稼働率: 概要と計算方法 (+ 改善のヒント)

ソフトウェア開発会社、デザイン スタジオ、またはその他のプロジェクト ベースの企業など、専門サービス会社を経営していますか?

その場合、うまく運用するには、時間を管理し、リソースを効率的に割り当てる必要があります。

時間とリソースの管理が効果的でない場合、ビジネスに深刻な経済的損失をもたらす可能性があります。

これが稼働率の出番です。

稼働率を調べることは、会社の業績を追跡する優れた方法です。

使用率が初めてで、それについてもっと知りたい場合は、このブログ投稿で次の質問に対する答えが得られるので、そのままにしておいてください。

• 利用率は？
• どのように計算しますか？
• 使用率を監視する利点は何ですか?
• 月次使用率レポートとは何ですか?
• 月次使用率レポートは、どのように使用率を判断するのに役立ちますか?
• 稼働率を向上させるにはどうすればよいですか？

利用率は？

稼働率は、従業員の合計請求可能労働時間の割合を表し、ビジネスの主要業績評価指標の 1 つになります。 主要業績評価指標 (KPI) は、ビジネスの成功を評価するパフォーマンス測定の一種です。 チーム メンバーが重要なタスクに集中し、戦略をサポートするのに役立ちます。 したがって、稼働率を監視することは、請求可能な時間を正確に測定し、それらを最大化することを目指すことによって、ビジネスを改善するという目的を達成するのに役立ちます。

請求可能な時間には、クライアントの請求書に含めることができる、プロジェクトに直接関連するタスクが含まれます。 これらのタスクの一部は次のとおりです。

• プロジェクト企画、
• リサーチ、
• プロジェクトの実行、
• クライアントとのコミュニケーション、および
• あなたの作品の改訂。

請求可能な時間とは別に、クライアントに請求できないタスクを含む請求不可能な時間もあります。 請求対象外の時間には、社内のチーム ミーティングや通話などのタスクが含まれます。

正規の従業員が、請求対象外のタスクのため、1 週間に 40 時間の請求対象労働を完了する可能性はほとんどありません。 理想的な使用率を得るには、請求可能な時間と請求できない時間のバランスを適切にとることが不可欠です。

使用率が次の場合:

• 低すぎる — 通常、チームがより多くの作業を行う必要があることを意味します。
• 高すぎる — 会社が重要な内部タスクを軽視していることを示しており、より専任の従業員が必要になる可能性があります。

稼働率は、専門サービスで最も頻繁に使用されますが、他の企業では従業員の現在の生産性を評価するために使用できます。

結局のところ、従業員が時間を効率的に費やすようにすることは、生産性にとって不可欠です。

稼働率はどのように計算するのですか？

使用率を計算する最も効率的な方法はどれですか?

標準の使用率の計算式は比較的単純です。

請求可能な合計時間 / 利用可能な合計時間 = 稼働率

たとえば、チーム メンバーが週 40 時間の労働時間のうち請求可能な時間を 30 時間持っているとします。 計算は次のとおりです。

30/40 = 0.75

したがって、それらの使用率は 0.75、つまり 75% になります。

ビジネスの成功をより正確に把握し、ビジネスの全体的な収益性を判断するには、すべてのチーム メンバーの稼働率を測定していることを確認してください。

従業員の稼働率は、全体の利益率に影響します。 利益率は、会社、製品、またはサービスの収益性を決定します。 利益率が高いほど、会社は成功しています。 これは、稼働率と利益率が表裏一体であることを意味します。

理想の稼働率と実現率は？

理想的な稼働率とは、ビジネスが目的の利益率を達成するために必要な稼働率です。

理想的な使用率は、コスト (つまり、リソースの費用と間接費) と純利益を総時間数 (つまり、潜在的なキャパシティ) と請求可能なレートで割ることによって計算できます。

理想的な使用率を計算する式は次のとおりです。

(コスト + 利益) / (潜在容量 x 請求レート) x 100 = 理想的な使用率

率直に言って、使用率が高ければ高いほど良いというわけではありません。

稼働率が 100% に近い場合、労働力が過労で燃え尽き寸前であることを示している可能性があります。

ビジネスの稼働率が 100% を超える場合は、通常、準備が不十分であるか、プロジェクトの範囲外の作業が多すぎることを示しています。

言及する必要があるもう 1 つの重要な概念は、実現率です。 これは、顧客に請求される合計金額に対する請求可能な時間の比率を表します。

実現率の計算方法は次のとおりです。

(合計請求時間) / (合計請求可能時間) = 実現率

使用率と実現率に大きな差がある場合は、チームが請求対象外のアクティビティに多くの時間を費やしているか、パイプラインにさらに多くの作業が必要であることを示しています。

使用率を監視する利点は何ですか?

