あなたのビジネスが会計ソリューションをアップグレードする準備ができている5つの兆候

公開: 2022-05-07

古い会計ソフトウェアはあなたに時間とお金を費やしていますか？ これらの5つの危険信号に注意してください。

そろばんの左側に立っている男がいつそれを示しているか

あなたがこれを読んでいる時までに、あなたは税の季節の毎年の悪夢を通り抜けました（私は願っています）。 おめでとう！ 今、あなたはよくやった仕事のために素敵なレモネードに身を任せて、あなたの夢を通してあなたをストーカーするIRSの恐怖から自由に眠り始めることができます。

これがあなたの最初の税の悪夢であろうと、税の季節に関連した不安の毎年の発作であろうと、私は不十分または時代遅れの会計ソフトウェアがあなたの悩みの大きな部分であったことを確信しています。

マサチューセッツ州の公認会計士兼ビジネスアドバイザーであるIreneWachslerは、中小企業の経営者が犯す最大の過ちの1つは、「適切な会計システムに投資していないため、適格な控除をすべて受けていない」と述べています。

ただし、控除を逃したことは、不十分な会計システムが時間とお金を費やしていることを示す兆候の1つにすぎません。

Wachsler氏は、多くの中小企業の問題は「自動化された銀行フィードと銀行ルールを備えたクラウド会計システムを使用することで簡単に解決できる」と付け加えました。

それはあなたの髪を引き裂くよりもずっといい音ではありませんか？

会計ソフトウェアのアップグレードが必要な5つの危険信号

この記事では、ビジネスで会計システムをアップグレードする必要があることを示す5つの警告サインと、最新の会計テクノロジーがどのように役立つかについての役立つヒントを紹介します。

1.あなたはあなたがあなたのビジネスを運営しているよりもあなたの会計ソフトウェアに多くの時間を費やしています

注意すべき警告サイン：

  • あなたは基本的な会計タスクに追いつくために夜と週末に働いています。
  • 経理業務に費やす時間の大部分は、データ入力が多いです。
  • 給与や請求などの基本的な会計タスクは、ビジネスの成長からあなたを引き離しています。

これが問題になる理由：会計ソフトウェア（そして実際にはほとんどすべてのビジネスソフトウェア）は、時間をしたがって、会計ツールがビジネスの成長に使用できる時間を与えていない場合、それはその仕事をしていません。

公平を期すために、あなたの会計が多くの取引と顧客で少しでも複雑であるならば、あなたの問題は彼らが不十分なソフトウェアについてであるのと同じくらい人員配置についてであるかもしれません。 その場合、あなたはあなた自身の会計を処理するために週に10時間を費やすのか、それともあなたがその時間を取り戻すことができるようにそれを処理するために専門家に月に数百ドルを支払うのかを自問する必要があります。

新しい会計ソフトウェアがどのように役立つか：現世代の会計ソフトウェアは、経費管理のための領収書のスキャンから、請求や簿記などの日常的なプロセスの自動化まで、さまざまな方法で時間を節約できます。 手動で給与を実行している場合は、それを実行するために毎週何時間も費やしている可能性があります。 統合された給与で会計ソフトウェアを使用することは人生を変える可能性があります。

統合と言えば、それらはカスタマイズされた時間節約の鍵です。 確立された会計製品は、何百ものアプリ開発者との関係を構築しており、CRMからPOSシステム、会計システムまで、あらゆるものを接続できます。 これにより、アプリ間のクリック数が減り、データが取得されるため、時間が節約されます。

たとえば、Intuitの調査（2018年11月にQuickBooks Connectで共有）では、各QuickBooks Onlineユーザーが少なくとも1つのアプリを接続することで、週に約ルーチンを確立してから私たちが知っていることに固執するのは人間の性質です。したがって、不足しているものを見つける最良の方法は、人気のある会計ツールをデモし、ベンダーの担当者にどのように時間を節約できるかを尋ねることです。

