5 つの簡単なステップで仮想電話システムをセットアップする方法
公開: 2023-11-13従来の固定電話や PBX から仮想電話システムに切り替える場合でも、頭を悩ませることなく簡単なプロセスが必要です。
幸いなことに、ビジネス用の仮想電話サービスを数分でセットアップできるということです。 必要なのは信頼性の高いインターネット接続だけです。
Nextiva で仮想電話システムをセットアップするための 5 つの簡単な手順を説明します。
仮想電話システムとは何ですか?
仮想電話システムは、インターネット接続経由でビジネス電話の発着信を処理します。 このクラウドベースのシステムは、デスクトップ、ラップトップ、またはモバイル デバイスで使用できます。
Nextiva の Tom は、仮想電話システムについて以下で詳しく説明しています。
ヒント:仮想電話システムの利点とコア機能について詳しくは、仮想電話システムの詳細ガイドをお読みください。
次に、仮想電話システムのセットアップについて説明します。
仮想電話システム ソフトウェアのセットアップ方法
1) ビジネスフォンのプランを選択する
ほとんどの企業は万能ではありません。 電話サービスはビジネス ニーズに適合する必要があります。
当社のすべてのビジネスフォン プランには、大量の機能が組み込まれています。 規模とビジネス コミュニケーションのニーズに基づいて、エッセンシャル プラン、プロフェッショナル プラン、エンタープライズ プランの中からお選びいただけます。
仮想電話システムを入手します。 数分で。
ビジネス電話、メッセージ、ビデオ会議、連絡先管理、メモを 1 つの強力なアプリに統合します。
Nextiva を使用すると、市外局番を問わず、フリーダイヤル番号と仮想電話番号 (固定の場所に関連付けられていない番号) を取得できることに注意してください。 全国通話し放題。 既存の電話番号を後で移植することもできます。
どのプランを購入すればよいかわからない場合は、無料トライアルにサインアップしてアカウントを設定し、Nextiva を使い始めてください。 お客様のビジネスに合ったプランをお選びください。電話システム用の仮想電話番号の選択方法をご案内します。
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2) 内線番号を割り当てる
これで、チーム メンバーに内線番号を割り当てる準備ができました。
内線電話は、ユーザーが相互にダイヤルする方法であり、通話をユーザーにルーティングできます。 これらの仮想番号は内部で使用されることを目的としているため、心配する必要はありません。
Nextiva 音声ポータルにサインインします。 [ユーザー] メニューで[音声設定]を選択し、各ユーザーが着信電話を受信できるように内線を設定します。
ステップごとに説明するビデオは次のとおりです。
電話転送、ボイスメール、発信者番号通知などの設定はいつでも変更できます。
次に、電話システムが通話をこれらの内線に転送する方法を設定します。 チームは、コンピュータ、卓上電話、携帯電話、または任意のモバイル デバイスでビジネス通話に応答できます。
3) 電話での挨拶を録音する
誰かがあなたの会社の番号に電話すると、挨拶が聞こえます。 これは自動応答とも呼ばれます。
Nextiva Voice Portal の [音声設定] で、 [通話フロー]を選択します。 そこから、会社の通話ルーティングを 1 か所で管理できます。
主要な受信電話番号を選択したら、ビジネス用のカスタム挨拶を録音またはアップロードできます。
ブラウザから挨拶を管理する方法
Nextiva Voice Portalで、 [Advanced Routing]の上にマウスを置き、 [Auto Attendants]を選択します。 そこから、会社の通話ルーティングを 1 か所で管理できます。
最初の自動応答を作成した後、ビジネス用に録音されたカスタム挨拶をアップロードできます。
Nextiva を使用すると、コール フローの設定が簡単になります。 手順を説明するビデオがあります。
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4) 電話の発信と応答を開始する
これで、新しい電話システムの使用を開始できるようになります。 必要なだけ電話をかけ、ビジネス回線からの着信を受信します。
無料のビジネスフォン アプリを使用して、コンピュータで誰にでも自由に電話をかけることができます。 NextivaONE モバイル アプリを使用すると、iOS または Android スマートフォンで通話を完了することもできます。
離れる必要がある場合は、個人の携帯電話など、希望する番号に通話を転送するだけです。
5) シームレスな切り替えのためにチームをトレーニングする
仮想電話システムをセットアップしたら、それを最大限に活用するための使用方法についてチームをトレーニングします。 ビジネスフォン サービスは、使いやすさとより良い導入のための役立つリソース、トレーニング資料、サポートを提供する必要があります。
Nextiva を使えば、細かいことは気にする必要はありません。 当社のサポート センターでは、さまざまなユーザーの役割に応じた Nextiva 仮想電話サービスの使用に関するさまざまな対話型コースを備えた、自分のペースで進められるオンライン トレーニング ポータルを提供しています。
Nextiva では、コール フローの設定や Nextiva の分析ツールの使用など、使用を開始するための定期的なライブ ウェビナーも提供しています。
チームに適したトレーニング資料が見つからない場合、またはより詳細な専門トレーニングが必要な場合は、オンデマンドでトレーニング プログラムをカスタマイズできます。
最適なビジネスフォンサービスの選択
ビジネスフォン システム プロバイダーにはさまざまなサイズと価格があります。 自分のニーズに合わない、適切な機能を提供しない、またはウォレットに穴が空くような通信プラットフォームに行き詰まるのは望ましくありません。
従来の電話システムは、現在でも使用されていますが、VoIP (Voice over Internet Protocol) プロバイダーと同じ通話機能を提供していません。
信頼できるビジネスフォン サービスは始まりにすぎません。 Nextiva では、高度なビデオ会議、ボイスメールの文字起こし、IVR、通話録音からテキスト メッセージングまで、 99.999 % の稼働率を誇る 1 つの強力な仮想電話サービスを提供します。
会社が成長するにつれて、市内番号、フリーダイヤル、または FAX 番号を追加するだけです。 チームメンバーに信頼できる VoIP 固定電話を提供するか、機能を向上させるために携帯電話に Nextiva アプリをダウンロードするよう依頼してください。
行き詰まった場合、またはセカンドオピニオンが必要な場合は、いつでも当社のライブカスタマーサポートにご連絡ください。 当社のフレンドリーなサポート チームは、トラブルシューティングやトレーニングからより複雑な問題まで、ビジネスフォン システムに関するほぼあらゆる質問に対応できます。
特に中小企業の経営者は、あらゆるビジネス状況でサポートしてくれる Nextiva のような VoIP サービス プロバイダーの恩恵を受けています。
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