遠隔地の職場で信頼を築く方法

公開: 2022-05-07

最近のGartnerInc.の調査によると、2020年には、世界中の驚異的な88％の企業が、従業員にオフィスから在宅勤務への移行を促しました。そして、そのような大きな動きに伴い、物理的な空間を共有しなくなった今、私たちはコミュニケーションの方法を再学習し、信頼関係を構築する必要があります。説明責任と生産性は低下すると予想されます。

CEOがビジネスの繁栄を望んでおり、従業員として私たちが能力を最大限に発揮し続けたい場合、これらの新しいデジタルオフィスへの信頼を築くために共同で努力する必要があります。 Clockifyでは、この変化した風景を探索し、信頼できる接続されたリモートワークプレイスを作成するのに役立つ適切なヒントを見つけることに着手しました。

信頼の重要性

あまり詳細に立ち入ることなく、信頼は当然、成功したい会社の所有者にとってパズルの重要な部分です。達成するのがより難しいので、それは遠隔労働者にとってさらに重要であると主張する人もいます。従業員、マネージャー、およびCEOの間に強力で信頼できる絆を築くだけで、次のことが得られます。

より多くのコンテンツ従業員;
生産性の向上。
自分の作業負荷に対する信頼性と説明責任。
売上高が少ない。
仕事の質の向上;
会社を前進させるオフィスダイナミクス。

また、世界のさまざまな地域やタイムゾーンにいる場合、信頼を築くのはより困難ですが、それが達成できないという意味ではありません。もう少し手間がかかります。

遠隔地の労働力への信頼の現実

調査の目的で、信頼を構築するというトピックについて頭を悩ませるために、できるだけ多くのリモートワーカー、マネージャー、およびCEOに連絡を取りました。

これが彼らの何人かが言わなければならなかったことです：

「これはばかげているように聞こえるかもしれませんが、私はお母さんであり、それは私に超能力を与えてくれたと思います。 私は内臓をよく使います。採用する前に、潜在的な従業員と何度か電話をかけたり、その他のやり取りをしたりするのが好きです。 私のチームは強力で成長していますが、最近追加されたものでさえ、信じられないほどの資産でした。 友達と話しているような感じで、商談もしていましたが、個人的なこともあり、何年も前から知っていたような気がしました。それはぴったりになるでしょう。 彼らは私を透明にするのに十分なほど私を信頼しており、私は彼らを同じように尊敬しています。 」

– lauralike.com CEO、Laura Like

「進捗状況の追跡とマイクロ管理の間には細い線があります。 多くのマネージャーが一方を他方と混同しているのを見てきました。 私は幸運にも、キャリアの早い段階で優れたマネージャーから指導を受けていました。 彼らの意見のおかげで、私は偶発的なマイクロ管理から抜け出すことができました。 進捗状況の追跡がマイクロマネジメントになると、方程式全体が逆効果になります。 それはあなたが彼らを信頼していないとあなたの同僚が感じることになるでしょう。 」
–翻訳機器本部CEO、ウィルワード

「多くの場合、特にリモートワークの信頼を構築する方法は、リーダーシップの側面にあります。 残念ながら、これは逆の方法で機能する可能性があります。 たとえば、チームが常に見守り、常に質問している「兄貴」がいると感じた場合、従業員は毎回判断されているように感じるでしょう。 代わりに、コミュニケーションのラインを開いたままにします。同じページで、チームがサポートされていると感じ、統一されていることを確認するために、質問をし、懸念に耳を傾け、作業します。 チームが協力する能力は、信頼とコミュニケーションに基づいています。 」

– The Loop Marketing 、オペレーションディレクター、Ashley Sterling

「リモートへの移行は、廊下での会話やコーヒールームでのやり取りが行われていないことを意味します。これまで、オフィス環境から得ていた非言語的なキューをすべて簡単に確認することはできません。 「あなたはストレスを感じているようです」、「あなたは一日中会議のために会議室に閉じ込められています」のようなもの。
今日、私たちは同僚がどのように積極的に行動しているかを探す必要がありますが、それは焦点を絞った会議では行うことができません。 それは議題ではありません。 私は、個人的に早めまたは遅めに連絡を取り（その人がどのように働いているかによって異なります）、チェックインするだけで役立つことがわかりました。 プロジェクトについて電話をかけないでください。 それを個人的にしてください、そうすれば人々は開かれます。 「「