2.アカウンティングツールは更新されなくなりました

注意すべき警告サイン：

  • あなたの会計ソフトウェアは定期的にクラッシュしています。
  • あなたの会計ソフトウェアはハッカーによって侵害されました。
  • オペレーティングシステムが更新されたときに、会計ソフトウェアの機能が失われました。

これが問題になる理由：会計ソフトウェアがオープンソースでサポートされなくなったためか、事業を終了した会社によって配布されたためか、更新されていないソフトウェアを使用することは、単に見逃しているだけではありません。最新の機能、それはあなたのデータとあなたの顧客のデータを保護することです。

「人工知能、仮想CPA、および税務書類をIRSに配信する自律型ドローンが必要ないため、最新の会計ソフトウェアは必要ありません」と言うかもしれません。

まず第一に、ドローンを介して連邦政府の建物に何かを届けようとしてはいけません。 第二に、サポートされていないソフトウェアの最大のリスクは、風に揺れる大きく開いたバックドアのように、ハッキングに対する脆弱性です。 更新された会計ソフトウェアの営業費用に余裕を持たせたくなかったために銀行情報が漏洩したことを顧客に説明しますか？

新しい会計ソフトウェアがどのように役立つか：ビジネスの背後に最新の更新された会計システムがある場合、データと顧客のデータが手元にあることを知って、夜は安らかに眠ることができます。 データのセキュリティに加えて、税法の変更を反映するために、会計ツールを毎年（少なくとも）更新することも不可欠です。

たとえば、2017年後半に減税および雇用法が可決されてからシステムが更新されていない場合、ソフトウェアがそれらを探すことを知らないため、多数の控除および税額控除を見逃している可能性があります。 または、おそらくさらに悪いことに、古いソフトウェアがまだアクティブであると考えている（娯楽費など）控除を受けて、IRS監査のフラグを立てている可能性があります。

3.会計ソフトウェアがモバイルデバイスで機能しない

注意すべき警告サイン：

  • お使いの会計ソフトウェアには、iOSまたはAndroid用のネイティブアプリがありません。
  • お使いの会計ソフトウェアは、モバイルデバイスでの機能が制限されています。
  • 会計ソフトウェアはモバイルデバイスで動作しますが、重要な機能がありません。

これが問題になる理由：約10年前、タブレットやスマートフォンで会計ソフトウェアにアクセスできることは、国をまたがるフライトのスポーツパブでアーケードゲームをプレイできるように、珍しく贅沢な贅沢でした。 それ以来、多くの変化がありました。

2019年、モバイルデバイスと分散チームの急増に伴い、モバイルアクセスはビジネスリーダーにとってなくてはならないものです。

顧客の請求書の問題を解決するために金曜日の深夜にオフィスに車で行く必要がある場合、あなたの会計ソフトウェアは本当にあなたに役立っていますか、それともあなたはそれのために働いていますか？ また、会計ツールがAndroidと同様にiOSデバイスでも機能することを確認して、必要なすべての人がそれを使用できるようにし、将来にわたって利用できるようにする必要があります。

新しい会計ソフトウェアがどのように役立つか： AndroidとiOSの機能は、QuickBooksやWave Accounting（この記事の執筆時点で最も人気のあるリストの上位2つ）などの一般的な会計ツールの標準になり、職場のデスクトップコンピュータからの電車やバス。

ビジネスリーダーとして、あなたは自分の机に座って財務報告を見たり、帳簿のバランスをとったりすることができるのに、5時間続けていることは非常にまれであることを知っています。 しかし、空港で外出先で、または土曜日の午後にソファからこれを行うことができれば、ビジネスの財政状態にさらに調和するでしょう。

4.会計ソフトウェアが新しいアプリと統合されていない

注意すべき警告サイン：

  • 請求や経費管理などのタスク用に個別のアプリがありますが、それらはコアの会計ツールと統合されていないため、何時間もの面倒なデータ入力に悩まされています。
  • 会計ソフトウェアは以前は一部のアプリと統合されていましたが、アプリが更新されてから更新されていないため、連携して機能しなくなりました。
  • 会計ソフトウェアは非常に少数のアプリのリストと統合されているため、使い慣れていないアプリを使用する必要があります。

