政府機関がスコープクリープを回避できる3つの方法と、スコープクリープが発生した場合の管理方法

プロジェクトを効率的に管理していると思いますが、スコープ クリープはまだ始まっています。必要なだけの利益を上げていない場合や、満足していないクライアントに対応していない場合はどうしますか?

クライアントが追加の作業を要求しているためにプロジェクトが制御不能になっている場合、またはプロジェクトが当初考えていたよりも多くの作業を必要とする可能性がある場合、特に締め切りに間に合わせるのに苦労している場合は、代理店の評判が危険にさらされる可能性があります.

では、スコープ クリープとは何か、またそれをうまく管理するにはどうすればよいのでしょうか?

今日の記事では、スコープ クリープとは何か、それを防止および管理する方法を学び、政府機関固有のスコープ クリープの例を見つけます。

スコープクリープとは？

スコープ クリープ、別名キッチン シンク シンドロームまたは要件クリープは、プロジェクト管理とプロジェクトの変更に関連し、当初の目標の拡大を引き起こします。

スコープ クリープを理解するには、プロジェクト スコープに含まれるものを考慮することが不可欠です。 プロジェクトの範囲には、以下を含む計画プロセスが組み込まれています。

• 具体的な目標
• 完了する成果物
• 各成果物のマイルストーンと期限
• プロジェクト費用
• 各タスクを担当するチーム メンバー
• 外部リソースが必要

プロジェクトの範囲外で発生したものはすべて、スコープ クリープにつながる可能性があります。

PMI によると、プロジェクトのほぼ 50% でスコープ クリープが発生し、エージェンシーのほぼ 40% がプロジェクト予算を超過しています。

スコープ クリープには、クライアントによる小さな変更や調整などの微妙な変更が含まれ、余分な作業、締め切りの遅れ、プロジェクトに必要以上の時間がかかることがあります。 変更によって追加の作業時間や費用が発生しない場合、それはスコープ クリープではありません。

政府機関におけるスコープ クリープの主な原因は次のとおりです。

• ブリーフを作成するとき、クライアントは自分の役割の重要性を理解していません
• クライアントはプロジェクトの範囲の複雑さを理解していない
• 政府機関はプロジェクトの複雑さを過小評価している
• クライアントの同意の欠如
• クライアント側で予期せぬ問題が発生し、プロジェクトに変更が加えられる
• プロジェクトのスコープが正確に定義されていない
• チームメンバーとクライアント間のコミュニケーションの管理の誤り
• クライアントとの関わりの欠如
• マイルストーン/成果物に関するフィードバックが遅れている
• 代理店側の時間管理の誤り
• 優先順位の欠如
• 新しいリクエスト/変更が行われている理由を代理店が理解していない

スコープクリープがあなたの機関に与える影響

スコープ クリープが発生すると、プロジェクト全体のコストの見積もりをやり直す必要があり、利益が打撃を受ける可能性があります。 プロジェクトのコストが拡大し始めると、追加の作業、時間、およびリソースが予算から追加の資金を必要とします。

プロジェクトの特定の時間数を見積もった場合、追加の時間は、他のクライアント プロジェクトのために設定した時間に食い込んでしまいます。

プロジェクト時間が余分にあるということは、請求書に請求可能な時間を追加することを意味する場合もあります。これは、クライアントが満足しない可能性が高いことです。

スコープ クリープによる締め切りの遅れは、不満を抱く顧客につながり、代理店の評判を損なう可能性があります。

エージェンシー スコープ クリープの例

シナリオ 1

デジタル エージェンシーは、フライヤーをデザインするプロジェクトを開始し、最初のマイルストーンを予定どおりに配信します。

クライアントはチラシの変更を要求します。 変更が行われ、クライアントはプロジェクト ブリーフの外でさらに変更を要求します。 これらの変更には、合意された契約以外に余分な時間と人員が必要です。

シナリオ 2

クライアントの新しい Web サイトに取り組んでいる Web デザイン エージェンシーは、新しいデザインの実装に移りますが、デザインを公開する前に、クライアントが使用するプラットフォームを修正する必要があることに気付きます (たとえば、CMS が古くなっている、または適切に機能していない)。テーマまたはプラグインの競合が原因です)。 これにより、余分な時間とリソースが必要になります。

スコープ クリープは苛立たしいものですが、特にクライアントの制御が及ばない状況によって変更が発生した場合に、自然に発生することでもあります。 ただし、スコープ クリープが頻繁に発生し、エージェンシーに混乱を引き起こす場合は、それが始まったら回避および管理する方法を決定する必要があります。

政府機関はどのようにしてスコープクリープを回避/防止できますか?