–ティム・リンチ、リンチ・インサイト

「プロジェクトの特定の問題に対処する方法についての推奨事項など、特定の日付までに何かを約束した後、何らかの理由でそれを実現できなかったことがあります。 そのような場合は、情報を期待している人に戻って、合意した日付に間に合わない理由を説明するようにしました。 それは必ずしも簡単な会話ではありませんが、少なくとも私は仕事についてオープンで正直で透明性があります。 最悪なのは締め切りが来たり来たりすることで、誰もそれを逃すとあなたに言うことすらしないので、それは私が避けようとしていることだと思います。」
–エリザベス・ハリング、ディレクター、プロジェクト管理の女の子ガイド

これらは、私たちが受け取った一連の電子メールのほんの一部です。しかし、それらすべての中で、いくつかの一般的なスレッドがポップアップするのを見てきました。

説明責任と信頼性
コミュニケーション
マイクロマネジメントではなくメンタリング

リモートワーカーとして、私たちはお互いに頼ることができる必要があります。それはもっと難しいからです。これから見ていくように、多くの決意と努力が必要ですが、結果は計り知れません。

信頼を築くのが難しい

もちろん、信頼性への道は、独自のハードルがなければ実現しません。これらの3つは、テレコミューターで最も一般的なもののようです。

同社は信頼を築くためにどのような方法を使うべきかわからない
従業員の性格の違い
リモートワークから生じる作業圧力

同社は信頼を築くためにどのような方法を使うべきかわからない

EnergistsのCEOであるJohnHillは、彼が気付いた繰り返しの問題を共有しています。

「私が見た主な間違いは、同僚間の信頼を築くために社会的側面の友情の感覚に依存しているリーダー、または「楽しい」チームビルディング演習でこの関係を強制しようとしているリーダーです。 チームメンバーが仲良くなるときは確かに役立ちますが、それは別の種類の信頼です。 」

ヒルは続けて言います：

「私たちは皆、友人として信頼している同僚がいると思いますが、何らかの理由で職場の状況を必ずしも信頼しているわけではありません。 チームへの信頼を築くための最良の方法は、すべてのメンバーが成功するように設定し、明確な期限、目標、およびプロセスの概要を説明することです。 チームがうまく連携することで、チーム間の信頼が自然に高まります。 」

誰もがあなたが使用する方法に同じように反応するわけではありません。一部の人々は、同僚との非公式な付き合いが信頼を築く方法だと感じています。他の人にとっては、それは時間通りに現れ、締め切りを尊重しています。適切な信頼構築方法を見つけることになると、リモートワークスペースは特に困難です。

あなたができることは、可能な限り自分自身に知らせることです–記事を読んだり、他の事業主からのアドバイスを読んだりしますが、最も重要なことは、従業員に彼らの意見について尋ねることです。私たち全員が違うからこそ、人の信頼できる列車であると彼らが信じていることを共有するのが最善です。次に、それらの特性を示すものを含める方法を見つけます。

いくつかの例：

出入りを記録するための良いタイムトラッカーを取得し、透明性を実践します。
デジタルの「カジュアルフライデー」およびオンラインチームビルディングとしての非公式のビデオコール。
より大きなプロジェクトの方向性や決定について、従業員などと話し合います。

従業員の性格の違い

物理的なオフィスのように、誰もが仲良くなるわけではありません。良い友情を築く人もいれば、同僚をそのように見ている人もいます。そして、それはすべて完全に大丈夫です。人々にあなたを本当に信頼してもらうためには、彼らの願いや個人的な境界を尊重することが最善です。

従業員はズームでヨガをしたくないですか？それらを作らないでください。

別の人は、バーチャルオフィスが深刻すぎると言いますか？ある種のオンラインチームビルディングの組織化について話し合います。

信頼構築戦略を試す前に、従業員のことをよく知ってください。特定の信頼構築戦略がどのように機能するかをより正確に判断できるようになります。

さらに、HRは常に自由に使用できます。彼らは同じ物理的空間を共有する必要はなく、お互いを無視する方が簡単ですが、対立する同僚は全体的な雰囲気にダンパーを置く可能性があります。言うまでもなく、ワークフローは遅くなります。