これが問題になる理由：誰もが異なる方法で作業するのが好きで、誰もが異なるタスクを処理するためのお気に入りのツールを持っています。 使用する会計ツールとアプリを決定する必要があり、その決定を会計ソフトウェアに任せないでください。

ソフトウェアが新しいアプリと統合されていない場合は、その開発者がシステムの更新を怠っている、または他の開発者と協力していないことを意味します。 これらの理由のどちらも、システムの有用性の前兆ではありません。

新しい会計ソフトウェアがどのように役立つか： QuickBooksとXero（「トップ20の最も人気のある会計ソフトウェア」リストのトップ5ベンダーのうちの2つ）は、それぞれ500を超えるアプリと統合されています。 つまり、経費の追跡、請求書の送信、支払いの受け取り、またはビジネスの会計や財務に関連するほとんどすべてのことを実行したい場合でも、これらのシステムは、ユーザーに強制するのではなく、ユーザーと連携するように準備されています。

以前のビジネスパートナーから請求ツールを継承したが、それが本当に好きになったことがないとしますか？ 新しいカスタマイズ可能な会計ソフトウェアを使用すると、アプリマーケットプレイスにアクセスして、請求書発行アプリの幅広い選択肢を閲覧し、レビューを読んで試してみて、システムで機能し、生活を楽にするアプリを見つけることができます。

5.会計ソフトウェアには自動化機能がほとんどまたはまったくありません

注意すべき警告サイン：

  • 変更がほとんどない場合でも、同じ顧客に毎月の請求書を手動で送信しています。
  • 色あせた紙の領収書を集計することで経費を管理します。
  • あなたは毎月の終わりにあなたの銀行取引明細書をあなたの簿記ソフトウェアと照合するのに数時間を費やします。

これが問題となる理由：かつては空想科学小説やファンタジーのようなものだった自動化は、今では現代の世界でビジネスを行う上での通常の部分にすぎません。 また、自動化機能を備えた会計ソフトウェアを使用していない場合は、ビジネスの成長に費やすことができる多くの時間を無駄にしていることになります。

手動の会計タスクに関するもう1つの問題は、ソフトウェアよりも間違いを起こしやすいことです。 自動化により、クリーンなデータがある限り、システムが間違いを犯すことはありません。 一方、午前2時に50番目の請求書を入力する場合、間違いを犯す可能性が非常に高くなります。

新しい会計ソフトウェアがどのように役立つか：最新の会計ソフトウェアは、請求、給与、経費管理、銀行照合などのタスクからデータ入力を取り除くことができます。

QuickBooksOnline自動化機能のこのビデオウォークスルーをチェックしてください。

「QuickBooksOnlineの会計士のベストプラクティスと自動化」（出典）

請求書や領収書の山を探し回ったり、つついたりするのではなく、自動化されたプロセスを設定し、月末に番号を再確認して、すべてがチェックアウトされていることを確認します。 そうすれば、データ入力のスペシャリストになる代わりに、ビジネスの運営に時間を費やすことができます。

会計ソリューションをアップグレードできない理由は何ですか？

この記事で説明しなかった会計システムのアップグレードを妨げる問題はありますか？ 料金？ 分析による麻痺？ コミュニティカレッジのプロジェクトとして90年代初頭に義理の兄弟がプログラムしたオープンソースシステム以外のものを使用することを拒否するクロッチティ会計士？

あなたとあなたのチームの生活を楽にするものにアップグレードすることを妨げているものは何でも、私はそれについて聞きたいです。 Twitter@AndrewJosConradで私に連絡してください。

それまでの間、会計技術の未来から学ぶことができるトップのフィンテックポッドキャストまで、あらゆることに関するヒントについては、会計と財務のブログに注目してください。