バージョン管理: バージョン管理を制御不能にしないでください

公開: 2017-07-19

ファイルの変更を制御できなくなるのは悪夢のようなものです。あなたは取引を知っています: あなたは巧妙にコピーを作成し、同僚の間でレビューのためにそれを送信します. 彼らのフィードバックを受け入れると、ドキュメントの 1 つ (「マスター」) に変更を実装し始め、他の人から追加のコメントや編集を続けます。しかし、フィードバックループが長く、気が散ってしまうと、恐ろしく簡単にどのドキュメントがマスターであるかを見失う可能性があります。

重要な変更を上書きしたり、ファイルの名前を誤って変更したりするという悪夢を経験したことがあると思いますが、何度も改訂を重ねてから間違いに気づきました。私は持っています、そしてそれはクレイジーな作りです。 私の他のフィードバック/編集を見てください、と同僚は言います。 私はそれらの変更を行ったと誓ったと思います。

さらに悪いことに、あなたがそれをキャッチする前に、物事は印刷または公開されます。後になって、それが最終版ではないことに気付くだけです。ホラー。

バージョン管理 (またはその欠如) は、善意のあるマーケティング組織を崩壊させる可能性があります。現在のラウンド、作業中のバージョン、および変更がどこに行ったのかを追跡できなくなると、頭がおかしくなり、イライラし、非効率的になります。

では、この獣の支配権を奪うにはどうすればよいでしょうか。バージョンを追跡する方法について話しましょう...それらを保存する場所、ファイルに名前を付ける方法、変更を追跡する方法など.

ファイル命名規則を確立する

シンプルですが非常に効果的な最初のステップは、組織全体でファイル命名規則を確立することです。

この記事から他に何も学べない場合は、次のことに注意してください: シンプルだが一貫性のあるファイルの命名システムを確立し、それに固執してください。これには、数字、イニシャル、または日付の組み合わせが含まれる場合があります。そして、すべてのリビジョンで、それを好戦的に使用する必要があります。

個人的には、プロジェクトに参加する人数に応じてさまざまな方法を使用します。このブログの下書きのように、私だけがファイルに取り組んでいる場合は、単純なファイル命名戦略を採用しています。「v1」、「v2」など、すべてにバージョン番号のみのラベルを付けています。

しかし、ひとたび参加者が増えると、私はよりきめ細かくなります。複数の人がレビューしているときは、ファイル名にイニシャルを追加すると便利だと思います。そうすれば、誰のレビューで作業しているかを簡単に確認したり、デスクトップをスキャンして、誰が既に入力したかを確認したりできます。 FILENAME_060717 のように、ファイル名に日付を追加することも好きです。 (確かに、ほとんどのワードプロセッシングプログラムは、ファイルの詳細に改訂履歴を提供します。しかし、後でファイルを再度開いて小さな変更を加えた場合、それは保持されません。時計はリセットされます。)編集 – 1 日に複数の変更を入力する – 私は、実際のファイル名に「朝のリビジョン」、「午後のリビジョン」、または「午後のリビジョン」などのタイムスタンプを付けて、すべてをまっすぐにするのが好きです。

明確なクリエイティブワークフローを設定する

野獣を制御するためのもう 1 つのステップは、誰が何をどの段階でレビューするかという戦略を立てることです。文書化されたある種の計画 (空想的または複雑) を持つことは、ファイルの制御を維持するのに役立ちます。これらは、私が提唱するもう 1 つのプロセスであるクリエイティブワークフローの特徴です。実際、この 2 つを 1 つのプロセスに統合することで、効率的な急降下を実現できる可能性があります。しかし、ここでも、命名規則と同様に、計画に固執し、それを実施する必要があります。

全員が同じページにいるようにする

したがって、ファイル命名システムと計画があります。それは素晴らしいことです - あなたにとって。しかし、他の人をその計画に巻き込む必要がある場合は、全員が同じことわざに取り組んでいることが重要です。これは、自分のためだけでなく、組織全体のためにルールとプロセスを実装することを意味します。

機能横断的な効率的なワークフローを確立し、誰かにタイプ A の帽子をかぶらせます。この担当者は、プロセスを文書化し、ファイルに名前を付けてラベルを付ける方法について同僚に指示を送信し、ミニトレーニングセッションを開催し、プロセスが遵守されていることを確認して実施するためのスポットチェックを行うことができます。詳細にこだわるルーチンを実行するのはあまり楽しいことではありませんが、長期的には時間を節約できます。