リモートワークから生じる作業圧力

遠隔地の労働者は、仕事と自由時間の間に曖昧な境界線があることが知られています。多くの場合、特に自宅で仕事をしている場合、彼らはより長い時間働くか、より多くの無計画なスケジュールを持っています。彼らはしばしば、自分たちの私生活を無視して、自分自身を証明するためにもっと一生懸命働かなければならないというプレッシャーを感じます。これだけでも燃え尽き症候群の主な原因です。多くのマネージャーやCEOは、在宅勤務がより簡単で、従業員がよりアクセスしやすいというこの誤解を持っています。これは絶対に間違っています。

従業員の信頼が必要な場合は、次のことを行う必要があります。

労働時間が決まっていることを彼らに知らせ、残業をほとんどまたはまったく練習しないでください。
個人的な休日について理解してください。
現実的な期限を設定します。

それでは、実際のソリューションを詳しく見ていきましょう。以下は、通信員の回答と調査に基づいたヒントです。

さまざまなレベルで信頼を築く

チームメイト/同僚としての信頼の構築

イニシアチブを取りますが、邪魔にならないようにします

イニシアチブをとることは、会話を開始し、質問をし、他の人が後退する可能性があるときにコメントをすることを意味します。プロジェクトや締め切りについて懸念があり、他の人も同じように感じるかもしれないことがわかっている場合は、意見を述べてください。ただし、頻繁に行うと、この種のアクションが少し前向きに見える場合があることに注意してください。誰もショーオフが好きではありません、そしてあなたは逆張り者、または上司がいないときに上司になりたい人として見られたくありません。

もっと聞く–注意してください

自分の仕事の環境をもっと注意深く認識する方法を学ぶために最善を尽くしてください。同僚やチームメートと同じ物理的空間を共有しているわけではありませんが、デジタル空間を共有しています。また、リモート/自宅で作業する場合はサポートが重要です。

人々がさまざまなチャットで最も活発に活動しているとき、メールを送信しているとき、そして同僚同士が最もチャットしている核心に到達したい人のために注意してください。クリックは自然に形成されるため、非公式にクリックにアプローチしたい場合に知っておくとよい情報です。それはあなたがより簡単に氷を壊すのを助けるでしょう。

少しカジュアルになりましょう

非公式と言えば、同僚と少しカジュアルになるように最善を尽くしてください。私たちは、内向性が職場で大きな障害になる可能性があること、そして人のスキルが必ずしも職務の要件である必要はないことを認識しています。ただし、ある程度の礼儀正しさと非公式さは、信頼をより早く構築するのに役立ちます。

結局のところ、あなたは誰かの画面上の単なる名前とアバター以上のものでなければなりません。趣味、音楽や映画の趣味、個人的な生活など、オフィスの他の部分から自分を際立たせましょう。あなたの個性を共有することは、仕事上の関係により大きな重みを与え、他の人があなたとより良くつながるのを助けるからです。

他人の境界を尊重し、自分の境界を作成する

チームメイトが私たちの境界を尊重するときほど感謝されることはないということには、誰もが同意できます。仕事の後にメールやテキストを送信しない場合でも、最新の会議に対する不満を解消する場合でも。

同僚が仕事上のコミュニケーションのルールを明確に設定している場合は、何があっても彼らの選択とスケジュールを尊重してください。そして、何もない場合は、直接尋ねてください。簡単です。「ねえ、仕事上のコミュニケーションに一定の境界があるかどうか教えていただけますか？ 」は大いに役立つ可能性があります。または、次のように言います。「ねえ、私が誤って境界を越えてしまった場合は、遠慮なく知らせてください。 」は、あなたが自分のスペースを尊重し、信頼できることを他の人に知らせます。

境界とは、チャットで誰かの空き状況を尊重することも意味します。

画像ソース： Microsoft Teams

ほぼ同じように、自分の境界線を開いてください。それらをそのまま提示します。誰もが従わなければならない厳格な法律ではなく、仕事と生活のバランスを保つための手段です。あなたはまた、あなたの時間に対して厳しすぎるように聞こえることによって人々を疎外したくありません。

