Order-to-Cash (O2C) プロセスの理解と改善

顧客の注文を受け取り、それらを履行し、支払いを受けることは、ほとんどの事業運営の基本です。

キャッシュフロー、内部リソース、および顧客サービスは、効率的で信頼できるプロセスに依存しています。

これが、注文から現金化 (O2C)プロセスを理解し、最適化することが不可欠である理由です。

オーダー・ツー・キャッシュ (O2C) とは何ですか?

Order-to-Cash ( O2CまたはOTCと呼ばれることが多い) は、顧客の注文の履行に関するプロセスを表すために使用されるビジネス用語です。

基本的に、顧客が注文したときに開始し、完了した注文と支払い済みの注文をアカウントに記録したときに終了します。

その間に、いくつかのステップが行われます (以下の「注文から入金までのサイクルのステップ」を参照)。 その後、データ分析とベスト プラクティスの実装は、注文から入金までのプロセスの継続的な最適化に役立ちます。

注文から入金までのプロセスも、他のいくつかのプロセスの間に位置し、重複しています。 たとえば、マーケティングからリード (M2L) 、調達から支払い (P2P)プロセス、およびその他の最上位の販売目標到達プロセスの活動です。

O2C と同様に、これらの用語は、レポートや戦略を立てる目的でチーム内で使用されます。

「注文から現金化」プロセスと呼ばれるのはなぜですか?

order-to-cashというフレーズは、顧客の注文からビジネスが現金を受け取るまでのプロセスを簡潔に要約するために使用されます。

注文から入金、見積もりから入金 (QTC)、リードから入金までのプロセスの違いは何ですか?

Order-to -Cash 、 Quote-to-Cash (QTC)、およびLead-to-Cashプロセスの主な違いは、2 つ目は注文入力前に顧客への見積もりを生成することであり、3 つ目はその時点までの販売とマーケティングが含まれることです。見積もりまたは注文の。

Quote-to-Cash (QTC)プロセスにより、顧客は購入前に購入をよりよく理解できます。 また、特定の製品またはサービスについて、事前に決定された価格または注文量が利用できない場合にも役立ちます。

Lead to Cashは、QTC と O2C の両方よりも完全なプロセスを表すために使用されます。 初期の販売およびマーケティング プロセスと O2C または QTC プロセスの間のリンクを分析するのに役立ちます。

それぞれのプロセスの違いは、主に、対象となるプロセスの正確な範囲にあります。 それぞれに、異なる部門、ソフトウェア、最適化の手順などが含まれる場合があります。

注文から入金までのプロセスが重要な理由

注文から入金までのプロセスは、ビジネスの 2 つの主な分野で重要です。

• 内部:キャッシュフロー、内部リソース、サプライ チェーン管理、および分析の効率性に関連しています。
• 外部:摩擦が少ないほど、カスタマー エクスペリエンスが向上します。 これは、短期的および長期的な顧客関係と保持に役立ちます

多くのビジネス プロセスが相互に関連しています。 O2C プロセスも例外ではありません。

関連する段階のいずれかでエラーが発生すると (以下の「注文から現金化までの手順」を参照)、ビジネスの他の機能に波及効果が生じる可能性があります。

たとえば、支払いの遅れや請求書の処理が遅いと、運転資本が減少する可能性があります。 これにより、重要な材料や機器の購入が妨げられる可能性があります。

多くのビジネス プロセスと同様に、自動化によって注文から入金までのプロセスを高速化し、エラーの数を減らすことができます。 しかし、真に最適なプロセスのためには、人間の監視と関与も不可欠です。

O2C プロセスを改善したい理由は何ですか?

注文から入金までのプロセスは、ビジネスに深刻な(つまり、即時の) または慢性の (つまり、永続的かつ長期的な) 悪影響を与えるため、改善する必要があるかもしれません。

両方のカテゴリの問題の理由は、さまざまであるか、重複している場合もあります。

たとえば、キャッシュフローが突然不足する場合があります。 これは、従業員への支払いやその他の必要不可欠な費用の支払いが不可能になるなど、すぐにマイナスの結果をもたらす可能性があります。

または、ビジネス予測に不確実性を追加したり、特定のプロジェクトをターゲットにしたり引き受ける可能性を減らしたりするなど、時間の経過とともにより微妙なマイナスの影響を与える可能性があります.

