ビジネス電話システムをアップグレードする時期の 10 の兆候

電話システムのアップグレードを検討している場合、回答が必要な重要な質問がいくつかあります。
これはアップグレードする適切な時期ですか? アップグレードは私のビジネスにも影響を与えますか? その努力は報われるだろうか？ アップグレードしないと本当に多くのものを失うことになりますか?
このガイドは、従来の電話システムを最新の電話システムに交換することを迷っている場合に役立ちます。 ビジネス電話システムをアップグレードする時期であるこれらの 10 の兆候について説明します。

1. 電話システムのコストが高すぎる
2. 電話システムが時代遅れになりつつある
3. ビジネスに合わせて電話システムを拡張することはできません
4. お使いの電話システムには重要な機能がありません
5. 電話システムが停止しやすい
6. 電話システムにセキュリティの脆弱性があります
7. 通話品質と信頼性が低下しています
8. あなたの電話システムはリモートの従業員をサポートできません
9. ビジネスにはユニファイド コミュニケーションが必要です
10. 電話システムはビジネスに不可欠です

1. 電話システムのコストが高すぎる

あなたの電話代は高くて予測不可能ですか？ その場合、電話システムを Voice over IP (VoIP) にアップグレードするのは簡単で、コストを節約できます。 従来の電話システムのコストは、オンサイト機器、ライセンス、メンテナンス、新しい電話回線、技術者、および国際通話のために急速に増加します。

クラウド電話システムに切り替えると、電話代を最大 60% 節約できます。 次のことが可能になります。

• 高価なハードウェアや配線の代わりに、既存のブロードバンド接続を使用してください。
• 無制限の無料市内通話と低料金の国際通話料金により、通話料金を節約できます。
• ユーザーフレンドリーなダッシュボードから電話システムを管理し、あとは VoIP プロバイダーに任せてください。
• 新しい電話回線だけでなく、新しい場所全体を最小限のコストで追加します。

簡単です。固定電話システムの料金は毎月 1 回線あたり約 50 ドルで、通常、その料金には市内通話のみが含まれます。 ニーズと選択したプロバイダーにもよりますが、VoIP 電話システムの料金は通常、1 回線あたり 25 ドル未満であり、毎月の請求額を正確に把握できます。
関連: VoIP に切り替えて固定電話を最大 60% 節約する方法

2. 電話システムが時代遅れになっている

維持するのに費用がかかるだけでなく、最終的には時代遅れになるテクノロジーにも依存しています。 機器の一部が故障するたびに、交換部品や修理に対応できる技術者を見つけるのが難しくなります。
また、電話システムが 10 年以上遅れて動作している場合、新しいテクノロジ ソリューションをテクノロジ スタックに追加することも難しくなります。 それらは互換性がなく、利点よりもフラストレーションが多くなります。
CRM、優れた機能を備えた新しいオフィス電話、または社内コラボレーション ツールをセットアップに追加したいですか? 電話システムのアップグレードも同時に検討してください。

3. ビジネスに合わせて電話システムを拡張できない

あなたの会社は急速に成長していますか、または新しい場所に拡大していますか?
新しい電話回線を追加したり、新しいオフィスを開設したりするのは、複雑で費用がかかりますか?
上記の質問のいずれかに「はい」と答えた場合は、新しいビジネス電話システムの準備ができています。 成長を遅らせたり、完全に妨げたりする電話システムにしがみつくのは意味がありません。
VoIP は、ビジネスの成長と拡大に合わせて拡張できます。 新しい電話回線とユーザーの追加は、数回クリックするだけで実行できます。 繁忙期に合わせて通話機能を追加することもできます。 レガシー システムでは、このスケーラビリティと柔軟性は得られません。

4. お使いの電話システムには重要な機能がありません

現在お使いの電話システムの機能に完全に満足しているかもしれません。 結局のところ、電話をかけたり受けたりすることがすべてであり、それは問題なく機能しますよね?
もう一度考えてみて。
クラウド テレフォニーに付属する機能により、全員の生産性を次のレベルに引き上げることができます。 それは電話そのものだけでなく、その周りで起こるすべてのことでもあります。
現在のビジネス コミュニケーション プロセスについて自問できる質問をいくつか紹介します。

• 顧客の電話に応答するのは誰ですか? 顧客のタイプ、問題、および目的に基づいて通話がルーティングされていますか? または、最終的に利用可能なエージェントに転送されますか?
• エージェントと話す前に、顧客は長い間列に並ばなければなりませんか?
• 通話品質を監視できますか?
• 従業員は、受信したボイスメールを手動で転記する必要がありますか?

