제품 정보 관리를 위해 Excel 스프레드시트를 남겨야 하는 7가지 이유

1985년에 출시된 이후로 Microsoft Excel은 기업에서 제품 스프레드시트를 관리하고 구성하는 데 사용되는 솔루션입니다. 그러나 이 시간 동안 어떤 일이 특정한 방식으로 진행되었다고 해서 계속되어야 한다는 의미는 아닙니다. 일부 전통은 해로울 수 있습니다.

제품 데이터는 여러 기능으로 복잡하고 길다. 여기에는 제품의 속성뿐만 아니라 이미지 및 비디오와 같은 기타 많은 디지털 자산이 포함됩니다. 스프레드시트에 저장하면 잘못된 형식이 발생할 수 있습니다. 스프레드시트에 저장할 수 없는 일부 디지털 자산이 있습니다. 하지만 이게 다가 아닙니다. 스프레드시트는 전자 상거래 상점과 제품 정보를 관리할 때 여러 가지 이유로 사용할 수 없습니다.

저는 Excel 스프레드시트를 사용할 때 발생하는 다양한 문제와 더 효율적인 솔루션으로 전환해야 하는 이유를 강조하기 위해 왔습니다. 즉: PIM.

1. 스프레드시트는 인적 오류가 발생하기 쉽습니다.

데이터는 양질의 결정을 내리고 지침을 만드는 데 의존하는 비즈니스의 가장 강력한 자산 중 하나입니다. 그러나 데이터가 완전하지 않거나 정확하지 않은 경우에는 어떻게 됩니까? 비즈니스를 잘못된 방향으로 이끌 비열한 결정을 예상했습니다.

스프레드시트의 88%에 오류가 있는 것으로 보고됩니다. 조직 내의 각 사람이 파일을 변경하면 오염 가능성이 높아집니다. 이 프로세스에서 발생하는 작고 사소한 오류로 인해 정확하지 않고 일관성이 없는 데이터가 포함된 스프레드시트가 생성됩니다. 이러한 오류는 사용자가 정확하지 않을 수 있는 제품 속성을 입력하거나 실수로 셀을 건너뛰는 경우 제품 정보 관리 솔루션에서 가능한 것처럼 사용자에게 이를 알리는 방법이 Excel에 없기 때문에 스프레드시트에 나타납니다. 또한 데이터를 추적하기가 너무 어렵기 때문에 직원은 게으르게 되어 이전 항목을 다시 확인하지 않고 제품 속성을 입력하여 반복되지 않도록 할 수 있습니다.

전자 상거래 업계에서 오랫동안 일해 왔다면 일관성 없는 데이터가 고객 만족도에 미칠 수 있는 영향을 이해하게 될 것입니다. 그것은 단순히 당신의 브랜드에서 그들을 몰아냅니다. 스프레드시트가 바람직하지 않은 결과를 생성하고 매출을 떨어뜨릴 때 스프레드시트를 유지 관리하는 데 몇 시간을 허비하는 것이 무슨 의미가 있습니까?

따라서 비즈니스가 성장함에 따라 제품 스프레드시트에서 오류가 없는 모든 제품 관련 정보를 추적할 수 있는 데이터 관리 시스템으로 이동하는 것이 필수적입니다. 이러한 시스템은 누락된 제품 속성 및 중복 항목을 사용자에게 즉시 알리고 모든 채널 간의 일관성을 보장합니다.

2. 팀원 간의 협업을 허용하지 마십시오.

스프레드시트가 오류에 취약한 주요 이유는 팀 구성원 간의 협업을 허용하지 않기 때문입니다. 스프레드시트를 동기화하면 한 명 이상의 직원이 동시에 변경한 내용이 모두 파일에 동시에 통합될 수 없으므로 격리됩니다.

각 Excel 파일은 한 번에 하나의 Excel 인스턴스에서 업데이트되도록 설계되었습니다. 여러 사용자를 지원하도록 설계된 엔터프라이즈 데이터베이스 또는 제품 정보 관리 시스템과 동일한 아키텍처가 없습니다.

클라우드 컴퓨팅 솔루션이 있음에도 불구하고 조직 내 팀원 및 다른 부서 간에 스프레드시트를 공유하는 것은 여전히 ​​어렵습니다. 구글 스프레드시트는 실시간 공유가 가능한 클라우드 솔루션 중 하나지만 기업의 보안정책 위반으로 데이터 유출이나 손실이 발생할 수 있다.

