不十分な時間管理によって引き起こされる最も一般的な問題を解決する方法

あなたの時間管理スキルはどれくらい良いですか？

スケールのどこにいても、苦労している場合でも、習得に近づいている場合でも（またはその中間にいる場合でも）、常に改善の余地があります。

この記事では、以下について説明します。

• 時間管理が不十分である兆候があるため、自分自身や他の人の中でそれらを認識できるようになります。
• 不十分な時間管理が引き起こす可能性のある問題。適切な時間管理の重要性を認識できます。
• どうすれば時間を管理できず、時間をうまく管理できますか。
• そして最後に、私たち全員が時々それらを作るので、一般的な時間管理の間違いとそれらを解決する方法。

不十分な時間管理の兆候

これらは、不十分な時間管理の最も一般的な兆候です。 それらは一連の間違いを引き起こしますが、これについてはこの記事の後半で説明します（もちろん、解決策も提供します）。

気が散りやすいです

気を散らすものがまったくないスペースを見つけるのは難しいですが、できるだけ気を散らすことのないように作業スペースを最適化するために最善を尽くすことができます。

最初のステップは、何が最も気を散らすものかを見つけることです。 それらの通知はお使いの携帯電話にありますか？ 同僚と話しますか？ 通りの騒音？

それが何であるかを理解した後、それを管理し、回避することがより簡単になります。

時間厳守が悪い

私たちは皆、交通渋滞に巻き込まれているか、何らかの理由でアラームが鳴らなかった。 私たちは人間であり、事故は起こりますが、常に遅れることは別のことです。 それは他人と彼らの時間に無礼です。

エチケットの専門家であるアンナ・ミュッソンは、オーストラリアのハフィントンポストに次のように語っています。

あちこちで数分間待つと、すぐに足し合わされる傾向があり、その結果、多くの無駄な時間が発生します。

期限がありません

遅れるのと同じように、それがめったに起こらず、正当な理由がある場合は、「物事が起こる」の下に提出することができます。 一方、締め切りを頻繁に逃すと、専門家としての評判が著しく損なわれます。

あなたが一緒に働く人々に頼り、彼らが彼らの役割を果たすことを彼らに信頼できることが重要です。そうすればあなたはあなたの役割を果たすことができます。 人々があなたに頼ることができないなら、彼らはあなたと一緒に働きたくないでしょう。

締め切りに間に合わないことが多い場合は、その理由を理解する必要があります。最も一般的な理由は、先延ばし、時間を効果的に整理できない、または委任してより多くの外部委託を行う必要があるためです。

いつも急いで

いつも急いでいるような気がしますか？ あなたが計画したすべてを行うのに十分な時間はないようですか？

ぎりぎりまで待っているか、プレートに物が多すぎてすべてのタスクを完了するのに苦労していることが原因である可能性があります。

どちらであっても、ストレスがたまり、仕事の質に悪影響を及ぼします。 すべてに十分な時間とエネルギーがあることを確認するために、事前に1日を計画してください。

その目的のために、時間管理アプリまたは古き良きやることリストのいずれかを使用できます。

燃え尽き症候群

おそらく、時間管理が不十分であることの最悪の兆候は、あなたの健康が危険にさらされていることです。

燃え尽き症候群は、身体的症状（息切れ、めまい、免疫力の低下など）から感情的および行動的症状（精神的倦怠感、意欲の喪失、無力感や閉じ込められた感じなど）まで、さまざまな症状で現れます。

