代理店向けのソーシャル メディア ポリシーを作成するための完全ガイド

公開: 2023-06-16

ソーシャルメディアは私たちの個人的な生活や職業生活に不可欠な部分です。 私たちは友人や家族とつながり、同じ興味を持つ新しい人々と出会い、そしてもちろん、私たちが消費する商品やサービスを販売する企業と交流するためにそれを使用します。 これは強力なツールであり、マーケティング目的で使用する人にとっては、大きな責任が求められます。 ソーシャルメディアポリシーを入力します。

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ソーシャル メディア パッケージを販売するビジネスを行っている場合は、あなたとマーケティング チーム、およびチームの一員である従業員をガイドする会社のソーシャル メディア ポリシーを整備する必要があります。 このガイドでは、代理店やブランドのソーシャル メディア ポリシーと手順を作成するために必要な情報をすべて提供します。これには、その利点、段階的なガイド、独自のポリシーを刺激するためのポリシーの例が含まれます。

目次

  • ソーシャルメディアポリシーとは正確には何ですか?
  • 組織にソーシャル メディア ポリシーが必要な理由
    • 公式のソーシャルメディアポリシーと手順なしで運営するリスク
      • データ侵害
      • ブランドの評判への損害
      • 法的問題
      • サイバーセキュリティの脅威
    • ソーシャルメディアポリシーを持つことはビジネスにどのようなメリットをもたらしますか?
  • クライアント向けのソーシャル メディア ポリシーを作成する方法
  • クライアントブランド向けの企業ソーシャルメディアポリシーを作成するための主要なコンポーネント
    • ブランドボイス
    • 許容されるコンテンツ
    • 許可されたユーザー
    • コメントとメッセージ
    • フォロワーのアクティビティを監視する
  • ソーシャルメディアポリシーの例
    • ベストバイ
    • コカコーラ
  • ソーシャルメディアポリシーを実装するためのヒントとベストプラクティス
    • ソーシャルメディアポリシーに含めるガイドライン
    • 従業員をトレーニングするためのヒント
    • ソーシャルメディアポリシーに関する法的考慮事項
      • Vendasta でソーシャル マーケティングを簡単に
  • よくある質問
    • ソーシャルメディアポリシーはどれくらいの頻度で見直されるべきですか?
    • ソーシャルメディアポリシーを導入しないとどのような影響がありますか?

ソーシャルメディアポリシーとは正確には何ですか?

このポリシーは、組織、顧客、従業員が会社のソーシャル メディア アカウントだけでなく職場で自分のソーシャル メディア アカウントにアクセスする方法を管理する必要があります。 また、あなたのビジネスやそのクライアントのマーケティング担当者が、ブランドを代表してフォロワーと関わり、コンテンツを書いて投稿し、ソーシャルメディアのコメントやメッセージに応答する方法についても説明します。

その重要性にもかかわらず、自社にソーシャル メディア ルールを導入していることを認めている従業員はわずか 51% (Zippia) です。 ただし、ソーシャル メディア ポリシーを導入すると、情報侵害などのクライアントや社内の重大なリスクを軽減することができます。

組織にソーシャル メディア ポリシーが必要な理由

セキュリティ リスクの軽減、会社の機密情報の保護、ブランドとやり取りする顧客の一貫性の確保などは、組織にポリシーを導入する必要がある理由のほんの一部です。

公式のソーシャルメディアポリシーと手順なしで運営するリスク

ポリシーは、職場でのソーシャル メディア プラットフォームの使用に伴う多くのリスクからビジネスを保護します。

データ侵害

どの組織も、企業秘密や顧客の機密情報をデジタル ファイル内に保存しています。 そのデータを紛失したり、オンラインの公開フォーラムで共有したりすると、ブランドが破壊される可能性があります。 これは、漏洩したデータに住所や財務情報などの顧客の機密データが含まれている場合に特に当てはまります。

ブランドの評判への損害

ソーシャルメディアでブランドを表現する際に従業員を正しい方向に導く社会方針がなければ、会社の評判を傷つける可能性があります。 これは、従業員が攻撃的または不適切なコンテンツを投稿したり、コメントやダイレクト メッセージに誤って不正確な情報を返信したり、個人のソーシャル メディア ページでブランドを偽ったりした場合に発生する可能性があります。

