リモートオフィス電話システム：機能、コスト、および利点

公開: 2022-04-20

COVID-19の大流行により、多くの企業が遠隔地で働くことを余儀なくされました。そして、私たちが知ったように、多くの従業員は、生産性を高めるためにオフィスビル内で働く必要はありませんが、仕事を効率的に行うために適切な機器が必要です。

現在、求職者の環境では、多くの将来の従業員は、あなたが在宅勤務のメリットがあるかどうかを知りたがっています。市場の変化に迅速に適応する企業は、そうでない企業よりも優れている傾向があります。では、チームが自宅で仕事をする準備をするために何ができるでしょうか。 1つの解決策は、リモートオフィスの電話システムを採用して、チームがどこからでも通信できるようにすることです。

最近のビジネスコミュニケーション調査によると、 38％以上の企業にリモートで作業するチームメンバーがいて、物理的にオフィスに来ていない人は、メールや電話で上司とコミュニケーションをとる傾向があります。

リモートワーク統計

それで、彼らが望むもの、つまりどこからでもアクセスできるビジネス用電話を彼らに与える時が来ました。チーム用のリモートオフィス電話システムを入手する時が来ました。

リモートオフィスの電話システムに期待できる注目すべき機能、コスト、および魅力的なメリットについて詳しく見ていきましょう。

リモート電話システムの必須機能
リモート電話システムのコスト
リモート電話システムの利点
- 自宅から仕事をするためにあなたのオフィスの電話番号を使用してください
- クライアントや同僚とのつながりを維持する
- 誰もが1つのオフィス電話システムを共有します
- 外出先での可用性
- 音声およびビデオ会議
- 整理された集中力を維持
- カスタムのきめ細かいユーザー権限を作成する
- 電話システムのセキュリティに対するメンテナンス不要のアプローチ
- 個人のプライバシーを保護する
リモートオフィス電話システムの未来

リモートオフィスの電話システムで何を探す必要がありますか？ 12の必須機能

リモートワークツールと戦略は、職場での柔軟性を高める上で重要な役割を果たします。リモートオフィス電話システムを作成する最良の方法は、高品質のVoIP電話システムから始めることです。

VoIP電話システムは、かつては高度なコールセンター用に予約されていた機能をユーザーに提供します。これらの機能は現在、ほとんどの最新のオフィス電話システムで標準となっています。

リモートオフィスの電話システムを選択するときに探す必要のあるVoIP機能のトップ12は次のとおりです。

自動着信分配-カスタマーサービスやカスタマーサポートコールセンターなど、あらゆるタイプのコールセンターを運営している場合は、自動着信分配（ACD）が最適です。 ACDを使用すると、ルールと基準を設定して、着信コールが自動的に分散され、使用可能な内線番号またはグループに転送されるようにすることができます。
自動応答-サードパーティのVoIP電話システムは、自動応答を使用して通話をより効率的かつ専門的にします。仮想アシスタントがメニューで発信者に挨拶し、内線番号または市内番号にルーティングします。
発信者ID-オフサイトでの作業については、推測ゲームを使用する必要はありません。発信者IDを使用すると、リモートエージェントは、会社の電話から離れている場合でも、誰が電話をかけているのかを確認できます。
着信転送-エージェントが着信コールを受信し、会社の電話から離れている場合、エージェントは携帯電話でコールを受信できます。この機能と通話転送により、移行が迅速かつシームレスになります。
コールキューイング-自動コールキューイングは、チームが忙しいときに発信者を保留にします。通話量が多い場合、この機能により発信者が電話を切る可能性が低くなります。あなたの電話システムが急増する電話を受けるならば、それは絶対必要です。
ビジュアルボイスメール-標準のボイスメールシステムは便利で簡単です。ただし、ボイスメールの管理は非効率的です。リモートオフィスの電話システムを使用すると、チームは自分のコンピュータでボイスメールメッセージを聞いたり、モバイルアプリを使用して再生したり、すばやく処理したりできます。
ボイスメールから電子メールへ-ボイスメールよりも効率的なものは何ですか？ボイスメールを自動的に転記して受信トレイに配信するシステム。この機能により、チームがボイスメールメッセージを聞く時間を節約し、応答時間を改善できます。メールと同じように、転送することもできます。
ボイスメールの転送-集中力を大幅に高めるのは、小さなことである場合があります。典型的なシナリオを考えてみましょう。チームメンバーは電話を受けましたが、すぐには応答できません。この機能を使用してメッセージをチームメイトに転送し、プロジェクトに集中できるようにします。
高度な通話管理-従業員全員が同じ屋根の下にいるとは限りませんが、それでもさらに効果的に管理できます。 VoIPを使用すると、N-Way通話、会議ブリッジ、同時呼び出しなどのより強力な通話機能にアクセスできます。それらはすべて、オフィスのニーズに合わせてカスタマイズできます。
通話分析-クラウドベースのオフィスシステムは、信じられないほどの量のデータを集約するのに理想的です。通話のピーク時間はいつですか。通話はどこから発信されますか？個人およびチームのパフォーマンスを追跡することで、顧客により良いサービスを提供できます。コール分析は、読みやすいダッシュボードで客観的なレポートを提供します。チームでメトリックとKPIを表示することもできます。
通話録音-営業チームとサポートチームを指導するために、自動およびオンデマンドの通話録音を実装します。ビジネスリーダーは、説明責任の向上を高く評価しています。通話はクラウドに録音されるため、追加の機器や配線は必要ありません。
モバイルアプリ-フル機能のモバイルアプリをスタッフに提供することで、通常のオフィス環境を超えて移動します。リモートチームの場合、同じ会社の電話システムに接続されているiPhoneまたはAndroidアプリでビートを逃すことはありません。

