法律事務所にワークフロー自動化を採用することの3つの利点
公開: 2022-05-07プロセス、特に日常的なプロセスを自動化することで、法律専門家が管理タスクに費やす時間を節約することで、法律事務所を変革することができます。
プロセスの自動化は新しいものではありませんが、これまで新しいテクノロジーの採用に消極的だった法務業界の多くの人にとっては新しいものです。 しかし現在、より多くの法律事務所がタスクの自動化を選択しています。
Capterraの2021年の法務管理調査*によると、法律事務所の74％は、日常業務または管理業務の自動化をすでに試みています。
タスクを自動化することを決定したほとんどの企業は、法律事務所内でプロセスと効率の改善が見られると報告しています。
あなたと同じように法律専門家が自動化の経験を報告する3つのメリットと、法務管理ソフトウェア、法務文書管理ソフトウェア、法定請求ソフトウェアを使用して同様のメリットを享受する方法を見てみましょう。
1.法律の練習により多くの時間を費やす
自動化を企業に統合する場合、Gartnerは、最初にリスクの低い大量の作業項目をターゲットにすることをお勧めします（クライアントは完全な調査を利用できます）。
そして、これらの低リスクで大量の作業項目のほとんどは、弁護士の多くの時間を費やす日常的な管理タスクである可能性があります。 実際、弁護士の86％は、管理業務に多くの時間を費やし、法律の実践に十分な時間を費やしていないと述べています。
クライアントの取り込み、スケジューリング、チームや個人へのタスクの割り当てなどのタスクを自動化することで、会社の時間を節約し、クライアントにより良いエクスペリエンスを提供して、クライアントの費用も節約できます。
イリノイ州ネイパービルにあるKCOLegal、Inc.の弁護士兼パートナーであるTim Nitschは、次のように述べています。 「...自動化は、法律事務所がより効率的で収益性の高いものになるための前進の道となるでしょう。」
法務管理ソフトウェアは、企業が次のような管理タスクを自動化するのに役立ちます。
- クライアントの摂取
- カレンダー
- 予定のスケジューリング
- ワークフローとケース管理
- 競合チェック
PracticePanther Legal Softwareの新しいクライアントインテークフォーム（出典）
法務管理ソフトウェアに興味がありますか？ あなたの検索を知らせるのを助けるために私たちの法務管理ソフトウェアバイヤーズガイドをチェックしてください。
2.ドキュメント管理で時間を節約します
特に法務業界では、ドキュメントがすべてです。 適切で整理された文書がないと、法律事務所は崩壊し、クライアントの信頼を失う可能性があります。
法律専門家は、優れたドキュメント管理の重要性を理解しています。そのため、ドキュメントの製図（39％）とドキュメントの保存/ファイリング（34％）は、法律事務所が最初に自動化する必要がある上位3つのタスクの1つです。
そして、正当な理由があります。ドキュメント管理は重要ですが、面倒で、特に人為的ミスが発生しやすい場合があります。
「自動化により、法律事務所はコアサービスに集中できるようになるだけでなく、[ドキュメント]の整理とファイリングのエラーを減らすことができます」とCibik＆Cataldoの法律事務所のマーケティング担当者であるNachumBalofskyは述べています。
法的な文書管理ソフトウェアはあなたを助けることができます：
- ドキュメントを作成する
- ドキュメントでの共同作業
- 契約を承認する
- ドキュメントを整理する
ドキュメント管理ソフトウェアを使用すると、ファイリングシステムをデジタル化してエラーの余地を減らし、探しているドキュメントを簡単に見つけることができます。
正確にユーザーが契約を承認するのを簡単にします（出典）
法的な文書管理ソフトウェアに興味がありますか？ 法務文書管理ソフトウェアの購入ガイドを確認して、検索の情報を入手してください。
3.適切な金額を時間どおりに支払います
未払いの弁護士は不幸な弁護士です。定期的な請求と請求のワークフローを自動化することで、経理部門の時間を節約し、弁護士にふさわしい報酬を確実に受け取ることができます。
法律事務所の45％は、請求と請求が自動化したい最上位のタスクであると報告しています。 そして彼らにとって幸運なことに、そうするのはとても簡単です。
法定請求ソフトウェアを使用すると、法律事務所は次のことを簡単に行うことができます。
- クライアントに電子請求書を送信する
- 弁護士の請求可能時間を追跡する
- プラットフォーム内でカスタム請求書を作成する
- 定期的な請求書を設定する
これにより、人為的ミスの余地が減り、弁護士とクライアントの両方が幸せになります。
自動化は永遠の解決策ではないことを忘れないでください。自動化することを選択したタスクはすべて、必要に応じて監視および調整する必要があります。
アトランタのDeMedeiros傷害法の創設者であるRickDeMedeirosは、次のように述べています。 「意思決定者は、自動化が負債ではなく確固たる資産になっていることを確認するために、常にチェックインする必要があります。」
Rocket Matterでの定期的な請求の設定（ソース）
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すべての予算の自動化
自動化はあなたの法律事務所の生産性を高めることができます、それでなぜもっと多くの法律事務所が自動化の時流に乗っていないのですか？ 自動化の最大の障壁の1つは価格です。法律事務所の46％は、ソリューションが高すぎるためにタスクを自動化しないと報告しています。
法律事務所がすべてのワークフローを自動化することは現実的ではない場合があります。そのため、慎重に選択し、さまざまなソフトウェアオプションを理解することが重要です。
自動化ソフトウェアに投資する前に：
- ニーズを判断する
- 予算を決める
- アプローチを決定します（たとえば、一連のソフトウェアまたはアラカルトに投資しますか？）
たとえば、法務管理ソフトウェア、法務文書管理ソフトウェア、および法定請求ソフトウェアの個別のソリューションに投資する必要はありません。 それらはかなり重複する傾向がありますが、いくつかの違いがあります。
法務管理ソフトウェアは、ケース管理、法定請求、およびドキュメント管理機能などを提供する包括的なソリューションになる傾向があります。 ただし、これらのソリューションはコストがかかる傾向があるため、法律事務所の予算には意味がない場合があります。
一方、法務文書管理ソフトウェアと法定請求ソフトウェアは、より焦点を絞った機能を提供し、中小企業や低予算にとってより手頃な価格になる傾向があります。 すべてを実行するソリューションが必要ない場合は、自動化の取り組みを請求のみまたはドキュメント管理のみに集中させることを選択する可能性があります。
自動化する前に、新しいテクノロジーを採用する場合と同様に、会社のニーズを理解し、自動化するタスクと、自動化が関連するワークフローにどのように影響するかについて批判的に考える必要があります。
法律事務所の自動化を検討し始めたばかりで、その可能性に圧倒されている場合は、一度にすべてではなく、小規模から始めて段階的に自動化しても問題ないことを忘れないでください。
実際、それは奨励されています。
方法論
Capterraの2021年法務管理調査は、法律事務所の自動化、セキュリティ、およびその他の慣行について詳しく知るために、2021年5月に401人の法律専門家（うち240人は弁護士）を対象に実施されました。 回答者は、小規模（1〜14人の弁護士）および中規模（15〜49人の弁護士）の法律事務所でフルタイムの雇用についてスクリーニングされました。 調査では、従業員のいない個人開業医は除外されました。
注：この記事で選択したアプリケーションは、コンテキストで機能を示すための例であり、推奨または推奨を目的としたものではありません。 それらは、発行時点で信頼できると思われる情報源から入手したものです。