リモートチームでタイムトラッカーを使用する利点

私の友人はかつて、彼女のチームが自宅で短時間仕事をしているとき、彼女の上司は彼らが実際に仕事をしているとは信じていなかったと私に言いました。 チームはオフィスでの仕事と同じように仕事をしましたが、彼女の雇用主は不信感を抱いていました。 したがって、彼らはすぐにオフィスに戻りました。 私は彼らが家から働いている間時間を追跡しなかったことに言及する必要があります。

なぜそれが重要なのですか？ ええと、遠隔地の従業員が彼らの時間を記録するとき、彼らは彼らの仕事の証拠を持っているので、雇用者と労働者の間の信頼を築くのはより簡単です。 信頼の問題とは別に、リモートチームでタイムトラッカーを使用することが重要である方法は他にもあります。

この記事では、リモートチームのタイムトラッキングの利点について説明し、リモートチームでのタイムトラッキングが実際にどのように機能するかを示します。

リモートチームの従業員のタイムトラッキングの利点は何ですか？

リモート従業員が時間の追跡を開始する必要がある主な理由を調査する前に、リモートワークに含まれるものを覚えておきましょう。 リモートの従業員とは、次のような人です。

• 在宅勤務、
• コワーキングスペース、カフェ、またはオフィスではないその他の場所で作業する
• さまざまな場所から仕事をしていますが、時々オフィスに来て、
• フレックスタイム制の場合もあります。

ここに、リモートチームの従業員のタイムトラッキングの利点があります。

正確な請求と給与

リモートの従業員が複数のプロジェクトや多数のクライアントで作業する場合、各プロジェクトに費やす時間ごとに追跡することが重要です。 さらに、労働者は請求可能な時間を請求不可能な時間から分離する必要があります。これは、Clockifyなどの時間追跡ツールを使用して行うことができます。 このルーティングにより、クライアントへの請求がはるかに簡単になります。

以下に示すように、初回エントリは請求可能ではありませんが、他のエントリは請求可能としてマークされています。 ここで、「ポートフォリオの更新」という名前のタスクは特定のプロジェクトに割り当てられていません。つまり、クライアントに対して実行されたタスクではない可能性があります。 したがって、請求はできません。

出典：請求可能時間を計算する方法

時間追跡ツールの助けを借りて、リモートチームはさまざまなクライアントのすべての請求可能な時間を追跡することができます。 その結果、時間の記録により、誤算を防ぎ、請求書が適切に作成されるようになります。

請求目的とは別に、時間記録は従業員が正確な給料を受け取ることを保証します。 リモートワーカーは、タイムトラッカーを使用して、どのプロジェクトにどのくらいの期間取り組んだかをメモします。 このような正確な作業データがある場合、雇用主はリモートワーカーに過少支払または過大支払をすることはできません。 さらに、マネージャーは誰かが残業しているかどうかを確認することもできます。

効果的なプロジェクト管理

リモートで作業している場合、チームマネージャーは、チーム内で誰が現在どのプロジェクトを扱っているかを判断するのが難しい場合があります。 ただし、チームの全員が時間を記録し、タスクとプロジェクトの詳細を入力すると、作業の透明性がはるかに明確になります。 したがって、圧倒される労働者がいる場合、管理者はタスクの割り当てを変えることを検討する必要があります。

さらに、時間を追跡することで、リーダーはプロジェクトのステータスを監視できます。 たとえば、あなたとあなたのチームが、ABCプロジェクトが完了するまでに163時間かかると見積もっているとしましょう。 これまでに、リモートの従業員は約14時間の作業を追跡しました。 つまり、プロジェクトを終了するのにさらに149時間あるので、まだ始めたばかりです。 または、パーセンテージが必要な場合は、作業の約8％を完了しました。これは、以下で確認できます。

Clockifyのプロジェクトステータスの例

これは、潜在的な遅延が発生するかどうかを確認し、可能であればこれらの問題を防ぐのに最適な方法です。 さらに、プロジェクトに取り組んでいる各リモートチームの進捗状況を追跡できます。 上記の例では、これまでのところ、設計チームとQAチームが非常に効果的であることがわかります。

遠隔地の職場の信頼

上司は、リモートの従業員が働いていることをどのようにして知ることができますか？ ここで最も重要な要素は信頼であり、私たちは労働者と管理者または雇用者の間の相互の信頼と尊重について話している。 時間の追跡は、遠隔地の職場で信頼を築く上で重要な役割を果たします。

タイムトラッカーは、従業員と上司をつなぐ接着剤と考えてください。 労働者は、毎日自分の時間を記録し、信頼できることを証明する責任があります。 一方、雇用主と管理者は、リモートワークの証拠として従業員のタイムシートデータを信頼して受け入れる必要があります。

在宅勤務のライフスタイルを選択する自由

一部の従業員は、勤務地を変更するというリモートワークの習慣があります。 ホームオフィスとは別に、リモートワーカーは、コワーキングスペース、カフェ、または図書館からもタスクを実行します。 それがリモートワークに伴う自由です。