変化の軌跡をたどる「言葉」

寄稿者からクリーンなファイルを受け取ることほど、私を怒らせるものはありません。私は「うわー、彼らは何の変更もしていない」と思います…読み始めて、彼らが注釈を付けずに大量の編集を行ったことに恐怖で気づきました。雑草の中にいて、一行ずつ読んで古いものと新しいものを比較して変化を捉えているとき、耳から煙が出てきます。

Word や Google ドキュメントのような変更追跡ツールを使用すると、注釈、編集、およびマークアップを簡単に行うことができます。これにより、誰がいつ何を変更したかをすばやく確認できます。

他の人と一緒に作業するときは、変更を追跡するだけではありません。自分の仕事をしている間は、自分が何をしているかを監視するために機能をオンにします。プログラムが私の変更の記録を保持し、私の編集がそれほど素晴らしいものではない場合、簡単に元に戻すことができるのが気に入っています.

トラック変更のいとこはコメントツールで、私も同じように気に入っています。コメントを使用して、ステータス、戻って完了しなければならないこと、または思考プロセスを思い出すことができます。また、コメントを使用して、特定の言い回しを変更する理由、トーンのパッセージを書き直した理由などを他の人に説明します。

過去にトラックの変更について聞いたことがあると思いますが、それは本当です。論争するのは視覚的に圧倒的な獣です. しかし、プログラムはこれを扱いやすくするように進化しました。変更箇所にマークを付けて作業中に非表示にすることができるようになったため、ページはすっきりと読みやすくなり、コピーの流れと外観だけに集中できます。

注意：実際に完成するまで「最終」とスタンプしないでください

ファイル名に「final」という単語を追加すると、何か魔法のような (良い意味ではありませんが) 現象が発生するようです。これは、マーフィーの法則の手がかりのようなものです。ファイルが完成したと宣言した瞬間、必然的に多くの編集やさらなる変更が少しずつ入り込んできます。

自分自身 (およびマーフィー) をだますために、物が出荷され、打ち上げられ、ことわざの建物を出るまで、ファイルに「最終」という言葉を使用しないことを学びました。代わりに、上記の命名規則を守り続けるので、どのバージョンが最新かがわかります。後で、すべてが完了したら、戻ってきて、One That Went To Press のコピーを作成し、名前を「Final」に変更します。

「最終」段階に到達するには？内部クライアントレビューの窓口を提供します。そして、閉める時は閉める。法的な問題でない限り、あなたが言うときに出荷し、それに固執してください。あなたのクライアントは列に並ぶでしょう。

アーカイブを作成する

デスクトップまたはクラウドドライブでのアーカイブは、バージョンを追跡するためのもう 1 つの優れた方法です。

複数のファイルを扱うときは、デスクトップ上の「以前のバージョン」というフォルダにそれらを隠しておきます。このようにして、メインの作業フォルダーを開くと、完全に最新のものしか表示されません。圧倒されたり、スキャンして間違ったファイルを取得したりするのを防ぐのに役立ちます. また、素晴らしいアーカイブにもなります。この方法で作業する場合、途中ですべての編集とリビジョンをキャプチャするフォルダーを作成します。そのため、以前のイテレーションに戻る必要がある場合でも、簡単に見つけることができます。

すべてのことを言い終えると、改訂されたファイルのバージョンが 3 つまたは 300 になる可能性があります。税務記録と同じように、私はこれらをしばらく保持するのが好きです…少なくとも私のファイルが戸外に出るまで. このようにして、改訂プロセス全体で行われたすべての変更の明確なアーカイブがあります。以前のイテレーションに戻す必要がある場合に振り返ったり、奇妙な変更や見慣れない編集が導入された場所を確認したりできます。

また、Google Drive、SharePoint、Dropbox などのクラウドドライブで作業することも大好きです。実際、私は最近、ほとんどこれらのシステムのファイルだけを扱っています。そうすれば、常にファイルの最新バージョンで作業していることがわかります。また、ファイルのコピーを自分宛てに電子メールで送信するのではなく、どのコンピューターからでも作業を行うことができます。複数のユーザーが同時に投稿、編集、または改訂できます。また、自動アーカイブを保持します。

別れの考え: 編集するときは注意してください

最後に 1 つのアドバイス: ファイルや変更の作業中は、気を散らすものをできる限り制限するようにしてください。ドアを閉め、コーヒーを飲み、音楽をオフにします (または集中できる場合はオンにします)。すばらしい変更をたくさん行ったのに、間違ったバージョンのファイルに変更を加えてしまい、作業をやり直す必要があることに後で気付くことほど悪いことはありません。または、変な場所に変更を保存したため、ファイルがなくなってしまいました。だから注意してください。

そして、それは最終です。

バージョン管理を維持するためのお気に入りの方法は何ですか? または、共有しなければならないファイル関連のホラーストーリーはありますか?