法的問題

ブランドの業界​​によっては、ソーシャル メディア上で製品やサービスについて主張すると、法的影響が生じる可能性があります。 競合他社、顧客、従業員について中傷的なコメントを投稿するあらゆる業界の企業にも同じことが言えます。 企業のソーシャル メディア ポリシーは、法的な観点から何が投稿可能で何が投稿できないかについての明確なルールをチームに提供できます。

サイバーセキュリティの脅威

フィッシング攻撃、パスワード盗難、マルウェア攻撃、なりすましアカウントはすべて、ソーシャル メディア ネットワーク上で企業や個人が直面する一般的なサイバーセキュリティの脅威です。 2023 年 5 月の時点で、フィッシングは最も一般的なサイバー犯罪とみなされており、毎日 34 億通以上の電子メールが英国国内および海外に送信されており、サイバー攻撃を受けた企業の 83% がフィッシング詐欺の被害に遭っています (AAG)。

これらのサイバー脅威は、あなたの会社や顧客の会社をすぐに危険にさらし、個人データが犯罪組織に漏洩する可能性があります。 許容される使用例を含むソーシャル メディア ポリシーと手順があれば、フィッシング詐欺を含むほとんどのサイバー攻撃を回避できます。

ソーシャルメディアポリシーを持つことはビジネスにどのようなメリットをもたらしますか?

ソーシャル メディア ポリシーを策定すると、企業がホワイト ラベルのソーシャル メディア パッケージやブランド管理サービスを販売し続ける能力を保護できます。 実際、企業のソーシャル メディア ポリシーを厳格にすることで得られるメリットは膨大であり、それには次のようなものがあります。

  • 許容されるソーシャル メディアの使用に関する明確なガイドラインを従業員に提供する:従業員向けのソーシャル メディア ポリシーでは、チーム メンバーが会社のデバイスを使用しているときに自分のソーシャル メディア アカウントにアクセスする方法と、会社のソーシャル メディア アカウントにアクセスする方法を示します。 また、特にあなたのビジネスやクライアントのビジネスを代表する場合に、ソーシャルメディア上でどのように行動すべきかについての明確なガイドラインも提供します。
  • 一貫したブランド メッセージング:あなた、従業員、および該当する場合はクライアントは、誰がキーボードを操作しているかに関係なく、一貫したメッセージングを保証できます。 ソーシャル メディアのポリシーと手順には、トーン、企業の価値観、ブランド メッセージ、顧客のメッセージ、コメント、苦情への理想的な対応方法に関する詳細情報を含める必要があります。
  • 企業機密データの保護:ソーシャル メディア ポリシーでは、フォロワー、顧客、友人、家族、その他の従業員とオンラインで共有できるものと禁止されているものを概説する必要があります。
  • 法的コンプライアンス:チーム向けにソーシャル メディア管理のガイドラインを整備すると、オンラインでの許容される行動と、ガイドラインに違反した場合の結果に関する詳細な情報が提供されるため、法的リスクが軽減されます。
  • ブランドの評判の管理の改善:ソーシャル メディアの要点は、ブランドに対する肯定的な評判を構築することです。従業員向けのソーシャル メディア ポリシーは、使用に関して組織内の全員が同じ認識を持っていることを確認するのに役立ちます。評判管理におけるソーシャルメディアの活用。

クライアント向けのソーシャル メディア ポリシーを作成する方法

新しいクライアントと仕事を始めるときは、ソーシャルメディアポリシーと手順が定められているかどうかを尋ねてください。 そうでない場合は、新しいクライアントと協力して、ソーシャル メディア ページで一貫したメッセージを確実に送信するために、新しいクライアントのチームとあなたのチームが従うことができるポリシーを作成します。

