プロジェクトの効果的なリスク管理計画を作成する方法
公開: 2022-05-07よく考えられたリスク管理計画は、プロジェクトの成功に役立ちます。
プロジェクトマネージャーのアデルは、困難なプロジェクトを処理する能力を披露することで、自分の価値を証明する方法を常に模索していました。 ある日、彼女はほとんどのマネージャーが避けていたであろうプロジェクトを引き受けました。 プロジェクトは複雑で、いくつかのリスク要因が含まれていました。 うまくいかないことがたくさんありましたが、潜在的な報酬は高かったです。 アデルは戦略的なリスク管理計画を立てるのに十分な自信を持っていたため、成功しました。
毎日、ビジネスの人々はリスクを冒しています。 これらのリスクが報われることもあれば、報われないこともあります。 しかし、アデルのような成功したリスクテイカーと失敗したリスクテイカーを区別するのは、リスク管理計画の準備ができていることです。
Adeleのように、複雑なプロジェクトを処理し、すべての潜在的なリスクを軽減したいプロジェクトマネージャーの場合は、プロジェクトリスク管理計画を作成するのが最善の方法です。
リスク管理戦略を持たないことは災害の確実なレシピですが、同時に、リスク管理戦略を作成することは困難に思えるかもしれません。 そのため、リスク管理計画の作成に役立つ5つの簡単な手順をまとめました。 そもそも、これらの手順によって潜在的な問題の発生を防ぐ方法について説明します。 しかし、最初に、リスク管理計画の基本を学びましょう。
リスク管理計画とは何ですか？
リスク管理計画は、リスクを特定、分析、評価、および対応するための手順の概要を示しています。 また、プロジェクトの成果を最大化することを目的として、リスクを監視し、プロジェクトへの影響を最小限に抑えるための戦略も含まれています。
| プロジェクトのリスク管理計画の主要コンポーネント | |
|---|---|
| プロジェクトのリスク背景 | これには、プロジェクトの説明、その目的、および関係するすべての利害関係者のリストが含まれます。 |
| 方法論 | これには、使用するリスク管理プロセスの説明、およびプロセス中に使用するツールと手法が含まれます。 |
| リスク内訳構造 | これには、技術的、財務的、組織的など、タイプごとのすべてのプロジェクトリスクの内訳が含まれます。 |
| リスクカテゴリ | これには、高、中、低など、そこにあるすべてのリスクカテゴリの完全な説明が含まれます。 |
| リスク評価マトリックス | これには、すべての潜在的なリスク要因、それらの影響、および発生の可能性をリストした表が含まれます。 |
| リスク対応計画 | これには、回避、軽減、転送など、リスクイベントが発生したときに実行するアクションの説明が含まれます。 |
| 役割と責任 | これには、リスク管理に関連するさまざまなタスクを実行する責任者のリストが含まれます。 |
なぜリスク管理計画を立てる必要があるのですか？
リスクのないプロジェクトはありません。 事前にリスクを検討して計画することにより、リスクが存在し、対処する必要があることを認識します。 よく考えられたリスク管理計画を使用すると、潜在的な問題が圧倒的な障害になる前に、それらを回避または軽減できます。
適切なリスク管理計画を実施し、リスク削減に必要な手順を実行することで、プロジェクトが順調に進み、目的の目標を達成できるようになります。 そのため、多くの採用担当者は、プロジェクトマネージャーを採用する一方で、プロジェクトリスクを管理する能力を強調し、それを最も重要な候補スキルの1つと見なしています。
整形式のプロジェクトリスク管理計画は、次のことに役立ちます。
- プロジェクトを軌道に乗せてスケジュールを立てる
- 費用のかかる驚きを避ける
- 大きな問題になる前にリスクを軽減する
- チームメンバー間のコミュニケーションを促進する
- あなたの会社の評判を守る
今では、リスク管理計画があらゆるプロジェクトの重要な部分であることは明らかです。 市場、天候、または競合他社を管理することはできませんが、リスクを管理するために必要な予防措置をいつでも講じることができます。 以下に、プロジェクトの効果的なリスク対応計画を作成するための5つの簡単なステップを示します。
