6つのステップでビジネスソフトウェアを購入する方法
公開: 2022-05-07ソフトウェア購入プロセスをナビゲートするのは難しいですが、私たちがお手伝いします。
ソフトウェアの選択は圧倒される可能性がありますが、恐れることはありません。 この記事では、適切なソフトウェアを見つけて自信を持って決定するために従う必要のある6つのステップを説明します。
適切なソフトウェアを見つけるための6つの重要なステップ
ステップ1：問題を特定する
ソフトウェア購入プロセスの最初のステップは、ニーズを把握し、それらがビジネス目標に沿っていることを確認することです。
自問してみてください：どのような問題を解決する必要がありますか？
問題を特定することで、必要なソフトウェアの種類を絞り込むことができます。 次のような特定のビジネス目標主導の問題から始めます。
- 私たちは、従業員がプロジェクトでより迅速に協力する必要があります。
- 複数の店舗の場所で在庫をより正確に追跡する必要があります。
- お客様とのコミュニケーションを改善する必要があります。
どこから始めればよいかわからない場合は、問題を特定し、それらがビジネス目標にどのように関連しているかを特定する方法をいくつか紹介します。
- チームに相談して、現在の問題を特定してください。 症状だけでなく、根本的な問題を見つけるために会話を深く掘り下げます。
- 現在のソフトウェアを評価し、それを使用して問題についてチームと話し合います。
- ネットワークや業界の他の人に、同様の問題が発生していないか尋ねます。
ステップ2：ソフトウェア要件を定義する
あなたが抱えている問題に対処するために設計されたソフトウェア製品は、数百とは言わないまでも数十あります。 しかし、それだけでは十分ではありません。 ビジネスの特定のニーズに一致するソフトウェアが必要です。
自問してみてください：このソフトウェアをどのように使用したいですか？
使用しているソフトウェアから何を得たいかを知ることは、ビジネスにとって正しい選択に近づくのに役立ちます。 考慮すべきいくつかの要件は次のとおりです。
- 機能（実行するために必要なすべてのこと）
- ユーザー数（ユーザーごとに個別のアカウントが必要な場合）
- 使いやすさ（チームがどれだけ使いやすいか）
- 統合（使用する他のソフトウェアとの相互作用）
- 成長の可能性（ソフトウェアが将来のニーズをどの程度満たすか）
- 価格（ソフトウェアにいくら払っても構わないと思っているか）
ただし、この質問に答えるのをやめないでください。 Capterraのソフトウェアディレクトリにアクセスして、あなたのような他の人々からの詳細なユーザーレビューを閲覧することにより、要件を改善するための追加情報を入手してください。 同様の企業が必須と見なしている機能がわかります。
私たちの調査によると、ユーザーレビューWebサイトとソフトウェアディレクトリから始めると、グーグルと比較して時間を節約できます。
2018年の中小企業の調査では、レビューとディレクトリに最初にアクセスした回答者は、ソフトウェア購入の全過程で平均22か月を費やしました。これは、一般的なWeb検索とソーシャルメディアを開始した回答者（27か月）よりも5か月短いものです。
要件に自信を持たせるには、チームと話し合って、ユーザーが実際に何を必要としているかを確認します。 また、1つまたは2つの主要なソフトウェア会社を調べて、それらが提供する追加機能を確認することもできます。 それらを検討している他のソフトウェアと比較して、これなしでは実行できない機能と、すばらしいボーナスを確認してください。
ステップ3：オプションを特定し、候補リストを作成します
ソフトウェア検索の次のステップでは、ニーズを満たすすべてのソリューションの完全なリストを作成します。 Capterraでソフトウェアカテゴリを検索することから始めるのが最適です。
包括的なソフトウェアリストを作成したら、現実的なオプションの管理可能な候補リストに絞り込みます。 理想的には、そのリストには3〜7個の製品が含まれている必要があります。それを超えると、選択プロセスが長くなりすぎて複雑になるリスクがあります。
自問してみてください：このソフトウェアソリューションは私の候補リストに含まれている必要がありますか？
この質問に答えるには、リストにあるソフトウェアをステップ2で設定した要件と比較し、次の点を評価するように注意してください。
- 製品はあなたの重要な問題を解決し、あなたのビジネス目標をサポートしますか？
- 製品は機能要件を満たしていますか？
- ソリューションはどの程度ユーザーフレンドリーですか？
- 製品は現在使用しているソフトウェアと連動（統合）していますか？
- 製品には良いユーザーレビューがありますか？
- 製品は予算内ですか？
これらの質問に答えると、最初の長いリストにあるほとんどの解決策を削除できることがわかります。 リストをさらに減らすには、Capterraのフィルタリングツールとユーザーレビューを使用します。