  • ソーシャル メディア プロフィールの監査を実施します。 Instagram、Facebook、TikTok、LinkedIn、Google ビジネス プロフィールなど、すべてのプラットフォームでクライアントのビジネスに関連付けられたすべてのプロフィールを見つけます。 各プロファイルが完全であること、およびブランドがそれぞれのプロファイルで一貫していることを確認してください。 最後に、どのソーシャル ネットワークがクラ​​イアントにとって最適なパフォーマンスを発揮しているのか、またそれぞれのソーシャル ネットワークをアクティブにしておくべきかどうかを判断します。
  • クライアントと一緒にソーシャル メディアの目標を設定します。 あなたにソーシャル チャネルを管理してもらう際に、クライアントが主に何を重視しているかを判断します。 ページでのエンゲージメントを高めるためでしょうか、フォロワー数を増やすためでしょうか、ブランドの評判を向上させるためでしょうか、それとも収益を最大化するためでしょうか? 彼らが望む結果を把握したら、協力して合理的な目標を設定できます。
  • 会社のソーシャルメディアポリシーの目的を決定します。 クライアントの業界によっては、ソーシャルメディアでの請求や情報共有に関して、従うべき厳格な法的ガイドラインがある場合があります。 ポリシーを作成する際には、これらのガイドラインを含めることが必須です。
  • クライアント固有の状況に合わせてポリシーを調整します。 つまり、組織の規模、ソーシャル メディア プロフィールにアクセスできる可能性のある個人、および特定の業界で直面する可能性が最も高いリスクを反映したルールを作成する必要があります。
  • ソーシャルメディアの使用に関するガイドラインを作成します。 ステップ 1 ～ 3 で収集した情報を使用してガイドを作成し、組織内およびクライアントの組織内でテクノロジーやソーシャル メディアにアクセスできる従業員が参照できるようにします。

クライアントブランド向けの企業ソーシャルメディアポリシーを作成するための主要なコンポーネント

各企業のソーシャル メディア ポリシーはそれぞれ異なりますが、ポリシーを作成するブランドに関係なく、含めるべき重要な要素がいくつかあります。

ブランドボイス

すべてのソーシャルメディアポリシーと手順では、ブランドの声と個性を説明する必要があります。 Skittles、Wendy's、Old Spice のように、ブランドがユーモラスで少し生意気なブランドであるかどうかを指定します。 Slack のように単純かつ直接的です。 ハーレーダビッドソンやフォードのよ​​うに強い。 ナイキやダブのように高揚感とインスピレーションを与えるものもあります。

ブランドの声のガイドラインでは、トーン、言語、スタイルに対処する必要があります。 ブランドにとって禁止されている言葉や、ブランドをよく表す言葉を含めます。

許容されるコンテンツ

クライアントのソーシャル メディア ポリシーと手順には、ソーシャル メディア ページで共有できるコンテンツの種類の概要が記載されている必要があります。 これがプラットフォームごとに異なる場合は、必ずメモしてください。

ポリシーの許容可能なコンテンツ部分には、以下が含まれる必要があります。

  • 音楽や画像など、著作権で保護された素材。
  • 動画と画像のどちらを優先するか、それぞれを投稿する頻度。
  • 攻撃的または物議を醸すと考えられる言葉に関するルール。
  • ユーザー作成コンテンツの使用に関するガイドライン。

許可されたユーザー

ポリシーでは、クライアントに代わってソーシャル メディアに投稿する権限を誰に与えるかを概説する必要があります。 これは、その組織内のユーザーとあなたの組織内のユーザーを対象とし、クライアントまたはあなたの代理店内の誰かがコンテンツを投稿する前に承認する必要があるかどうかに関する詳細を提供する必要があります。

コメントとメッセージ

許可されたユーザーがクライアントのソーシャル メディア ページ上のコメントやプライベート メッセージにどのように応答すべきかを詳しく説明したガイドラインを含めます。 応答に使用するブランドの声やトーン、理想的な応答時間、フォロワーが否定的なコメントを投稿したときに従うべき手順を再検討します。

フォロワーのアクティビティを監視する

クライアントの従業員向けソーシャル メディア ポリシーには、コメントやメッセージへの応答が迅速に提供されるようにソーシャル メディア ページを監視する手順を含める必要があります。 このセクションには、どの主要業績評価指標を監視する必要があるか、その指標の測定に使用する分析ツールなど、ソーシャル メディア アクティビティを測定するための手順も含めることができます。

ソーシャルメディアポリシーの例

ベストバイ

Best Buy のソーシャル メディア ポリシーと手順は、従業員にさまざまな状況における指針を提供する明確かつ簡潔なガイドラインを示しています。 このガイドには、従業員がソーシャルメディア上でやり取りする際にすべきこととすべきでないことの詳細なリストが含まれています。 これには特定の言語が含まれており、次のようなトピックに関する指示が含まれています。

