トップ 3 人事ドキュメント管理ソフトウェア
公開: 2022-09-21ドキュメント管理ソフトウェアは、人事チームが従業員のドキュメントを管理および保存するのに役立ちます。
人事担当者は、候補者の面接、新入社員のオンボーディング、退職面接の実施など、その他の従業員管理タスクを行います。 これらのプロセスにはすべて書類の山が含まれており、手作業の紙ベースのシステムでは処理できません。 人事文書管理ソフトウェアへの投資は、プロセスの合理化とデジタル化に役立ちます。
ドキュメント管理ソリューションは、従業員のドキュメントを保存および整理し、コンプライアンスを維持し、人事チームの管理効率を向上させるのに役立ちます。 この記事では、HR 業界の実際のユーザーから信頼されている 3 つの最高のドキュメント管理ツールについて説明します。 (これらの製品をどのように選択したかをお読みください。)
人事文書管理ソフトウェアはどのような機能を提供しますか?
HR ドキュメント管理ソフトウェアの主な機能は次のとおりです。
- ドキュメント キャプチャ:物理的なドキュメントをデジタル ファイルに変換します。
- ドキュメント ストレージ:ドキュメントを一元化されたリポジトリに保存して、簡単にアクセスできるようにします。
- 全文検索: 人事文書を調べて、従業員の住所などの特定の情報を見つけます。
このレポートに記載されているすべての製品には、上記の機能が含まれています。
これらのコア機能に加えて、人事文書管理システムは一般的に次の機能も提供します。
- アクセス制御/権限
- アーカイブと保持
- コラボレーション ツール
- コンプライアンス追跡
- 文書分類
- ファイル変換
- ファイルの管理と共有
- 従業員データ ポータル
- 光学式文字認識
- バージョン管理
各製品の対象範囲
各製品について、以下をカバーします。
ユーザーはさまざまな側面で注目の製品をどのように評価しましたか?
すべての製品の 71 件のレビューを分析し、使いやすさ、カスタマー サポート、コストパフォーマンス、機能性などのパラメーターについて、ユーザーがこれらの製品をどのように認識しているかを明らかにしました。
ユーザーは製品について何と言っていますか?
注目の製品ごとに、昨年のレビューの抜粋をいくつか含めました。
製品の価格はどのようになっていますか?
価格モデルは通常、定額、使用量ベース、ユーザーごと、または機能ごとのいずれかです。 また、ほとんどの場合、支払い頻度は 1 回、年次、月次のいずれかです。
注:製品の価格は、必要な機能、必要なサポートまたはトレーニング、カスタマイズの要求によって異なります。 ニーズに合った製品を見つけたら、ベンダーに相談して、彼らが提供できるものを見つけてください。
製品は人事担当者に適していますか?
エンタープライズ向けに特別に構築されたツールもあれば、中小企業向けに完全に機能するツールもあります。 これらの製品の典型的なユーザー ベースを知ることは、HR スタッフに適したものを決定するのに役立つもう 1 つの差別化要因です。
さらに、レビュアーはさまざまな業界から来ています。 レビュアーの大部分が 1 つの業界に属している場合、その製品はニッチであり、他の業界ではうまく機能しない可能性があります。 一方、レビュアーがさまざまな業界に分散している場合、その製品は複数の業界に適している可能性があります。
トップ 3 人事文書管理ソフトウェア
1. ドロップボックス ビジネス
4.5/5
4.0/5
4.3/5
4.4/5
中小企業
ユーザーあたり月額 $15
スクリーンショット:
製品の最も肯定的なレビューの抜粋:
「同僚と共有フォルダ システムを使用するのは非常に簡単で、すばらしいことです。 Dropbox のおかげで、チーム メイトとの今日の仕事が楽になりました。 以前は、チームメイトとの共有データを保存するのが面倒でした。 しかし今、Dropbox のおかげで、まったく新しいレベルで素晴らしい体験ができました。」
「Dropbox Business の最も重要な機能は、社内でのコラボレーションが可能になることです。 個人は自分の作品をプログラムにアップロードでき、その作品をフォルダーに整理して、すべてをきれいに保つことができます。 コンテンツは、アップロード先のサイトに合わせて整理できます。 このサイトは非常にユーザーフレンドリーでアクセスしやすいため、ビジネスを支援するための非常に簡単なツールになっています。」
「Dropbox のシンプルさは気に入っていますが、価格設定とライセンスのロックインには同意できません。 . . 私がクライアントにソリューションを提供する場合、それは winwin でなければならず、他のソリューションは単にライセンスによって勝ちます。」
ここですべての Dropbox Business のレビューをお読みください。
2. Google ドライブ
4.7/5
4.6/5
4.9/5
4.8/5
中小企業
ユーザーあたり月額 $6
スクリーンショット:
製品の最も肯定的なレビューの抜粋:
「このソフトウェアで私が最も気に入っているのは、何でも保存できることです。 写真から PDF、ドキュメントまで。 なんでもgoogleドライブに保存できます。 ある意味では、ポータブルのデジタル フラッシュ ドライブのようなものです。 大容量のメモリも素晴らしいです。」
「多くの機能があり、すべての機能が本当に素晴らしいですが、私のお気に入りの機能はクラウド ストレージです。 正直なところ、私はクラウド ストレージが好きで、これは最高のクラウド バックアップと復元だと思います。 PCやデータケーブルを使わずに、古い電話のデータを新しい電話に移すことができます。これは本当に良いオプションです。」