今日、あなたは家で仕事を始めましたが、2時間後に景色を変える必要があったとしましょう。 あなたは図書館に行き、そこにさらに3時間滞在しました。 ここで、自宅と図書館で行ったすべての割り当てを追跡するには、時間の記録を開始する必要があります。 Clockifyなどの一部の時間追跡ツールには、携帯電話やラップトップなどの複数のデバイス間でデータを同期するオプションがあります。

出典：無料のリモートワークとチームソフトウェア

それがあなたにとってより便利であるならば、あなたはあなたの電話であなたの図書館の時間を追跡することができます、しかしあなたのラップトップであなたのホームオフィスの時間を追跡することができます。 タイムトラッカーは、勤務地や使用するデバイスに関係なく、記録されたすべての時間を確実に保存および同期します。

より良いコミュニケーションとコラボレーション

タイムトラッカーは、リモートチームでのコミュニケーションとコラボレーションを容易にします。 方法は次のとおりです。在宅勤務の従業員は、勤務時間の初めに出勤し、同僚に現在働いていることを示します。 そのため、会議やチャットに誰が参加できるかを明確にする方が簡単です。 下のスクリーンショットでは、追跡された時間が「進行中」であるため、オースティンとカレンが現在作業中であることがわかります。

これは、メンバーが異なる大陸または複数のタイムゾーンから来ているチームにとって特に実用的です。 従業員が現在時間になっている人を知っているとき、彼らが問題を抱えているか、助けが必要な場合、彼らはそれらの労働者に連絡することができます。

タイムゾーンと言えば、Clockifyを使用すると、タイムゾーンに関係なく時間を追跡できます。 たとえば、あなたはパリで働いており（UTC / GMT +2時間）、マネージャーはシドニーにいます（UTC / GMT +10時間）。 あなたはさまざまなタイムゾーンにいますが、上司がタイムシートを評価すると、シドニーのタイムゾーンでこれらのレポートが表示されます。

従業員の可用性をよりよく理解することで、リモートコミュニケーションとコラボレーションの両方が向上します。

従業員の生産性とパフォーマンスの向上

リモートチームメンバーは、同じ物理的スペースを共有しません。 したがって、労働者の効果を測定することは難しい部分になる可能性があります。 管理者が従業員のパフォーマンスと生産性を確認する実際的な方法は、従業員の記録された時間、およびタスクの説明やプロジェクトに費やされた時間などの他の詳細を分析することです。 したがって、時間追跡は、すべてがスムーズに実行され、リモートの従業員がプロジェクトを時間どおりに完了することができるようにするのに役立ちます。

リーダーは別として、時間追跡は労働者にとっても便利です。 従業員は、日中の時間をどのように過ごしているか、生産性が高いか、どのアプリを最もよく使用しているかを知ることができます。

これは、Clockifyが提供する便利なオプションである生産性タイムラインの例であり、さまざまなアプリでの作業に費やした時間を示します。 この機能を試すには、自動タイムトラッカーを使用する必要があります。 このタイムラインに10分より長いアクティビティのみが表示されていることを確認してください。 スクリーンショットからわかるように、このユーザーはGoogleドキュメントで3時間を追跡しています。 ユーザーがコンテンツライターである場合、これは彼女が3時間書いていることを示しているため、良いスコアです（空のページを見つめる迷惑がなかったと仮定します）。 ページの右側にあるプラス記号を使用すると、必要な時間エントリを追加できます。 たとえば、ここでは、Excelを除くすべての時間エントリが追加されています。

説明責任の改善

時間追跡は、従業員が自分のパフォーマンスに責任を持つのにどのように役立ちますか？ ええと、彼らが彼らの時間を記録する必要があることを知っていることは、労働者に時計が刻々と過ぎていることに気づかせます。 そのため、従業員は締め切り前にタスクを完了するために最善を尽くす可能性が高くなります。 その結果、労働者は彼らがどれほど責任があるかを示すでしょう。 すべてのチームメンバーが説明責任を証明すると、労働者間の信頼関係の構築も続きます。

管理者はリモートの従業員をどのように監視できますか？

リモートリーダーは、ビッグブラザーのように振る舞って、労働者を監視し、労働時間中に彼らが行うすべてのステップを分析するべきではありません。 そうすることで、マネージャーは自分と従業員の間の信頼の痕跡をすべて消し去っています。

代わりに、リーダーと雇用主は、従業員がリモートでタスクを実行するために費やす時間を追跡するための適切なアプローチを見つける必要があります。 ここに、上司がリモートワーカーを監視するために実行できるいくつかの重要な手順があります。

ステップ1：時間追跡ガイドラインを作成する

リモートワーカーが自分の時間を適切に追跡できるようにするには、雇用主または管理者が時間追跡ガイドラインを作成する必要があります。 あなたの会社が単純な時間追跡アプリを使用している場合でも、時間を記録するためにそのようなマニュアルを作成することを検討してください。 ガイドラインがカバーする必要があるものは次のとおりです。

• 従業員はどのようなタスクまたはプロジェクトを追跡する必要がありますか？
• 従業員は自分の時間エントリを分類する必要がありますか？
• 従業員は自分の時間をどのように追跡する必要がありますか（手動で、タイマーを使用して、タイムシートに時間を入力します）？ すべてのオプションが利用可能な場合は、労働者にそのことを知らせてください。
• 従業員はどのくらいの頻度で自分の時間を記録する必要がありますか（毎日、または週に1回）？