リモートフォンシステムの費用はいくらですか？

それは公正な質問です。リモートオフィスの電話システムに何を費やしますか？

価格はさまざまですが（必要な機能によって異なりますが、1回線あたり20ドル未満になる可能性があります）、ほとんどの場合、固定電話の設定よりも安価です。いくつかの理由があります。

まず、高価なハードウェアに縛られることはありません。ソフトフォンと呼ばれるハードウェアフリーのコンピュータアプリケーションは、リモート電話に最適なオプションです。デスクフォンを交換することで、企業は大幅な節約を実現できます。リモートの従業員は、AndroidおよびAppleの電話にソフトフォンアプリをダウンロードしたり、MacおよびWindowsコンピューター用のデスクトッププログラムをダウンロードしたりできます。

第二に、それは機能満載です。リモート電話システムは、従来の電話回線よりもはるかに多くの電話機能を提供します。これらの機能のほとんどは通常、1つの定額料金に含まれているため、驚きの料金に見舞われることはありません。

第三に、リモートオフィスの電話システムに新しい電話回線を追加する方が迅速で費用効果が高くなります。従来のPBXシステムに追加の電話回線や配線を設置する必要はありません。 VoIP回線をさらに追加するには、数回クリックするだけです。

最後に、月々の支払いとは対照的に、年次契約でさらに節約することができます。

コストに関しては、VoIPを利用したリモートオフィス電話システムが最善の投資です。しかし、メリットはどうですか？従来の電話システムと比べてどうですか？

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リモート電話システムの利点は何ですか？

リモートアクセスは柔軟性を意味し、柔軟性は一流の顧客サービスの鍵です。結局のところ、顧客の数と同じくらい多くの顧客のニーズがあります。そして、あなたが持っているリソースが多ければ多いほど、あなたのスタッフはそれらのニーズを満たすためにより良く装備されるでしょう。

これがあなたのビジネスがリモートオフィス電話システムを手に入れることから見ることができる主な利点です：

1.自宅から仕事をするためにあなたのオフィスの電話番号を使用してください。

自宅からオフィスの電話をどのように使用できるか疑問に思っていますか？ VoIPとリモートオフィス電話システムはあなたが必要とするソリューションです。これで、電話をかけるためにデスクに縛られることはなくなりました。VoIP電話回線は、インターネットがあればどこからでも電話を受けたり受けたりすることができます。デスクの電話から電話を転送する必要はありません。アプリから電話をかけて、どこからでも、インターネットがあればどこからでも仕事をすることができます。

2.クライアントや同僚とのつながりを維持する

あなたがオフィスを離れているとき、それはまるであなたが病気の日を過ごしたかのようです。あなたが見られないとき、あなたのチームと顧客があなたに連絡するのは難しいです。リモート電話システムにより、チームはどこにいてもオンラインでアクセスできます。