協力的であること

グループチャットでは、誰かが結婚した、赤ちゃんを産んだ、新しい車を購入した、新しい場所に引っ越したなどのアナウンスがよく見られます。人々は通常、絵文字で応答したり、お祝いのメッセージを書いたりします。

最近は良いたよりが不足している可能性があるので、あなたは同じことをすることに心を開いているべきです。そして、可能であれば、彼らに直接メッセージを送って、1対1で祝福するか、詳細を尋ねてください（もちろん、すべて良い味です）。最良のシナリオ–それはより良い関係につながる会話を引き起こします。最悪の場合–もう少しパーソナライズされたお祝いのメッセージを同僚に送信しました。ウィンウィンです！

学び、質問することを受け入れる

間違いを認めて同僚から学ぶよりも、信頼を強化するためのより良い方法はいくつかあります。あなたが自分の欠点を示すことを恐れず、それらから学ぶことについてオープンであるとき、それはあなたがあなたの仕事について透明であることを他の人に示します。どのように？

タスクの完了に問題があり、チームに助けてくれる人がいる場合は、2つの選択肢があります。最初の困惑にもかかわらず、行き詰まっていることを認める方法と、助けを求める方法です。無能で、一人で力を入れてみてください。最も可能性が高いのは、最初のケースでは、タスクはある程度の助けを借りて時間どおりに終了し、同僚は自分自身に自信を持ち、あなたの正直さとオープンさについて安心できるようになることです。

2番目のケースでは、締め切りを延期し、標準以下の仕事をするリスクがあります。彼らが見つけた場合、同僚は、グループの費用で助けを求めることができないほど誇りに思っている人としてあなたにラベルを付けることができます。

コミュニケーション、コミュニケーション、コミュニケーション

私たちの通信員の1人であるMobileTextAlertsのJakeMeadorは、すばらしい例を示しました。

「以前の仕事で、同僚と私は常にお互いを失っていたという状況がありました。それで私は彼女に私達が話すことができるようにその週の間に30分空いているかどうか尋ねました。ミーティングでは、彼女の仕事をより簡単にするため、または彼女がしていることで彼女をよりよくサポートするために、自分の仕事でできることがあるかどうかを彼女に尋ねました。（私はコピーライターであり、彼女はマーケティングプロセスマネージャーだったので、緊密に協力しました。）何らかの形で彼女を失敗させている可能性があることを認めるだけで、彼女は正直に話すことができました。そして、ミーティングの終わりまでに、私たちは、私たちの両方が自分のパフォーマンスについて心配していて、他の人は何の問題もなかったことに気づきました。その日から、私たちは非常に良好な関係を築き、オフィスでの友情さえも築きました。」

Meadorのアカウントが示すように、オープンなコミュニケーションは信頼の構築に大いに役立つ可能性があります。同僚に疑問や問題がある場合は、憶測や思い込みを持って生きるよりも、真正面から取り組むのが最善です。

チームリーダー/マネージャーとしての信頼の構築

上記のアドバイスのかなりの部分は、チームリーダー/マネージャーにも適用できます。信頼を築くための核心は、口頭でのコミュニケーションとボディーランゲージにあります。そして、それらのチャネルが（リモートワークのように）妨害されている場合、デジタルチャネルを通じて同じ効果を達成するには、より多くの時間とエネルギーを投資する必要があります。

共同の問題解決をサポートする

問題が発生したらすぐに、人々が一緒に解決策に取り組むようにします。
通常、彼らが最初にやろうとしていることは、誰がその責任を負っているのかを見つけることですが、多くの場合、情報が問題の解決に役立たないことを知っています。それはグループメンバー間の不信を引き起こすだけです。それで、あなたは何ができますか？

ビデオ通話またはチャットを介してブレーンストーミングセッションを開催します。会議を主導して、間違いを犯した人ではなく、全員が解決策を見つけることに集中できるようにします。これは、非常に一般的な指差しを根絶するのに役立ちます。代わりに、プロセスを信頼することに慣れ、協力することで問題を克服できるようになります。

