먼저 처리하는 것의 또 다른 이점은 그 과정에서 스트레스가 완화된다는 것입니다. 생각해 보십시오. 어떤 작업이 가장 불안을 유발하고 완료하기 가장 어려운 작업입니까? 일반적으로 대답은 이러한 유형의 프로젝트 중 하나 이상입니다.

이러한 사항을 먼저 처리하면 어려운 일을 이미 완료했다는 사실을 알고 마음의 평화를 갖고 하루를 보낼 수 있습니다.

그러나 실제로는 긴급하거나 영향력이 있는 작업이 일반적으로 생각하는 것만큼 어려울 필요는 없습니다. 시간 관리는 할 일 목록의 우선순위를 정하는 것뿐만 아니라 이를 덜 힘들게 만드는 방법을 찾는 것이기도 합니다.

2. 최소 마감일 설정

대부분의 작업(전부는 아니지만)에는 마감일이 있습니다. 공식적인 마감일이 아닌 경우에는 귀하가 직접 설정한 마감일입니다.

예를 들어 금요일까지 100개의 새로운 리드를 준비하고 오후 4시까지 받은 편지함을 비우고 하루 내에 5번의 영업 통화를 완료할 수 있습니다.

마감일까지 해당 작업을 완료하려면 몇 주, 몇 달에 걸쳐 조금씩 완료해야 합니다.

리드 생성 예에서는 일주일 내내 매일 20개의 리드를 추가하여 금요일까지 목표 목표를 달성할 수 있습니다. 오후 4시까지 받은편지함을 비우려면 3~4시간마다 10분 동안 이메일을 확인하세요. 영업 통화의 경우 각 통화를 달력 내의 특정 시간대로 설정 하는 것이 좋습니다 . 이러한 작은 마감일은 결국 목표 달성에 도움이 될 것입니다.

이는 장기간 또는 하루에 몇 번 이상 설정할 수 있는 미니 기한의 예입니다.

이는 소모적인 작업에 소요되는 시간과 에너지를 절약해 줍니다. 더 좋은 점은 마감일을 짧게 정하는 습관을 들이면 미루는 습관도 깰 수 있다는 것입니다.

3. 작업에 소비한 시간을 추적하세요

작업에 소요되는 시간을 아는 것은 다음과 같은 여러 가지 이유로 유익합니다.

• 시간당 수행할 수 있는 작업량(및 서비스에 대해 청구할 금액)에 대해 더 잘 알 수 있습니다.
• 방해 요소를 줄이고 속도를 높이는 새로운 방법 찾기
• 무엇을 할 수 있는지에 대한 현실적인 아이디어로 하루를 계획하세요.
• 특정 작업에 얼마나 많은 시간을 소비해야 하는지 알기

우리 모두는 해야 할 일 목록이 현실적이고 심지어 쉽게 달성할 수 있는 것처럼 보이는 날을 보냈습니다. 그러나 하루 중반쯤에 우리는 모든 것을 완료하는 데 걸리는 시간을 심각하게 과소평가했다는 것을 깨달았습니다.

다행히도 작업에 소요되는 시간을 추적하면 이러한 상황을 쉽게 피할 수 있습니다.

오래 걸리지 않을 것이라고 생각했는데 꽤 시간이 많이 걸리는 일이 무엇이었나요? 나에게 이것은 블로그 게시물의 개요를 설명하고 조사하는 것이 었습니다.

나는 개요를 작성하고 같은 날 글쓰기를 시작하곤 했습니다. 하지만 포스팅을 준비하는 데 얼마나 오랜 시간이 걸리는지 깨닫고 실제 글쓰기에서 개요와 연구 작업을 분리하기 시작했습니다. 이러한 작업을 분리하면 글을 쓰는 날 게시물당 약 1시간을 절약하는 데 도움이 되었습니다.

또는 이메일에 응답하는 것 보다 더 많은 시간을 소비한다고 가정해 보겠습니다 . 이 사실을 발견한 후에는 무료 이메일 자동 응답 기능 에 투자할 수 있습니다 . 시간을 추적하지 않았다면 할 수 없었던 일입니다.

이 팁은 가장 간단할 수 있으며 구현을 시작하기 쉽습니다.

