職場で出勤出勤システムを設定する方法

公開: 2022-07-02

出勤する人が簡単に出勤できるように、優れた出席管理システムが必要ですか？

Clockifyタイムレコーダーアプリで出席を追跡できるいくつかの簡単な方法があります。

このブログ投稿では、以下を使用してClockifyを使用したクロックインとクロックアウトについて説明します。

タイムレコーダーキオスク
タイマー
タイムシート
オートトラッカー

オプション1：キオスク

タイムレコーダーキオスクを任意のデバイス（タブレット、電話など）に設定します。このキオスクを使用して、PINコードを使用して無料で時間を計時できます。

キオスクのセットアップ（管理者）

無料のClockifyアカウントを作成する
設定でキオスクモードを有効にする
従業員を追加する
キオスクを作成し、それを使用できるユーザーを選択します
お持ちのデバイス（タブレットなど）を持って、従業員の入り口に置きます
ブラウザでキオスクへのリンクを開いてキオスクを起動します

キオスクの使用法（従業員）

プロファイルを選択してください
PINコードを入力してください
「クロックイン」または「ブレーク開始」を選択します
終了したら、「クロックアウト」または「終了」を選択します

キオスクはセットアップと使用が非常に簡単です。さらに、無制限の数のユーザーを無料で永久に利用できます。

複数の場所にキオスクが必要な場合、アップグレードは他のタイムレコーダーアプリが請求するものよりもはるかに手頃な価格です。

オプション2：タイマーアプリ

従業員がメールと携帯電話またはコンピューターを持っている場合は、アプリをダウンロードして自分で時間を追跡できます。

無料のClockifyアカウントを作成する
メールを追加して従業員を招待する
従業員は招待を受け入れます
従業員がモバイルアプリをダウンロードする
従業員がログインし、作業中にタイマーを開始/停止します

このオプションは、デスクで作業している人や外出中の人に最適です。あなたがしなければならないのは彼らを招待することだけです、そして彼らはあなたが機器をセットアップする必要なしに彼らが働くので時間を追跡することができます。

タイマーを使用したすべての時間追跡は、ユーザーの数に関係なく、永久に完全に無料です。

オプション3：タイムシート

リアルタイムのタイムトラッキングが必要ない場合は、従業員は1日または1週間の終わりに電子タイムシートに記入するだけで、作業内容と期間を詳しく知ることができます。これはタイムシートアプリで行うことができます。

無料のClockifyアカウントを作成する
メールを追加して従業員を招待する
従業員は招待を受け入れます
従業員がブラウザでタイムシートを開きます
従業員は自分が取り組んだことを選択し、対応する日の列の下に時間を入力します

タイムシート方式はそれらすべての中で最も単純です。あなたがしなければならないのは人を追加することだけです、そして彼らは彼ら自身で時間を記録します。タイマー方式ほど正確ではありませんが、この方式は、従業員が日常のワークフローに追加するのに最も簡単です。

人々が自分の時間を記録するのを忘れた場合、自動タイムシートリマインダーを設定することもできます。さらに、タイムシートを給与に送信する前に承認することができます。

ボーナスオプション：自動トラッカー

タイマーのアイデアは気に入っても、従業員が面倒だと感じた場合は、自動トラッカーをオンにして、記録されたデータに基づいて1日の終わりに時間を追加できます。

無料のClockifyアカウントを作成する
メールを追加して従業員を招待する
従業員がデスクトップアプリをダウンロードしてインストールする（Mac、Windows、Linux）
従業員がデスクトップアプリで自動トラッカーを開いて有効にします
1日の終わりに、従業員は記録されたアクティビティを確認し、次の2つの方法でタイムエントリを作成します。
- レコードを選択して一括で追加
- または、カレンダーで手動でタイムブロックを作成します

デスクトップアプリとブラウザ拡張機能には、次のようないくつかの追加機能があります。

自動時刻リマインダー、タイマーの開始を忘れたときに通知
アイドル検出、タイマーの停止を忘れたときに通知
コンピュータ/ブラウザのオンとオフを切り替えると、タイマーが自動的に開始/停止します

クロックインおよびクロックアウトレポート

リアルタイムアクティビティ

ブラウザでチームダッシュボードをどこからでも開いて、次のことを確認できます。

誰が現在何に取り組んでいますか
誰かの最後の活動は何でしたか
最も時間を追跡したのは誰ですか
一人一人の時間の簡単な内訳

GPS追跡を有効にしている場合は、ユーザーが開始時刻と終了時刻の位置、および出勤中に移動したルートも確認できます。

概略報告

サマリーレポートでは、ユーザー、プロジェクト、場所、期間、またはその他の必要なディメンションごとにサマリーされたすべてのタイムカードを表示できます。

レポートをフィルタリングして他のユーザーと共有したり、PDFまたはExcelとしてエクスポートして給与に送信したりすることもできます。

詳細レポート

すべてのタイムレコーダーを開始時刻と終了時刻とともに個別に表示するには、詳細レポートにアクセスしてください。

管理者の場合は、ユーザーのタイムカードを直接編集したり、時間を追加したりすることもできます。

ウィークリーレポート

週次レポートには、プロジェクトとユーザーごとにまとめられたすべての時間が従来のタイムシート形式で表示されます。

休憩を追跡する方法は？

休憩はいくつかの方法で説明できます。

休憩機能を有効にすると、キオスクを開いたときに「休憩を開始」オプションが表示されます
人々が休憩用に別のタイムカードを作成し、それらを「休憩」プロジェクトに関連付けることができるように、「休憩」プロジェクトを用意します。
「休憩」タグを作成して、他の人が時間エントリを作成し、「休憩」タグを付けて、後でタグで時間をグループ化したり、勤務時間から除外したりできるようにします。

後で、レポートで作業時間と休憩時間を区別し、タグ、プロジェクト、またはステータスのいずれかでフィルタリングできます。

残業を追跡する方法は？

残業のために作成された時間エントリを確認する必要がある場合は、「残業」タグを作成できます。その後、誰かの通常の時間が終了すると、その後のすべての時間エントリに「残業」タグを付けることができます。

タイムシートを使用して作業を入力する場合は、タイムトラッカーに切り替えて、適切なエントリにタグとメモを追加できます。

後で、ユーザー/タグごとにレポートとグループ時間を実行し、その方法で誰がどれだけの残業をしているのかを確認できます。また、詳細レポートで、残業のために正確に作成されたエントリを確認することもできます。

エントリに残業のタグを付けるのを忘れた場合は、自動リマインダーを設定できます。目標を設定するだけで（例：8時間/日）、誰かが目標よりも多くの時間を記録すると、マネージャーはメールを受け取ることができます。

クロックインクロックアウトシステムを設定するための最良の方法は何ですか？

最適なチェックインチェックアウトシステムは、ビジネスニーズと従業員によって異なります。

動きの速い環境にいて、アプリのインストールに煩わされたくない場合（または、仕事用のメールがない場合）は、タブレットにクロックインキオスクを設定するのが最適なオプションです。
人々が毎日仕事に来て自分のコンピューターで仕事をしている場合は、Clockifyのユーザーとして招待し、次の方法で1日の終わりに自分の時間を個人的に記録できます。
- 毎週のタイムシートに記入する、または
- 開始/終了時刻のタイムカードを作成します。

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