企業イベントを開催する際にコストを削減するための 6 つのヒント

公開: 2022-10-26

企業イベントの計画に関しては、コストがすぐに増加する重要な領域がいくつかあります。多くの場合、会場のレンタル料金は予算の中で最大の項目の 1 つであり、イベントプランナーにとって大きな問題になる可能性があります。ただし、この問題を回避し、ゲストに素晴らしい体験を提供する方法がいくつかあります。

少しの創造性と創造的な思考で、銀行を壊すことなく素晴らしい企業イベントを提供し、ゲストを驚かせることができます. これを実現するには、イベントプランナーがいくつかの主要なコスト削減戦略を認識することが重要です。

次のセクションでは、一流のイベントを提供しながらこれらの費用を削減する方法について、いくつかのスマートなヒントを取り上げます。

あなたの会場の選択で創造的になる

独自の機器や設備を備えた場所を選択し、自分でレンタルまたは購入する必要性を減らすことは、会場の総費用を抑える方法です. 今日では、企業のイベント計画ソフトウェアを使用して、さまざまな場所を直接比較することができます。

より創造的で費用対効果の高いオプションとして、屋外エリアや古い建物など、型にはまらない場所を選ぶことを検討してください。ディナーパーティーやピクニックなどのあまり標準的ではないイベントスタイルを選択すると、多くの場合、従来の宴会場や会議センターの数分の 1 の価格でレンタルできます。そして、ちょっとした工夫で、これらのスペースを本当に思い出に残るイベントの場所に変えることができます。

もちろん、計画しているイベントの種類と育成しようとしている環境に注意してください. 屋外のオプションを検討している場合は、その時期の天気にも注意してください。

設備や施設をうまく活用する

独自の設備と設備を備えた会場を選択することで、イベントの費用を節約できるため、音響システム、ステージ、照明を別途レンタルまたは購入する必要がありません。多くのロケールではすでにこれらの機能が設定されているため、次のスポットを検討する際には必ずそれらについて尋ねてください。

企業は、次のような地元が提供する設備や施設を利用することで、さまざまな方法でコストを節約できます。

プレゼンテーションに使用できるプロジェクターとスクリーン
Wi-Fi の可用性により、ゲストは自分のデバイスを使用できます
社内ケータリングサービスの割引
キャッシュフローを改善するための潜在的な支払い計画

費用を相殺するためにスポンサーシップパートナーを探す

会社のイベントの費用を削減する効果的な方法の 1 つは、スポンサーパートナーを探すことです。彼らは、製品やブランドを宣伝する見返りに、費用をカバーするのを手伝うことができます. これは、露出を増やしながらお金を節約できるため、両方の当事者に利益をもたらします。

潜在的なスポンサーパートナーを見つける方法はいくつかあります。あなたのイベントを宣伝するには、同様のターゲットオーディエンスを共有する企業に連絡することを検討してください. たとえば、グリーンエネルギーカンファレンスを主催している場合は、ソーラーパネル会社や電気自動車メーカーに連絡を取ることができます。

いくつかの潜在的なパートナーを見つけたら、次のステップは彼らに手を差し伸べて売り込むことです. イベントの内容と、イベントの参加者やメディア報道に関する情報を含め、そのブランドが適している理由を説明します。イベントに投資するメリットをまとめたスポンサーシップパッケージを提供すれば、確実にサポートを確保できる可能性が高くなります。

以下は、スポンサーシップパートナーが企業が会議でのコストを節約するのをどのように支援できるかの他の例です。

コンピュータ会社がトレーニングセミナーで使用するラップトップを寄付
衣料品小売業者は、ドアの賞品として使用するギフトカードを提供しています
ホテルチェーンは、イベントに参加するゲストに割引を提供しています
ある航空会社は、カンファレンスの講演者に割引旅行を提供しています

次の会議への参加をよりインパクトのあるものにするために、可能なパートナーのリストをブレインストーミングします。

テクノロジーを活用して印刷コストと配送コストを削減

Environmental Paper Networkの調査によると、デジタル印刷により、企業は全体的な印刷コストを最大 25% 節約できます。さらに、オンライン配送サービスを利用することで、企業は UPS や FedEx などのオンラインサービスでコストを最大 50% 削減できます。

テクノロジは、企業イベントでの飲食サービスのコストを削減するためにも使用できます。食品や飲料をオンラインで注文する場合、企業は一括割引や送料無料の特典を利用できます。モバイルアプリを使用して注文と支払いを管理することで、企業は、従来の紙ベースの方法を扱うときにしばしば発生する可能性がある、コストのかかるミスを回避できます。

テーマを作成したり、ユニークで費用対効果の高い方法で装飾したりします

費用対効果の高い単一のテーマを中心に企業イベントを形作ることで、ユニークな才能を得ることができます. たとえば、金と白を色として選択し、それらを装飾全体に使用できます。これには、ゴールドのアクセントが付いた真っ白なテーブルクロスとナプキンのレンタルが含まれる場合があります。これは、よりユニークな色に関連する可能性のある追加コストを回避しながら、依然として上品に見えます.

メイソンジャー、フェイクフラワー、リボンを使用したセンターピースなど、いくつかの要素を自分で作成することで、装飾にお金を節約することもできます. 1 年に複数のイベントを開催する場合は、装飾品をまとめて購入するよりレンタルした方が安くなる場合があります。

ソーシャルメディアを使用してイベントを宣伝し、マーケティングコストを節約する

Facebook、TikTok、Twitter、Instagram などのプラットフォームを使用することで、イベントページの作成、更新の投稿、潜在的なゲストとの交流により、ほとんどまたはまったく費用をかけずに幅広い視聴者にリーチできます。

企業イベントを宣伝するときは、ソーシャルメディアの投稿がプロフェッショナルでブランドに合っていることを確認する必要があります。そのため、会社の Web サイトにイベントページを作成し、それをソーシャルメディアプラットフォームで共有し、適切なハッシュタグを使用してより多くの視聴者にリーチし、提供する特別な取引や割引を宣伝することができます。

最後に、プロモーションやコンテストを実施するためのオプションです。自分のソーシャルメディアプロフィールでイベントページを共有しているゲストに割引を提供したり、イベントの無料チケットが賞品となるコンテストを開催したりすることは、これらのチャネルを使用する際に試してみるとよいでしょう。