それと戦う最良の方法は、自分自身に休憩を与えることです。 休憩して仕事以外の生活を楽しむ時間をスケジュールします。

不十分な時間管理はどのような問題を引き起こす可能性がありますか？

1. ストレス。 時間管理が不十分だと、私たちは常に急いでいることになり、その結果、多くの追加のストレスが発生します。 何かをしなければならないことを知っていても、それをしていない場合でも、締め切りが近づいていて、完了に近づいていない場合でも、2週間分の作業を1日か2日に絞る必要がある場合でも、すべてが可能です。あなたの時間をよりよく整理することによって避けられます。
2. いつも遅れています。 時間厳守の悪さは、時間管理の悪さによって引き起こされる最も頻繁な問題の1つです。 時間は簡単にずれてしまいますが、遅れると人々はあなたを信頼できないと感じさせます。
3. あなたの職業上の評判を台無しにする。 誰にとっても理想的な同僚は、常に遅れて締め切りを尊重しない人です。 ほとんどの人は、それが一度起こるかどうかを理解していて、あなたには正当な理由がありますが、時間厳守の概念がまったくない場合は、専門家ではないというラベルが付けられます。
4. 生産性が低く、仕事の質が悪い。 あなたが最後の最後まですべてを残しているとき、あなたはそれを成し遂げるために急いでいるので、あなたの仕事が素晴らしい品質になる可能性はほとんどありません。 これは、パフォーマンスと結果に悪影響を及ぼします。
   時間通りに開始すれば、スピードのために品質を犠牲にする必要はありません。
5. あなたの皿に多すぎる。 1）何かを完了するために必要な時間、および2）利用可能な時間について明確な考えがない場合は、自分自身を過度に伸ばす危険があります。 正常に完了することができると完全に確信しているプロジェクトのみを受け入れます。
6. 仕事と生活のバランスが悪い。 スケジュールが決まっていない場合は、おそらく常に仕事をしていますが、深い仕事をすることはめったにありません。 その結果、仕事と生活のバランスが悪くなり、メンタルヘルスに影響を与える可能性があります。

どうすれば時間を管理できませんか？

私たちは通常、事前に計画を立てず、優先順位を設定せず、明確な目標を持たず、先延ばしにすることによって時間を管理することができません。

不十分な計画スキル

ベンジャミン・フランクリンが言ったように、「あなたが計画に失敗するなら、あなたは失敗することを計画します。」

良い計画がなければ、多くのことを成し遂げることはできません（私を信じて、私は試しました）。

これらは、計画を上手にやりたい場合に取り組むべきスキルの一部です。

• 細部への注意、
• 批判的思考、
• プロジェクト管理、
• よいコミュニケーション力、
• 良い組織、
• 先を考えて全体像を見る。

優先順位を設定しない

すべてのタスクは同等ですが、一部のタスクは他のタスクよりも同等です。

優先順位を付けないことは、より重要なタスクや緊急のタスクを犠牲にして、ランダムなタスクを実行することに圧倒されたり、時間を無駄にしたりする確実な方法です。

アイゼンハワーマトリックスは、重要なものと重要でないものを分けるのに役立つ優れたツールです。 必要なのは、4つの部分に分割する一枚の紙です。

1）重要かつ緊急のタスク–最初に実行する必要があります。

2）重要ですが、緊急ではありません–後で実行するようにスケジュールします。

3）緊急ではあるが重要ではない、別名、それらを実行しなければならないのはあなたではありません–それらを委任します。

4）緊急でも重要でもないものは、リストから削除できます。

明確な目標がない

レースに参加しているが、フィニッシュラインがどこにあるかわからないことを想像してみてください。 どこで走るかをどうやって知るのですか？ レースを終えるのにどれだけ近づいているかをどうやって知ることができますか？

そうです、できません。

同じことが目標の設定にも当てはまります。目標が何であるかを正確に知らなければ、目標を達成することは期待できません。 目標を正しく設定するために、目標がSMARTであることを確認してください。具体的で、測定可能で、達成可能で、関連性があり、期限があります。

たとえば、「金持ちになる」は賢明な目標ではありません。 リッチとは、誰にとっても違うことを意味します。 「金持ちになる」という目標を達成しようとすることは、フィニッシュラインが見えない状態で目的もなく走ることを意味します。