さらに優れた接続性のために、クラウド電話システムには管理されたディレクトリとアドレスブックが含まれているため、連絡を取り合うのは簡単ではありませんでした。

3.全員が1つのオフィス電話システムを共有する

自宅で仕事をしているときは、チームの他のメンバーとコミュニケーションを取るのが面倒な場合があります。リモートの従業員をサポートするように設計されたリモートオフィスの電話システムを使用すると、この問題は発生しません。

時間とお金がかかっているときは、個人の携帯電話を追跡したくありません。 1つのVoIP電話システムを使用すると、通話転送により、チームはオフィスの内外で接続されたままになります。

仮想PBXシステムは、市内番号とフリーダイヤル番号も提供します。 PBXシステムを使用すると、従業員はオフィスの拡張機能を使用してアクセスを維持できます。

4.外出先での可用性

自宅での作業は、オフィスでの作業とは大きく異なります。リモートワーカーは、特に旅行中の場合、スケジュールをより細かく制御できることがよくあります。

ここでの主な利点は、従業員がオフィスから離れている場合でも、オフィスの電話システムが機能を犠牲にすることがないことです。信頼性の高いビジネス電話アプリを使用すると、従業員は任意のコンピューターまたはスマートフォンから自分の電話回線にアクセスできます。必要なのはインターネット接続だけです—Wi-Fi経由でも十分に機能します。

リモートの従業員は、外出中に重要な電話を逃すリスクを冒す必要はありません。モビリティは、エージェントがすべてのデバイスで信頼できることを保証することにより、ビジネスを強化します。

5.音声およびビデオ会議

コミュニケーションは、成功するすべてのチームの中核です。フォーチュン500からネイビーシールズまで。チームのコミュニケーションに定期的なリズムと信頼を確立することが、チームの成功の秘訣です。

会話を解釈に任せることはできません。ビデオの力でチームにライブで話し、プレゼンテーションをライブで配信することは非常に貴重です。それは迅速な明確化とトーンとニュアンスの表現を可能にします。リモートチーム全体を強化することもできます。

オフィスのメンバーがさまざまなアプリ間を飛び回って話をしていることに気付いた場合は、コミュニケーションの危機に直面しています。集中力を維持するには、チームとチャットするときなど、単純なタスクを完了するために必要な移動の数を制限します。

リモートオフィスの電話システムは、音声、ビデオ、チャット、および電子メールを簡単に切り替えることができるユニファイドコミュニケーションを提供します。状況に関係なく、あなたのチームはカバーされます。

1対1のビデオチャットと画面共有を提供するビデオ機能を探してください。これらの機能は、マネージャーとそのレポートが共有する日常業務を補完します。 SkypeやGoogleハングアウトなどの個人用アプリは、ビジネスに適していません。

結局のところ、あなたは不確実性を望んでいません。ビデオ会議は、プレゼンテーション、売り込み、または製品のデモに最適です。

6.整理された集中力を維持する

クラウド電話システムが生産的な作業環境の維持に役立つことをご存知ですか？それはオフィスの陰のヒーローです。 リモートチームの場合、組織化と生産性を維持するために、電話システムが存在する必要があります。

常に更新される会社のディレクトリを使用して、従業員はお互いを見つけて会話を始めることができます。これにより、顧客の質問を解決する時間を節約し、より直接的なコミュニケーションを促すことができます。

同様に、焦点を絞るときは、電話システムがオンラインプレゼンスを管理して、会議中、離れている、または単にオフラインであることを他の人に知らせます。

いずれにせよ、使いやすく、初日から広く採用されている電話システムが必要です。

7.カスタムのきめ細かいユーザー権限を作成します

社内のエラーや悪用から会社の電話システムをどのように保護しますか？ゼロトラストモデルでは、必要に応じてVoIP機能を選択するためのアクセス許可を割り当てることができます。

ユーザーおよび場所固有の権限により、組織はシステム設定を管理するユーザーを制御できます。これらのセキュリティ設定により、ビジネスの継続性を危険にさらすことなく、通信機能へのアクセスを維持できます。

ITリーダーは、電話システムがクラウドでホストされていることを知っていると、少し楽になり、自然災害や妨害にさえ耐えることができます。

8.電話システムのセキュリティに対するメンテナンスなしのアプローチ

VoIPプロバイダーが電話システムのすべてのセキュリティプロトコルをどのように制御および維持するかを理解することが重要です。この概念は、会社がセキュリティインフラストラクチャを維持する必要がないことを意味します。

電話システムはVoIPを使用しているため、SIPを使用して各電話とメッセージを確立します。 Webサイトがユーザーとサーバー間のすべてのトラフィックを保護する方法と同じように、電話システムは同じ機能を提供できます。