  • 所属の共有: Best Buy を代表して投稿するすべての従業員は、会社との所属を明らかにする必要があります。
  • 意見を共有する時期と方法: Best Buy を代表して発言する権限を持たない限り、すべての意見は自分自身のものであると従業員に表明するよう要求します。
  • 差別:ガイドラインでは、差別に関して明確な指示が示されています。 この規則は、会社がどのような差別を考慮しているかを概説し、それが容認されないことを明確に示しています。
  • 財務および運営情報: Best Buy の社内ソーシャル メディア ポリシーでは、従業員が非公開の財務情報や運営情報を共有することは決して許可されていないと規定されています。

Best Buy のポリシーは、ブランドを代表して自信を持って投稿するために必要な情報をすべての従業員と外部エージェントに提供するために、簡潔な言葉をどのように使用できるかを示す好例となっています。

コカコーラ

オンラインでの批判に対処することは、マーケティング代理店やブランドの代表者にとっては難しいことです。 ソーシャル メディア ガイドに対応方法を含めることで、従業員のストレスが軽減され、オンラインでの批判に対処しやすくなります。 コカ・コーラは、自社のソーシャルメディアポリシーでこれをうまく行っています。 ガイドには次のように記載されています。

「会社やそのブランドについて否定的または中傷的な投稿に遭遇したり、第三者が否定的な会話を引き起こそうとしているのを目にしたりするかもしれません。 あなたが認定されたオンライン スポークスマンでない限り、自分で反応したいという誘惑を避けてください。 投稿を当社の公式市場広報担当者に伝えてください…」

さらに、このブランドでは、オンラインでブランドを正式に代表する者は全員、社内のソーシャル メディア トレーニング プログラムを受けることを義務付けています。

ソーシャルメディアポリシーを実装するためのヒントとベストプラクティス

ソーシャルメディアポリシーは慎重に作成してください。 始める前にオンラインでソーシャル メディア ポリシーのテンプレートと例を検索し、できるだけ簡潔に記述してください。

他の新しいポリシーと同様に、従業員とブランド代表者は、新しい社会ポリシーを受けた後、調整期間を経る必要がある場合があります。 実装がスムーズに行われるようにするには、次のヒントを使用してください。

  • 明確さを念頭に置いて書く:ポリシーは、覚えやすく、従いやすいように、シンプルで簡潔な言葉で書かれている必要があります。 誤解や誤解を避けるために、必ず特定の言葉と例を使用してください。
  • すべてのリーダーが発言権を持っていることを確認します。新しいポリシーを導入する前に、利害関係者およびリーダーシップ チームの他のメンバーがその策定に役割を果たします。 また、主要な従業員や法律の専門家によって運用され、準拠性があり、理解しやすいものであることを確認することも役立ちます。
  • 企業の価値観と一致していることを確認する:ブランドの使命、ビジョン、価値観を理解し、それらが企業のソーシャル メディア ポリシーに反映されていることを確認します。
  • 徹底的に行う:ポリシーが作成されている組織内のソーシャル メディアに関連するすべてのトピックを取り上げます。 ソーシャル メディアでのやり取りやブランドの表現に加えて、許容される使用、プライバシー、セキュリティも含めます。
  • ポリシーを頻繁に維持および更新する:ソーシャル メディア ポリシーは生きた文書であるため、改訂する必要があります。 ソーシャル メディアが変化し、新しいプラットフォームが勢いを増すにつれて、作成するルールがそれらのプラットフォームで許容される使用と表現をカバーしていることを確認してください。
  • 業界の規制と現地の法律に従う:作成するポリシーが組織の規制当局 (該当する場合) に加え、現地のすべてのデータ プライバシーと広告に関する法律に準拠していることを確認してください。
  • トレーニングを提供する:従業員が新しいポリシーに従うことを期待する前に、時間をかけてトレーニングと教育を提供し、各人が自分の責任を理解していることを確認します。
  • コンプライアンスと施行をカバーする:従業員向けのソーシャル メディア ポリシーに準拠していない場合に何が起こるかについて、従業員向けの明確な情報を含めます。

ソーシャルメディアポリシーに含めるガイドライン

社会方針に何を含めるかは組織によって異なりますが、通常はすべてのブランドに共通する、含めるべきガイドラインがいくつかあります。 それらには次のものが含まれます。

  • 従業員は、会社、その従業員、または顧客に関する機密情報について話し合ったり、開示したりしてはなりません。
  • 従業員は、組織の評判や株主の評判を傷つける可能性のある行為を行ってはなりません。
  • 従業員は攻撃的または差別的なコンテンツを投稿してはなりません。
  • 従業員は自分自身を明らかにし、組織内での自分の役割を示す必要があります。
  • 従業員は社会方針を認識し、理解し、従う必要があります。
  • 従業員は、ブランドの声をよく表す専門的な言葉を使用する必要があります。