注文から入金までの 6 つのステップ

O2C プロセスが始まる前に、いくつかの重要なポイントが存在します。 これらには、在庫管理、POS システムの統合、顧客のオンボーディングなどが含まれます。

これらが配置されると、次の手順が実行されます。

1. お客様の注文を受けます

顧客が注文すると、O2C プロセスが正式に開始されます。

注文は、オンラインのフォームまたは電子メール、電話、または直接行うことができます。

このステップを可能な限り効率的にするには、注文チャネルを監視し、注文の確認に迅速に返信するか、自動化することが不可欠です。

細部へのこだわりは、この段階での顧客満足に貢献します。 たとえば、在庫がない場合は最初の確認を送信してはならず、注文のキャンセルのみをフォローアップする必要があります。

注文管理システムは、O2C プロセスのこの段階とその後の段階を最適化するのに役立ちます。

この段階では、多くの業界で請求書の割引や請求書のファクタリングも必要になる場合があります。

2. 顧客の注文を履行する

注文の履行には、注文の処理(注文の仕様の確認、在庫の確認、および委任を含む) と、配送または発送の手配が含まれます。

特に遅延が発生する可能性がある場合は、推定配達時間に関する詳細な連絡が役立つ場合があります.

フルフィルメント プロセスを追跡するリアルタイム データは、チーム全体が同じページにいることを確認するのに役立ちます。 これにより、注文の遅延、欠品、または繰り返しの可能性が減少します。

3. 製品が出荷されるか、顧客にサービスが提供されます

配送とは、製品が倉庫を出て顧客のところに移動することを表すために使用されるフレーズです。 実際の船を必要とする必要はありませんが、国際注文の場合はよくあります。

サービスの場合、このステップには、物理​​的なサービスの提供、またはソフトウェアまたはプラットフォームへのアクセスの許可が含まれます。 また、サービスを迅速かつ簡単に提供または利用できるようにすることも重要です。

4. 顧客に請求書を発行します。

顧客に請求書を迅速に発行することで、期限内に支払われる可能性が高くなります。

請求書の詳細が正しいことを確認する必要があります。 これには、金額、請求書番号、注文の詳細、支払い条件などが含まれます。

注文管理システムを更新された CRM と統合すると、請求書とその後のリマインダーが適切な担当者に確実に送信されます。

5. 顧客の支払いを回収します

支払いの回収は、すべてのビジネスの健全性に不可欠な信用管理の重要な部分です。

支払いの遅延は、多くの業界で一般的です。 たとえば、中小企業の 6 社に 1 社は支払いが遅れていると報告しています。

集金のベスト プラクティスを実施することで、時間どおりに支払われる可能性が向上します。 これには、督促や売掛金管理用の専門ツールの使用などのプラクティスの最適化または自動化が含まれる場合があります。

6.支払いを記録します

注文品の配達と支払いが完了したら、総勘定元帳に支払いを正確に記録することで、会計とデータ管理に遅れずについていくことができます。

この段階でレポートに誤りがあると、営業、売掛金、会計部門など、ビジネスのさまざまな関係者に問題が生じる可能性があります。

請求書管理ソフトウェアは、完全かつ最新の会計記録を維持するのに役立ちます。 データ管理にも役立ちます。

次世代の受注から入金までのシステムとテクノロジー

データとテクノロジーは、O2C プロセスの革新をリードしています。

サードパーティのテクノロジーとの統合は、引受および融資の提供をアウトソーシングすることで役立ちます。

たとえば、請求書管理ソフトウェアを利用すると、請求プロセスを改善できます。 CRM と統合することで、O2C プロセスに関与するすべての部門が同じ認識を持つことができます。

ホワイトペーパー「The Innovating Order to Cash Playbook: Putting Manufacturers and Distributers in Control of their Cash Flows」で説明したように:

[O2C 製品] を CRM サービスと組み合わせることで、製造業者は追加の成長機会を特定し、より幅広い顧客ベースに到達するために必要な洞察を得ることができます。つまり、適切な統合により、製造業者は拡大の取り組みに真に集中することができます。

結論

注文から入金までのサイクルには、いくつかの相互接続されたプロセスが含まれます。

顧客からの注文を受けて支払いの回収に終わります。 その間に、注文管理プロセスで、注文のフルフィルメント、発送、請求書の発行など、いくつかの手順を委任して記録する必要があります。

O2C プロセスの最初のステップは、注文を受けることです。 この要求に迅速かつ正確に対応するには、通信チャネルの監視と在庫管理が必要です。

このプロセスには、請求書による融資や貿易信用などの融資オプションも含まれる場合があります。

次に、注文のフルフィルメントを行う必要があります。 これは、社内および顧客とのコミュニケーションによってより効果的になります。

注文の発送、サービスの提供、またはサービスへのアクセスが完了したら、請求書を発行する必要があります。

支払いが回収されたら、総勘定元帳に記録する必要があります。

O2C プロセスの各部分を最適化すると、キャッシュフロー、リソースのパフォーマンス、および顧客満足度が向上します。