詳細については、職場でチームワークを作成および促進する方法に関する記事をご覧ください。

すべてにタイムリーに

チームリーダーまたはマネージャーとして、チームメンバーにあなたが時間通りにいることを信頼させるための最善の策。それが会議、電子メール、フィードバックなどであるかどうか。彼らがあなたの時間厳守を頼りにすることができれば、それは他の道も信頼する彼らへの扉を開きます：あなたの全体的な判断、意思決定、…

学習してチームに転送できるさまざまな時間管理手法があります。

フィードバックを頻繁に提供し、建設的にする

従業員にはフィードバックが必要です。それは、たとえ彼らがその仕事に満足していなくても、彼らを前進させ続けるものです。特にリモートワーカーは、直接あなたに会い、彼らに対するあなたの反応を測定する方法がないためです。誰よりも、生産性と幸せを維持するために後押しが必要です。

定期的なフィードバックを提供することで、あなたの存在に対する信頼と彼らの労働倫理の公正な判断が構築されます。さらに、彼らはレイズを提起したとき、または仕事自体に問題があるときにあなたが彼らを保証することを信頼することができます。

たとえば、チームメンバーは、彼らが生産的であり、チームの貢献メンバーであり、良い結果が得られたという記録があることを知っています。彼らが大まかなパッチにぶつかったとき（病気になったり、緊急事態のために仕事を逃したり、単にメンタルヘルスに影響を与える一連の悪い日があったりするなど）、怠惰ではないことがわかるので安心できます。彼らはあなたを信頼しており、彼らの労働倫理を知るためのフィードバックプロセスは誤解されていないからです。

必要なときにだけステップインする

信頼とは、従業員が自分の仕事のプロセスに最適なものを自律的に決定できることを知り、自分の判断を信頼することも意味します。これは、マネージャーとチームリーダーが他の人との信頼を築く必要がある部分です。

これを実践するための最初のステップは、ゆっくりと、しかし確実に制御を放棄し始めることです。特定の低レベルの決定を彼らに任せ、コミュニケーションの方法について彼らを導き、将来の問題を彼ら自身で解決させます（彼らがHR調停を必要としない限り）。チームメンバーは独立して作業する必要があります。彼らはあなたが彼らを信頼していることに気づき、その信頼を維持するためにそれを強化します。

また、仮想チーム管理に関する最も一般的な問題について広範囲に議論し、ここでアドバイスを提供しました。

仮想チームを効果的に管理するための9つのヒント
完全なチーム管理ガイド

完全な信頼は決してないことを受け入れる

私たちの他の特派員、枢機卿教育のヴァネッサ・ファンは非常に洞察に満ちた点を持っていました：

「私たちは「信頼するが、検証する」という精神を受け入れることができます。あなたのスタッフには可能性があり、有能で、勤勉であると信じてください。彼らの改善を支援するために、スポットチェック、編集、フィードバックの提供によって、彼らの仕事を確認します。スタッフが会社の信憑性と信頼性を築くには時間がかかります。そうでなければ、経験は無意味であり、私たちはメンターシップの本質を排除します。進捗状況を具体的に話し合うために、すべての層で、業績評価などの定期的なチェックシステムを用意する必要があります。」

ファンの声明から学べることは、生産性の測定も信頼の構築の一形態であるということです。そのため、タスクに費やされた従業員の時間を追跡したり、無駄な時間を特定したりすることに恥はありません。完全な透明性とは、すべての人が責任を持って自分の役割を果たすことを信頼することを意味します。たとえば、タイムシートアプリは、チームメンバーに責任を持たせるための優れた方法です。

オープンなコミュニケーションを奨励する

最後に、人々が意見を表明することを承認することにより、信頼を有機的に構築しましょう。使用するツール、作業プロセス、フィードバック、またはまったく異なるもののいずれかに疑問がある場合は、彼らに自分の考えを話させてください。これはどのように信頼を築くのに役立ちますか？

たとえば、従業員の満足度をチェックする匿名の調査を毎月行うことができます。また、署名された調査を依頼することもできますが、途中で届くすべての情報の機密を保持する必要があります。

