ビジネスで仮想電話番号を使用するにはどうすればよいですか?
公開: 2023-12-16テクノロジーの進歩に伴い、ビジネスコミュニケーションを合理化するというビジネス界の需要とニーズは変化しています。 したがって、柔軟で手頃なアプローチとして、現在は仮想電話番号に依存しており、従来の電話回線に別れを告げています。
では、仮想電話番号とは何でしょうか? これらは場所やデバイスに縛られないクラウドベースの電話番号です。 これらはインターネットを通じて動作し、企業はどこにいても、どのデバイスからでも電話をかけたり受けたりすることができます。
クラウドベースの番号は企業に多くのメリットをもたらします。 会社の規模や種類は関係ありません。
仮想電話番号を使用する利点と、ビジネスに仮想電話番号を使用して最大限の利点を得る方法を知りたい場合は、このブログを読み続けてください。
目次
仮想電話番号の特徴
仮想電話番号には、ビジネス コミュニケーションとプロセスの合理化に役立つ幅広い機能が備わっています。
仮想電話番号で利用できる最も一般的な機能には次のようなものがあります。
1. 自動音声応答 (IVR)
IVR は発信者向けのセルフサービス オプションです。 これにより、発信者は電話パッドのキーまたは音声コマンドを使用して自動化/コンピュータ化された電話システムと対話し、通話を適切な部門および担当者に転送することができます。 これは、実際のエージェントと話すことなく回答を得ることができる優れたツールです。
2. 電話の転送
仮想電話番号のもう 1 つの優れた機能は、通話の転送です。 かかってきた電話を別の回線またはガジェットに転送するのに役立ちます。 したがって、再び電話を逃すことはありません。 この機能により、顧客からの電話が適切な担当者に確実に転送されます。
3. 統合コールボックス
この機能により、通話、メッセージ、ボイスメールの履歴が 1 つのダッシュボードに統合表示され、すべての通信の管理が容易になります。
4. 通話分析
この機能により、音量、ステータス、不在着信や受信通話などのさまざまな通話の側面についての洞察が得られます。 この情報は、企業が通話パターンを理解し、コミュニケーションを進める方法を計画するのに役立ちます。
5. 通話管理
ほとんどの仮想番号には、通話ブロック、通話スクリーニング、通話ルーティング、通話キューイングなどの機能が含まれています。 これらは、ユーザーが発信通話と着信通話をスムーズに制御するのに役立ちます。
6. 自動通話分配 (ACD)
ACD は、エージェントの対応状況やスキルなどの基準に基づいて、着信コールを最適なエージェントまたは部門に振り分けます。 ACD は、効率的な通話管理を強化し、顧客サービスを強化します。
7. 通話モニタリング
通話モニタリングにより、スーパーバイザーや管理者は、エージェントと顧客の間のライブ通話を、知らず知らずのうちに傍聴できます。 これは、監督者がスタッフに個別のトレーニングを提供し、改善が必要な領域についてフィードバックを提供するのに役立ちます。 この機能は、カスタマー サービスまたはコールセンター環境で特に役立ちます。
8. ボイスメールから電子メールへ
この機能は、音声メッセージを電子メールの添付ファイルに変換し、指定された電子メール アドレスに直接送信します。 したがって、ユーザーは電子メールの受信トレイからボイスメール メッセージに簡単にアクセスできます。
9. 他のビジネスツールとの統合
仮想電話番号を、CRM システム、電子メール、コラボレーション プラットフォームなどの他の既存のビジネス コミュニケーション ツールと統合できます。 これは、企業のコミュニケーション プロセスを合理化するのに役立ちます。
