VoIP テキストメッセージ: その仕組み、ベスト プラクティス、トップ プロバイダー

電話に出られない顧客に連絡する必要がある場合、より良い連絡方法が必要です。 同様に、見込み客の前に出たり、電話に出ない従業員や電話に出られない従業員に通知したりするためのバックアップ計画が必要になる場合があります。

このような状況では、Voice over Internet Protocol (VoIP) テキストメッセージが真価を発揮します。 ビジネス VoIP サービス経由でテキスト メッセージを送信し、適切な人にメッセージを受信し、同時にコンプライアンスを維持できます。

VoIP 番号からのテキスト送信、その仕組み、正確な使用方法については、この記事を読んでください。

VoIP テキストメッセージとは何ですか?

VoIP テキスト送信は、VoIP プロバイダーから提供された電話番号を介して SMS メッセージを送受信する方法です。 これは固定電話またはフリーダイヤルの番号である可能性があります。 既存の (または新しい) VoIP サービスを使用して、ビジネス電話と同じシステム上でテキスト メッセージを送受信できます。

モバイル デバイスを手に取ったり、専用のビジネス用携帯電話を持ったりする必要はありません。 必要なのは、ビジネス VoIP サービスで有効になっている SMS および MMS 機能だけです。

VoIP テキストメッセージの仕組み

VoIP テキストメッセージは、仮想電話番号を使用して機能します。 この番号をユーザーまたはユーザーのグループに割り当て、Wi-Fi などのインターネット接続を介したテキスト メッセージングを有効にすることができます。

ユーザーがテキスト メッセージを送信する必要がある場合は、チーム チャット アプリを開いて電話番号を追加するか、既存の連絡先を選択するだけです。 誰かが返信すると、同じユーザーまたはユーザーのグループに通知が届きます。

VoIP システムは舞台裏で、電話をかけたりインスタント メッセージを送信したりするのと同じテクノロジーを使用します。 情報のパケット (テキスト メッセージ、画像、ビデオなど) は、クラウド システムから受信者の携帯電話番号にルーティングされます。

VoIP テキストメッセージの背後にある技術について詳しく知りたいですか?

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SMS と MMS の違い

ショート メッセージ サービス (SMS): 1992 年から使用されているテキスト メッセージ機能。最大 160 文字のプレーン テキスト メッセージが携帯電話ユーザーに配信されます。 ほとんどの人がテキスト メッセージと呼ぶ場合、それは SMS ベースのメッセージングのことを指します。

️ マルチメディア メッセージング サービス (MMS): MMS は 2002 年に導入され、携帯電話ユーザーがメッセージ内の画像、オーディオ クリップ、ビデオ、およびより大きな文字数制限を送信できるようにすることで、SMS 機能を基盤に構築されました。 MMS は、現在ほぼすべてのスマートフォンで最大 300 KB の小さなファイルをサポートしています。

VoIP とテキストメッセージを併用する方法

VoIP テキストメッセージの使用方法は数多くありますが、このサービスを使用できない場合についての厳格な規則はありません。 VoIP テキスト メッセージ機能のメリットを享受できる一般的なシナリオを強調しました。

1. カスタマーサポート

顧客にサポート ケースの写真や追加情報を提供してもらう必要がある場合、写真を撮って電子メールに送信し、ダウンロードしてサポート リンクにアップロードするよう依頼するのは、時間のかかるプロセスです。 助けを求めた顧客は現在、すべての重労働をこなしており、イライラしています。 代わりに、リンクをテキスト メッセージで送信して、写真を直接アップロードできるようにすることもできます。

この VoIP テキスト メッセージ機能は、接続中の通話と同じテクノロジーを使用しており、顧客にスムーズなエクスペリエンスを保証します。

MMS メッセージング経由で写真を送信できるという大きな利点もあります。 たとえば、フィールド エンジニアが顧客の現場にいる場合、問題を診断するために技術エンジニアに写真を直接送信できるため、機器をオフィスに持ち帰る必要がなくなり、全体の修理時間が短縮されます。

2. 見込み客のフォローアップ

SMS マーケティングの平均応答率は 45% にも上ります。 これは、電子メール マーケティングの応答率6% 、コールドコール コンバージョンの 2% と比較すると、非常に重要です。

見込み客と会話した後、または Web 訪問者がアセットをダウンロードした後、電話に出たり、次の電子メール キャンペーンに追加したりする代わりに、テキスト メッセージを送信します。 電話を終えて電話を切るときは、アドレス帳から連絡先を選択し、カスタマイズしたテキスト メッセージの入力を開始します。 特別なソフトウェアは必要ありません。VoIPアプリだけで十分です。

これにより、開封率が高くなるだけでなく (結局のところ、私たちはすべてのテキストを読みます)、受信者にリンクをクリックしてオファーやサービスの詳細を確認するオプションも提供されます。

3. 予約のリマインダー

もしあなたに、約束の欠席を減らす権限があるなら、両手を広げて歓迎しますよね?

