生産性を損なうことなくプロジェクトとタスクを切り替える方法

ヒント3：特定のタスクに費やす時間を制限する

場合によっては、タスクの関連性と重要性が異なることがあります。 一部のタスクは優先されますが、他のタスクは優先タスクと比較して気が散るように見えるという点で関連性が低くなります（電子メールと会議が最初に頭に浮かびます）。

ただし、それでも実行する必要があります。

この目的のために、タイムボックスと呼ばれる時間管理手法を試すことができます。

表面的には、この手法はタイムブロッキングと同じです。つまり、タスクを特定の期間に割り当て、その間に作業します。

ただし、タイムブロッキングは、優先タスクの時間を見つけるのに役立つことを目的としていますが、タイムボックスは、セカンダリタスクに費やす時間を制限するのに役立つことを目的としています。 割り当てられたタイムボックスの間にタスクに取り組むことになっており、時間切れになるとすぐに移動することになっています。

タイムブロックを定義するときは注意が必要であることはすでに説明しました。この時間内に必要な作業を完了する必要があるためです。ただし、タイムボックスでは、これらのタスクをできるだけ早く完了することを目的としています。 したがって、タイムボックスが稼働したら、後悔することなく次のタイムボックスまたは優先タスクに進むことができます。後で、時間があるときにいつでもそれらに戻ることができます。

例：

その日に自分で割り当てた最初のタイムブロック（午前9時から午前9時30分までのメールの読み取りと返信に関連するブロック）を取得し、それを短いタイムボックスに分割して、個々のメールに費やす時間は5分です。

ヒント4：視覚的/音声的リマインダーを使用して作業をガイドする

これは、別のタスクやプロジェクトに再び注意を向けるときが来たことを思い出させるのに役立つ優れた戦術です。

視覚的および/または音声アラームを設定し、音が鳴る、および/または視覚的な合図が表示されるまで1つのタスク/プロジェクトで作業し、その後、別のタスク/プロジェクトに切り替えます。

この目的のために、Pomodoroアプリなどの適切なアプリを使用することをお勧めします。 これらは、ポモドーロと呼ばれる一般的な時間管理手法に基づいています。これは、時間ブロックに似ていますが、より構造化されています。 25分の作業ブロックと5分の休憩ブロックを4サイクルで交互に行い、その後20分の休憩を取ります。

Pomodoroアプリでは、各作業または休憩ブロックの終わりに、音によるアラームや視覚的な通知が表示されます。

例：

提案されている25/5/4/20ルーチンは、公式のポモドーロテクニックです。 ただし、これらの時間を好みに合わせて調整することもできます。 調査によると、私たちは90分のセグメントで最も効果的に機能します。これは、集中力を高めるのに役立つが、疲れ果てないようにするのに最適な時間です。

だからあなたはできる：

1. タスク1で90分間作業します
2. 5分の休憩を取る
3. フォーカスをタスク2に90分間切り替えます。

より長いブロックで作業しているので、一度に2サイクル作業してから、30分の長い休憩を取るのが最善です。

この変更されたルーチンを実装するには、MacOS用のClockifyのアプリまたはChromeまたはFirefox用のClockifyの拡張機能のPomodore機能を使用できます。これらには、Pomodoroタイマーも組み込まれています。

単に、拡張機能の設定に移動し、作業、休憩、サイクル数のタイマーを設定して、音声通知をオンにします。

次に、最初のタイマーを開始し、作業を開始します。 作業ブロックまたは休憩ブロックが終了するたびに、アラーム音が鳴り、画面の隅に視覚的な通知が表示されます。

ヒント5：同じタイプのすべてのタスクを同じ日にスケジュールする

コンテキストの切り替えを最小限に抑えながら、すべてのタスクを実行するためのもう1つの優れた方法は何ですか？ タイプごとにタスクをグループ化し、1日に1つのタイプに取り組みます。

もちろん、日常的に取り組む必要のあるタスクの種類はまだいくつかあります。たとえば、月曜日にメールを完全にスキップした場合、火曜日にそれらに圧倒される可能性があります。 だから、それをしないでください。

ただし、このヒントは、会議、成長、戦略計画、および同様の大規模なタスクに使用できます。

例：

TwitterとSquareのCEOであるJackDorseyは、このヒントのために毎日の習慣をエミュレートできる有名な例の1つです。 彼は1週間全体をタスクの種類ごとに解析し、毎日1つの種類のタスクのみに焦点を当てます。

• 月曜日—会議を含む管理タスクのために予約されています
• 火曜日—製品関連の活動のために予約されています
• 水曜日—マーケティング、成長、コミュニケーションのために予約済み
• 木曜日—開発者やパートナーとの時間
• 金曜日—企業文化のために予約され、新しい人を募集します
• 土曜日—仕事を休む
• 日曜日—タスクの戦略化のために予約済み

