Target Internet のマーケティング担当者向けプロジェクト管理ガイド

公開: 2022-10-07

プロジェクト管理は、広告キャンペーンや SEO からソーシャルメディアのコンテンツやプロモーションに至るまで、マーケティング作業を完了するための非常に効果的なツールです。

このガイドでは、大きなプロジェクトを完了する方法として、またはソーシャルメディアの投稿やブログ記事などの日常業務を計画するためのツールとして、マーケティングのコンテキストでプロジェクト管理を行う方法について説明します。

私たちの目的は、プロジェクト管理とは何か、そして私たちのようなマーケターがそれをどのように使用できるかについて、よりよく理解して終了することです.

プロジェクト管理とは？

最も基本的なレベルでは、プロジェクト管理は仕事を行うための管理されたアプローチです。タスクを完了するだけではありません。計画され、監視できるプロセス内でそれらに取り組んでいます。

プロジェクト管理へのアプローチにはさまざまな方法がありますが、ほとんどの場合、いくつかの共通コンポーネントが含まれます。

成果物:これらは、プロジェクトがもたらす具体的な成果です。 Web サイト開発プロジェクトでは、新しい Web デザインが主要な成果物になる可能性があります。ソーシャルメディアマーケティングプロジェクトでは、成果物は Instagram の投稿かもしれません。一部のプロジェクトには、キャンペーンデータなどの二次的な成果物もあります。
タスク:各プロジェクトは複数のタスクで構成されており、各タスクは責任のあるチームメンバーまたはサブチームに割り当てられます。
利害関係者:プロジェクトに関わるすべての人が利害関係者です。これには、プロジェクトチームのすべての人だけでなく、クライアント、c レベルのインサイダー、プロジェクトを通じて提供されるマーケティングアセットの対象となる顧客などの他の人も含まれます。
方法論:プロジェクトの管理方法に関する一連の規則。

一言で言えば、プロジェクトは特定の結果をもたらす必要があり、それはタスクに分割できます。タスクは、管理されたプロセス内で作業を完了する必要があるプロジェクトチームのメンバーに割り当てられます。

マーケティングプロジェクト管理の実践

プロジェクト管理は、次のようなあらゆる種類のマーケティングプロジェクトを提供するために使用されます。

ウェブサイト開発
コンテンツマーケティング
ソーシャルメディアマーケティング
SEO
クリック課金制
動画広告
アプリ開発
メールマーケティング
PRキャンペーン

提供される特定の作業に関係なく、プロジェクト管理は通常、プロジェクト管理ソフトウェアを中心に行われます。これは、利害関係者がタスクを完了まで管理し、上級利害関係者がプロジェクト全体の進捗状況を監視できるデジタルプラットフォームです。

すべてのチームメンバーは、各自のログイン資格情報を使用してソフトウェアにアクセスできる必要があります。ログインすると、自分に割り当てられたタスクが表示されます。ファイルやコメントをタスクにアップロードし、タスクのステータスを変更して、タスクが開始、完了、またはある種の「ブロッカー」によって保留されているかどうかを反映できる場合があります。

上級関係者は、チームメンバーにタスクを割り当て、完了期限を設定することもできます。 (一部のチームでは、すべての利害関係者にこれを行う許可が与えられています。)

どんなプロジェクトでも、チームメンバーがプロジェクトマネージャーの役割を果たしていると役に立ちます。この担当者は、チーム全体がプロジェクト管理プロセスとソフトウェアをうまく使用できるようにする責任があります。一部のプロジェクト管理方法論では、プロジェクトマネージャーは、定期的なチームミーティング (「スクラム」と呼ばれることもあります) を主導したり、他の利害関係者がブロッカーに対する解決策を見つけるのを支援したりするなど、追加の職務を実行する必要があります。

プロジェクトのフェーズ

通常、マーケティングプロジェクトは直感的な一連のフェーズを経て進みます。

キックオフ
計画
配達
サインオフ
分析

キックオフ

私たちがキックオフと呼んでいるフェーズは、プロジェクトの開始です。この時点で、マーケティングチームは、作業を委託している利害関係者と集まり、プロジェクトの詳細について話し合います。両当事者は、以下を含むプロジェクトの基本的な詳細について合意に達する予定です。

プロジェクトの成果物は何ですか?
プロジェクトの基準となる時間とコストの予算は?
プロジェクトがベースラインの時間とコストの予算を超える可能性のある最大量は?