顧客や患者にとって、予約をすることと、来院することは別のことです。 VoIP テキストメッセージを自動化に使用したり、予約の 1 週間、1 日、または 1 時間前に手動でリマインダーを送信したりして、ノーショーの可能性を減らすことができます。

患者とライブ電話で次の予約をする場合、通話中に SMS を送信することで、患者が間違った時間や日付を書き留める可能性を減らします。

同様に、繰り返しの予約を予約する手順も簡素化できます。 患者が定期的に新しい予約をする必要がある場合、SMS 経由でリンクを送信し、患者が予約時間を選択できるようにします。 繋がらない電話をかける時間を節約でき、患者は自分の時間に予約を入れることができます。

4.不在着信後にテキストメッセージを返信する

不在着信の通知を何度受け取りましたが、かけ直すだけで誰も応答しませんでした。 電話タグやボイスメールによるテニスは、何と呼んでも非生産的です。

また、不在着信が誰からかかってきたのかわからない場合もあります。 それで、電話を折り返しても誰も応答せず、あなたはそれほど賢明ではありません。

代わりに、電話に出られなかったことを通知し、提案された時間に電話をかけ直すよう発信者に促すテキストを送信できます。 午後 1 時から午後 2 時までの間が空いたり、夜勤中にしか連絡が取れない場合もあります。

または、別の電話に出られない場合は、SMS を送信して、現在通話中であることを伝え、機会があればすぐに折り返し電話します。 自動応答を設定して、電話に出られなかったときに発信者が自動的にテキスト メッセージを受信するようにすることもできます。

VoIP 番号を使用した SMS メッセージングの使用の制限

すべてのテクノロジーと同様に、注意しなければならない制限がいくつかあります。

VoIP テキストメッセージが中小企業や大企業に適しているかどうかを判断する際に考慮すべき 6 つの点は次のとおりです。

• テキストメッセージの送信速度制限: 無制限の数のテキスト メッセージを送信することはできません。
• SMS 機能:すべての VoIP サービス プロバイダーが SMS 機能をサポートしているわけではありません。
• 大きなファイル サイズ: 1 MB を超える大きな画像やビデオはサポートされていません。
• 文字制限: 160 文字を超えるメッセージは複数のメッセージに分割されます。
• SMS ショートコード: SMS ショートコードは常にサポートされているとは限りません。
• 受信者の同意:企業は、マーケティング キャンペーンなどの商業目的でテキスト メッセージを送信する場合の同意の記録を保持する必要があります。

VoIP テキストメッセージの利点

VoIP 番号を使用した SMS メッセージングの使用にはいくつかの制限があるかもしれませんが、利点はそれを上回ります。

主な利点には、より優れた、よりパーソナライズされた顧客エクスペリエンスを提供すること、販売およびサポートのプロセスにマルチチャネル アプローチを導入することが含まれます。 同時に、より少ない呼び出しとクリックで同等以上の結果を達成できるため、生産性も向上します。

• 顧客満足度の向上: 口頭コミュニケーション チャネルと並行して書面形式を導入することで、サポート、販売、予約のプロセスをフォローアップし、合理化します。
• スタッフへのグループ テキストの簡素化: 同僚に問題やオファーについて一度に 1 つずつ通知するのではなく、1 対多のメッセージを送信します。
• パーソナライズされたカスタマーケア: CRM、発券システム、またはオープン API を備えたソフトウェアと統合して、オファーをカスタマイズし、メッセージ内の顧客名、会社名、既存の製品などの情報を使用します。
• セールス エンゲージメントの向上: 高いエンゲージメント率でアウトバウンドの見込み顧客開拓を開始します。
• 通信コストの削減: メッセージをまとめて送信することで、個人に複数回電話をかけるのと同じ結果が得られます。