また、「T」で始まる日はツイッターで仕事を始め、午後はスクエアに移ります。

ヒント6： A/Bスケジュールを実装する

日中に取り組むべき複数のタスクがあるときに直面する最大の問題の1つは、罪悪感です。

タスク1に取り組んでいる間は、タスク2に取り組んでいないため、罪悪感を感じるでしょう。

タスク2に取り組んでいる間は、タスク1にもっと取り組むべきだったと思うので、罪悪感を感じるでしょう。

FastCompanyのために書いた記事のビジネスコーチAndeeLoveによると、この罪悪感を最小限に抑えるための解決策は、接続に基づいてタスクを2つのグループに分割する2つのスケジュールを作成することにあります。

部門のベースとなる接続のタイプは、次の点を中心に展開できます。

1. タスクに取り組む必要がある場所
2. 所属するプロジェクトに関係なく、タスクの種類
3. タイプに関係なく、1つのプロジェクトに属するタスク
4. プロジェクト関連のタスクが属するクライアント

タスクのタイプを選択した場合は、タスクをタイプに基づいて2つのグループに分割する必要があります。タイプ1はAスケジュール、タイプ2はBスケジュールであり、一度にそれぞれの作業を行います。

これらのスケジュールは毎日切り替えることができます（TwitterとSquareのCEOであるJack Dorseyのように）。 または、毎週または隔週でこれらのスケジュールを切り替えることができます。

例：

Andee Loveは、2つの異なる学校で自閉症プログラムを監督するコーディネーターとして働いていましたが、彼女の仕事を場所ごとに分け、次のスケジュールにグループ化しました。

• スケジュールA ：月曜日、水曜日、金曜日は1つの学校に予約されました
• スケジュールB ：火曜日と木曜日は他の学校のために予約されていました

彼女は自分が毎日どこにいるのかを前もって知っていたので、適切に準備し、一度に1つの学校での仕事に完全に集中し、ストレスを減らしてすべてを終えるのに十分な時間を与えました。

ヒント7：認知的に要求の厳しいタスクをそれほど要求の少ないものにする

タスクを単純化するか、何らかの方法でより自動化できる場合は、それを実行してください。 2番目または3番目のタスクに使用できる「より多くの」注意を残して、注意に対するタスクの要求を減らします。

ここでは自動化ツールの使用について具体的に説明しているわけではありませんが、タスクの種類によって許可され、そのためのアプリがある場合は、ツールを使用して一部のタスクを自動化することを常にお勧めします。

または、タスクに取り組むために実行する必要のある手順を詳しく説明したチェックリストを作成し、実際の自動化をエミュレートするために、そのタスクに取り組む必要があるたびにこれらの手順に従うようにすることもできます。

例：

メールへの返信プロセスをいくつかのステップに分けてから、これらのステップの詳細を示すチェックリストを作成します。 終了する各ステップの横にチェックマークを付けます。

• メッセージを読む
• 送信者の意図を特定します（たとえば、簡単な質問、ランダムな要求、以前の電子メールへの応答など）。
• メールに返信するかどうかを決める
• 電子メールの優先度レベル（通常、高、緊急）を特定し、それに応じてスケジュールします
• メールに単独で返信できるか、チームのサポートが必要かを判断します
• 必要に応じて、チームに追加情報を求めます
• 適切な挨拶から始める
• 送信者の意図に従ってメールの本文を書く
• 適切なエンディングでメールを閉じる
• メールの長さが50〜125語であることを確認してください

しばらくすると、メールへの返信プロセスの手順を覚えて、自動的に開始するため、この認知的に要求の厳しいタスクの要求が軽減されます。

ヒント8：適切な場所でタスクまたはプロジェクトの作業を一時停止する

タスク1/プロジェクト1の作業を停止し、タスク2 /プロジェクト2に注意を切り替えるときは、タスク1 /プロジェクト1の「意味のある全体」を完了した後でのみ、タスク1/プロジェクト1の作業を一時停止してください。

この「意味のある全体」は、作業を簡単に一時停止し、後で簡単に再開できる場所です。

例：

1. タスクのグループの作業を一時停止する—プロジェクト1をタスクに分割します（たとえば、そのフェーズ、そのカテゴリ、または単にプロジェクトの一部）。 プロジェクト2に切り替える前に、プロジェクト1のいくつかのタスクに一度に取り組みます。
2. タスクの作業の一時停止—プロジェクト1のタスク1への取り組みが完了したら、作業を一時停止し、プロジェクト2のタスク1に切り替えます。プロジェクト2のタスク1の作業が終了したら、プロジェクトのタスク2に進みます。 1.1。
3. サブタスクの作業の一時停止—タスク1をいくつかのサブタスクに分割し、いくつかのサブタスクを完了した後に作業を一時停止します。

1つのタスク、1つのサブタスク、複数のタスク、または複数のサブタスクのいずれを切り替えても、新しい「意味のある全体」で作業を開始するため、後で作業を再開するのがはるかに簡単になります。

ヒント9：常にすべてを文書化する

複数のタスクで作業する場合、これらのタスクには何らかの依存関係がある可能性があります。つまり、あるタスクの開始または完了は、別のタスクの開始または完了に依存する場合があります。

