継続的な成功のために CRM 統合を監査するための 3 つのステップ

公開: 2022-11-08

CRM 統合を完了したばかりであれば、まず成功です。 頭が少しぼんやりしていて、自動化とプロセスによって生活がどのように改善されたかについて、セールス チームとマーケティング チームから称賛を浴びていることは間違いありません。 しかし、次は何ですか？

統合の勢いを維持し、チームからさらに多くのハイタッチを得るには、アカウントを監査して、次に何をすべきか、何が必要かを確認する必要があります。

そのため、監査が重要な理由と、問題が発生する摩擦点を特定する方法を説明する前に、「移行」と「統合」の違いを確認する必要があります。

「移行」と「統合」の違い。

移行とは、ある運用環境から別の運用環境に移行するプロセスです。 HubSpot には、マーケティングとセールスの連携に重点を置いたツールが多数あるため、Salesforce や組み込みの CRM システムから HubSpot Enterprise CRM に移行する人が多くいます。 CRM を移行する場合、過去の CRM データを失わないようにする必要があります。これは会社にとっての宝物です。 この移行されたデータにより、チームは効果的な販売戦略について報告し、不必要な労力を回避し、販売速度を向上させ、混乱を減らすことができます。

統合とは、1 つのオペレーティング環境を別のオペレーティング環境に接続して、一方または両方の環境の機能を強化するプロセスです (PCMag による)。 単独ですべてを行うソフトウェアはありません。統合により、クライアントはビジネス上の問題に対する完全なソリューションを構築できます。 たとえば、HubSpot は Vidyard と統合されているため、HubSpot クライアントは、HubSpot マーケティング キャンペーンでビデオ コンテンツを使用し、エンゲージメント メトリクスをすべて 1 か所で分析できます。 クライアントの CRM および販売ツールを実装するために雇われた場合、クライアントのニーズに対応するために複数のシステムを統合するよう求められる場合があります。 場合によっては、ソフトウェア スタックに応じて、複数のシステムの移行と統合の両方が必要になることがあります。

データを保持するために必要なすべての手順を実行します。 別のシステムの移行や統合が技術的に完了した後でも、作業を徹底的に監査し、クライアントからフィードバックを収集する必要があります。

監査はなぜそれほど重要なのですか？

幸運にも家を所有し、それを完成させた人なら誰でも、最初の修理後に完全に完成することはなく、常にいくつかの障害や修理が必要なものがあることを知っているでしょう. CRM の場合、これは同じプロセスであり、監査によって、成功への潜在的な障害が明らかになります。

最近、クライアントを Salesforce から HubSpot に正常に移行しました。 ただし、移行を監査すると、いくつかの重要なプロパティが正しく構成されていないことがわかります。 これらのプロパティがなければ、クライアントは運用アクティビティを効果的に自動化できなかったでしょう。 この過ちを早期に修正することで、クライアントは不必要な手作業を何ヶ月も節約できます。

2 つ目の事実は、監査を通じて、CRM の戦略的ニーズをよりよく把握できるということです。 最近、HubSpot を他のいくつかのツールおよび社内特注の CRM と統合しました。 この間に、セグメント化された取引パイプラインと自動化を使用してシームレスなクロスオーバーを行うことで、会社のすべての領域を改善できることがわかりました. 私たちは、チーム全体を監査し、相談することを確実にすることで、クライアントにとってより良い長期的なビジネスソリューションを考案しました. 監査と継続的なコミュニケーションにより、実装が成功する可能性が高まり、その結果、あなたの立場が強化されます。

3 つのステップで移行と統合を監査する方法

以下では、監査のベストプラクティスをいくつか見ていきます。

監査は、次の 3 つの順序付きステップに分割できます。

1. 欠落データの確認 - オブジェクト、レコード、関連付け、およびプロパティを再確認して、移行または統合中に欠落したデータがないことを確認します。

2. ユーザーのニーズ分析 - クライアントの以前の CRM からの主要なレポートとリストを分析して、それらが HubSpot で再作成され、ユーザーと対話できることを確認します。

3. デルタ移行 - 「デルタ移行」を実行して、最初の移行または統合から除外された可能性のある、新たに変更されたデータを転送します。

これは統合監査の完全なステップ数ではありませんが、適切な監査には少なくともこれらのアクションが含まれている必要があります。 これらの手順のいずれかをスキップすると、後で不要な作業が発生する可能性があります。 順不同で手順を実行すると、ワークロードが増加する可能性もあります。 たとえば、レポートの作成 (手順 2) から始めた場合、重要なデータが移行されていないことがわかり、手順 1 に戻る必要があります。手順 3 に直接スキップすると、次のことがわかる場合があります。戻って欠損データを 2 回修正する必要があります。

ユースケースをマッピングする

あなたとエンドユーザーの両方が、HubSpot アカウントをどのように使用するつもりなのかを視覚化できる必要があります。 しかし、正直に言うと、これは難しいことです。なぜなら、組織内の一部の人々は、CRM とは何か、または CRM が自分に何をもたらすことができるのかを知らないからです。 主要な実装者として、時間をかけて彼らの問題を解決し、通常の人間レベルで、CRM をどのように使用すれば彼らの利益になるかを話し合う必要があります。

