テクノロジーを最適化するための4つのソフトウェア更新のヒント

公開: 2022-05-07

更新期間を使用して、ソフトウェア市場を探索し、ビジネスの新機能を見つけてください。

ソフトウェアのサブスクリプション期間はもうすぐ終わります。より良いオプションを求めて市場を見回すことなく、そのサブスクリプションを更新しますか？システムに満足している場合でも、更新は、利用可能な最高のソフトウェアがあることを確認する機会です。

世界中のソフトウェア購入者を対象とした2020年のGartnerの調査では、サブスクリプションの更新プロセスに取り組んでいる企業の数が明らかになっています。これらの結果を分析して、ソフトウェア契約の終了時に実行する4つの明確なアクションを作成しました。 （Gartnerクライアントが利用できる完全なレポート）

各更新を新しいソフトウェア検索として扱います

調査回答者の80％以上が、現在のソフトウェアに満足しているかどうかにかかわらず、代替案を詳細に、または大雑把なレベルで調査しています。

新しいオプションを調査せずに、現在のソフトウェアを何気なく更新しないでください。単に更新するのは合理的かもしれませんが、最近登場した新しい価値のある機能を見逃している可能性があります。

新しいソフトウェアを見つける必要があることを示す兆候に注意してください。これらのいずれかが当てはまる場合は、ソフトウェア市場でのオプションを確認する必要があります。

大多数の企業は、各更新期間を他のシステムを見回す機会として使用しており、競合他社がビジネスに付加価値をもたらす可能性のある新しいものを提供しているかどうかを確認しています。調査対象の企業のほぼ半数（45％）が、更新前にソフトウェアの詳細な評価を行っています。

行動を起こす方法：

それで、あなたは何を探すべきですか？現在のシステムについて大きな不満がある場合は、そこから始めてください。技術的な問題とセキュリティの問題の両方が、他のオプションを検討する最大の理由であることがよくあります。

それらとは別に、あなたの会社がこれらの一般的な状況のいずれかに当てはまるかどうかを検討してください。

ソフトウェアの投資収益率（ROI）は、期待と一致しません。
複数のユーザーにシングルログインを使用したり、プロジェクトの速度を低下させる複雑なワークフローを使用したりするなど、ビジネス上の課題を経験しました。

最後に、現在のベンダーが新しい機能を共有するように連絡したか、ピアからそれらについて聞いたことがあるかもしれません。これらのいずれもが新しいオプションを評価する正当な理由であるため、調査を行うために2〜3か月を費やしてください。

機能に優先順位を付けて「適切なサイズ」にし、コストを節約する

通常の経済状況では、回答者の64％が、少なくとも1つのサブスクリプション契約をダウングレードまたは終了したと回答しています。

ほとんどの企業が各更新期間中に新しいソフトウェアを評価する場合、彼らは正確に何をしていますか？大多数は、機能を追加したり、サービスを拡張したりする傾向があります。しかし、多くの人にとって、目標は同じ機能をより少ないお金で手に入れることです。

したがって、新しい機能を確認するときは、この機会を利用して、ソフトウェアのどの機能がこの新しいビジネス環境で目標を実際に推進しているかを検討し、現在必要でない可能性のある機能を判断してください。

ソフトウェアプロバイダーは、最終的にはできるだけ長くビジネスを維持したいと考えているため、たとえ低額であっても、関係の価値を実証し、必要な特定の機能セットを提供する動機を持っています。

行動を起こす方法：

機能を必須、貴重、およびオプションのバケットに分割します。一部のオプション機能が削除された場合に価格がどのように変化するかをベンダーに示すように依頼します。

更新は、サポートの必要性を確認する絶好の機会でもあります。新しいソフトウェアを使用して1年ほど経つと、チームが習熟するにつれて、サポートサービスへの支出を減らすことができるはずです。ベンダーがあなたに最適なサポートプランを持っているかどうかを尋ねます。

ソフトウェアの購入を完了するためのベストプラクティスに関する記事を使用して、これらの機能を一覧表示してスコアリングできるテンプレートをダウンロードし、更新日に向けてソフトウェアの実際のコストを評価する方法を学びます。