이것은 Apimio와 같은 제품 정보 관리 솔루션이 작동하는 방식과 다릅니다. 여러 직원이 다른 소스의 저장되지 않은 변경 사항에 대해 걱정하지 않고 실시간으로 이러한 솔루션을 업데이트할 수 있습니다. PIM 소프트웨어는 협업을 가능하게 하여 모든 부서와 채널에서 원활한 정보 흐름으로 이어집니다. 그것은 또한 많은 시간을 절약합니다. 이것은 한 직원이 시트에 대한 변경 사항을 완료하여 다음 직원에게 전달할 때까지 기다려야 하는 스프레드시트와 다릅니다. 그리고 이 비효율적인 사이클은 끝없이 계속됩니다.

3. 변경 사항을 추적할 수 없으므로 책임이 없습니다.

이제 제품 스프레드시트에 액세스할 수 있는 모든 사용자가 변경할 수 있습니다. 5명의 다른 직원에게 스프레드시트 액세스 권한을 부여하는 경우 해당 파일을 누가 변경했는지 추적할 방법이 없습니다. 중요한 정보가 손실되거나 변경된 경우가 있다면 그 책임이 누구에게 있는지 파악하는 데 상당한 시간을 할애해야 합니다. 그런 다음 어떻게 든 해당 정보를 복구하는 데 추가 시간을 할애하게 됩니다.

이는 시스템에 대한 모든 변경 사항을 기록하는 PIM과 같은 자동화 솔루션과 다릅니다. 항목, 제품 및 기타 엔터티의 변경 사항을 추적하도록 구성할 수 있습니다. 이 정보를 사용하여 구성된 엔터티에 발생한 모든 작업을 재구성할 수 있습니다. 이는 PIM 시스템에서 발생하는 손실 또는 일부 악의적인 활동의 경우 복원할 시스템/데이터 프로세스를 단순화하는 데 도움이 되기 때문에 매우 중요합니다.

4. 보안 부족

일반적으로 스프레드시트는 안전하지 않으므로 데이터 손상이나 정보의 잘못된 관리의 위험이 더 큽니다. 민감한 금융 정보가 포함된 파일은 해커로부터 안전하지 않을 수 있습니다. 제품 스프레드시트 파일을 암호로 보호할 수 있지만 기업에서는 아직 충분하지 않을 수 있습니다. 누군가 스프레드시트 데이터에 액세스하면 해당 데이터로 수행하는 작업을 제한할 수 없습니다.

따라서 다른 유형의 데이터 수집 소프트웨어가 더 실행 가능한 옵션일 수 있습니다. 예를 들어, Apimio에는 데이터 무결성을 보호하는 보호 기능이 내장되어 있습니다. 제조업체만이 제품 데이터를 변경할 수 있는 자율성을 갖습니다. 포털에서 다른 직원에게 다른 작업을 할당하여 액세스를 제한할 수 있습니다. 스프레드시트에서는 특정 셀의 액세스를 제한할 수 없으므로 불가능합니다.

유사하게, 사용자는 정보 열을 정렬할 수 있으며, 이름과 성 같은 관련 정보가 무의식적으로 동기화되지 않을 수 있습니다. 대조적으로 데이터베이스는 레코드의 모든 부분을 통합하여 더 나은 데이터 무결성을 보장합니다.

PIM 시스템은 옴니채널 판매에 최적입니다. 따라서 여러 판매 채널에 데이터를 배포하는 과정에서 정보의 손상이나 손실 없이 데이터 무결성이 손상되지 않습니다.

5. 실시간 의사 결정을 지원하지 마십시오.

스프레드시트는 오래되고 부정확한 데이터로 인해 실시간으로 의사 결정을 지원할 수 없습니다. 여러 사용자로부터 최신 정보를 수집하고 정보를 요약하는 데 시간이 많이 걸립니다.

스프레드시트는 원시 데이터를 한 번에 제공합니다. 따라서 어떤 데이터가 필수이고 무엇이 그렇지 않은지 해석하는 것은 어렵습니다. 스프레드시트의 유일한 옵션은 원하는 것을 찾는 데 항상 도움이 되지 않는 "정렬" 버튼을 누르는 것일 수 있습니다. 기존의 다른 시스템에서는 시각화 도구를 통해 데이터의 우선 순위를 지정할 수 있습니다. 이러한 도구는 스프레드시트와 달리 데이터 세트 또는 결과의 중요한 측면을 강조 표시할 수 있습니다.

제품 스프레드시트는 과거 데이터를 유지하도록 설계되지 않았습니다. 관리 용이성을 유지하기 위해 크기를 줄이는 작업 중에 누군가가 실수로 과거 데이터를 삭제할 수 있습니다. 다른 버전을 유지하더라도 의사 결정자가 파일을 비교하고 데이터 내에서 추세를 파악하는 것은 매우 어렵습니다.

