재정 계획을 위한 7가지 이벤트 예산 템플릿

전에도 말했지만 다시 말하겠습니다. 스프레드시트를 싫어하고 예산 책정을 싫어합니다. 우리 모두 알고 있듯이 그것들은 필요악입니다. 그래서 예산을 세울 때 나는 템플릿과 Wally와 같은 앱에 의존하여 지출 계획을 돕습니다.

예산 책정 프로세스를 단순화하려는 이벤트 플래너라면 이벤트 예산 템플릿이 필요합니다. 템플릿은 정교한 예산 책정 소프트웨어를 사용할 여유가 없고 다른 솔루션이 필요한 이벤트 기획자에게 훌륭한 옵션입니다.

모든 이벤트는 아니지만 대부분의 이벤트에 대한 비용을 계획하는 데 도움이 되는 7가지 이벤트 예산 템플릿(Excel 스프레드시트 및 인쇄 가능한 옵션 혼합) 목록을 작성했습니다.

이러한 템플릿 중 원하는 템플릿이 하나도 없더라도 두려워하지 마십시오. 나만의 이벤트 예산 템플릿을 구축하기 위한 빠른 가이드로 모든 것을 마무리합니다.

템플릿은 알파벳 순서로 나열됩니다.

엑셀 템플릿

이 템플릿은 이벤트 비용을 계획할 뿐만 아니라 Excel 스프레드시트 도구를 사용하여 해당 비용을 시각화하려는 이벤트 플래너에게 가장 적합합니다. Excel 템플릿은 사용자에게 인쇄 가능한 예산보다 훨씬 더 많은 유연성을 제공하므로 여러 부분이 움직이는 복잡한 이벤트에 이상적입니다.

• 마이크로소프트 오피스 공식 템플릿 1
• 마이크로소프트 오피스 공식 템플릿 2
• 스마트시트 이벤트 예산 워크북 및 회의 계획 워크시트
• Tidyform 이벤트 예산 및 차트 템플릿

인쇄 가능한 템플릿

종이 작업을 선호하는 플래너를 위해 이 템플릿이 바로 당신이 찾고 있는 것입니다. 움직이는 부품이 너무 많지 않은 소규모 이벤트에 가장 적합하며 장소, 장식 및 직원과 같은 기본 비용을 충당합니다.

• FreebieFindingMom 이벤트 예산 워크시트
• 가이드북 이벤트 예산 플래너
• Template.net 인쇄 가능한 이벤트 예산 템플릿

나만의 이벤트 예산 템플릿 만들기

이 7가지 템플릿은 대부분의 기본 사항을 다루지만 모든 기반을 다루지는 않습니다. 나열된 템플릿에 필요한 모든 것이 없는 경우 원하는 형식으로 처음부터 자신의 이벤트 예산 템플릿을 구축할 수 있습니다.

Eventbrite에는 자체 이벤트 예산을 설계하는 각 단계를 안내하는 철저한 가이드가 있습니다. 나는 아래에 그들의 단계를 요약했으며 이벤트 예산을 작성할 때 찾아야 할 사항에 대한 추가 포인터를 포함하여 프로세스를 더 압축했습니다.

1단계: 예산 책정 대상 결정

대부분의 이벤트는 행사장 비용이나 게스트 등록 시스템과 같은 비용이 비슷하지만 드론 보안 및 기타 최신 유행 기능과 같은 다른 것들은 이벤트마다 고유합니다. 자체 예산을 구축하는 이점은 고유한 비용을 원하는 방식으로 구성할 수 있다는 것입니다.

이벤트 예산 템플릿을 작성할 때 어떤 비용을 고려해야 합니까?

• 장소 및 장식
• 케이터링
• 인력 충원
• 이벤트 마케팅
• 여행 경비
• 시청각 장비
• 오락
• 기타 수수료

2단계: 실제 비용 식별

귀하의 예산에는 추가 편의 시설을 추가하기 전에 오는 장소와 같은 필요한 비용의 기준선이 필요합니다. 기준선은 광범위한 범주로 구성되며 각 범주는 개별 비용으로 구체화됩니다.