代わりに、「年末までに銀行口座にXの金額を入れる」、または「（特定の日付）までに毎月（Xの金額）を稼ぎ始める」などの方法を試してください。

正確な数を考えておけば、そこへの行き方も計画しやすくなります。

怠慢

先延ばしは、誰もが好む生産性の宿敵のようです。

公平を期すために、一部の人々（私を含む）は、生産性と創造性を解き放つために、締め切りに近づくことからある程度のプレッシャーを感じる必要があります。 私の記事で面白いものや機知に富んだものに出くわしたことがあれば、テキストを完成させるのに必要な日にその部分を書いた可能性が非常に高いです。 または多分前日。

秘訣は、圧力がないこととパニックを引き起こす圧力との間の適切なバランスを見つけることです。必要に応じて、圧力を動機付けるスイートスポットです。

一般的な時間管理の間違いとその解決方法

完璧な時間管理はありません。非常に多くの異なる側面で構成されているため、私たちのほとんどは、少なくとも1つの側面で問題を抱えています。 これが私たちが犯しがちな最も一般的な時間管理の間違いのいくつかとそれらを解決する方法です：

計画がない

生産的になりたいのですが、少し迷っていますか？ あなたはやる気がありませんか？ 何かを忘れてしまったような気がしますか？

「はい」と2回以上答えた場合、通常は計画がなく、流れに沿って反応しているときに発生します。

解決策：先を見越して、長期および短期の計画を立てることから始めます。 座って、やりたいことや達成したい目標について考えてください。
次に、そこに到達する方法を段階的に書き留めます。

長期的な目標は、短期的な目標を決定するのに役立ち、短期的な目標は、優れたやることリストを作成するのに役立ちます。

あなたのスケジュールがバランスが取れていて、あなたが気にかけているすべてのものに合うことができるように、あなたはあなたの個人的な目標と職業上の目標の両方を決定するべきです。

時間を見積もるのが苦手

これは私の最大の問題の1つでした。 準備にどれだけの時間が必要か、A地点からB地点まで正確にどれだけかかるかわかりませんでした。私の想定はしばしば少しずれていたため、遅れることもありました。

解決策：何かを成し遂げるのに必要な時間を過小評価する傾向があることに気付いたとき、私はそれを測定し始めました。
ストップウォッチを使用するか、より整理された方法でそれを実行したい場合は、時間追跡アプリを使用できます。

時間を追跡すると、信頼できるデータがたくさんあり、知識に基づいて推測できるため、時間をより正確に見積もることができます。 また、何に時間を費やし、多かれ少なかれ何をすべきかについての明確な概要が得られるため、計画も容易になります。

圧倒される

まず第一に–深呼吸してください。

あなたはすべてを行うことはできません。 それは完全に大丈夫です。 誰もできません。

忙しいスケジュールを立てることはあなたに負担をかける可能性があるので、あなたは自分自身に優しく、あなたが超人間的ではないことを受け入れるべきです。 また、朗報です。これには解決策があります。

解決策：優先順位を付けることを学ぶことが重要です。

その日に絶対に実行する必要のあるタスクを最大3つ選択し、それらに集中します。 その日の前半にそれらを実行してみてください。最初に最大/最も困難なもの、次に優先度の順に残りの部分を実行します。 上位3つのタスク以外のことをなんとか実行できた場合、それはすばらしいことですが、そうでない場合は、まったく問題ありません。

また、次のタスクが開始する前にタスクを完了し、スケジュールが混乱しないように、スケジュールしたものの間にバッファーを残してください。

気晴らし

何が一番気を散らすのか知っていますか？ そうでない場合は、ハーバードビジネスレビューが発行したこの短い評価を受けて、6つの最も一般的なタイプの気晴らしのどれがあなたの生産性と集中力を妨げるかを見つけてください。

