最高のバーチャルイベントを主催する方法

成功する仮想イベントをホストするための完全なガイドと、仮想イベントソフトウェアがどのように役立つかについて説明します。

ライブイベントの計画と開催には十分なストレスがかかりますが、仮想イベントに関しては、追加のストレッサーがあります。使用するツールや、参加者にとってイベントをエキサイティングにする方法がわからない場合があります。

この記事では、仮想イベントについて知っておく必要のあるすべてのことについて説明します。

• 仮想イベントのメリット
• 仮想イベントの種類
• 必要なバーチャルイベントソフトウェア
• バーチャルイベントの長さ
• バーチャルイベントを売り込む方法
• バーチャルイベントを楽しく、参加者にとって魅力的なものにする方法

次の仮想イベントを計画し、それが成功することを確認するための完全なガイドを読んでください。

仮想イベントの利点は何ですか？

仮想イベントまたはオンラインイベントを計画する利点の1つは、物理的なスペースを予約する必要がないことです。つまり、お金も節約できます。 また、テーブル、椅子、扱いにくいプレゼンテーション機器（2000年代初頭の古いA / Vシステム、私はあなたを見ています！）をセットアップする必要がないため、さらにお金と時間を節約できます。

また、仮想イベントプラットフォームから追加のデータとオーディエンストラッキングのメリットを享受することもできます。 出席者のエンゲージメントに関するより優れた分析により、ゲストは降車するまでにどのくらいの期間参加しましたか？ どのセッションが最も人気がありましたか？—次のイベントをより適切に計画できます。

もう1つの利点は、リーチを新しい場所に拡大し、より多くのオーディエンスと共有できる可能性があることです。 たとえば、拡張オーディエンスには、同期的に参加できなかった人々が含まれる場合があります（同期イベントでは、人々が同時にオンラインになり、リアルタイムで対話する必要があります）が、コンテンツを非同期的に視聴したい（人々は同じに参加できます）都合の良いときに、たとえば、異なるタイムゾーンにいるときに自分の時間にイベントを実行します。

仮想イベントの種類を決定する

現実世界のイベントと同じように、仮想イベントは、タイプ、期間、および目的の点で全範囲を実行します。 以下は、仮想イベントの主なタイプの一部です。

• 仮想会議：数日間に複数の講演者が参加する可能性のあるイベント。 スケジュールでは通常、基調講演が1日1〜2回長くなり、1時間ごとのセッションが短くなります。 これらのセッションは、仮想イベントプラットフォームのウェビナー機能でうまく機能します。
• バーチャルトレードショー：これらには、ウェビナースタイルのパネリストとスピーカーだけでなく、出展ブースも含まれます。 それらは通常、特定の業界を対象としています。 バーチャルイベントソフトウェアを使用すると、参加者が探索できるインタラクティブなアプリやビデオを含むバーチャルブースを設定できます。
• バーチャルフェスティバル：パンデミックの間、多くのフェスティバルが2020年のイベントをオンラインで動かし、ライブストリームスピーキングエンゲージメントや音楽ショーを開催しています。 これは、テキサスブックフェスティバルなどのブックフェスティバルから、ニューヨーカーフェスティバルなどの芸術や文化フェスティバル、さらには音楽フェスティバルまで多岐にわたります。
• 仮想ネットワーキングイベント：これは、スタンドアロンイベント、または仮想会議やスピーキングイベントなどの別のイベントの一部にすることができます。 参加者は、多くの場合、より正式なプレゼンテーションの前後に、ビデオ会議またはメッセージングを介して非公式にチャットします。
• バーチャルスピーキングイベント：バーチャルスピーキングイベントは、地元の書店が主催する著者の朗読から専門能力開発会議まで多岐にわたります。 これらは多くの場合、仮想イベントソフトウェアのライブストリーミングまたはビデオ会議機能を使用して行われます。
• 仮想内部会議：以前は全社的または部門全体の対面会議であったものが、仮想環境で行われるようになりました。 これらは、出席者がスピーカーと対話し、質問をすることができるタウンホール会議としても知られています。