다음은 몇 가지 예입니다.

장소:

• 방 임대
• 보증금
• 주차

A/V:

• 프로젝터
• 인터넷/와이파이
• 스피커
• 마이크
• 카메라

케이터링:

• 바텐더
• 서버
• 음식
• 음료수

마케팅:

• 소셜 미디어 마케팅 소프트웨어
• 인쇄물 및 디자인 작업
• 등록 관리 소프트웨어

오락:

• 뮤지션/DJ
• 연사료
• 관련 주택 및 교통비

여러 가지 잡다한:

• 장소 장식
• 좌석
• 추가 이벤트 스태프
• 세금 및 수수료

Eventbrite는 비용을 컬러 코딩하고, 장소 비용을 빨간색으로, 마케팅 비용을 파란색으로, 여행 비용을 초록색으로 표시하는 등의 방법을 권장합니다. 이렇게 하면 재정을 정리하고 필요한 것을 쉽게 찾는 데 도움이 됩니다.

3단계: 예상 수익 계획

비용을 계산했으면 이제 수익을 예상할 차례입니다.

대부분의 이벤트 관리 소프트웨어는 티켓 판매를 추적할 수 있는 반면 다른 소프트웨어는 공급업체, 후원자 및 기부 수입과 같은 추가 수익원을 추적할 수 있습니다. 이런 종류의 이벤트가 처음이 아닌 경우 돌아가서 이전 총 수익 및 스프레드시트를 참조하여 추정치를 작성하십시오.

수익을 예상할 때 다음을 찾으십시오.

• 참석자당 비용 대 등록당 비용 획득
• 참석자 비용 및 등록당 비용의 서로 관련하여 추세(상승 또는 하락했습니까?)
• 새로운 비용을 발생시키는 동시에 새로운 수익을 창출하는 신기술을 포함한 이벤트 기회(예: RFID 기술)
• 유사한 이벤트 및 수익성

4단계: 알 수 없는 변수에 대한 계획

예산에 관계없이 이벤트를 계획하는 동안 발생하는 부수적인 상황에 대한 완충 장치를 만들고 싶습니다. 수익을 거두기 전에 적자 상태에 빠지는 것보다 예산을 초과하여 초과 자금을 남겨두는 것이 좋습니다.

해당 버퍼를 만들기 위해 설정된 예산 내에서 비용을 유지하는 방법에 대한 팁은 Event Planning Blueprint TV의 이 비디오를 확인하십시오.

5단계: 모든 것을 하나로 모으기

이제 필요한 모든 정보를 얻었으므로 이벤트 예산을 편성할 때입니다.

Excel 사용자를 위해 다음은 모든 데이터를 연결할 수 있는 간단한 스프레드시트 예산을 만드는 방법에 대한 빠른 자습서입니다.

펜과 종이를 선호하는 분들을 위해 위의 템플릿 중 하나를 영감으로 사용하고 고유하고 필요한 변수와 섹션을 추가하여 포괄적이고 완전히 맞춤화된 예산을 만드십시오.

기타 이벤트 관리 리소스

귀하의 요구 사항을 충족시키는 대신 이러한 템플릿을 통해 지출 계획을 세우는 데 도움이 되는 예산 책정 소프트웨어 시스템이 필요하다는 사실을 깨닫게 되었을 수 있습니다. Capterra의 예산 책정 소프트웨어 디렉토리를 확인하고 강력한 필터링 도구를 사용하여 필요한 것을 정확히 찾을 수 있는지 확인하십시오.

Capterra의 이벤트 관리 블로그에는 완벽한 이벤트를 진행하는 데 도움이 되는 리소스와 가이드가 가득합니다. 다음은 시작하는 데 도움이 되는 몇 가지 사항입니다.

• '재난 예술가'의 3가지 이벤트 관리 교훈
• 이벤트 ROI를 결정하는 5가지 지표
• 예산에 맞는 이벤트를 위한 무료 또는 저렴한 이벤트 프로그램 템플릿
• 참석자 참여도를 높이는 4가지 이벤트 모바일 앱