1.リスクを特定し、リスク記録を作成します
最初のステップは、プロジェクトの目標に影響を与える可能性のあるすべてのリスクを特定することです。 プロジェクトのライフサイクルの早い段階で実行すると、リスクの特定は潜在的な問題を軽減するための適切な手順を実行するのに役立ちます。
チームとブレインストーミングして、このステップをマスターしてください。 以前のプロジェクトの分析。 そして、あなたの長所、短所、機会、脅威の徹底的な分析を実施します。これはSWOT分析として知られています。
プロジェクトで特定する一般的なリスク：
- 遅延または期限の遅れ：これは、必要な作業量の過小評価、サプライヤーとの問題、またはその他の外部要因など、さまざまな理由で発生する可能性があります。
- スコープクリープ：これは、プロジェクトのスコープが拡大し、機能やタスクをどんどん追加していることに気付くときです。 続行したくなるかもしれませんが、スコープの拡張はすぐにコストと時間の超過につながる可能性があります。
- コスト超過：これは、予期しないコスト（たとえば、予想よりも高い材料価格）またはスコープクリープ（プロジェクトのスコープが最初に合意されたものを超えて拡大した場合）によって引き起こされる可能性があります。
- テクノロジーまたは機器に関する予期しない問題：これは、ハードウェア障害からソフトウェア互換性の問題まで、あらゆるものである可能性があります。
「特定されたリスク」を入手したら、それらをリスクレジスターに追加します。 リスクレジスターは、すべてのリスク、それらの潜在的な影響、およびそれらの発生の可能性をリストする文書です。 これは、すべてのリスクとそのステータスを追跡するのに役立つ重要なツールです。
2.リスクを分析し、その影響を評価します
リスク評価は、リスク管理プロセスの重要なステップです。 すべてのリスクを特定してリスクレジスタに追加したら、リスク分析を開始します。 リスクごとに、影響と可能性を分析する必要があります。
影響とは、リスクが顕在化した場合に発生する可能性のある潜在的な経済的または運用上の損失であり、可能性とは、リスクが実際に発生する確率です。 低、中、高などのスケールで影響と可能性の両方を評価します。 これは、優先順位を付ける必要があるリスクを特定するのに役立ちます。
リスクの影響と可能性を評価するいくつかの方法：
- リスクマトリックスを使用する：このツールは、リスクとプロジェクトへの潜在的な影響を視覚化するのに役立ちます。
- 確率と影響の評価を使用する：これには、各リスクが発生する可能性と、発生した場合の潜在的な影響を評価することが含まれます。
- デルファイ法を使用する：この手法では、専門家のグループからリスクとその潜在的な影響に関する情報を入手します。
- リスクランク付けツールを使用する：このツールは、低、中、高などのスケールを使用して、影響と可能性に基づいてリスクをランク付けします。
3.リスクへの対処方法を決定する
各リスクの潜在的な影響と可能性がわかったので、それらに対処する方法を決定します。 リスクとその重大度に応じて、リスク軽減戦略を策定したり、リスクを別の当事者に転送したり、リスクを受け入れたりすることができます。 最も重要なことは、リスクとは何か、そしてそれらを軽減するために何ができるかを理解することです。
リスクに対処するためのいくつかの一般的な方法：
- リスクの移転：これは、保険会社などの別の当事者にリスクを移転する場合です。 これは、財務リスク（コスト超過など）、オペレーショナルリスク、またはテクノロジーの問題に対して行うことができます。
- リスクを受け入れる：これは、リスクの潜在的な影響が許容可能であると判断し、リスクを軽減するためのアクションを実行しない場合です。 これは慎重に検討した後にのみ行う必要があり、軽く使用しないでください。
- リスクを回避する：これは、リスクを完全に回避するための措置を講じる場合です。 たとえば、データ盗難のリスクがある場合は、ネットワークを保護するためのセキュリティソフトウェアをインストールします。