これを行うには、ガイド付きの質問を使用して、CRM と自動化の設定方法を間接的に教えてもらいます。 以下に、彼らに尋ねることができるいくつかの質問を示します。

  • 仕事での最大の時間の浪費は何ですか? なんで？
  • [前のCRM]インスタンスで最近閉鎖されたクライアントの例を(画面共有で、または直接)見せてもらえますか?
  • システム内でレコードが (リードからクライアントに) どのように移動したか? 関連付けられたオブジェクトはどのように移動しましたか?
  • このプロセスが [以前の CRM] でどのように見えるかを正確に示してもらえますか?
  • 魔法の杖を振ることができるとしたら、このプロセスをどのように変えますか?
  • 変更を受け入れられないプロセスはありますか? なんで？

これらの質問をすることで、HubSpot で何を再作成および/または改善するかについて詳しく知ることができます。 最良の結果を得るには、監査の 3 つのステップのそれぞれについて、明確なタイムラインをクライアントに伝える必要があります。 できること、これによって改善されること、必要な手順、摩擦を取り除くために提供するトレーニングの概要が明確になった場合にのみ、クライアントに戻ってください。 ステップの明確な概要と方向性を示し、次にサービスにおける一貫したトレーニングの概要を示すことで、それらへの混乱を抑えることができます。

クライアントは、監査の状況について定期的に、おそらく毎週の会議で最新情報を入手する必要があります。 クライアントからのフィードバックなしではどのステップも完了できないため、クライアントが作業をレビューし、質問し、変更を提案できるように、十分な時間を取っておきます。 クライアントのチームの主要な利害関係者と強力な協力関係を築き、定期的に会うようにしてください.F

CRMの実装について詳しく知る

ステップ 1: 欠損データをチェックする方法

統合のフェーズ 1 が完了したら、CRM のすべての構成要素が正常に転送されたことを確認したいと考えています。

主要なレコード、オブジェクト、プロパティ、または関連付けが欠落している場合、将来これらを転送することがより困難になる可能性があります。 十分な注意を払い、移行または統合されたデータのエラーを確認する必要がありますが、クライアントのチームにアカウント自体を検査してもらう必要もあります。

彼らはおそらくこのデータを日常業務で使用しているため、行方不明の企業、個人、およびプロパティを見つける可能性が高くなります。 移行または統合中に関与していない顧客は、実装に不満を抱く可能性が高いため、積極的に関与するようにするのはあなた次第です。

HubSpot のオブジェクト、レコード、およびプロパティがどのように機能するかを説明するのに十分な時間を確保してください。これは、クライアントがニーズをより適切に評価するのに役立ちます。

場合によっては、ユーザーがまだ HubSpot に十分に慣れていないため、自分で監査を実行する必要があるため、ユーザーを積極的に支援する必要があります。

CRM を最初の採用の段階まで用意し、基本的なプロセスのいくつかについてスタッフをトレーニングしたら、少し手を引いて、ユーザーがシステムを独自の方法で使用して問題解決を開始できるようにする必要があります。新しいプロセスでアップします。

たとえば、最近の実装では、HubSpot の販売ツールを使用して適切に調整されたプロセスを導入しましたが、販売チームがソリューションに圧倒されていることがわかりました。 私たちは一歩下がって、いくつかのより基本的なソリューションを実装し、ツールのさまざまな側面、つまりスニペットに関するトレーニングを提供しました。これにより、自動化と時間の節約を実現しながら、制御できるようになります。 次に起こったことは、1 週間以内に、いくつかの質問が返ってきたことで、スニペットを使用して新しいプロセスを完全に実装しましたが、それらを HubSpot ファイル マネージャーと統合して多数のプロセスを作成しました。プラットフォームの複数の部分のエクスペリエンスと採用を改善しました。

順不同で、あなたとユーザーは、次の要素を個別に、または共同で評価する必要があります。

  • すべてのオブジェクトは (可能な限り) 移行 (または適切に統合) されています。 これには、連絡先、会社、取引、製品、見積もり、およびタスクが含まれます。
  • #1 のオブジェクトに関連するすべてのプロパティ/フィールド/タグが移行されました (または適切に統合されました)。
  • オブジェクト (#1) とプロパティ (#2) の間のすべての関連付けが移行 (または統合) されました。 たとえば、後で手動で何百もの取引 (または重要なプロパティ値) を適切な連絡先/会社に関連付けなければならないのは面倒です。
  • すべての物理データがインポートされました。
  • すべての「ディール ブレーカー」アイテムは移行されました。 これらは、クライアントがそれなしでは機能できない関連付け、オブジェクト、またはその他のプロセスです。

この最初のステップには少なくとも 1 ～ 2 週間かかります。 クライアントが監査への参加に消極的である場合は、なぜ彼らの意見がなければ参加できないのかを説明してください。 いずれの場合も、あなたが彼らの成功のために解決しようとしていることを彼らに思い出させ、下流の痛みから彼らを守ってください.