解決策：最悪の気晴らしが何であるかを理解する最初のステップを終えたら、それはそれらに対処する時です。 ここにいくつかの提案があります：

1. 生産的な環境で作業します。 学生の頃は図書館に行って勉強していました。周りのみんなが仕事をしていたので、私もそうするのが当たり前でした。 私の電話にいるのは気分が悪い。
2. タスクをチャンクに分割して、タスクがより実行可能で威圧感が少ないように見えるようにします。
3. 通知をオフにするか、電話を邪魔しないモードにします。
4. メールをチェックする時間を決めてください。集中力を損なうので、一日中読んだり返信したりしないでください。
5. 騒がしい環境で作業する場合は、ノイズキャンセリングヘッドホンに投資してください。

先延ばし

先延ばしの原因は何ですか？ それは「ただ怠惰である」ということではなく、多くの場合、より大きな理由があります–通常、完璧主義および/または失敗を恐れています。

解決策：先延ばしに取り組むには、その原因に応じていくつかの方法があります。

1. 最初の1つは、完了した方が完璧よりも優れていることを受け入れることです。 私はそれがおそらく口で言うほど簡単ではないことを知っています。 しかし、私たちがこれまでに行ったことは完璧ではないので、後でではなく早く受け入れる方がよいでしょう。
   それは私たちが仕事に力を入れるのをやめるべきだという意味ではありません。 それは、私たちがそれを際限なく修正するのをやめ、細部にまでストレスをかけることをやめるべきであることを意味します。
2. 圧倒されて先延ばしになることもあります。 大変な作業のようですので、開始を延期しました。
   その解決策は、大きなプロジェクトを小さなステップに分割することです。 彼らははるかに実行可能に見えます。 次のステップに集中すれば、それほど怖くはありません。
3. プロジェクトを正常に完了することができるかどうか、またはプロジェクトに十分なスキルがあるかどうかわからないため、先延ばしにしますか？
   上司またはチームの信頼できる人に頻繁にフィードバックを求めて、正しい方向に進んでいることを確認してください。 アドバイスや批判を受け入れ、それらを学習の機会として利用してください。

忙しくて生産的だと考えることは同じです

あなたは生産的であることで忙しいのと同じですか？ 多くのことを成し遂げるために多くの時間を費やしていますか？ スマートに働くことで一生懸命働いていますか？

一般的な信念に反して、それらのことは実際には同じではありません。 あなたが一日中働いていたのに、結局あなたが重要なことを何も成し遂げていないことに気づいたことがあなたに起こったことがありますか？

解決策：目標を念頭に置いてください。 あなたがやることリストを書いているとき、あなた自身に尋ねてください：これは私を私の目標に近づけるでしょうか？ これは私にとって重要ですか？ これを委任できますか？

やるべきマイナーなタスクがいくつかある場合は、1）仕事の終わりに向けてそれらを実行します。 それらにあなたの脳の主要な時間を無駄にしないでください-より重要なタスクのために、それを賢く使用してください。
2）それらをグループ化して、タスクからタスクに切り替えるときに多くの焦点を失うことがないようにします。

休憩や休みを取らない

いつも働いていても、実際には生産性が上がるわけではありません。燃え尽き症候群につながるだけです。

あなたの心は、集中して効率的になることができるように、よく休んで新鮮である必要があります。 信じられないかもしれませんが、疲れ果てて睡眠不足になっていないときは、仕事がうまくいきます。

解決策：これに対する解決策は非常に明白です–休憩を取ってリラックスしてください。

勤務時間外に仕事をしたり、実際に仕事をしていないときに仕事について考えたりしないようにしてください。 人生には生産性とお金を稼ぐこと以上のものがあります。

結論

時間管理スキルの構築には時間と労力がかかります。 それはプロセスですが、時間をうまく管理することを学ぶにつれてあなたの人生はより簡単になるので、それは価値があります。

時間を計画し、明確な目標を設定し、優先順位を設定し、先延ばしを最小限に抑えるようにしてください。 また、気を散らすことを避け、仕事を休み、時間を正確に見積もり、忙しくするのではなく効率的になることに集中するように最善を尽くす必要があります。