すべての主要なプロジェクト関係者が条件に満足したら、プロジェクトを開始するための契約または非公式の合意を結ぶことができます。

計画

プロジェクトの計画中、戦略的な役割を持つすべてのチームメンバーが集まり、プロジェクトの成果物をどのように達成するかを決定します。計画プロセスはプロジェクトごとに異なりますが、通常は次の要素が含まれます。

マイルストーンの設定。 マイルストーンは、プロジェクト完了までの重要な通過点です。たとえば、動画広告キャンペーンプロジェクトでは、「ストーリーボードの完了」と「撮影の完了」がマイルストーンになる可能性があります。プロジェクトを軌道に乗せるために、各マイルストーンには期限が設定されています。
プロジェクトのリスクを特定する。 プロジェクト管理では、「リスク」とは、プロジェクトの結果にプラスまたはマイナスの影響を与える可能性のある外部イベントです。プロジェクト計画中に主要なプロジェクトリスクを特定することで、チームはプロジェクト中に機会を利用したり、脅威に対応したりできるようになります。
プロジェクトをタスクに分割します。 これらは、プロジェクトの成果物を達成するために必要な個々の作業です。この段階では、依存関係を特定することも重要です。つまり、あるタスクの完了は、事前に完了している別のタスクに依存します。
タスクと所有権の割り当て。 各タスクは、その完了に責任を持つチームメンバー (またはサブチーム) に割り当てる必要があります。場合によっては、上級利害関係者がプロジェクト成果物の所有権を与えられることもあります。

配達

プロジェクトが計画されると、チームはプロジェクトの実施作業に取り掛かることができます。各チームメンバーは、プロジェクト管理プラットフォームを使用して、このフェーズ全体のタスクを管理する必要があります。

プロジェクト管理は、デリバリーフェーズ中に次のようないくつかの方法でチームをサポートします。

タスク管理。 プロジェクト全体を通して、各チームメンバーは、プロジェクト管理プラットフォーム内で自分のタスクを更新する責任があります。これには通常、ファイルのアップロード、タスクステータスの変更、およびタスクの完了を妨げているすべてのブロッカーのプロジェクトマネージャーへの通知が含まれます。配信段階で新しい要件が特定されると、新しいタスクが作成され、チームメンバーに割り当てられます。
進捗追跡。 ほとんどのプロジェクト管理プラットフォームには、ガントチャートやバーンチャートなど、プロジェクトの進行状況を追跡するためのビジュアルツールが含まれています。これらのリソースは、利害関係者が、プロジェクトの時間予算と比較して、チームがそのタスクをどの程度順調に進めているかを評価するのに役立ちます。特に、上級利害関係者は、プロジェクトの計画された時間とコストの予算が達成可能であるかどうかを判断するために、提供フェーズ全体でプロジェクトの進捗状況を注意深く監視します。
ファイルストレージ。 チームの作業の性質に応じて、プロジェクト管理プラットフォームを使用して、プロジェクト作業 (コンテンツマーケティングで使用するコピーを含むドキュメントなど) を保存することができます。プロジェクトチーム全体がプロジェクト管理プラットフォームに簡単にアクセスできるため、重要な作業が失われるのを防ぐことができます。

デリバリーフェーズでのプロジェクト管理は、すべてのチームメンバーがプロセスに賛同し、タスクのステータスを更新するなどの義務を果たす場合にのみ成功します。これをチームメンバーに明確にすることが重要です。チームには、プロジェクト管理プロセスやソフトウェアに苦労している人を助ける知識のある人も必要です。

サインオフ

すべてのプロジェクト作業が完了すると、クライアントや内部顧客を含む上級利害関係者が集まり、プロジェクトの成果を確認できます。すべての関係者が、プロジェクトの成果物が計画どおりに達成されたことに満足した場合、プロジェクトは完了したと見なすことができ、利害関係者はサインオフを提供できます。

このフェーズに先立って、一部のプロジェクトチームは、プロジェクト管理ソフトウェアに組み込まれたツールを使用して、レポートとドキュメントを作成します。これは、実行された作業をクライアントに説明する効率的な方法です。

分析

一部のマーケティングプロジェクトは、サインオフで終了します。

その他は、分析フェーズで終了します。これは、サイトの再設計プロジェクトに続く Web サイトデータの分析から、テレビ広告キャンペーンに続く顧客感情分析まで、あらゆる可能性があります。

分析は、現在のプロジェクトと将来のプロジェクトの間の架け橋として理解できます。このフェーズで得られた調査結果は、今後の互換性のあるプロジェクトの計画に取り入れることができ、チームがより効率的に計画を立て、プロセスを最適化するのに役立ちます。

プロジェクトチームの中には、プロジェクト中にプロジェクト管理プロセスの経験を分析するものもあります。これは、プロジェクト管理アプローチで人々が遭遇した問題を特定するのに役立ち、次のプロジェクトの前に修正することができます。

プロジェクト管理を使用して日常的なマーケティング業務を遂行する方法

先ほど説明したプロジェクト管理への段階的なアプローチは、中程度から高度なレベルの複雑さを伴う期間限定のマーケティングプロジェクトを提供するのに最適です。

仕事が日常的な性質のものである場合 (たとえば、毎週一定数のソーシャルメディアへの投稿を配信する必要がある場合)、これはプロジェクト管理によって達成することもできます。少し異なるアプローチを使用する必要があります。