ビジネスで仮想電話番号を使用する利点
仮想電話番号は、ビジネスに次のようないくつかの利点をもたらします。
1. 従来の電話システムと比較してコスト効率が高い
クラウドベースの仮想番号は、従来の電話システムよりも比較的安価です。 これらは VoIP (Voice over Internet Protocol) を通じて動作するため、高価なハードウェアやその他の機器の必要性が軽減されます。
さらに、仮想番号を介して国際電話または長距離電話をかけると、従来の電話回線を介して通話するよりもはるかに安価になります。 さらに、仮想電話システムのサブスクリプション パッケージは手頃な価格です。
2. フリーダイヤル、バニティ番号、市内番号で専門性を強化
米国の仮想電話番号はKrispCallから取得できます。 これに加えて、ビジネスのプロフェッショナルなイメージの作成に役立つ、バニティ番号、フリーダイヤル番号、ローカル仮想番号を取得できます。 1-800-DOMINOS など、番号にブランド名を含めてバニティ番号をカスタマイズすると、顧客が覚えやすくなります。
同様に、フリーダイヤルの番号を取得すると、見込み客は通話料金を気にすることなく、無料であなたのビジネスに電話をかけることができます。 これにより、カスタムサポートを重視し、問題や質問に喜んで耳を傾けてくれるという印象が顧客に生まれ、プロフェッショナルなイメージが生まれます。
同様に、顧客が地理的に分散している場合は、市外局番を含む市内番号を取得できます。 顧客は市内の電話番号に電話すると、地元の企業と取引していると信じられるため、より安心するでしょう。
3. 海外の顧客にとってのアクセシビリティの向上
仮想電話番号は、国際的な顧客ベースとの信頼性、親しみやすさ、効果的なコミュニケーションを確立する上で極めて重要な役割を果たします。 ローカル仮想番号は、特定の地域でのローカル プレゼンスを確立するのに役立ち、顧客が企業に連絡するよう促します。 また、フリーダイヤルをご利用いただくと、通話料金を支払うことなくお電話いただけます。
これに加えて、仮想電話システムを 24 時間年中無休で利用できるため、顧客はいつでも好きなときに企業に連絡できます。 仮想番号には、通話を任意の場所に転送したり、多言語をサポートしたりする機能があります。 これらは、スムーズで優れた顧客エクスペリエンスに貢献します。
4. クライアントとの 24 時間年中無休の接続を提供します
企業は、仮想電話システムを通じて 24 時間年中無休で顧客と連絡を取ることができます。 インターネットに接続できれば、世界中のどこからでも仮想電話番号にアクセスできます。 したがって、どこにいても問題ありません。 24 時間いつでも顧客に対応します。 また、電話転送やボイスメールなどの機能により、営業時間外でも重要な電話やメッセージを見逃すことがなくなります。
5. ビジネスライフと私生活を維持する
電話番号の利点の 1 つは、個人的なコミュニケーションとビジネス上のコミュニケーションを明確に区別できることです。 個人番号とは別に専用のビジネス番号を持つことで、仕事関連の通話を独立して管理できるようになり、仕事と私生活のバランスをとることができます。
6. Wi-Fi があればどこからでも仕事ができます。
仮想電話番号を使用すると、従業員はどこからでもオンラインで作業できるため、特定の場所に縛られる必要がなくなります。 これにより、従業員は物理的にオフィスにいない場合でも接続を維持できます。 この柔軟性は、従業員が地理的に分散している企業にとって有益です。
ビジネスに仮想電話番号を使用するにはどうすればよいですか?