従業員をトレーニングするためのヒント

ソーシャル メディア ポリシーは、従業員がポリシーに従える限り、ソーシャル メディアを使用する企業にとって価値のある投資です。 トレーニングは実装プロセスにおける重要なステップです。 以下のヒントは、従業員トレーニングを効果的に行うのに役立ちます。

  • ロールプレイを行い、ケーススタディを提供する:ポリシーの「すべきこと」と「してはいけないこと」を組み込んだ現実のシナリオについて読み、それに取り組む機会を従業員に提供します。
  • 議論の機会を提供する:従業員に質問し、ポリシーの内容について話し合う機会を与えます。
  • クイズで知識を確認する:短いクイズや試験を作成して、従業員がガイドラインと義務を確実に理解できるようにします。
  • 定期的なトレーニングのレビューを実施する:定期的なトレーニング セッションを実施することで、従業員の関与を維持し、従業員向けのソーシャル メディア ポリシーに継続的に従うようにします。
  • フィードバックを求め、取り入れる:従業員からフィードバックを求め、それが理にかなっている場合は、フィードバックを取り入れ、トレーニングをスケジュールして、関連する変更についてチームに最新情報を伝えます。
  • 定期的にフォローアップする:ソーシャル メディア ポリシーを遵守する責任のある従業員を頻繁にフォローアップします。 準拠していることを確認し、フィードバックを提供し、準拠していない場合は是正措置を講じます。

ソーシャルメディアポリシーに関する法的考慮事項

ソーシャルメディアポリシーを作成するときは、データプライバシーに関する法律や規制を遵守する必要があることに留意してください。 リスク管理の観点からは、企業責任を念頭に置いてこのポリシーを完了することも重要です。そのため、ほぼすべてのケースで法的レビューが重要になります。

ソーシャル メディア ポリシーに関しては、次の方法で責任を限定することができます。

  • ポリシー違反のプロセスの概要を説明する:従業員がポリシーに違反した場合に何が起こるかを指定し、それを文書化するためのプロセスが整備されていることを確認します。
  • 関連する法律をよく理解するために時間をかけてください。ブランドの業界​​に関連する法律や、地域のプライバシー、広告、知的財産に関する法律を確認してください。
  • 免責条項を追加する:従業員によって表明された意見が必ずしも組織の意見を反映しているわけではないこと、および従業員が投稿したコンテンツに対して組織は責任を負わないことを示す免責条項を追加して、法的問題から自分とクライアントを守ります。
  • プライバシーへの対応:ソーシャル メディア上で機密情報がどのように扱われるかについて説明するステートメントを追加します。
  • オンラインでの許容できる行動と許容できない行動の例を挙げる:従業員が発言してはいけないことと禁止されていることを概説し、ハラスメント、差別、その他の望ましくない行動の影響について具体的に説明します。

Vendasta でソーシャル マーケティングを簡単に

クライアントのソーシャル メディア マーケティングから当て推量を排除し、従業員がソーシャル メディアの行動を管理するポリシーと手順に準拠しやすくします。 Vendasta のソーシャル マーケティング ツールを信頼して、あなたとあなたのチームが同じ認識を保ち、ブランドのソーシャル メディア ポリシーに準拠できるようにしてください。

よくある質問

ソーシャルメディアポリシーはどれくらいの頻度で見直されるべきですか?

ソーシャルメディアの状況が変化するたびに、ソーシャルポリシーを包括的に見直して、ガイドラインが適切であることを確認することが最善です。 組織が大きな構造変更や人員配置の変更に遭遇した場合にも、同じことが言えます。

ソーシャルメディアポリシーを導入しないとどのような影響がありますか?

ポリシーがないと、従業員はオンラインでブランドを表現することに慎重になったり、自信過剰になってブランドを偽って表現したりする可能性があります。 さらに、社会方針を持たないと、企業は機密データが公開されたり、従業員がソーシャルメディアを不適切に使用したり、セキュリティ侵害を受けたりするリスクにさらされる可能性があります。