適切なツールを選択してください

必要な特定のプラットフォームは、ホストしている仮想イベントのタイプによって異なります。 たとえば、イベントロジスティクスによっては、ウェビナー機能、チャットまたはブレイクアウトセッションの統合、見本市環境をシミュレートするための仮想ロビーまたはイベントスペース、またはライブストリーミング機能が必要になる場合があります。

最初にイベントの計画を立ててから、仕事を遂行するための適切な機能を備えた仮想イベントプラットフォームを見つけることが重要です。

バーチャルイベントソフトウェアがどのように役立つか

一般に、仮想イベントソフトウェアツールを使用すると、オンラインイベントをストリーミングしたり、参加者と共同作業したりできます。 もう1つの重要な機能は、ウェビナーを通じて参加者と情報を共有できることです。

一部の仮想イベントソフトウェアでは、イベントロビー、仮想ブース、参加者のアバターを備えた仮想環境を作成することもできます。

仮想イベントソフトウェアカタログをチェックして、人気のあるソフトウェアツールの比較を確認し、機能を調べてください。 各ソフトウェアディレクトリで利用可能なCapterraの「推奨フィルター」ツールを使用して、必要な機能ごとに選択肢を絞り込むことができます。 また、各プラットフォームの評価について、他のビジネスオーナーからのユーザーレビューを読むこともできます。

適切な長さを決定する

あなたは仮想イベントがどれくらいの長さであるべきか疑問に思うかもしれません。 繰り返しますが、これはホストしているイベントの種類によって異なります。 実際のイベントをガイドとして使用できますが、オンライン環境では、参加者の関心を維持することがさらに困難になる可能性があることに注意してください。 このため、物事を短めに保つことをお勧めします。

ガイダンスを提供するために、仮想フェスティバルや仮想会議などの注目度の高い仮想イベントは、講演者と参加者の数に応じて1〜4日間続き、公式のプログラミングは1日中続きます。 1回限りの仮想専門能力開発イベントは、45分から1時間しか続かない場合があります。 チャットやビデオ会議を通じてゲストが「ネットワーク」するために、スケジュールされた時間の終わりまたは始まりに15分を残すこともできます。

イベントを売り込む

バーチャルイベントを群衆から際立たせるには、創造性を発揮する必要があります。

創造的な思考プロセスを進めるためのアイデアをいくつか紹介します。

• イベントの招待状として楽しいアニメーションGIFを送信します。
• あなたの電子メール購読者にあなたの仮想イベントに参加するための割引を提供してください。
• イベントを宣伝するカスタムTシャツ、トートバッグ、またはポスターを作成します（もちろん、すべてイベントWebサイトのeコマースから入手できます）。
• チケットの売り上げの一部を、イベントに関連する非営利団体に寄付します。

楽しくする

あなたがあなたのイベントを売り込んでいる公園からそれをノックアウトしたら、あなたは配達しなければなりません。

あなたのゲストはあなたとネットワークから学びたいと思っていますが、彼らはまた楽しい時間を過ごしたいと思っています。 物事が完全に仮想化されている場合でも、仮想イベントプラットフォームを使用してイベントを楽しくすることができます。

成功したバーチャルイベントを主催し、ゲストがもっと戻ってくるようにします

何か新しいことを試すのは恐ろしいことかもしれませんが、次の仮想イベントは、物理的なイベントと同じくらい成功する可能性があります。

このタイプの仮想体験はゲストにとっても新しいものである可能性があることを覚えておいてください。そのため、物事を新鮮に保ち、ゲストの関心を維持するための創造的な方法を試すことで、競合他社の中で際立つ機会があります。

バーチャルイベントソフトウェアを探索したいですか？ バーチャルイベントソフトウェアカタログをご覧ください。

注：この記事で選択したアプリケーションは、コンテキストで機能を示すための例であり、推奨または推奨を目的としたものではありません。 それらは、発行時点で信頼できると思われる情報源から入手したものです。