제품 정보 관리 시스템은 데이터 분석을 수용하도록 구축되었습니다. 모든 정보가 한 곳에 저장되어 있으므로 조직은 소비자 동향을 읽고 양질의 비즈니스 결정을 내릴 수 있습니다. 올바른 대시보드 소프트웨어는 사용자 정의할 수 있는 많은 기회를 제공하면서 구축할 차트 프레임워크를 제공합니다.

스프레드시트에는 일반적으로 컨텍스트가 없습니다. Excel에서 서로 다른 데이터 집합을 서로 연관시켜 어떻게 상호 연관되는지 확인하는 것은 어렵습니다. 반면 대시보드는 정보 계층이 서로 다르고 여러 소스를 원활하게 혼합할 수 있습니다. 메트릭에 대한 높은 수준의 보기로 시작하여 드릴다운을 추가하여 클릭 한 번으로 이러한 수치를 유도하는 데이터를 표시합니다.

6. 디지털 자산 관리(DAM)에 적합하지 않음

스프레드시트에 이미지를 저장해 본 적이 있습니까? 불가능에 가깝기 때문에 좌절감에 주먹을 꽉 쥐고 있습니다. PDF, 비디오, 이미지 및 기타 디지털 콘텐츠는 전자 상거래 비즈니스에서 제품에 생명을 불어넣는 데 필수적입니다. 기본 제품 속성은 구매자의 참여를 유도하지 않습니다.

디지털 자산은 직원이 다른 부서에 게시되는 경우가 많습니다. 이 모든 데이터를 나머지 제품 정보와 함께 저장하는 중앙 위치를 사용하면 조직의 모든 구성원이 쉽게 액세스하고 사용할 수 있으므로 언제든지 모든 판매 채널에 푸시할 수 있습니다.

PIM에는 모든 파일과 멀티미디어 콘텐츠를 안전하고 최신 상태로 유지하는 무제한 DAM 기능이 있습니다. 제품에 직접 연결된 이미지, 비디오, 그래픽 및 파일을 한 곳에서 관리할 수 있습니다. 제품 정보와 디지털 자산을 모두 중앙 저장소에 보관하면 마케팅 팀이 필요에 따라 제품과 관련된 콘텐츠를 쉽게 푸시할 수 있습니다. 또한 파일이 손실되지 않으므로 보다 적합한 콘텐츠를 생성할 수 있습니다. 팀은 이러한 항목을 찾는 데 추가 시간을 할애할 필요가 없습니다.

Apimio와 같은 제품 정보 관리 도구를 사용하면 디지털 자산을 적절한 채널에 적절한 시간에 적절한 형식으로 자동으로 게시할 수 있습니다. 시스템이 알아서 해주기 때문에 사용자 입장에서 최적화하는 것에 대해 스트레스를 받을 필요가 없습니다.

또 다른 읽기: DAM과 PIM 시스템의 근본적인 차이점 이해

7. 자동 데이터 백업 없음

Excel에는 자동 데이터 백업 기능이 없습니다. 따라서 제품 데이터를 Excel 시트에 입력하기 시작하면 이에 대한 백업도 수동으로 준비하는 것이 좋습니다. 또한 백업을 잊어버린 경우가 발생하면 데이터가 창 밖으로 사라져 아무데도 찾을 수 없습니다. 데이터 손실은 모든 비즈니스에 큰 위험입니다. 그 결과 대중 앞에서 불완전한 제품 데이터가 생성되고 향후 부정확한 데이터 분석이 발생합니다. 엄청난 양의 데이터가 시트에 반영되지 않기 때문입니다.

그러나 모든 PIM에는 데이터베이스를 자주 자동으로 백업하고 다른 가상 위치에 저장하는 자동 데이터 백업 기능이 있습니다. 모든 것이 안전하고 안전하므로 사용자는 데이터 손실에 대해 걱정할 필요가 없습니다. 언제든지 편리하다고 생각되는 위치에서 액세스할 수 있습니다. 데이터를 자동으로 백업할 때 팀이 절약할 시간과 노력에 대해 생각해 보십시오. 수작업이 필요하지 않습니다. 우리는 그것을 듣는 것을 좋아합니다!

결론적으로

강력한 PIM 시스템을 갖춘 기업은 부정확하고 일관성 없는 제품 데이터를 생성하는 오래된 Excel 스프레드시트에 의존하는 것을 중단해야 합니다. 이제 전자 상거래 회사가 운영을 간소화하고 데이터 보안 및 무결성이 보장된 최고 품질의 제품 데이터에 액세스하는 데 도움이 되는 Apimio 와 같은 도구가 시장에 나와 있습니다.