Toggl 및 Clockify 와 같이 별도의 "작업"을 생성하고 개별적으로 시간을 기록할 수 있는 무료 시간 추적 도구가 많이 있습니다 . 이는 하루 동안 시간을 ​​어떻게 할당하는지 확인하는 데 매우 유용합니다.

4. 생산성 기술 구현

과학과 풍부한 연구 덕분에 우리가 사용할 수 있는 생산성 기술은 무궁무진합니다. 그리고 나는 당신이 그들 중 적어도 일부에 대해 들어봤을 것이라고 확신합니다.

지금 당장 사용할 수 있는 5가지 방법은 다음과 같습니다.

뽀모도로 테크닉

아마도 이 목록에서 가장 잘 알려진 포모도로 기술은 타이머를 설정하고(보통 25분), 울리면 5분으로 재설정하는 것입니다.

처음 25분 동안은 단일 작업을 수행하며 가능한 한 많은 진전을 이루려고 노력합니다. 그런 다음 타이머가 울리면 다음 25분 세션을 시작하기 전에 5~10분간 휴식을 취합니다.

작업이 완료될 때까지 프로세스를 반복합니다. 그러나 과제에 여러 개의 Pomodoro 세션이 필요한 경우 네 번째 세션 이후 15-20분 휴식을 취하는 것이 좋습니다.

딥워크

"심층 작업"은 생산성 해킹이라기보다는 정신 상태에 가깝습니다. 깊은 작업 상태에 있을 때는 모든 방해 요소를 제거하면서 오랜 기간(예: 1~3시간) 동안 단일 작업에 에너지의 100%를 집중합니다.

개인적으로 딥 워크는 제가 가장 좋아하는 핵입니다. 단 한 시간처럼 느껴지지만 시간이 2~3배 더 긴 시간 안에 상당한 진전을 이룰 수 있기 때문입니다.

Cal Newport라는 조지타운 대학의 컴퓨터 과학 교수가 이 용어를 처음 만들었습니다. 그는 심지어 그것에 관한 전체 책을 썼습니다.

심층 작업 세션을 최대한 활용하기 위해 수행할 수 있는 몇 가지 작업은 다음과 같습니다.

• 주변 환경을 어수선하게 정리하세요.
• 타이머를 설정하기 전에 작업을 선택하세요
• 가능한 모든 방해 요소(휴대폰 등)를 제거하세요.

마지막으로, "흐름 상태"라고도 하는 심층 작업 상태에 들어가려면 다음을 수행하는 것이 좋습니다.

• 커피(혹은 카페인) 한잔 마시기
• 동기를 부여하거나 영감을 주는 것을 시청하세요.
• 당신을 기분 좋게 만드는 음악을 들어보세요
• 꾀하다
• 찬물 샤워를 하세요

파레토 원리

이탈리아 경제학자 빌프레도 파레토(Vilfredo Pareto)가 창안한 파레토 법칙은 20%의 행동이 결과의 80%를 책임진다는 개념입니다. 이 아이디어는 판매부터 어학 학습까지 다양한 분야에 적용되었습니다.

그러나 생산성과 시간 관리와 관련하여 파레토 원칙은 즉각적인 관심을 가질 만한 가장 가치 있는 작업을 식별하기 위한 프레임워크를 제공합니다.

시간 관리를 위해 이 아이디어를 사용하는 6가지 주요 단계는 다음과 같습니다.

• 직면한 문제나 완료해야 할 작업을 나열하세요.
• 문제의 원인을 찾아보세요(완료하는 데 왜 이렇게 오래 걸리나요? 왜 완료해야 합니까?)
• 각 문제에 1~10점의 점수를 부여하세요(10은 중요, 1은 가장 중요하지 않음).
• 원인이 동일한 작업/문제를 그룹으로 묶습니다.
• 각 그룹의 점수를 합산하세요.
• 가장 높은 점수를 받은 그룹에서 작업을 시작하세요.

생산성 앱

이것이 반드시 기술은 아니지만 수많은 고품질 생산성 앱이 위의 방법(및 기타 과학 기반)을 활용합니다.