スコープ クリープを防ぐ方法を知ることで、プロジェクト作業の遅延を回避し、代理店が確実に利益を上げ、予定どおりに作業を提供し、クライアントを満足させ続けることができます。

スコープ クリープを回避するためのいくつかの方法を次に示します。

1. プロジェクト スコープ ドキュメントを提供する

明確に定義されたプロジェクト スコープ ドキュメントには、明確な概要、成果物、マイルストーン、コスト、期限、リソース、およびタスクを含む、計画段階で詳述されたすべてがリストされている必要があります。

このドキュメントには、初期プロジェクトの範囲外と見なされるシナリオと、これらの新しい要求が政府機関によってどのように管理されるかについても記載する必要があります。

クライアントが代理店契約に署名し、両当事者がプロジェクトの範囲に同意したことを文書化することもお勧めします。

プロジェクト範囲文書以外で追加の要件が作成された場合、代理店は、追加の時間は請求可能であり、より多くの時間が必要になることをクライアントに思い出させることができます。

2.期待を管理する

プロジェクトを開始する前に、クライアントに対して透明性を保ちます。 プロジェクト全体を理解するために、できるだけ多くの質問をしてください。 プロジェクトがクライアントの要求よりも長くかかると思われる場合は、開始する前にクライアントに知らせることが重要です.

例
フリーランスのデジタル プロジェクト マネージャーである Suzanna Haworth は、2 つのエージェンシーによって管理されている Web デザイン プロジェクトに取り組んでいるときに、スコープ クリープに悩まされていました。

最初のプロジェクトは簡単に思えました。 スザンナがウェブサイトのフロントエンドをデザインし、他のエージェンシーがバックエンドを担当しました。 しかし、他の機関は、古いコードの上に新しいフロントエンドを構築することを考慮していませんでした。これにより、新しい変更を加えるための時間と労力が追加されました。

その結果、締め切りが 2 か月遅れ、クライアントは不満を抱き、チームの士気は低下しましたが、いずれもエージェンシーやクライアントのせいではありませんでした。

ハワース氏は、この場合、政府機関は最初にプロジェクトのサードパーティへの依存関係と、それらがプロジェクトの範囲にどのように影響するかを特定する必要があることを認識しました。 このリスク計画についてクライアントと話し合うことができるため、クライアントはサードパーティの関与がプロジェクトに与える影響を理解できます。

3. 締め切りを効果的に管理する

チームのワークロードに優先順位を付けて、マイルストーンと期限が確実に守られるようにします。 追加したい側面は常にありますが、タスクを完了するときはプロジェクトの範囲に固執してください。

締め切りに間に合わせるには、優れたチーム管理が不可欠です。そのため、タスクの進捗状況を追跡し、小さなタスクを完了するためのマイルストーンを作成して、全員が予定どおりに作業できるようにします。 プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、Trello や Wrike のオファーなど、チーム メンバーと各プロジェクトの進捗状況を追跡するのに役立ちます。

例
Jawfish Digital は、時間単位のプロジェクトでなくても、特定のプロジェクトのすべてを内部的に追跡します。

代理店は、契約ライターやグラフィック デザイナーへの支払いなど、外部リソースのコストも把握しています。 過去の同様のプロジェクトにかかる時間を理解することで、Jawfish Digital は正確な見積もりを提供し、スコープ クリープを回避することで利益を上げることができます。

スコープクリープが発生した場合、政府機関はどのようにスコープクリープを管理できますか?

スコープ クリープを管理することは、プロジェクトを予定どおりに完了させ、利益を上げるために不可欠です。 スコープ クリープを管理するには、いくつかの方法があります。

変更の見積もりが必要かどうかクライアントに尋ねます

プロジェクトの種類を考慮し、プロジェクトの規模を考慮した計算方法を選択することが重要です。 予測を正確に計算した (そしてプロジェクト スコープ ドキュメントを完成させた) 場合は、プロジェクト予算内で余分な作業/時間を完了することができます。

たとえば、リソースと時間による請求方法で業務を行っている場合、要求があればクライアントと変更について話し合うことが重要です。 このようにして、追加の変更には余分な時間と作業が必要であり、別途請求されることを知っています。

あなたのチームと話す

スコープ クリープが発生しているプロジェクトは、チームに多くの頭痛の種を引き起こす可能性があります。 何が起こっているのかを正確に認識できるようにチームにブリーフィングを行い、ストレスを解消するのを助けることで、モチベーションが向上します。 他人やクライアントのせいにしないでください。 すべてのスコープ クリープの状況は学習の機会であり、将来の同様のシナリオを回避するのに役立ちます。

クライアントと話す

プロジェクトの旅のあらゆる段階でクライアントとコミュニケーションをとります。 あなたが達成した進歩を彼らに示し、問題が発生したことを彼らに知らせてください。 代理店の成功は、信頼を高め、完了したプロジェクトにクライアントが満足していることを確認するために、クライアントに対して透明性を保つことにかかっています。

スコープ クリープの防止と管理

スコープ クリープを回避することは常に困難です。 プロジェクトはコースの途中で自然に変化し、予期しない問題が発生します。

ただし、プロジェクト コストの問題を考慮したり、プロジェクト スコープ ドキュメントを提供したりするなど、それを防ぐための戦略を使用すると、スコープ クリープが発生した場合に効果的に管理できます。

スコープ クリープを防止および管理する方法を学ぶことは、エージェンシーを成功させるための 1 つの側面にすぎません。 エージェンシーを成長させるためのその他の方法については、こちらから Instapage Enterprise のデモにサインアップしてください。