稼働率を監視することで、プロジェクトをリアルタイムで追跡できます。

その結果、プロジェクトに関する重要な情報を見逃す可能性がはるかに低くなり、重大な問題に発展する前にミスを積極的に発見できるようになります。

以下は、使用率を追跡することの最も重要な利点の一部です。

• リソースのコストを監視し、
• 利益率を調整し、
• ビジネスの成長をサポートし、
• プロジェクト計画を強化します。

利点 #1: リソースのコストを常に把握できる

使用率を計算すると、特定の金額の資金がいつどこで費やされたかを追跡できるため、予算内でリソースを過少または過剰に使用していないことを確認できます。

リソースのコストをより適切に追跡するには、次の質問を自問してください。

• たとえば、請求対象外のタスクで追加のリソースが使用されていますか?
• すべての請求対象時間は定期的に追跡および記録されていますか?

メリット #2: 利益率の調整

利益率を高めてより多くの収益を得るには、稼働率を正しく計算することで、会社が適切な請求可能時間数に対してクライアントに請求していることを確認します。

稼働率は高いが、利益率が低いということもあるでしょう。 その場合は、従業員の生産性を分析して、従業員がどのように時間を費やし、現在何に取り組んでいるかを把握します。 さらに、事業を運営するために必要な運営費、つまり営業経費を分析する必要があります。

メリット #3: ビジネスの成長を促進する

使用率は、どの製品またはサービスが最も収益性が高いかを示すこともできます。 これは、経営陣が潜在的な成長分野とスタッフを追加できる場所を決定するのに役立つ場合があります。

高い使用率は、多くの場合、どのサービスがより貢献し、収益性と相関しているかを示しています。

ビジネスおよび販売開発の専門家は、この情報が有益であると考えるかもしれません。 より収益性が高いと予想されるプロジェクトに関連するリードに時間を費やすのに役立つ可能性があります。

メリット #4: プロジェクト計画の強化

稼働率を監視することは、プロジェクトの計画とリソースの配分を最適化するのにも役立ちます。

たとえば、6 人のソフトウェア開発プロジェクトで、割り当てられた作業時間の 50% しか使用していない場合、稼働率は低くなります。 このような状況は、あまりにも多くの従業員が同じプロジェクトに取り組んでいるか、他のことに注意を払っていることを示している可能性があります。

使用状況レポートとは何ですか?

使用率を監視する場合、必ず役立つものがあります。使用率レポートです。

使用率レポートは、チームに割り当てられた時間を正確に判断するのに役立ちます。

• 予定、
• 利用可能で、
• 有効活用。

使用率レポートは、使用率を示すいくつかの異なる基準で構成されています。

• 請求可能な使用率— 請求可能な労働時間に対して使用される個人の能力の割合、および
• 請求対象外の稼働率— 請求対象外の作業 (チーム ミーティング、スタッフの開発/トレーニング、ネットワーキング、会議への参加など) に対する個人の能力の割合。

予測スキルは、使用率レポートを作成するときに役立ちます。 プロジェクトを従業員に配布する際に、現在と将来の両方のワークロードを考慮するのに役立つ予測スキルを向上させるために、マネージャーは、チーム メンバーのワークロードを日、週、または月単位で特定の期間比較して、作業量を評価することができます。予定されています。

このようなスケジュールを手動で作成する代わりに、マネージャーは、Clockify などのチーム スケジューリング アプリを選択して、チームの作業負荷をより効果的に分散できます。

使用率レポートの基本について知る必要があるのはこれだけです。

ここで、毎月の使用状況レポートを作成する利点について説明します。

月次使用率レポートはビジネスにどのような効果をもたらしますか?