VoIP テキストメッセージの設定方法

会社の電話番号からテキストの送信を開始するには、次の 4 つの手順に従ってください。

ステップ 1. VoIP プロバイダーを選択します。

まず、VoIP 電話サービス プロバイダーを選択する必要があります。 VoIP 電話システムやSMS 機能を使用する顧客への対応経験があることを確認してください。 すでに VoIP プロバイダーを利用している場合は、SMS オプションも使用しているサンプル顧客がいるかどうかを問い合わせてください。

VoIP プロバイダーをお持ちでなく、現在従来の電話システムからクラウドへの移行を検討している場合は、通話とテキストメッセージの両方の要件に対応できる単一のプロバイダーに確実に移行するのに最適な時期です。

ステップ 2. 新しい番号を取得するか、既存の番号をそのまま使用します。

プロバイダーを選択したら、電話番号について考えます。 ここでは 2 つの選択肢があります。

1. 新しい仮想番号を使用する: アウトバウンド キャンペーン用に新しい電話回線を受け取ります。
2. 既存の電話番号を移植する: 現在の番号をネットワーク間で移動して維持します (セットアップには数週間かかる場合があります)。

番号ポーティングでは、古いプロバイダーにインフラストラクチャから番号を解放するよう依頼し、新しいプロバイダーにその番号を自社のインフラストラクチャに移行するよう依頼します。 電話番号の履歴とその電話番号が現在存在する場所によっては、プロセスが速くなる場合もあれば、遅れる場合もあります。 既存の番号を維持する準備をするときは、必ず新しいプロバイダーに相談してください。

ステップ3. 10DLCの登録を完了します。

次のステップは10DLCの登録を完了することです。 これは 10 桁の長いコードで、ビジネス コミュニケーションおよびテキスト メッセージング アプリケーション用に指定された個人用の 10 桁の電話番号を指します。

ただし、このような数値を使用すると、コンプライアンス規制が伴います。 企業はメッセージを送信する前に、キャンペーン レジストリから承認を得る必要があります。 10DLC の登録プロセスには 2 つの部分があります。

• ブランド登録: 企業は通信事業者ネットワークに対して自らを識別する必要があります。
• キャンペーン登録: 企業は、送信するメッセージの例を示し、消費者がテキスト メッセージの受信をオプトインしたことを証明する必要があります。

10DLC をセットアップすると、VoIP 回線からテキスト メッセージを送信できるようになります。

ステップ 4. VoIP システムからテキストの送信を開始します。

Nextiva アプリで、 [メッセージ]に移動し、次の手順に従います。

• 「SMS」をタップし、 「+」をタップします。
• 連絡先リストから連絡先を選択するか、[宛先] フィールドに電話番号を入力します。
• 複数の受信者を追加してグループ SMS メッセージを作成します。
• テキスト フィールドの左側にあるペーパー クリップ アイコンを押して、画像 (JPG、PNG、BMP、または 1 MB 未満の GIF) または音声ファイル (.mp3、.wav、または .mp4) を送信します。
• メッセージを入力し、 [送信]を押します。

ビジネスに最適な VoIP プロバイダーを体験してください

顧客サービスを向上させたい場合でも、予約の欠席率を下げたい場合でも、VoIP テキストメッセージは中小企業や大企業にとって同様に最適なソリューションです。

VoIP テキスト メッセージ プロバイダーを探す場合は、そのプロバイダーを担当した経験のある人が必要です。 Nextiva はすべての主要な電話サービス プロバイダーと関係があるため、テキスト メッセージはシンプルなインターフェイスから確実に配信されます。

ビジネス SMS および VoIP に Nextiva を選択すると、次のようなメリットがあります。

• ボイスメールの文字起こし: 正確なボイスメールの文字起こしを含む電子メールまたは SMS メッセージを取得します。
• ビジネス テキスト メッセージング: デスクトップまたはモバイル アプリから顧客やチーム メンバーと SMS テキスト メッセージを交換します。
• アプリの統合: ビジネス コミュニケーションを一般的な CRM、カスタマー サポート、チーム コラボレーション ツールと同期します。

これにより、従業員全体がテキスト対応の電話番号を取得し、NextivaONE モバイル、Web、デスクトップ アプリを使用してテキストを交換できるようになります。

よくある質問