これらの質問により、はるかに効率的なワークフローを実現できることがわかった場合は、新しい機能が必要です。 電話システムをアップグレードすると、コール ルーティング、自動受付、通話録音、ボイスメールからテキストへの変換、およびコミュニケーション方法を変革するその他の多くの機能にアクセスできるようになります。

5. 電話システムが停止しやすい

電話システムがダウンしても、仕事を続けられますか? 顧客は必要なものを簡単に手に入れることができますか?
答えが「いいえ」の場合、電話システムが停止するたびに顧客に不満が生じ、売上 (およびキャッシュ フロー) が停止することを意味します。
洪水、ハリケーン、地震などの自然災害、時代遅れのインフラストラクチャ、老朽化し​​た機器はすべて、従来の電話システムをゲームから投げ出す可能性があります. 停止は、物理的に修正するだけでなく、長期的には売上の損失や評判の低下につながる可能性があるため、費用がかかります.
電話システムをアップグレードすると、これらのリスクからどのように保護されるかを以下に示します。

• 電話回線はインターネット上で動作するため、悪天候などの要因によってサービスが中断されることはありません
• サービスが中断された場合、着信をモバイル デバイスなどの別の番号に自動的に転送できます。
• 問題が発生した場合は、サービス プロバイダーがリモートでトラブルシューティングと修正を行うことができます

VoIP は、従来の電話システムでは対応できないレベルの災害復旧機能を提供します。 また、Nextiva のようなプロバイダーでは、複数のデータ センター、バックアップ ジェネレーター、24 時間年中無休の監視により、99.999% のアップタイムが得られます。

6. 電話システムにセキュリティ上の脆弱性がある

中小企業であろうと大企業であろうと、セキュリティは決して簡単ではありません。
Plain Old Telephone System (POTS) とも呼ばれる従来の電話システムを使用している場合、通話は攻撃者が簡単に傍受できる音声信号を使用して送信されます。
一方、VoIP 電話システムは、より高いセキュリティ、信頼性、およびプライバシーを企業に提供します。 評判の高い VoIP プロバイダーは、Session Border Controller (SBC) を使用して軍事レベルのセキュリティに投資しています。 SBC は、パフォーマンスと論理的なコール ルーティングを維持するファイアウォールとして機能するため、データが悪用されることはありません。
業界によっては、VoIP プロバイダーで次の認定を探す必要がある場合もあります。

• ヘルスケア サービス プロバイダーの場合の HIPAA コンプライアンス
• クレジット カード支払いを受け入れる場合の PCI コンプライアンス
• セキュリティの脅威を評価するための世界標準としての ISO/IEC 20071
• プライバシー、セキュリティ、可用性、およびデータの整合性における SOC 2 コンプライアンス

クラウド電話システムは、最も厳しいセキュリティ基準を満たしています。 電話システムのセキュリティを後から考えて、手遅れになるまで待ってはいけません。
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7. 通話品質と信頼性が低下している

顧客の前でプロらしくないように見せる最も簡単な方法の 1 つは、通話が途切れたり途切れたりすることです。
音質が悪いと、同じことを繰り返したり、発信者にそうするように頼んだり、バックグラウンド ノイズに対処したり、非効率的な電話会議を行ったりすることを余儀なくされます。
これが現在の現実である場合は、VoIP ソリューションにアップグレードする時期です。
音声を圧縮および解凍してインターネット経由で高速伝送する HD 音声コーデックのおかげで、VoIP で高品質の通話が可能です。 このテクノロジーは、VoIP 電話やソフトフォン アプリを通じてスムーズに機能します。
VoIP の音声品質の向上により、発信者と同じ部屋にいるかのように感じることができます。
一番良いところ？ クラウド電話システム、互換性のある VoIP 固定電話または携帯電話アプリ、および十分な帯域幅があれば、HD 音声を体験するために何もする必要はありません。 アカウントで HD 音声が有効になっていることを電話サービス プロバイダーに確認してください。

