注意を払う技術：リモートチームでよりスマートにコミュニケーションする
公開: 2017-12-07
私は、会ったことのない無意識の人々に挨拶することから仕事を始めます。
それから私はロボットとの戦いに入ります。
つまり、Convertでは、コミュニケーションが少し異なります。
ここでは、私たちは完全にリモートのチームであり、ほぼ完全に柔軟な時間で働いています。 私たちは9か国に拠点を置き、11のタイムゾーンで活動しています。
それでも—私たちはお互いを知っています。 そして、私たちはコミュニケーションの方法を知っています。 3か月前の初日の「ウォークイン」では、チームがどれほどうまく、どれほどシームレスに、そしてどれほど共感的に進んでいるかに驚いていました。
これがすべての仕組みです。
- ロボットが人間としてのコミュニケーションを私たちにどのように思い出させるか。
- どのように「謙虚に」そして「ファックアップ」を共有するか。
- タイムゾーンを超えてラップトップの背後にある場合でも、「オープン」で作業するために使用するツール。
スラック
みんなと彼らのTechCrunchを購読している母親はSlackを使っている—そしてそれには正当な理由がある。
滑らかで、効率的で、整理も簡単です。 モバイルアプリはうまく機能します。 小さな音の通知でさえ、一般的に心地よい響きです。
Convertに従来のオフィスがある場合、たるみは会議室、キッチン、会議室、掲示板になります。 これを使用して、「オンライン」を「直接」のように感じさせる方法は次のとおりです。
ボット：
Slackbot：
私たちのスラックボットは、奇妙なことに、チアリーダー、元帥、そして漫画の役割を果たしています。
何がそれをトリガーするのかを正確に追跡することはできませんが、コマンドプロンプトをいくつかのカテゴリに分類できます。笑いとミッションです。
後者のカテゴリーには、ジェンダーニュートラルな言葉という大きなルールがあります。
Convertには、多面的で常に発展している専用のコンシャスビジネスポリシーがあります。 しかし、その大部分はジェンダーニュートラルです。これは、採用プロセス、社会的使命、そして言語の中核です。
したがって、slackbotは、これを台無しにした場合に「穏やかな」リマインダーを提供します。
（「私たち」とは、主に「私」を意味します。これを台無しにすると、Slackbotは主に穏やかなリマインダーをくれます）。
「おい」、「仲間」、「みんな」と入力すると、「ギャングのことですか？」というメッセージが表示されます。 または「あなたは仲間を意味しましたか？」 —または他のいくつかのジェンダーニュートラルな提案。 これらすべて、最近、私は本質的に精通しています。
他のトリガーはもっと楽しいです（読んでください：gifに大きく依存しています）。 「くそー」はgif応答を促します—一般的に人々が怪我をしているものです。 「オンライン」は、スーツを着ている、または仕事に取り掛かっている人々のgifを促し、時には、不可解なことに、デュードからの信じられないほどの表情を促します。
「天気」と「暑い」は、より多くのslackbotsassを促します。
今、私はこれらが冗談のように見えることを知っています。
そして、あなたは疑問に思うかもしれません：「gifユーモアに過度に依存しているボットの何がそんなに革新的ですか？」
しかし正直なところ、彼らは単なる冗談ではありません。 そして、私たちが実際にslackbotをプログラムする方法を理解するのに数か月かかりました。
お互いに耳を傾けていることを示す方法としてslackbotを使用します。 私たちが注意を払っていることを示す方法として。
slackbotが私がチームに「すべて」と呼びかけることを提案したとき、私は不平を言いました。
Slackbotは忘れませんでした（または、少なくとも、コマンドをプログラムしたDennisは忘れませんでした）。
そして、「y'all」が適切な複数形ではないことを嘆いたとき、slackbotは適応しました。
Convertersが病気になると、slackbotは共感的な人間の合唱に加わります。
そして、コンバーターがお互いを祝うとき、slackbotは彼らと一緒に祝います。 （時々、確かに、少し奇妙な方法で）。
結局のところ、私たちはslackbotを微妙で、議論されていないが重要な方法で使用しています。 それは人間的な方法で相互作用することを私たちに思い出させるロボットです。
ちょっとタコ：
だから私はHeyTacoが大好きです！ ボットには2つの理由があります：1）私は物事に勝つことが好きです。 2）タコスが好きです。
慣れていない場合：「HeyTaco」は、チームメイトに簡単な「@」コマンドと絵文字で「小道具」を与えることができるスラックボットです。
（私が知っていることですが、入力すると少しばかげているように聞こえます）。
しかし、これがクールな理由です。お互いに励まし合うことを奨励します。 「ねえ、あなたは素晴らしい仕事をした」と言うための決まったプロトコルがあります。 そして、それは「ねえ、あなたは素晴らしい仕事をしました」と言うことを簡単で習慣的にします。
誰かがあなたの方法でタコスを投げるときはいつでも、HeyTacoボットはメッセージであなたに警告します。 さらに、それはあなたをあなたのチームリーダーボードにリンクします—それはただ楽しいです。
