팀이 멀티태스킹 함정에서 벗어나는 데 도움이 되는 5가지 시간 관리 팁
게시 됨: 2022-10-07
내부 깊숙한 곳에서는 누구나 멀티태스킹이 함정이라는 것을 알고 있습니다. 그것은 당신이 한 작업에서 다른 작업으로, 그리고 앞뒤로 빠르게 주의를 옮기는 것만큼 궁극의 생산성 해킹이 아닙니다. 실제로 속도를 늦출 때 많은 일을 하고 있는 것처럼 느껴집니다. 작업 사이의 이러한 빠른 컨텍스트 전환은 결과에 영향을 미치며 연구에 따르면 멀티태스킹은 생산 시간을 40% 단축합니다!
멀티태스킹이 집중을 방해한다는 사실을 알면서도 그렇게 하고 싶은 마음이 들 수 있습니다. 아마도 재택근무를 하거나 프로젝트 마감일에 늦거나 제품 출시를 준비할 때 더 그럴 것입니다. 얼마 지나지 않아 결과는 평균 이하이고 직원들은 스트레스를 받고 생산성 손실을 보게 됩니다.
그렇다면 어떻게 팀이 멀티태스킹 함정에서 벗어날 수 있을까요? 답: 더 나은 시간 관리 .
시간 관리가 왜 중요한가요?
시간은 한정되어 있고 일은 없기 때문입니다. 오늘날과 같이 경쟁이 치열한 세상에서 지금 당장 일을 끝내야 한다는 압박감이 가중되고 장애물이 많고 하루에 주어진 시간이 너무 많습니다. CEO, 관리자 또는 개인 기여자이든 간에 시간을 더 잘 관리하는 방법을 아는 것은 풍부한 배당금을 지불하는 귀중한 기술입니다.
사실, 우리는 왜 시간 관리가 중요한지에 대해 하루 종일 이야기할 수 있습니다. 대신, 이것이 왜 이 시대의 필요성을 설명하는 5가지 암울한 통계입니다.
- 회의: 관리자는 매주 회의에 최대 12시간을 보냅니다. 직원들은 매주 약 9시간 동안 회의를 준비하고 참석합니다( AskCody ).
- 이메일: 정보 근로자는 매일 평균 3-4시간을 이메일 확인에 소비합니다( Adobe ).
- 주의 산만: 산만해진 후 작업으로 돌아가기까지 평균적으로 약 25분이 소요됩니다( Gallup ).
- 방해: 직원의 71%가 작업 중 자주 방해를 받는다고 보고하고 29%만이 작업하는 동안 다른 모든 것을 차단할 수 있다고 말합니다( Forbes ).
- 생산성: 업무 시간의 60% 이하만 생산적으로 보냅니다( Atlassian ).
시간 관리 전략은 팀이 멀티태스킹 함정을 뛰어넘어 매일 보다 효율적으로 작업하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이것은 생산성을 향상시킬 뿐만 아니라 업무 관련 스트레스와 불안을 줄여줍니다.
팀의 시간 관리를 개선하는 방법
팀의 시간 관리를 개선하려면 직원의 일상에 새로운 습관을 통합하는 동시에 개인 및 조직의 나쁜 습관 목록을 학습하지 않아야 합니다. 시간 및 프로젝트 관리에 적합한 도구를 채택하는 것이 좋은 시작입니다. 직원들이 할 일을 만들고 작업의 우선 순위를 정하고, 집중적인 작업을 위해 시간을 할당하고, 회의가 없는 날을 시행하고, 주의를 산만하게 하고, 속도를 조절하는 등의 작업을 수행하도록 권장하는 것이 좋습니다. 그러나 대부분의 습관과 마찬가지로 시간 관리 기술을 연마하려면 시간 관리 기술을 연마해야 합니다. 글쎄, 시간과 노력. 모든 말장난 의도.
다음은 지금 팀과 공유할 수 있는 5가지 효과적인 시간 관리 팁입니다.
- 매일 정리하고 우선 순위를 지정하십시오.
- 받은편지함을 닫으세요. 심각하지 않습니다.
- 캘린더를 작동시키세요
- 짧은 회의를 예약하고 집중하세요.
- 할 수 있을 때 오프라인으로 작업
매일 정리하고 우선 순위를 지정하십시오.
직원들에게 오늘 달성해야 할 일을 나열하게 하는 것으로 시작하십시오. 해당 목록을 작업 수준으로 나누고 먼저 처리해야 하는 작업과 기다릴 수 있는 작업을 평가합니다. 팀이 시간과 주의를 기울이는 방법에 대한 지침으로 삼으십시오.
각 작업을 완료하기 위해 명확하고 정직한 마감일을 설정하십시오. 일정에 대해 야심차게 하되 불합리하지 않게 하십시오. 이는 단지 정신적 스트레스를 요구하는 것입니다. 마지막으로 중요한 것은 각 팀 구성원 이 목록에서 완료된 작업을 물리적으로 교차 하여 근무 시간 내내 동기를 유지하도록 하는 것입니다.