場合によっては、これらすべての依存タスクに取り組むのはあなたです。

また、チームメートが依存するタスクの一部を担当する場合もあります。

どちらの場合でも、あなたや他の人がこれらの新しいタスク/プロジェクトにもっと簡単にジャンプできるように、できるだけ多くのタスク/プロジェクトを説明する必要があります。

新しいタスクやプロジェクトを開始するときに通常抱える質問や問題について考え、それらに答えてみてください。これにより、すべての人の将来の作業が容易になります。

例：

ジャンプするタスクとプロジェクトを設定するときに重要なすべてを文書化するには、次の一連の質問に答えてください。

• タスク/プロジェクトの目的は何ですか？
• このタスク/プロジェクトが重要なのはなぜですか？
• タスク/プロジェクトの最も重要な領域は何ですか？
• タスク/プロジェクトの成功を決定するものは何ですか？
• このタスク/プロジェクトを完了する上での最大の障害は何ですか？
• タスク/プロジェクトが失敗した場合はどうすればよいですか？

ヒント10：認知の柔軟性を向上させる

将来的にコンテキスト切り替え機能を改善することを検討している場合は、認知の柔軟性の改善に取り組むのが最善です。

• 読む—読むことは、脳のいくつかの領域を同時に活性化し、それらを一緒に機能させます。 読書は心の運動のようなものです—それはあなたの脳を刺激し、時間の経過とともにその機能を改善し、その過程であなたの認知の柔軟性を高めます。
• 瞑想—注意深い瞑想は、注意力と認知の柔軟性を高めます。
• 別のことを試してみてください—新しいことを学び、新しい経験を探し、習慣を変えることは、神経経路を拡大するための優れた戦術です。
• もっと眠る—睡眠は常に脳にとって良いことであり、レム夢はあなたの推論能力と創造性を高めることもできます。
• 退屈の期間を許可する—時々心をさまよいさせることで、さまざまな角度から問題を分析し、常に仕事に集中している間は考えられない解決策を見つける機会を得ることができます。
• 運動—定期的な運動は認知機能の強化に役立ち、定期的な有酸素運動（パワーウォーキングや水泳など）は新しい脳細胞の成長に役立ちます。
• よく食べる—健康的な脂肪を含む食品は、脳の炎症を軽減し、認知機能と神経伝達を改善するのに役立ちます。
• ゲームをプレイする—脳に挑戦し続けるゲームはどれも良い選択です。適切なビデオゲーム、ボードゲーム、さらにはワードパズルを選んで、新しい神経経路を構築してください。

ヒント＃11：スーパータスカーをエミュレートする

あなたがスーパータスカーでなくても、プロジェクトとタスクの間をうまくジャンプするために、いつでもスーパータスカーの強みをエミュレートしようとすることができるいくつかの戦略があります。

あなたの周りの気を散らすものを排除します。

カリフォルニア大学のAdamGazzalay博士によると、これは重要な戦略です。 ドアを閉め、電話を消音し、気を散らすWebサイトをブロックし、電子メールの受信トレイを閉じ、ノイズキャンセルアプリをオンにし、誰も邪魔しないようにヘッドホンを装着します。 このようにして、現在集中しているタスクに集中しやすくなります。

あなたがコントロールできるものだけに焦点を合わせなさい

アメリカ赤十字社の災害部門の幹部であるKeithAlveyは、すでに行った決定を後悔したり、変更できないことを心配したりしないようにアドバイスしています。 過去および将来のタスクについて考えることを控えると、現在取り組んでいるタスクの生産性が向上します。

ビデオゲームをプレイして結果を改善する

Brain and CognitiveSciencesの教授であるDaphneBavelierは、ビデオゲームを1日30〜60分間、少なくとも10〜12週間プレイすることで、複数のデータストリームをより適切に管理する方法を学ぶことができると述べました。 推奨されるゲーム（例： Call of Dutyなどのアクションゲーム）は、ゲーム内の視覚的および聴覚的な気晴らしにもかかわらず、指示を読み、戦略的な決定を行い、タスクに集中する必要があるゲームです。

まとめ

生産性を損なうことなくプロジェクトとタスクを切り替えることは可能ですが、それはアプローチ方法に注意を払っている場合に限られます。 私たち全員がマルチタスクの天才、つまりスーパータスカーであるとは限らず、認知の柔軟性が高いとは限りませんが、これらはスーパータスカーをエミュレートし、将来的に認知の柔軟性を向上させる方法です。 また、次のことを試してください。

• ワークロードをタイムブロック、タイムボックス、ポモドーロブロックに整理することで、タスクをより適切に切り替えることができます。
• 認知的に要求の厳しいタスクをそれほど要求の少ないものにし、脳のさまざまな領域を必要とするタスクのみを組み合わせ、タイプ、接続、または期間ごとにタスクをグループ化することにより、一度に1セットのタスクに焦点を合わせ続けます。
• 新しいタスクに移り、以前のタスクの作業を簡単に再開できます。適切な場所でタスク/プロジェクトの作業を一時停止し、プロジェクト/タスクに関する質問に事前に回答し、視覚的/音声的なリマインダーを使用して作業をガイドします。

その結果、ストレスレベルを下げ、仕事の質を高め、全体的な生産性を向上させることができます。