顧客レポートを評価、再作成、改善する方法

現代の組織はデータに溺れています。 データは、グローバルなビジネス オペレーションから個人のモバイル デバイスに至るまで、あらゆる場所で収集されます。 しかし、文脈や目的がなければ、データはサハラ砂漠の砂のようなものです。 レポートは会社の成功に不可欠であり、クライアントが CRM にデータを保存している場合、おそらく何らかの方法でレポートする必要があります。 場合によっては、クライアントは作成したいレポートをすでに知っている場合があります。 また、成功のために適切な推奨事項を作成する必要がある場合もあります。 クライアントの報告の必要性を判断するために、次のような質問をすることができます。

  • マーケティング/販売活動について何らかの方法で以前に報告したことがありますか?
  • レポートを見たいと言うとき、頭の中で何をイメージしますか?
  • 画面 (またはスクリーンショット) を共有して見せてもらえますか?
  • 競合他社はどのようなレポートを見ていると思いますか?
  • 理想的な世界で、マネージャー/副社長/CEO にどのような結果を示したいですか?
  • このレポートに基づいて何をしますか? このレポートに基づいて、どのようなアクションを実行しますか?
  • あなたのチームがより良い仕事をするのに役立つデータは何ですか? チームをより良く導くのに役立つデータは何ですか?

これらの質問に対する回答によっては、レポート ダッシュボードを作成するための追加の時間を割り当てる必要がある場合があります。

たとえば、クライアントがこれまでにマーケティングやセールスについて有意義な方法で報告したことがない場合は、ベスト プラクティスのリソースを送信して確認することができます。 クライアントが以前の CRM でレポートに依存していた場合は、上記の質問を使用して、視覚化する必要があるデータの種類について詳しく知ることができます。 レポートの好みを深く掘り下げ、他のクライアントとの過去の経験に基づいてレポートを強化します。

場合によっては、カスタム オブジェクトを含むレポートを HubSpot 内で再作成できないことがありますが、HubSpot を必要な形式に変換するために最善を尽くすようにしてください。 そのような場合、タイムライン API を使用してカスタム イベントを作成したり、CRM 拡張機能を使用して CRM サイドバーにデータ カードを作成したりできます。

実行できない場合は、透明性を確保してください。 HubSpot の API と組み込みツールを使用して、クリエイティブなソリューションを見つけるために最善を尽くしてください。

クライアントが単純な取引収益レポートを再作成するのを手伝っていて、複数のデータセットにまたがってレポートする Sales Hub の機能を使用して、多数の複雑な Excel レポートを HubSpot に転送する機会を見つけたとします。 これらのクロスオブジェクト レポートを設計することで、重要な指標に対するクライアントの洞察を劇的に向上させることができます。 クライアントのレポートを掘り下げる前に、会話の明確な時間枠と頻度を設定する必要があります。 このタスクには約 2 週間を割り当てますが、クライアントのニーズに基づいて自由に調整してください。 また、報告のためにクライアントが必要とするすべてを明確に文書化することをお勧めします。 このドキュメントを彼らと共有して、後になって驚くようなことがないようにしてください。


デルタ移行を実行する方法と理由

差分移行の実行は、監査プロセスの最後の手順です。 差分移行は小規模な移行であり、移行監査の最後に実行され、最初の移行で取り残された可能性のある新しく変更されたデータを転送します。

たとえば、移行には 2019 年 12 月 1 日までのすべてが含まれている可能性がありますが、クライアントが 2019 年 12 月 30 日まで (HubSpot アカウントが設定されるまで) 古い CRM システムで作業を続けたとします。 この 29 日分のデータのギャップ、またはデルタは、HubSpot でのクライアントのレポートと実装に悪影響を与える可能性があります。

小さな差分移行を行って残りのデータを引き継ぐことで、クライアントの余分な作業を大幅に節約し、最初からよりスムーズな実装を確保できます。 これを行わないことを選択した場合、またはクライアントがこれを独自に行うことを選択した場合、タイムラインにかなりの遅延が発生する可能性があります. 理想的には、クライアントへの最初の提案に差分移行を含める必要があります。

これらの要因を明確にしないと、複数のデルタ移行を実行する必要が生じ、すべての関係者に追加の時間と費用がかかるリスクがあります。 差分移行を実行した後、必ず手順 1 を繰り返し、欠落しているデータがないかもう一度確認してください。 最後にもう一度、ユーザーに自分のデータも再度監査してもらいます。 双方がデルタ移行に満足したら、開始する準備はすべて完了です。

結論は

常に自分の作業を確認する必要がありますが、これは標準的なことですが、CRM を完全に変更する場合は、これが特に重要になります。 CRM の変更は、どの組織にとっても困難な時期であり、多くの点で、子供を別の学校に移すようなものです。 子供たちにとって、それは非常に破壊的なプロセスであり、彼らはそれを好きではありません.あなたはかんしゃくや議論をするでしょう. CRM の監査と引っ掛かりの重要性は非常に重要ですが、それを適切かつ効果的に行うことは、プロジェクトの成功を向上させるのに役立ちます。

新しい行動を促すフレーズ