イベントプランニングインターンを最大限に活用するための5つのタスク

ほとんどのインターンは、コーヒーを取り出してコピーを作成するという典型的な経験を恐れています。

これらのタスクは、専門能力開発の観点から役に立たないだけでなく、インターンの意欲を失い、やる気を失います。

イベントプランニングインターンシッププログラムは、参加者に永続的な印象を残し、関係者の強みを発揮し、職場の生産性を最大化する必要があります。

この作品は、イベントプランニングビジネスまたはイベントチームがインターンの強みを特定して活用するのに役立ちます。 そうすれば、必要なタスクを適切なインターンに割り当てて、最大限の効果を確保し、ビジネスに利益をもたらすことができます。

インターンの強みを見つける

インターンが到着しましたが、仕事を始める準備はできていますか？ 多くの企業は、自分の興味や強みをあまり考慮せずに、インターンに一般的な仕事を与えています。 このアプローチは、ビジネスの生産性を低下させ、インターンクラスの士気を低下させる可能性があります。

代わりに、インターンの長所と短所を見つけて、それに応じてタスクを割り当てます。 一部のインターンはデータ入力/スプレッドシートに強みがあり、一部は社会的に傾倒しており、他のインターンは創造的に傾倒しています。

到着したら、Strengthsfinderテストを使用して、インターンの興味、長所、短所を特定します。 なぜここにあるのですか？ なぜ彼らはあなたのイベントプランニングチームやビジネスでこの特定のインターンシップを受講したのですか？

それをすべて理解したら、効率を最大化する各タスクの割り当てにすぐに取り掛かることができます。

これらの5つのタスクでインターンを最大限に活用する

次のタスクは、インターンシップ終了後にインターンに役立つスキルを提供すると同時に、イベントプランニングビジネスまたはチームのインターンクラスの生産性を最大化します。

1.ソーシャルメディアへの投稿

イベントの計画は非常に貴重ですが、ソーシャルメディアへの働きかけ。

参加者数を維持および/または増やすには、一貫した投稿戦略と実行が必要です。 ほとんどの若い成人は、広範なソーシャルメディアの経験をテーブルにもたらしますが、多くの場合、社会的戦略全体を管理する準備ができていません。

ただし、これは、既存の戦略の実行に役立たないという意味ではありません。 インターンは、イベントに関するリンクやその他の資料（登録リンク、ビデオ広告、ブログ投稿など）をアカウントに投稿したり、イベント中にライブツイートしたり、将来の投稿をスケジュールしたりできます。

インターンが従うべき明確なブランドガイドラインがあることを確認してください。 独自のドラフトを作成しながら、ShiftCommunicationsのソーシャルメディアポリシーガイドラインを確認してください。

2.イベントの人員配置

インターンがイベント自体を実行するよりも、イベントを実行するために必要なことを学ぶためのより良い方法は何ですか？ インターンにさまざまなイベントテーブル（登録、VIPエリアなど）を支援してもらい、イベントフロアを歩いて道順を示し、イベント情報を配り、イベントのセットアップを手伝ってもらいます。

イベントタスクが異なれば、必要なスキルセットも異なります。これは、インターンの特定された強みを活かす絶好の機会です。 ビジネス/イベントチームに複数のインターンがいる場合のインターン配置のアイデアは次のとおりです。

• 詳細/データ指向のインターン：登録テーブルに最適です。
• 社会的に傾倒したインターン：イベントフロアを歩き、方向性を示すのに適しています。
• 芸術的に傾倒したインターン：イベントのセットアップや装飾に最適です。

イベントの内外、使用するソフトウェア（登録ソフトウェア、チェックインツール、イベントアプリなど）についてインターンをトレーニングし、参加者から寄せられる最も可能性の高い質問に答えることが重要です。 。 また、経験豊富な従業員に助けを求めることの重要性をインターンに強調することを忘れないでください。

イベント期間中、定期的なイベントスタッフは、インターンを定期的にチェックして、物事がスムーズに進んでいることを確認する必要があります。 どんなに熟練していても、ほとんどのインターンは経験豊富な従業員の経験が不足しており、プロセスをガイドする必要があります。

3.イベントのブログ投稿やその他の基本的なコンテンツを書く

すべての若者がこの仕事に適しているわけではありません。 執筆は、ブログがフォロワーを引き付け、イベントがより多くの参加者を引き付けるのに役立つ、消化しやすいコンテンツをたくさん提供できるクリエイティブなインターンに最適です。

インターン向けのブログトピックの例を次に示します。

• XXイベントに参加する上位XXの理由
• 私たちのイベントから学ぶことができるXXのレッスン
• 以前のXXイベントでトップXXスピーカー

インターンにブログ投稿を書く際の創造的な自由を与えますが、彼らを暴走させないでください。 ブログの焦点を明確に規定し、そのコンテンツの目標を述べます。 これを行うための最良の方法は、各ブログ投稿に対する期待をリストしたスタイルガイドを提供することです。

4.イベント後の調査からのデータの編集

このタスクは、スプレッドシートが大好きで、脳の左側で考える可能性が高いデータに精通したインターンに適しています。 データをコンパイルすることは、システムを説明し、インターンにそれを実行させること以外に、多くのガイダンスを必要としません。

インターンにデータを入力してExcelでグラフに変換するか、データに基づいてレポートを作成してもらいます。 他のインターンの仕事と同様に、チームメンバーの1人が定期的にインターンの仕事をチェックする必要があります。 インターンシップは学習体験であり、すべての瞬間が生産性を向上させるわけではないことを忘れないでください。

データインターンがスプレッドシートで大量のデータを処理することに関心があるがノウハウがない場合は、最初のトレーニングセッションをスケジュールし、参照できるガイドをいくつか提供します。

5.イベント参加者向けの「スワッグ」キットをまとめる

スワッグキットをまとめることは、インターンにとって完璧な作業です。 イベントのすべての動く部分が一緒になっていることを確認しながら、Tシャツ、メモ帳、ブランドの電話充電器を集めることができます。

このタスクを渡す前に、インターンの各バッグに入るすべてのアイテムのチェックリストを作成してください。 これは非常に単純なタスクであり、ほとんどすべてのインターンに割り当てることができます。イベントが近づくにつれて、それをパスしたことをうれしく思います。

その他のイベント管理リソース

Capterraは、イベント計画のインターンを支援するだけでなく、Capterraイベント管理ブログで、イベントテクノロジー、ソフトウェア、およびベストプラクティスを専門としています。

この作品を楽しんで、イベント管理やブログの他の作品の新機能について知りたい場合は、次のようにしてください。

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