日常的なマーケティング作業については、かんばんスタイルのシステムを備えたプロジェクト管理ソリューションを使用してコンテンツを管理することをお勧めします (Trello など)。かんばんシステムでは、各タスクはカードで表され、そのステータスを表すためにある列から別の列に移動できます。ソーシャルコンテンツワークフローでは、「アイデア」、「テキスト」、「テキストと写真」、「テキストと写真の署名済み」、および「スケジュール済み/公開済み」というタイトルの列がある場合があります。投稿の下書きに新しいコンポーネントが追加されると、投稿が公開されるまで、そのカードを一緒に移動できます。このアプローチにより、チームはソーシャルコンテンツの計画、コンテンツの作成、各投稿の進行の管理をミニプロジェクトとして同時に行うことができます。

以下のビデオチュートリアルでは、プロジェクト管理ツールを日常的なマーケティング作業に使用する方法を示しています。

どのプロジェクト管理ツールを使用すればよいですか?

ほとんどすべてのプロジェクト管理は、プロジェクト管理ソフトウェアを使用してデジタルで行われます。これらのソフトウェアは、チームが選択したアプローチのインフラストラクチャを提供します。

1 つにコミットする前に、いくつかの一般的なプロジェクト管理プラットフォームを検討することをお勧めします。 Target Internet チームは、次のオプションで優れた経験を積んできました。

あさな

Asana は、タスクとプロジェクトを管理するための優れたツールであり、タスクの作業とチームメイトへの割り当てを簡単にする美しくアクセス可能なユーザーインターフェイスを備えています。また、この記事の作業を含め、コンテンツマーケティングを管理するために使用するプロジェクト管理ツールでもあります。

Asana は特に手頃な価格のプロジェクト管理ソリューションであり、手頃な価格のプレミアムパッケージとかなり包括的な無料バージョンの両方を提供します。

トレッロ

この独創的なツールを使用すると、カード、ボード、およびリストのシステムを使用して作業を管理できます。

Trello は、ワークフローを通じてブログ記事やソーシャル投稿などのコンテンツアイテムを管理するのに特に適しています。

チームワーク

チームワークは、チャット、CRM、およびオフィス機能を含むオプションのアドオンのスイートを備えた、非常に機能豊富なプロジェクト管理ソリューションです。 Teamwork のインターフェースは、おそらく Asana や Trello よりも親しみやすいものではありませんが、その優れた機能でこれを補って余りあります.

ジラ

世界中の開発者に愛されている JIRA は、アジャイル作業方法論を使用するチームにとって理想的なプロジェクト管理ツールです。

その他の一般的なプロジェクト管理ソフトウェアには、Basecamp、Nifty、Monday.com などがあります。

プロジェクト管理を使用してマーケティング活動を行う利点は何ですか?

プロジェクト管理を使用すると、マーケティングチームや専門家に多くの利点がもたらされます。主な利点は次のとおりです。

コラボレーション。 ほとんどのマーケティングプロジェクトでは、SEO 担当者、PPC ビッダー、ソーシャルメディアエグゼクティブなどのスペシャリスト、またはプロジェクトの進捗状況を監視してサインオフを提供する必要があるクライアントなど、複数の利害関係者からのインプットが必要です。プロジェクト管理ソフトウェアは、コラボレーションが行われ、記録される共有ワークスペースになることができます。
複雑なプロジェクトの追跡。 多くの異なるコンポーネントを含むマーケティングプロジェクトに取り組んでいるとき、すべての重要な詳細を追跡するのは難しい場合があります。プロジェクト管理は、プロジェクトタスクが予定どおりに完了したかどうかなど、プロジェクトタスクの包括的な概要を提供できます。
生産性。 一部のチームメンバーは、プロジェクト管理プロセスで作業するときに、より確実かつ生産的に実行します。プロジェクト管理によって生産性が向上する理由として、タスク情報や期限への効率的なアクセス、チームビューで全員の進行中のタスクと完了したタスクが表示される効果など、いくつかの理由が考えられます。
再現性。 プロジェクト管理を始めるには少し時間がかかりますが、一度設定すると、多くのプロジェクトが同様のプロジェクト管理プロセスを伴うことに気付くでしょう。長期的には、ほとんどのプロジェクトで以前のプロジェクトと同じソフトウェア設定とプロセスを使用できるため、時間と労力を節約できます。

プロジェクト管理にも間違いなくいくつかの欠点があります。このプロセスを採用することは、一部のチームメンバーにとってイライラしたり、疎遠になったりする場合があります。また、プロジェクト管理の細部に重点を置きすぎると、生産的なプロジェクト作業に集中できなくなるリスクもあります。

重要なのは、プロジェクト管理の否定できない利点を最大限に活用することと、チームに十分な作業スペースを残すこととの間で、適切なバランスを見つけることです。そのバランスを取ることができれば、プロジェクトは利益を得るでしょう。