（あなたが私だとしても、8位です）。
Hey Tacoでは、チームの報酬としてタコスを「キャッシュイン」することもできます。これはカスタマイズできます。 しかし、それは本当の報酬は具体的なものではありません。 それは、小さなお祝いの行動を通して、積極性と励ましの文化を育んでいます。
そしてタコスを通して。
チャネル：
Convertスラックの最も実用的でないチャネルが最も重要になる傾向があります。
これらは、主にデジタル通信の人間的な基盤です。
#all_watercooler：
Convertでは、ホラクラシーシステムに取り組んでいます。つまり、自律的に作業しています。 私たちは「球」を所有しています。 実際の承認プロセスや過度のやりとりはありません。
理論的には、これは、必要に応じて、机に座って仕事をしたり、記事を公開したり、タスクを完了したり、1日中、誰もいない状態でやり取りしたりできることを意味します。
しかし、私はしません。 それは退屈だからです。
そして、コンバーターは退屈ではありません。
そして、私たちは退屈ではないので、お互いに話したいと思う傾向があります。 ウォータークーラーは私たちがそれを行う場所です。
私は通常、旅行の写真を送ります。 他の人は自分の子供の写真を送ります。 または食べ物。 または彼らが取っているコース。 または、ハイキングや奇妙なラップトップのセットアップ、おしゃれなAirbnbなどの食べ物。
そして正直なところ、Slackにログオンするのを楽しみにしているので、企業文化にとって大きな勝利です。 大きな赤い通知は怖いだけでなく、友達からの最新情報です。
#all_fuckups：
Convertでは、共有するファックアップがいくつかの異なる形式をとることを発見しました。 時々、それらは「一般的な生活」のものです（つまり、私はDMVで4時間過ごしました）。 時々、それらは実際の「私は自分の仕事が得意ではなかった」ものです。
私はまだ私のファックアップを共有するのが苦手です。
リモートチームの場合：それを乗り越える必要があります。
fuckupsチャンネルはそれを簡単にします。
主に、人々の過ちを野外で見るのは快適だからです。 そして、誰も彼らに住んでいないのを見るのは快適です。
誰もあなたを非難しません。 「報告」、「一時停止」、「問題」は発生しません。
通常、絵文字を取得するだけです。
（そしてslackbotからのもう少しのサス）
#all_humblebrag：
そして、反対のチャンネルがあります！
ここで、私たちは自慢します：
私たちは会社を自慢します：
そして、私たちはお互いに自慢します。
GIFとタコスとハートが共有されます。
そして正直なところ、それはたまり場にちょうどいい、お祝いの場所です。 このチャンネルからの新しい通知を見るたびに—私はかなり興奮しています。 そして、私は同僚が成し遂げたことのいくつかをかなり誇りに思っています。
すべての企業はそのようなスペースを持っている必要があります。
で、あなたは？
自問してみてください…
- どうすれば人間的に自動化できますか？ 注意深く？ 「私は注意を払っている」ことを示す「組み込み」できるもの。
- 私たちの会社は何の略ですか？ コミュニケーションの方法でそれをどのように強化できますか？
- どのように私たちは自分自身に正のフィードバックを与えることを思い出させますか？ そして、どのように私たちは自分たちの過ちを認めるように自分自身を励ますのでしょうか？
- 同僚としてだけでなく、人間として話すための私たちのスペースはどこにありますか？
ASANA
Convertでの最初の数週間、すべての質問に対するほぼすべての答えは、Asanaでした。
- WordPressにアクセスできますか？ アサナのディエゴに聞いてください。
- 編集中のブログ投稿はどこにありますか？ Asanaのコンテンツチャンネル。
- どのページにあなたが私に見てもらいたいコピーがありましたか？ Asanaであなたに割り当てました。
- 会議の前に何をする必要がありますか？ *憤慨したため息*アサナをチェックしてくださいね
Asanaに慣れていない場合は、プロジェクト管理ソフトウェアです。 構成要素は、ボード、プロジェクト、およびタスクです。 これらすべてのポイントは、やるべきことでメモをとることができるということです—人々にそれらを割り当て、期日を与え、コメント、お気に入りのタスクを残し、トピックごとにそれらを整理し、取得します。 君の。 行為。 一緒。
Asanaは、1分以上かかるほぼすべてのタスクに使用します。 Slackで何かをするように言われたら、正直に言うと、忘れてしまいます。 あなたがそれをアサナに入れると—私は大きな醜い赤い期日が私を見つめているのを見るでしょう、そして私は動くでしょう。
金曜日の更新：
それで、毎週金曜日に、アサナは私にこの小さなリマインダーを与えます：
これはいくつかのことを行います。
- それは私の脳を「ああ、神様。 今週は何をしましたか？」 それから私は、時には誇りを持って、時にはパニックを伴って、熟考し、自分がどのような進歩を遂げたかを真剣に評価することを余儀なくされます。
- それは私が孤立して働いていないという事実を思い出させます。 その人々は私のプロジェクトがどのようにやってくるのかを知ることに依存しています。 そして、私はおそらく、あなたが知っているように、それらを投稿し続けるべきです。