強力なリモートオフィス電話システムを使用すると、ユーザー間の通話セキュリティを強化できます。その結果、余分な遅延は発生せず、他の人が会話を傍受できないので安心できます。トランスポート層セキュリティ（ TLS ）とセキュアリアルタイムトランスポートプロトコル（SRTP）により、通話の暗号化が可能です。

VoIPプロバイダーに連絡して、会社のセキュリティ設定を確認してください。

9.個人のプライバシーを保護する

オンサイトのスタッフでさえ、オフィスの外のクライアントや同僚と通信します。これが発生すると、彼らはしばしばビジネスコールのために個人の連絡先情報を使用します。

残念ながら、これはまた、あなたの会社が管理していない通信チャネルを介した不要な連絡を招きます。個人の携帯電話番号に関しては、人々は非常に保護されています。

ビジネスの観点から、これらの状況は信頼性を著しく損なう可能性があります。個人の携帯電話または自宅の電話番号を介してクライアントに連絡することは専門家ではありません。

クラウドベースのVoIPシステムは、会社の電話番号と個人の番号を分離します。

自宅やパソコンからメールにアクセスするのは簡単です。なぜあなたのビジネス電話システムは同じように柔軟であるべきではないのですか？後で参照できるように、すべてのビジネスコミュニケーションをログに記録して文書化することをお勧めします。

関連：在宅勤務とオフィスでの勤務の長所と短所

リモートオフィスの電話システムを設定する方法

1.インターネット接続をテストして、すべてのVoIP機能をサポートできることを確認します。

まず、関心のあるすべてのVoIP機能をサポートできるインターネット接続が必要です。一般的な経験則では、回線ごとに約100kbpsのアップロードとダウンロードが必要です。

このVoIP速度テストを実行して、インターネット接続がVoIPを処理する準備ができているかどうかを確認します。

2.VoIPプロバイダーと計画を選択します。

もちろん、私たちはあなたに私たちを選んでもらいたい— Nextiva —はあなたのVoIPサービスプロバイダーですが、あなたはあなたのビジネスが必要とする機能を持っているプロバイダーを選ぶべきです。

まず、ビジネスにとって最も重要なVoIP機能について検討します。優先機能のリストを知っていると、ビジネスに最適なプロバイダーを絞り込むのに役立ちます。

3.会社の電話番号を取得します。

すでに会社の電話番号をお持ちの場合、多くのVoIPプロバイダーは、リモートオフィスの電話システムをセットアップするときに既存の電話番号を使用できます。

まだ会社の電話番号を持っていない場合、多くのVoIPプロバイダーはパッケージに電話番号を含めます。会社の電話番号を取得するために知っておく必要があるのは、ローカル、フリーダイヤル、バニティ、仮想など、必要な番号の種類だけです。

4.リモートオフィスの電話を設定します。

プロバイダーとハードウェアを入手したら、オフィスでセットアップを完了します。具体的な手順は、ハードウェアと従業員数によって異なります。 Nextivaからのこのビデオをすべての詳細とともにチェックしてください。

リモートオフィス電話システムの未来

従業員が場所にとらわれなくなると、会社の電話システムも同様になります。ビジネスリーダーは、クラウドベースの電話システムの実証済みのメリットを理解できます。

企業はすでにクラウドのメリットを実感しています。何百万もの企業がGoogleとOffice365を使用してメールを送受信し、コストのかかるサーバーを維持する手間を省いています。

リモートオフィスの電話システムへの移行は、次の大きな動きです。

企業は、従業員をサポートするためにテクノロジーとプラットフォームを進化させ続けます。 2028年までに雇用者のほぼ4分の3がリモートチームを持つアップワークプロジェクト。

この劇的な変化の一例は、ファックス機です。かつては典型的なオフィスの定番と考えられていましたが、今では非常にまれです。現在、電子メールと同じようにオンラインファックスサービスを使用してファックスを送受信できます。オンラインファックスは、かさばるハードウェアやトナーからビジネスを救い、内部ワークフローを改善します。

電気通信の多様性を維持することは、企業が予期しない状況に備えるのに役立ちます。電話システムをクラウドに移行することで、組織は市場の変化に革新し、耐えることができます。

オフィスの将来性を保証します。
リモートチームがNextivaを選択する理由をご覧ください。

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