もちろん、彼らの意見やフィードバックは、会社を真っ直ぐに叩くだけでなく、理にかなった建設的なものであるように依頼する必要があります。

さらに、私たちの電子メール通信員の1人であるinPersonのCEOであるRIshav Kanalは、彼の会社で採用されている興味深い方法を共有しました。

「仮想作業セッションと仮想ゲームナイトは、リモートの従業員との信頼と接続を構築するのに役立ちます。私たちのチームでは、週に2回の仮想作業セッションがあり、チームメンバーはズームコールに飛び乗って、オフィスにいて、椅子に腰を下ろしてグループに考えを提案できる環境を体験できます。議題は設定されておらず、創造的なアイデアが行き来するためのスペースが与えられています。」

雇用者/CEOとしての信頼の構築

より厳格な採用プロセスを持っている

候補者の信頼性を確認するためにどのような方法を使用できるかについては、人事担当者に相談してください。面接には架空の状況を含めることができ（または、会社がすでに経験した状況を使用して）、彼らが何をするかを尋ねることができます。

できるだけ頻繁に意見や考えを求める

マネージャーとチームリーダーについてすでに述べたように、彼らと他の従業員の両方にフィードバックを求めることが重要です。 CEOが自分のテンポを押し続けると、他の人は自分の幸せは問題ではないと感じます。あなただけでなく会社全体を信頼してもらいたいのであれば、人々の意見を聞き、彼らのフィードバックを実行する必要があります。

そのような信頼がなければ、売上高と一般的な不満が発生する可能性が高くなります。言うまでもなく、遠隔地の従業員は、会社を辞める可能性について不信感を表明し、お互いをサポートできる、よりプライベートな会話に参加する方が簡単です。

信頼できる直感的な職場ツールを提供する

Palma VioletsLoansのCEOであるAntonKonopilovは、信頼の構築について尋ねたときに次のように述べています。

「私はチームをうまく管理しているので、チームが信頼できることを知っています。チームにリモートワークに必要なデジタルシステムが装備されていることを確認すると、チームの効率が保証されます。

適切な管理は、信頼できる雰囲気を作り出すための重要な方法の1つです。優れたリーダーシップを証明するために、彼らの仕事を容易にする一流のツールを彼らに装備してください。それらのほんの一部が含まれます：

機能満載の従業員時間トラッカーにより、説明責任と生産性を維持できます。
営業およびマーケティングチーム向けの顧客関係管理ツール。
HRプラットフォーム、HR部門がより多くの情報にアクセスできるようにし、従業員がお互いを知る場所などを提供します。

もちろん、手頃な価格で完全に無料ではないツールを見つけるのが最善であることは言うまでもありません。従業員は、CEOが無料のプラットフォームを利用していることに気づきます。多くの場合、無料のプランは大企業には拡張性がなく、仕事が困難になるだけです。けちはまた不信を生む。それはあなたがあなたの従業員がより良い仕事をするのを助けることを本当に気にしないという意見を形成します。

パフォーマンスプランを使用する

従業員のパフォーマンス計画では、消費可能と見なすのではなく、従業員の進歩に関心があることを示すことができます。私たちは、消費可能性への恐れが日ごとに強くなる時代に生きています。テクノロジーは、私たち全員が簡単に置き換えられ、仕事が時代遅れになる可能性があることを私たちに思い出させ続けています。

建設的なフィードバックと同様に、定期的に実施されるパフォーマンス計画は、あなたと従業員の両方に利益をもたらします。彼らはあなたが存在していることを知っており、彼らの改善を念頭に置いていますが、あなたは彼らのパフォーマンスとあなたが貢献できる場所（オンラインセミナー、コース、メンターシップなどを提供することによって）に関するより多くの情報を得ることができます。

パフォーマンスプランの作成とそれを機能させる方法について、いくつかの実用的なアドバイスがあります。

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結論は

私たちの生活とキャリアの評判が線上にあるとき、お互いを信頼することは、仕事ではもちろん、私生活でも簡単なことではありません。しかし、オープンなコミュニケーションを実践し、脆弱性、注意、そして間違いを認め、それらから公に学ぶ意欲を示すことは、すでに長い道のりを進んでいます。これまで見てきたように、信頼とは、同僚のプロフィール写真や画面上の言葉を見て、特にリモートでタスクを時間どおりに提供することだけではありません。お互いについて学び、私たちが私たちよりも大きな何かの一部であることを助け、知ることは、物理的な距離を克服するためにバインドされています。