月次使用率レポートには、ビジネス全体のリソースのリアルタイムの使用率が表示されます。 とはいえ、月次使用率レポートは、予期しない障害やボトルネックが発生した場合など、その場で意思決定を行うのに役立ちます。

チームメンバーのキャパシティを前もって知ることで、今後のプロジェクトやその他の作業の計画が容易になります。

チーム メンバーのキャパシティを明確に把握することは、マネージャーがチーム内でワークロードを分散するのにも役立ちます。 そうすれば、従業員の生産性が向上し、仕事に圧倒されることはありません。

使用率レポートの結果を解釈したら、従業員の使用率を改善します。

従業員の稼働率を向上させるためのヒント

マネージャーは、従業員の生産性を向上させ、その結果、従業員の稼働率を向上させる方法を見つける必要があります。

その方法がわからない場合は、次のヒントが役に立ちます。

ヒント 1: 請求可能な時間と請求できない時間を定期的に比較する

請求可能な時間と請求できない時間を区別できるようにするには、チームの時間がどのように配分されているかを理解する必要があります。

従業員が、クライアントに請求して利益をもたらす作業に十分な時間を費やしているかどうかを知るには、請求可能な作業と請求できない作業の適切なバランスを確立することが重要です。 これは、従業員稼働率の初期計算にとって重要です。

一般に、請求可能な時間だけが利益をもたらしますが、請求できない時間も同様に重要です。 たとえば、管理タスクや従業員のトレーニングに対してクライアントに請求することはできませんが、これらの請求不可能なタスクは、ビジネスの質を向上させるため非常に重要です。

請求可能時間と請求不可時間の比率は、プロジェクト間で、また会社やチームが拡大するにつれて大きく変わる可能性があります。

チーム内の請求可能な時間と請求できない時間の両方の概要を把握するには、定期的な使用状況レポートを作成し、各期間を調べる必要があります。

ヒント #2: 実際の時間と推定時間を監視する

誰かが課題を完了するのにどれくらいの時間が必要かを知っていると推測するのは簡単です. しかし、チームが行うすべてのことについて、期待されるものとリアルタイムのものを比較し始めると、おそらく考えが変わるでしょう。

チームがタスクに費やす実際の時間を過大評価または過小評価する可能性があり、どちらも有害です。

• 過小評価すると、プロジェクトの問題が検出されず、請求が不正確になる可能性があります。
• 過大評価すると、生産性が低下し、企業の拡大が鈍くなる可能性があります。

推定とリアルタイムを追跡すると、あちこちで数分の不必要な損失が浮き彫りになり、クライアントの作業のすべての段階で、チームの責任のすべてのレベルで重要な時間が増えます。

タスクの見積もりは、タスクに対して十分な料金を請求しているかどうかを判断しようとしているときに役立ちます。 見積もりは、今後のプロジェクトの見積もりスキルを向上させるのにも役立ちます。

プロジェクトの見積もりには、Clockify などのツールを使用できます。 Clockify では、次の方法でチームのパフォーマンスを測定できます。

• プロジェクトの完了に必要な時間を見積もると、
• 進捗状況の追跡、および
• 予想時間と実際の時間の比較。

ヒント 3: 仕事の責任を明確に定義する

スタッフが自分の役割 (仕事の目的や責任を含む) を理解できない場合、最適な使用率を達成するのは難しいかもしれません。

彼らが混乱を避け、仕事を終わらせるのを助けるために、マネージャーはタスクに関する明確な詳細と職務の明確な説明を提供する必要があります.