長いコミットメントを避けても大丈夫です

購入者の55％は、1年以内の契約を締結しています。

ソフトウェアがローカルコンピュータにのみインストールされていた頃は、複数年契約に同意することは理にかなっています。別のシステムに切り替えると、起動して実行するのに数か月かかる場合がありますが、今日のクラウドベースのソフトウェアは購入者の手にもっと力を与えます。

Software-as-a-Service（SaaS）製品は、中小企業にとってより魅力的なオプションを提供します。サブスクリプション価格で採用する方が安価であり、柔軟性があるため、Webブラウザーを使用して任意のデバイスからシステムにアクセスできます。これにより、いくつかの異なるシステム間の切り替えがはるかに簡単になります。

各ベンダーは契約期間について独自のポリシーを持っており、多くの場合、少なくとも1年の契約に対してより安価なパッケージを提供するため、オプションを理解するようにしてください。

行動を起こす方法：

更新する前に、現在のソフトウェア契約を確認して、終了時の会社の義務を理解してください。いくつかの一般的な句が表示されます。

便宜上または理由による終了：「便宜上」とは、理由を問わず終了できることを意味し、「理由による」とは、ベンダーが契約に違反した場合にのみ終了できることを意味します。
早期終了料金：ベンダーは、クライアントを失うためのベンダーのコストを相殺するために、契約を早期に終了するための料金やその他のペナルティを含めることがよくあります。
終了後の要件：ソフトウェア契約を早期に終了する場合、早期かどうかにかかわらず、いくつかの義務が発生する場合があります。たとえば、契約には、システムからすべてのデータを収集して削除する方法が含まれている必要があります。

契約の終了条項を理解します。 1回の契約で製品に満足した場合は、より長期の契約を結ぶことを選択できます。契約期間が短いほどコストがかかる可能性がありますが、ソフトウェアをすばやく変更できる柔軟性が得られます。

理想的とは言えないシステムに甘んじてはいけません

726人の回答者（52％）は、満足していなくても、少なくとも1つのサブスクリプション契約を更新したと回答しています。

調査対象の企業の半数以上が、気に入らなかったソフトウェアのサブスクリプションを更新しました。さまざまな状況により、現在の、しかし理想的とは言えないシステムが最も適切な選択になる可能性があります。

しかし、「理想的とは言えない」ことに妥協する必要はありません。 Capterraの750以上のソフトウェアカテゴリを探索することから始めることは、素晴らしい最初のステップです。各製品プロファイルには、使いやすさ、カスタマーサービス、機能、コストパフォーマンスのスコアを含む全体的な評価と、詳細なユーザーレビューが含まれており、オプションの特定に必要な時間を大幅に短縮します。

行動を起こす方法：

早く研究を始めましょう。サブスクリプション契約の最終年に、社内の主要な利害関係者で構成されるソフトウェア評価チームの定期的な会議を設定して、次のことを決定します。

現在のシステムの問題点
同様の機能を備えた代替システム

これらは、更新前にオプションを理解するのに役立ちます。ソフトウェアネゴシエーションを推進するためのヒントのステップ1を確認してください。ネゴシエーションチームに必要なのと同じ人が、これらの会議に参加する必要があります。

このアドバイスを実行に移す方法

更新時間は、さまざまなシステムを確認する絶好の機会です。しかし、現在のソフトウェアに満足している場合、最も簡単な方法は更新することです。どちらの状況でも、次のヒントをガイドとして使用してください。

現在のシステムを維持することを選択した場合：「適切なサイズ」に削除できる機能またはサービスを検討してくださいシステムとお金を節約します。ソフトウェア契約交渉を成功させるための6つのステップを確認してください。
別のシステムを見つけることにした場合：契約の終了から1年後に、同僚や従業員を集めて、ユーザーが現在のシステムで抱えている問題点を理解します。次に、調査を実行して、これらの問題点を排除できる代替案を特定します。新しいソフトウェアに賛同するための3つの強力な方法を確認してください。