フィルタツール（特定のソフトウェアカテゴリページにあります）を使用すると、人気のある機能、価格設定オプションなどによって結果を絞り込むことができます。 ユーザーレビュー（特定のソフトウェア製品ページにあります）は、全体的な評価に加えて、使いやすさ、カスタマーサービス、全体的な価値、および機能に関する評価を提供します。
また、レビュー担当者の業界とビジネスの規模も確認できます。 製品は紙の上では良いかもしれませんが、あなたのような人々が実際にそれを使って楽しんでいることを確認したいと思います。
ステップ4：あなたの一番の選択を選択してください
この時点で多くの調査を行い、候補リストから最終的な選択を行う準備ができています。 あなたの決定に完全に自信を持って感じるために、あなたがあなたのビジネスに適切なソフトウェアを選んでいることを確認するためのいくつかの最後のチェックがここにあります。
自問してみてください：私はこの会社を私のビジネスで信頼していますか？
ソフトウェアベンダーとの関係はパートナーシップになります。 その信頼を構築するいくつかの方法は次のとおりです。
- あなたと同様のニーズを持つ現在の顧客からのCapterraのユーザーレビューを読んでください。 レビューを読んだ後の懸念事項に基づいて、ベンダーへの質問のリストを作成します。
- ベンダーに連絡し、デモをスケジュールし、質問をします。 ソフトウェアの機能を間近で見ると、より意味のある比較を行うことができます。
- リストにあるベンダーに連絡して、最終的な価格とサービスレベル、およびトレーニングとオンボーディング資料を決定してください。 さまざまなソフトウェア会社が購入後にさまざまなレベルのサービスを提供しているため、実際に何かをしたい場合は、事前にベンダーに相談してください。
これらのチェックを完了すると、選択にさらに自信が持てるようになります。 次のステップは、チームがこの自信を共有できるようにすることです。
ステップ5：チームの賛同を得ます
新しいソフトウェアを購入する前に、チームの他のメンバーからの賛同が必要です。 誰もがあなたほどソフトウェアの研究に多くの時間を費やしているわけではないので、あなたの発見を共有し、あなたが最終的な選択に到達した方法を彼らに知らせてください。
自問してみてください：この決定は誰に影響しますか？
ソフトウェアの変更によって影響を受ける人をプレゼンテーションやディスカッションに含めます。 これには次のものが含まれます。
- 新しいソフトウェアを使用するチームメンバー
- ソフトウェア予算担当者
- ソフトウェアの購入を承認するエグゼクティブ
- 新しいソフトウェアを実装するIT担当者
- 変化を推進する責任を負う経営陣
あなたの研究と選択の理由を共有し、フィードバックのために十分な時間を残してください。 変更の影響を受ける人（およびソフトウェア予算の担当者）が参加すると、購入する準備が整います。
ステップ6：新しいソフトウェアを購入する
この最後のステップは最も簡単ですが、点線で署名して最初の正式な支払いを送信する前に知っておくべきことがいくつかあります。
- 契約条件について事前にベンダーと連絡を取っていることを確認してください。
- あなたのビジネスが適格となる可能性のある割引について尋ねてください（例えば、あなたが非営利団体で働いている場合）。
- 支払い計画について話し合い、月払いではなく年払いの割引について質問します。
- ソフトウェアベンダーが購入後の責任を負うことについて話し合います（これには、オンボーディングとスタッフトレーニング、カスタマーサービスの可用性、および将来のソフトウェアアップデートへのアクセスが含まれる場合があります）。
- 月次またはその他の定期的なスケジュールで支払う場合は、社内で財務部門と協力して、必要なときに予算が利用できるようにします。
ソフトウェアパッケージを正式に購入したら、ハードワークのために背中を軽くたたき、購入プロセスを正しく行うために時間をかけたので、ビジネスに適したソフトウェアを選択したことを確信してください。 新しいソフトウェアがもたらす効率の向上とその他のメリットを祝う時が来ました。
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Capterraの「中小企業向けソフトウェア購入動向」調査に関する情報
Capterraは、2018年7月と8月に、米国、ドイツ、フランスに拠点を置く420の中小企業（SMB）を対象にこの調査を実施しました。 回答者は、SMBとしての資格を得るために、会社の規模と収益についてスクリーニングされました。 適格な回答者は意思決定者であるか、組織のテクノロジーの購入に関連する決定に大きな影響を及ぼしました。
過去12か月以内に、5,000ドル以上の価値のあるソフトウェアを少なくとも1つ購入する必要がありました。 回答者は、組織内のソフトウェア購入の決定に影響を与える、少なくともオフィスマネージャーである必要がありました。