金曜日の更新は公開されているので便利です。 あなたは誰からの更新を見るために購読することができます。 そして、ほぼ誰でもあなたのために更新を見ることができます。 「あなたの1週間はどうでしたか？」という質問に対する、全社的な10秒の回答です。
しかし、それを超えて、彼らは説明責任の文化を生み出します—公的にだけでなく、個人的に。 彼らはあなたにあなた自身の進歩を祝い、あなた自身の障害に立ち向かうことを強制します。
そして、彼らはあなたがあなたが達成したこと、またはあなたの時間のあまりに食べ尽くされたものを振り返ることを可能にします。
ミーティングノート：
ミーティング中、時間の夜明けまでさかのぼって、私たちが決定したことを知りたい場合は、Asanaで見つけることができます。
そして、「時間の夜明け」とは、「このシステム全体を開始した9か月前」を意味します。
それでも、毎週の会議の構成、議事録、メモはすべて、一連のAsanaプロジェクトで非常にうまく機能し、追跡可能です。
ホラクラシーモデルによると、「戦術的」および「ガバナンス」会議を標準化しています。 ホラクラシーを知っているなら—それは非常に構造化されていることを知っています。 チェックインラウンド、チェックリスト、メトリクスがあります。 設定する議題があります。 そして、会議がスムーズに進行するように、これらすべてを実行する適切な順序があります。
追跡することはたくさんあります。 幸いなことに、Asanaは多かれ少なかれ私たちのためにそれを行います。
で、あなたは？
自問してみてください…
あなたの「ナンセンスではない、たわごとを成し遂げる」スペースはどこにありますか？ 仕事を続けるためにどのように使用しますか？
何があなたの会議を軌道に乗せていますか？ そして、誰があなたの会議メモを取りますか？ 彼らはどこに住んでいますか？ アクセスは簡単ですか？
声と顔で
したがって、私たちは同じ場所にいるわけではありません。Slackを介して送信されたすべてのgifがそれを補うことができるわけではありません。
でも、話をする時間を作ると、かなり近づいたような気がします。
私はリモートでの作業に多くの時間を費やしてきました。 私たちが違うことに気づいたことの1つは？ インターネットの品質が非常に悪い場合を除いて、人々はWebカメラをオンのままにします。 私たちの会議のいずれかに遭遇すると、コワーキングスペース、車、カフェ、またはデッキから人々を見ることができます。 テントから電話がありました。 可視性は形式よりも重要です。
私たちが違うことをする他のことは…
バディコール：
完全な開示：私はバディコールを正しく行ったことがありません。
私はいつも時間を過ごしてきたからです。
結局のところ、あなたの同僚は面白いです。 バディコールは、仕事以外のことについて話すための、指定された、義務付けられた、月に1回のチャンスです。 その結果、私は今、カナダの田舎を通る列車、挑戦されたモビリティのためのインテリアデザイン、そしてお茶について何かを知っています。 しかし、もっと重要なのは、同僚が誰で、彼らが何を気にかけているのかを知っていることです。
新しいメンバーの場合、バディコールはより頻繁に増加します。 そうすることで、チームをよりよく、より速く知ることができ、質問に答えるのがより快適になります。 また、タイムゾーンをナビゲートし、カレンダーを他の人とうまく再生する方法を学ぶという、改宗者に敬意を表された芸術にとっても良い習慣です。
Wins＆Miseries：
毎週、「Share Your Wins andMiseries」と呼ばれる30分間のハングアウトミーティングがあります（これは、最もクリエイティブなタイトルではありません）。 実生活では、多かれ少なかれ「humble_brag/fuckups」チャネルとして機能します。 または、たとえば、チーム全体のバディコール。 基本的に、私たちは座って、1つずつ言います。今週は何がうまくいったのか、何がうまくいかなかったのか。
時々。
時々私達はただ物事について話すことになります。
私たちのチャンネルと同じように、それは人々が仕事や生活を共有する場所です。 しかし、重要なのは、多かれ少なかれ「実生活」での勝ち負けに人々が共感し、反応するのを見ることができるということです。
で、あなたは？
自問してみてください…
- リモートチームの孤立感を減らすために何ができるでしょうか。
- 仕事を休むために数時間の労働時間を費やすことに価値があると思いますか？
それで、大きなアイデアは何ですか？
たくさんありました。
多くのツールとプロセスとルール。
しかし正直なところ、ツールとプロセスはすべて無関係です。
Convertでは、これらのことは、私たちがそれらを使用しているためにのみ機能します。
Slackbotが「気分が良くなることを願っています」と言っても、同僚もチャイムを鳴らさなければ、かなりお粗末な気分になります。＃Watercoolerは共有しているので機能します。 Asanaは、「いいね」を送信したために機能し、更新を提供するのに十分な透過性を備えています。
ツールは、それを使用するチームと同じくらい優れています。 しかし、優れたチームがあり、優れたツールを使用している場合、それは本当に何かを構築できるときです。