適切に定義された役割とタスクは、使用率の問題があるかどうか、または作業負荷が大きくなりすぎたときにギャップを埋めるために新しいチーム メンバーを追加する時期かどうかを判断するのにも役立ちます。

ヒント 4: 従業員のフィードバックを集める

データは非常に重要ですが、スタッフが時間を生産的に使用しているかどうかを明らかにできるレポートが少ない場合があります。

従業員がタスクを適切に管理しており、稼働率が上昇しているように見える場合もありますが、これはさまざまな状況によって変化する可能性があります。 たとえば、あるチームの職務の変更が別のチームのボトルネックを引き起こした可能性がありますが、その影響はまだ報告されていません。

マネージャーは、スタッフとリーダーシップの間で頻繁に 1 対 1 のミーティングを行うことで、このような状況を簡単に回避できます。 このようにして、従業員はカジュアルなチェックインによって安心し、励まされるかもしれません。 また、一貫した勤務スケジュールを維持するのにも役立ちます。

これらの議論は、ビジネスの収益性が損なわれる前に問題を発見する優れた方法でもあります。

ヒント 5: 休憩と定期的な休暇を奨励する

矛盾しているように見えるかもしれませんが、調査によると、定期的な休憩は生産性を向上させます。

従業員は、ソーシャル メディアをスクロールするなどの目的のないタスクに休憩を費やすべきではありませんが、その時間を休息とバッテリーの充電に使用する必要があります。 このようにして、休憩後に仕事に戻ると、集中力が高まり、タスクを効率的に完了することができます。

従業員が定期的に休憩を取ると、生産性が向上し、稼働率が高くなります。

さらに、休暇を利用することで、従業員のストレスが軽減され、仕事の効率が大幅に向上し、稼働率も向上します。

ヒント #6: 平凡なタスクを取り除くか、より意味のあるものにする

可能であれば、チームがより重要な目標に集中しようとしているときに、小さくありふれたタスクをチームに割り当てることは避けてください。 チームの毎日のスケジュールを調べて、スタッフ メンバーの時間をより重要なタスクに取り組むために解放するために排除できるアクティビティを決定します。

たとえば、全員をすべての会議に招待する必要はありません。 そのため、組織内のさまざまな種類の会議に必要な出席者のみを招待することを習慣にしてください。 結局のところ、PR に焦点を当てた毎日のミーティングは開発チームにとって興味深いものかもしれませんが、通常は開発者の仕事にとって重要ではありません。

一般に、すべてのジョブには、重要ではなく不要に見える反復タスクがいくつかあります。 ただし、これらのタスクのいくつかには理由があります。それらを達成することは、より高いレベルの目標を達成することにつながります。 マネージャーは、上位のフレーミングを促進する必要があります。これは、ある HBR の調査で説明されている概念であり、平凡なタスクのコンテキストを明確にし、従業員にとってより有意義で楽しいものにするという考えを促進します。

形式的なタスクに多くの時間を費やすのではなく、ビジネスに利益をもたらす割り当てに集中する必要があります。

ヒント 7: 従業員のスキルと職務を一致させる

スタッフの能力、職場の性格、および行動の好みを理解することは、スタッフが最も効果的に機能する方法について洞察を得て、結果として生産性を向上させるために不可欠です。

たとえば、外向的で想像力豊かでクリエイティブな人は、クライアントにアイデアを提示するのに最適です。 一方、そのような従業員に、より規則が厳しく詳細志向の割り当てが与えられた場合、それを実行するのに苦労する可能性があります。

スタッフにすべてにおいて優れているように求めることは効果がなく、逆効果です。 各割り当てを慎重に検討し、従業員がそれを実行するのに適切な選択であるかどうかを判断してください。 そうでない場合は、タスクの要件により適した特性を持つ人を探します。

ヒント #8: 在宅勤務を受け入れる

スタッフが在宅勤務を許可することは、一見すると非効率に思えるかもしれません。

しかし、真実はちょうど逆です。 信じられないかもしれませんが、調査によると、リモート ワーカーはオフィス ワーカーよりも生産性が高いことが示されています。 したがって、仕事の種類が許せば、マネージャーは従業員が在宅勤務できるようにする必要があります。

まとめ: 従業員の稼働率を高めると、長期的な収益性が向上します

従業員の稼働率を追跡することにした場合、次のことが可能になります。

• リソースのコストを監視し、
• 利益率を微調整し、
• ビジネスの拡大と成長を支援し、
• プロジェクト計画を改善します。

従業員の稼働率を監視すればするほど、問題、解決策、昇進の機会を見つけやすくなります。

稼働率を追跡すると、従業員の生産性が向上し、ビジネス全体の効率が向上します。

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