プロジェクトのリスクを補完し、目的の結果を促進するのに役立つ方法を選択するようにしてください。 そうすることで、プロジェクトのリスクを管理し、不要なサプライズの可能性を最小限に抑えることができます。
4.リスクに対処するための実行可能な計画を作成します
リスクに対処する正しい方法を決定したら、それらに対処するための計画を立てる必要があります。 この計画は、現実的で達成可能であり、特定のプロジェクトに合わせて調整する必要があります。
緩和ステップの進行状況を追跡できるように、タイムラインを含める必要があります。 一部のリスクを完全に排除することはできないことを覚えておくことが重要です。 それらは、特定のレベルへの影響を最小限に抑えるためにのみ管理できます。
WebsiteRatingの創設者/CEOであるMathiasAhlgrenは、実行可能なリスク管理計画を持つことの重要性についてCapterraに話し、彼の見解を共有しました。
リスク管理計画を作成する際に考慮すべき事項：
- 明確な目的を確立する：計画には明確な目的があり、関係者全員がそれが何のためにあるのかを理解できるようにする必要があります。
- 各タスクの責任者を特定する：計画の各タスクの責任者を特定するようにしてください。 これは、タスクが時間どおりに完了することを保証するのに役立ちます。
- 期限の割り当て：計画内の各タスクに期限を割り当てて、全員が順調に集中できるようにします。
- コミュニケーション計画を作成する：リスクとその対処方法についてチームメンバーと利害関係者に通知する計画を立ててください。
5.リスクを定期的に監視および確認します
リスク管理は継続的なプロセスであるため、リスクを継続的に監視およびレビューすることが重要です。 これにより、リスクに適切に対処し、計画を引き続き有効にすることができます。
新しいリスクが発生したり、軽減手順が完了したりした場合は、リスク管理計画を更新することも重要です。 リスクを注意深く監視することで、プロジェクトを確実に軌道に乗せることができます。
定期的なリスクの監視とレビューのためのいくつかの実証済みの方法：
- 定期的な会議のスケジュール：プロジェクトチームとの定期的な会議をスケジュールして、リスクとその対処方法について話し合います。
- 利害関係者と定期的に連絡する：これにより、すべての人がリスクとその対処方法を確実に認識できるようになります。
- 各プロジェクトのマイルストーンでリスクを確認します。これにより、リスクに効果的に対処し、計画を順調に進めることができます。
- リスク管理ソフトウェアの使用：プロジェクトサイクルの早い段階でリスクを特定および評価し、詳細な軽減計画を作成し、継続的にリスクを監視およびレビューするために使用します。
結果主導のプロジェクトリスク計画で成功を確実にする
リスク管理計画を立てることは、どのプロジェクトでも不可欠なステップです。 サイバー攻撃から予想外の財務まで、リスクは克服するのが難しい障害になる可能性があります。
ただし、結果主導型のアプローチを使用すると、プロジェクトに伴うリスクを包括的に理解し、それらに対処するための効果的な計画をまとめることができます。
プロジェクトのリスクを管理するのに苦労している場合、または克服することが不可能と思われる新しいリスクに直面している場合は、前述の「実装が簡単な」手順で成功を収めることができます。
プロジェクト管理スペースの最新情報を入手したいですか？ これらのCapterraリソースをチェックしてください：
- リスクを管理する方法：プロジェクトマネージャーのためのガイド
- プロジェクトを成功させるための4つのリスク管理戦略
- プロジェクト管理の未来はハイブリッドです
- ビジネスに適したプロジェクト管理スタックを構築する方法
調査方法
Capterraは、2021年12月に、中小企業でプロジェクトを管理する528人の米国を拠点とする専門家の職場調査で心の知能指数を実施しました。 回答者は、雇用状況（フルタイム）、事業規模（2〜500人の従業員）、およびプロジェクト管理への関与（非常に関与）についてスクリーニングされました。