さらに、これらの時間エントリをどの程度詳細にする必要があるかを明確にすることが重要です。 たとえば、従業員が自分のタスクを「ブログ投稿」または「ブログ投稿「リモートチームの管理方法」の作成」と記述しても問題ないかどうか。

そのようなガイドラインを持つことは誤解の余地を残しません。 従業員は、自分の時間を記録する方法、頻度、および詳細を正確に知ることができます。 さらに、勤務時間中にプライバシーが侵害されているとは感じません。

ステップ2：チームに最新情報を尋ねる

すでに述べたように、リモートで作業する場合は、チームメンバー間の効果的なコミュニケーションを維持することが重要です。 リモートの従業員と連絡を取り合うために、マネージャーは定期的な会議を開催し、チームメンバーに最新情報を求める必要があります。

すべての労働者から最新情報を入手することは、リーダーが各チームメンバーが何に取り組んでいるか、そしてプロジェクトに問題があるかどうかを知るのに役立ちます。 したがって、マネージャーは現実的なプロジェクトの見積もりを行うことができます。

現在、これらの会議の頻度は、チームが実行している作業によって異なります。 1日に1〜2回更新する必要がある場合もあれば、週に1回の会議でうまくいく場合もあります。

ステップ3：期限を設定する

チームから取得した更新とは別に、全員が同じページにいることを確認する別の方法は、すべてのタスクの期限を設定することです。 好むと好まざるとにかかわらず、締め切りは構造をリモートワークルーチンにもたらします。 もちろん、これらの期限は現実的でなければならないことに注意する価値があります。

従業員が新しい割り当てを取得し、開始時刻と終了時刻が続くと、それに応じて作業を整理できるようになります。 さらに、在宅勤務者が期限を設定すると、これらのタスクに責任を持つ可能性が高くなります。 さらに、タスクに十分な時間を確保することで、作業者のストレスを軽減し、生産性を高めることができます。

リモートワーカーはどのように時間を追跡できますか？

リモートリーダーが従業員を追跡する方法を説明しましたが、ここでは在宅勤務の労働者のためのヒントをいくつか紹介します。

労働時間と気晴らしの両方を追跡する

前述したように、リモートの従業員は、リモートで作業する時間を追跡するときに、時間追跡ガイドラインに従う必要があります。 ただし、タスクの作業に費やした時間を記録する以外に、気を散らすものを追跡することもできます。 気晴らしはリモートワーカーの最も一般的な課題の1つであるため、これは自宅で仕事をしている人にとって特に重要です。

したがって、誰かがあなたを邪魔するときはいつでも、あなたがその気晴らしに浪費した時間を書き留めてください。 一日の終わりに、あなたはあなたがあなたの仕事にどれだけの時間を費やしたか、そしてあなたが気を散らすためにどれだけの時間を無駄にしたかについてより良い考えを持つでしょう。 さらに、頻繁に会議を行う場合は、会議に費やした時間を書き留めることもできます。

時間を追跡して、さまざまな場所が作業にどのように影響するかを調べます

さて、あなたが仕事の場所を変えることによって遠隔のライフスタイルを利用するそれらの労働者の一人であるならば、このヒントはあなたのためです。 時間追跡は、どの場所が特定のタイプのタスクに適しているかを把握するのに役立ちます。

これがどのように機能するかです。 あなたの仕事がブログの概要を書いているとしましょう。 したがって、自宅で作業するときにこのタスクを完了するために必要な時間を追跡します。 また、オフィスでこのタスクを完了するのにかかる時間を測定します。 次に、結果を比較するだけです。 自宅でこのタスクをより生産的に行う場合は、オフィスにいる日のためにこのタスクを残さないようにしてください。

1日または1週間のすべてのタスクの時間エントリを書き留めることで、自宅とオフィス/カフェでどれだけの作業負荷をかけることができるかがすぐにわかります。 したがって、ニーズに最適なリモートワークスケジュールを作成することができます。

結論

リモートで作業しているときに時間を追跡することで、すべてが適切に機能するようになります。 タイムトラッカーを使用すると、リモートチームはプロジェクトをより効果的に管理し、クライアントに適切に課金します。 プロジェクトとは別に、時間の記録は、従業員が時間になっているときに他の人に知らせるので、従業員が互いに簡単に通信および共同作業するのにも役立ちます。 このような環境で作業することは、リモートチーム内の信頼を構築する上でプラスの影響を及ぼします。

リモートの従業員を監視するには、マネージャーはすべての労働者の時間追跡ガイドラインを作成する必要があります。 さらに、リーダーは常にチームに定期的な更新を依頼し、すべてのタスクの期限を設定する必要があります。

在宅勤務者の場合、タイムトラッカーは、勤務時間の過ごし方だけでなく、気が散る頻度も示します。 さらに、時間を監視するときに、リモートの従業員はさまざまな場所が生産性レベルにどのように影響するかを学習します。