Pomodoro Technique의 팬이라면 Pomo Done을 ​​사용할 수 있습니다 . Trello, Wunderlist, Todoist, Asana, Slack 등과 같은 다른 프로젝트 관리 도구 에도 연결됩니다 .

또는 디지털 할 일 목록을 찾고 있다면 Smart Tasks는 작업을 생성하고, 색상을 지정하고, 완료할 수 있는 부드럽고 시각적으로 매력적인 인터페이스를 제공합니다.

5. 가장 생산적인 시간에 일하세요

하루 중 어느 시간이 가장 생산적인지 이미 알고 있다면 가장 까다로운 작업을 그때 완료하는 것이 합리적일 것입니다.

하지만 아직 그 시절을 모른다면 어떨까요?

글쎄요, 팁 #3에서 이야기한 것처럼 시간을 추적하고 있다면 오랫동안 문제가 되지 않을 것입니다.

시간이 빨리 지나간다고 느꼈을 때 기록해 두세요. 이는 가장 생산적인 시기와 심층 작업 세션을 위한 완벽한 기회를 발견하는 데 도움이 됩니다.

당신이 할 수 있는 또 다른 일은 하루 중 다른 시간에 동일한 작업을 얼마나 빨리 완료하는지 비교하는 것입니다. 예를 들어, 일반적으로 SEO 작업을 오후에 수행한다면 앞으로 며칠 동안은 아침에 수행해 보세요. 차이점이 있나요?

6. 방해 요소를 제한하세요

산만함은 생산성에 가장 큰 방해가 될 가능성이 높습니다. 당신이 생각하는 것보다 더 많이 휴대폰을 사용하고, 탭을 변경하고, 이메일을 확인하고, 시계를 보고 있을 가능성이 높습니다.

실제로 산만함은 피할 수 없으며 항상 우리 주변에 있습니다. 그리고 포기하는 습관을 깨는 데는 시간이 걸립니다. 그러나 성공을 위한 준비를 마쳤다면 시간에 민감하고 가치가 높은 작업에 대해서만 이러한 요소를 제거하는 것이 가능합니다.

방해 요소가 없는 이상적인 업무 환경을 조성하기 위한 몇 가지 팁은 다음과 같습니다.

• 휴대전화를 방해 금지 모드로 설정하고 손이 닿지 않는 곳에 두세요.
• 시계를 켜거나 끄세요
• 노트북에 팝업 차단기나 유용한 Chrome 확장 프로그램을 설정하세요.
• 집에 있는 다른 사람이나 귀하에게 연락하려는 사람에게 일정 시간 동안 귀하가 접속할 수 없음을 알립니다.
  

7. 가능한 한 많이 위임하고 아웃소싱하세요

원격으로 일하든, 오전 9시부터 오후 5시까지 사무실에서 일하든 관계없이 이메일 확인, 회의 일정 예약, 전화 응답과 같은 관리 작업이 그다지 매력적이지 않을 수 있습니다.

이러한 작업은 우리가 생각하는 것보다 더 많은 시간이 소요되며, 가능한 한 작업을 위임하거나 아웃소싱한 것에 대해 감사하게 생각하실 것이라고 말씀드리겠습니다.

아웃소싱된 작업은 관리 목적으로만 사용될 필요는 없습니다. 주요 직위와 관련이 없는 모든 작업이 될 수 있습니다.

예를 들어 Grammarly 에 투자하면 교정 및 편집에 소요되는 시간을 줄이는 동시에 온라인 커뮤니케이션 시 더욱 전문적인 느낌을 줄 수 있습니다.

CalendarHero 와 같은 소프트웨어를 사용하면 미리 회의 일정을 잡을 수 있습니다 . CalendarHero를 사용하면 직원은 일정 관리를 자동화하고, 달력에서 시간을 차단하고, 회의 알림을 설정하고, 주고받는 이메일 조정을 줄일 수 있습니다. 중요한 일에 시간을 할애할 수 있도록 도와주므로 시간이 절약됩니다.

옵션은 무한하며, 무료로 또는 높은 가격표를 붙여서 찾을 수 있습니다. 그러나 어떤 투자를 하든 그만한 가치가 있을 것입니다.