8. 電話システムが遠隔地の従業員をサポートできない

現在、企業の 38% 以上にリモートの従業員がいます。 あなたの会社もその一つですか？ そうでない場合、何があなたを妨げているのですか? 答えは、「現在の電話システムでどうすればよいか分からない」というものである可能性があります。

従業員が多数の電話を送受信し、頻繁にコラボレーションする場合、これは合理的な課題です。 オフィスの電話に接続されていない電話回線を追加したい場合は、従来の電話システムが妨げになります。 従業員が場所を移動する場合、電話番号を簡単に移動することはできません。
VoIP を使用すると、従業員のモバイル性と柔軟性が向上します。
電話システムをクラウドに移行すると、従業員は物理電話回線の同じネットワークに接続する必要がなくなります。 ソフトフォンまたは VoIP 卓上電話を使用して、電話番号とすべての電話機能を家に持ち帰ることができます。
このアップグレードにより、管理が容易な単一の電話システムにすべての通信を収容しながら、従業員全体の接続を維持できます。 リモート チームは、勤務時間中、整理整頓、集中力、柔軟性を維持できます。

9. ビジネスにはユニファイド コミュニケーションが必要

従来の電話システムのもう 1 つの欠点は、他のビジネス通信システムの外に存在することです。 電話とボイスメール以外のもの (電子メール、チャット、テキスト メッセージ、Web、音声、ビデオ会議通話など) を使用している場合、電話を他のものと統合することはできません。
ユニファイド コミュニケーションは、すべてのコミュニケーション チャネルを 1 つにまとめます。 社内外のコミュニケーションを合理化します。
サービスとしてのユニファイド コミュニケーション (UCaaS) は、同じソフトウェア ソリューションからすべてのシステムとツールを実行できるユニファイド コミュニケーション モデルです。
内部コミュニケーションのための UCaaS は、会議、通話、ファイル共有、チャット、タスク、およびすべての内部コラボレーションを 1 か所にまとめ、どこからでもアクセスできることを意味します。
また、顧客があなたに連絡できるチャネルを選択できるため、顧客の維持とロイヤルティも促進され、より良いサービスを提供できます。 メール、電話、ウェブサイトのチャットで連絡があった場合、UCaaS を使用すると、これらすべてのやり取りを 1 か所で追跡できます。
最終結果は？ 究極の接続性。 集中力の高いチームと連携し、顧客に優れたカスタマー サービスをすべて 1 か所から提供できます。
関連: UCaaS 市場は 2025 年までに 1,400 億ドルに成長 [新しいデータ]

10. 電話システムはビジネスに不可欠

最後の質問です。1 から 10 のスケールで、ビジネスの成功にとって電話システムはどの程度重要ですか? 顧客サービスを提供し、顧客を喜ばせ、見込み客と話し、商談を成立させ、同僚と協力するためにそれを使用する場合、あなたは 10 にかなり近づいています.
言い換えれば、電話システムは、生産性、顧客ロイヤルティ、および新しい収益をもたらすチャンスを左右するものです。
電話システムなしでは仕事ができない場合は、あらゆる状況で信頼できる電話システムが必要です。 そして、現在持っているものでそれが得られない場合は、アップグレードの時期です.

より優れたビジネス電話システムが必要です

ニーズと成長をサポートするための柔軟性、スケーラビリティ、価格設定、機能、および信頼性を提供する、新しい電話システムを手に入れる時が来ました。
Nextiva のスモール ビジネス VoIP システムで得られるものはまさにそれです。 どこからでも仕事ができ、ビジネスの変化に合わせて電話サービスを調整し、顧客、従業員、パートナーとのつながりを維持できます。
電話システムをアップグレードすると、後戻りすることはありません。