仮想電話番号は、コスト削減からリモートワークの柔軟性に至るまで、多くのメリットをもたらすため、ビジネスにとって有益です。 ただし、その利点を最大限に活用するには、企業はいくつかの戦略的考慮事項を考慮する必要があります。
ここでは、さまざまなビジネス目標に合わせて仮想電話番号をビジネスに使用する方法に関するヒントをいくつか紹介します。
1. ビジネスにおいてプロフェッショナルとしての外観を確立する
さまざまな地理的地域でプロフェッショナルなビジネス イメージを確立するには、仮想電話番号を使用する必要があります。 このためには、市外局番またはフリーダイヤル番号を含むローカルの仮想電話番号を取得する必要があります。
市内電話番号は、ビジネスが物理的にその場所にない場合でも、会社の地元の存在感を確立するのに役立ちます。 同時に、フリーダイヤル番号はあなたの会社が信頼でき、確立された会社であることを示します。
2. 物理的に存在せずに特定の地域をターゲットにする
すでに説明したように、市内電話番号は、企業が物理的な所在地を持たない場合でも、特定の地域で企業のローカル プレゼンスを確立するのに役立ちます。 これは、国際市場や顧客をターゲットにしようと計画している企業にとって有益です。
3. 大量の通話を管理します。
仮想電話システムは、自動通話分配 (ACD)、自動音声応答 (IVR)、通話ルーティングなどの機能で構成されており、人間の介入なしで大量の通話を効率的に管理できます。 したがって、毎日の業務時間中にこれらの機能を最大限に活用してください。
4. 電話コストを節約します。
仮想電話番号は、電話コストを節約するための優れたツールです。 まず、インターネット接続を通じて動作するため、電話線やケーブルに多額の費用を費やす必要がなくなります。 次に、VoIP サービス プロバイダーを使用すると、ビジネス ニーズと予算に基づいて料金プランをカスタマイズできます。 最後に、仮想番号を使用して国際電話をかけると、従来の固定電話よりも安くなります。 ほとんどの場合、仮想番号を使用した国際電話の発信は無料です。
5. 仕事の通話追跡と分析を柔軟に行う
仮想電話システムは、通話量、顧客とのやり取り、チームのパフォーマンスに関する洞察を提供する包括的な通話追跡および分析ツールを提供します。 この情報を活用することで、企業は通話処理戦略を最適化し、顧客サービス関係を強化し、成長分野を特定できます。
6. スケーラビリティと拡張性
ビジネスが拡大するにつれて、仮想電話システムは進化するニーズに合わせてシームレスに適応します。 番号を簡単に削除したり、通話転送ルールを調整したり、新しいチーム メンバーやオフィスの追加に合わせてプランを変更したりできます。 この柔軟性により、電話システムの成長に合わせた拡張性が確保されます。
7. CRMとの統合
仮想電話番号を、HubSpot、Pipedrive、Salesforce、Microsoft Dynamics などの既存の CRM (顧客関係管理) ソフトウェアと統合できます。これにより、切り替えることなく、単一のダッシュボードからすべての顧客とのやり取りと過去の履歴を管理および表示できます。アプリとシステムの間。
結論
結論として、仮想電話番号は企業にメリットをもたらします。 これらは、大規模な顧客ベースでプロフェッショナルなイメージを確立し、大量の通話を効率的に管理し、コストを削減し、従業員がどこからでも任意のデバイスを使用して作業できるようにするのに役立ちます。
ただし、数の利点を効果的に最大化するには、主要な戦略を検討することが重要です。 たとえば、市内番号を使用すると、特定の地域で地元の存在感を確立し、それらの場所の顧客をターゲットにすることができます。 同様に、市外局番を利用すると、顧客は通話料を負担せずに連絡を取ることができます。
よくある質問
- 仮想番号は追跡できますか?
はい、仮想番号は追跡できます。 仮想番号は特定の物理アドレスやデバイスから独立していますが、法執行機関やオープンソース インテリジェンス (OSINT) の調査など、一部の個人やテクノロジーによって追跡することができます。 - WhatsApp の仮想番号を取得するにはどうすればよいですか?
KrispCall から WhatsApp の仮想番号を取得するには、次の手順に従います。
● プラットフォームを初めて使用する場合は、アカウントを作成してください。
● 正しい認証情報を使用してログインします。
● リストから国と電話番号を選択します。
● 料金プランを選択し、支払いを行います。
● 必要に応じて書類を提出してください。 - それが仮想番号かどうかはどうやってわかりますか?
仮想番号と従来の番号を区別するのに役立つ仮想番号の特徴がいくつかあります。 それらの特徴の一部は次のとおりです。
●端末にSIMカードを挿入する必要はありません。
● 仮想番号はインターネット接続を介して動作します。
●インターネットに接続していればどこからでも操作可能です。
● 物理アドレスやデバイスには依存しません。 - なぜ仮想番号を使用するのでしょうか?
仮想番号を使用することには、コスト削減、プロフェッショナルなイメージの構築、特定の地域のターゲット化、顧客サービスの向上、どこからでも作業できる柔軟性、年中無休の接続性、拡張性などのいくつかの利点があるため、仮想番号を使用する必要があります。 。 - 仮想番号を使用するのは誰ですか?
あらゆる規模や種類の企業、さらには個人も仮想番号を使用しています。