「Google ドライブは、ファイル ストレージと重要なドキュメントのバックアップに最適な選択肢です。 Gmail と簡単に統合できるため、ファイルの共有が非常に簡単かつ迅速になります。 ドキュメントをさまざまなフォルダーに整理し、個々のフォルダーに誰がアクセスできるかを判断できることは、優れたツールです。」
ここですべての Google ドライブのレビューをお読みください。
3. Microsoft 365
4.6/5
4.2/5
4.7/5
4.8/5
中小企業、大企業
月額 $6.99
スクリーンショット:
製品の最も肯定的なレビューの抜粋:
「クラウド時代の優れたソフトウェアであり、ほとんどの変数の場所での作業に優れています。 1 つの場所で常に役立つ優れた Office ソフトウェアのセット.. 他のスーツよりも柔軟性と機能性が高い。 Microsoft Softwares との良好なコラボレーション。」
「Onedrive の 1 TB の容量は素晴らしいです。 私はファミリー プランを持っているので、複数の人がこの特典を共有しています。 私にとって最高のアプリケーションは Excel です。 他のアプリケーションも非常に優れており、生産的です。」
「私が最も気に入っているのは、簡単にナビゲートでき、理解しやすいという事実です。 多くの機能により、仕事をするのも少し楽しくなります。」
ここで Microsoft 365 のすべてのレビューをお読みください。
ビジネスに適した人事文書管理ソフトウェアを選択する方法
何を探すべきかわからない場合、ソフトウェアの購入は困難な場合があります。 人事チーム向けのドキュメント管理ソフトウェアを最終候補に挙げる際に留意すべき推奨事項を次に示します。
- ソフトウェアがドキュメントの復元を提供しているかどうかを確認します。 この機能を使用すると、従業員のドキュメントを誤って削除した場合に復元および復元できます。 理想的な文書管理ツールは、データの損失を防ぐために、すべての人事記録と文書のバックアップを維持します。
- ドキュメント スキャン サービスを探します。 紙の文書からソフトウェアに手動でデータを入力するのは、時間のかかる作業です。 ただし、選択したソフトウェアがドキュメント スキャン機能を備えている場合は、紙のファイルを簡単にスキャンして、デジタルまたは電子ドキュメントに変換できます。
- ソフトウェアに従業員セルフサービス ポータルがあることを確認します。 従業員が W-2 や I-9 などのドキュメントを更新およびアクセスできるセルフサービス ポータルを提供するドキュメント管理ソリューションを選択します。 この機能は、人事部門の負担を軽減するだけでなく、従業員のエクスペリエンスを向上させるのにも役立ちます。
HR ドキュメント管理ソフトウェアを購入する際にベンダーに尋ねる一般的な質問
あなたのソフトウェアはドキュメントのテキスト検索を提供していますか?
理想的な文書管理ツールは、テキスト検索機能を使用して給与記録や従業員契約書などの特定の文書を検索し、オンボーディングや退職面接などのプロセスをより効率的にする必要があります。
ドキュメントをさまざまなカテゴリに保存して、ユーザー アクセスを制御できますか?
デジタル ドキュメント管理システムで、従業員データやビジネス情報などの複数のサブカテゴリにドキュメントを保存し、組織内の特定のユーザーと共有できるようにすると、情報の検索が容易になります。 ソフトウェア オプションを最終候補に挙げるときは、その製品でドキュメント タイプをセグメント化し、それらへのユーザー アクセスを制限できるかどうかをベンダーに尋ねてください。
ソフトウェアはサードパーティのファイル管理プラットフォームと統合されていますか?
購入するソフトウェアは、重要な従業員のデータやドキュメントを簡単に移行および転送できるように、サードパーティのアプリケーションと統合できる必要があります。 製品にそのような統合機能があるかどうかをベンダーに確認してください。
これらの製品をどのように選択したのですか? 私たちはしませんでした—あなたはしました
最適なソフトウェアを見つけるには、信頼できる情報が必要です。これにより、時間を節約し、予算を抑え、ビジネスの成長により多くのエネルギーを注ぐことができます。 そのため、すべてのユーザー レビューを精査して検証し、あなたのような人々によって支持されたツールのみを推奨しています。
言い換えれば、私たちの製品の推奨事項は売買されたり、1 人の個人の意見に基づいたりすることは決してありません。
この記事で取り上げる人事文書管理ツールは、検証済みのユーザー レビューに基づいて最も推奨されるものです。 ただし、人事チームのドキュメント管理要件を満たしていない場合は、ドキュメント管理ソフトウェア ディレクトリをチェックして、最適なソリューションを見つけることができます。
このリストの対象となるためには、製品は次の条件を満たす必要がありました。
- 2020 年 9 月から 2022 年 9 月の間に Capterra で公開された、HR 業界のユーザーからのユニークな製品レビューが少なくとも 20 件あります。 この記事では、最も評価の高い 3 つの製品を選択しました。
- ドキュメント キャプチャ、ドキュメント ストレージ、全文検索などのコア機能を提供することで、ドキュメント管理ソフトウェアの市場定義を満たします。
各製品が「一般的に使用されている」企業の規模を判断するために、レビュアーの少なくとも 20% が特定の企業規模から来ているかどうかを確認し、その企業規模の顧客がいる製品としてのみ製品を分類します。
レビューの抜粋は、検証済みのレビュアーによって書かれた長いレビューから抽出された文章です。 これらの抜粋は、単語数やトピックの範囲などの要因を考慮したアルゴリズムを適用することによって取得されます。 抜粋は肯定的なセンチメントについて評価され、センチメント スコアが付けられます。
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