업무를 조직하고 우선 순위를 정하는 일을 하루의 시작 또는 마감 일과의 일부로 삼아 팀이 매일 달성한 것을 검토하고 완료되지 않은 작업을 다음 날의 할 일 목록으로 옮길 수 있습니다. 마지막으로, 주저하지 말고 새로운 정보와 끊임없이 변화하는 비즈니스 요구 사항을 기반으로 해야 할 일의 우선 순위를 재지정하십시오.
전문가 팁: Flock의 Shared To-Dos 도구는 팀이 모든 할일을 하나의 목록에서 관리할 수 있도록 도와주며 누구나 언제든지 보고 변경할 수 있는 역할과 마감일을 설정합니다.
받은편지함을 닫습니다. 아니, 심각합니다.
인생에서 이메일을 확인하기 위해 인간의 거의 파블로프 반사를 유발하는 성가신 "메일이 있습니다" 경고 알림처럼 우리의 주의를 산만하게 할 수 있는 일은 거의 없습니다. 그 5가지 암울한 통계를 기억하십니까? 우리는 매일 업무보다 이메일을 확인하는 데 더 많은 시간을 할애하며 모든 방해는 거의 30분의 시간을 소비합니다. 사실 이메일은 특히 작업에 집중할 때 기다릴 수 있습니다. 비동기식으로 설계되었으며 실시간 대화를 위해 팀 채팅, 전화 또는 화상 통화를 사용하여 더 나은 서비스를 받을 수 있습니다.
하루 중 특정 시간을 따로 정해 이메일을 확인하고 답장하십시오. David Allen의 2분 규칙 적용 : 이메일에 2분 이내에 응답할 수 있는 경우 따로 보관하지 말고 즉시 응답하십시오. 받은 편지함을 정리하여 작업과 보류 중인 후속 조치를 더 잘 추적하고 이메일에 보내는 시간을 줄이십시오. 완료되면 메일 클라이언트를 닫고 새 이메일 알림에 즉시 응답하고 싶은 유혹을 물리칩니다. 너무 어렵다면 푸시 알림을 끄고 작업할 때 휴대전화를 무음으로 설정하는 것이 좋습니다.
캘린더를 작동시키세요
캘린더를 사용하여 회의뿐만 아니라 시간을 예약하세요. 달력에 30-60분의 시간 블록을 예약하여 근무일을 분류하고 우선 순위 작업에 작업할 시간을 확보하십시오. 이렇게 하면 팀원이 바쁜 시간을 알 수 있어 집중 작업 중 방해를 크게 줄일 수 있습니다. 과도하게 사용하지 않도록 주의하세요. 그렇지 않으면 그들이 당신이 항상 자리에 없는 것처럼 느낄 것입니다.
Google 캘린더와 같은 최신 캘린더 서비스는 여러 기기에서 작동하므로 이동 중에도 시간을 예약할 수 있으며 자동으로 워크스테이션에 동기화됩니다. Google 캘린더를 Flock에 통합하여 한 곳에서 모든 이벤트를 확인하고 공유 채팅 또는 채널에서 바로 새 이벤트를 예약하세요. 과소 평가되었지만 강력한 또 다른 기능은 개인 및 업무 약속에 대해 겹치는 캘린더를 생성하여 중복 예약하지 않도록 하는 기능입니다. 가능하면 회의를 연달아 예약하여 방해 없이 하루 종일 일할 수 있도록 하십시오.
짧은 회의를 예약하고 집중하세요.
동료의 시간을 우선시하십시오. 주제에서 벗어난 긴 회의는 모든 참가자에게 시간을 낭비하게 하고 모두가 각자의 할 일에 뒤쳐집니다. 접선 대화 및 기타 사이드 댓글은 이메일이나 Flock과 같은 채팅 도구를 통해 비동기적으로 이루어질 수 있음을 기억하십시오. 회의 일정을 잡을 때 예상보다 짧은 시간에 회의를 예약하세요. 추가 회의 시간은 참가자들이 일을 확장하도록 권장합니다. 반대로 긴박감을 조성하면 모든 사람이 요점을 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그 한 시간 회의? 15분 쉬고 어떻게 되는지 보세요. 좋은? 30분으로 꾹꾹 눌러주세요! 회의 시간이 짧을수록 작업을 완료하는 데 더 많은 시간이 소요됩니다.
할 수 있을 때 오프라인으로 작업
전화 통화, 이메일 알림, 채팅 메시지, 소셜 멘션, 앱 알림 등 우리는 끊임없이 산만해지는 세상에서 일합니다. 아주 작은 중단이라도 충분히 자주 반복하면 상당한 생산 시간이 소요될 수 있습니다. 이것이 오프라인 작업이 산만함을 제한하고 우선 순위 작업에 주의를 집중할 수 있는 좋은 방법인 이유입니다.
팀이 "전자적으로 사용 가능한" 시간을 서로 소통하도록 격려하고 오프라인 시간에 비상 상황이 발생하면 전화나 문자를 요청하세요. 또한 Flock의 방해 금지 기능을 정기적으로 사용하도록 권장합니다. 이 기능은 사용자가 없을 때 플래그를 지정하고 사용자가 돌아올 시간 프레임을 제공합니다. 이를 통해 팀의 모든 사람이 동료로부터 빠른 실시간 응답을 기대할 수 있는 경우와 그렇지 않은 경우를 알 수 있습니다.