穏やかなリマインダー メールの書き方(手順と例)

専門分野が何であれ、今日のペースの速いグローバル化された世界では、すべてがデジタル化に向かって進んでいます。

何らかの形で電子メール マーケティングが関係している場合は、どのようなビジネスでもかまいませんが、リマインダーは考慮して取り組む必要があるものであることを知っておいてください。

リマインダー メールは、トピックを目的の場所に効率的に導き、会話を特定の方向にナビゲートし、消費者とのエンゲージメントと対話を増やし、永続的なビジネス関係を構築するのに役立ちます。

穏やかなリマインダー メールの概念は非常に単純に思えますが、よく計画する必要があります。 これは、文章の書き方、トーン、言葉の選択などについてよく考えなければならないことを意味します。読者を説得することを目的としています。

このブログを読み続けて、穏やかなリマインダー メールを作成するために知っておくべきことをすべて確認してください。

リマインダー メールとは何ですか? また、いつ書くべきですか?

リマインダー メールは、誰かに行動を起こすように依頼するために送信するフレンドリーなメールです。 それらは、特定のポイントを伝えるメッセージを運ぶメールですが、難しい感情を生み出すことはありません. 彼らは本質的にプロフェッショナルで効果的ですが、同時にフレンドリーで優しいです。

わかりやすいように、簡単な例を 1 つ示します。クライアントが支払い期限に間に合わなかった場合に、そのことをやさしく思い出させ、いつ支払いを期待できるかを尋ねるために送信するメールは、リマインダーと呼ばれるものです。 Eメール。

リマインダー メールの送信には 2 つの主な目的があります。1 つ目は、顧客に丁寧で迅速な返信を促す方法であり、2 つ目は、あなたと人々を可能にするコミュニケーション ラインを再確立するのに役立つことです。同じページにとどまるために電子メールを受け取る人。

重要なイベントが発生するはずだった場合や、発生するはずだったのに発生しなかった場合など、穏やかなリマインダー メールが必要な状況は数多くあります。 リマインダー メールを送信する必要がある主なシナリオをいくつか挙げました。

1. 今後の重要なイベント

人々が忘れるリスクを冒すことができないイベントがいくつかあります。 そのため、リマインダー メールを送信する必要があります。

2. 支払いの遅延

これは簡単です。 支払い期限が守られない場合は、穏やかなリマインダーを送信する必要があります。

3. 仕事の締め切りに間に合わなかった

どのビジネスも時間の制約があります。 仕事の締め切りに間に合わなかったことを丁寧に従業員に知らせる必要があります。

4. 保留中の契約

保留中の就職の面接であろうと応募であろうと、これらのシナリオでは穏やかなリマインダー メールを送信する必要があります。

5. コミュニケーションの失効

誰もが忙しいスケジュールの中で、何かをすると約束したのに忘れてしまいがちです。 私たちは皆、この罪を犯してきたと思います。 したがって、連絡を取り直すための穏やかなリマインダーメールを送信することは、あなたにとって良い動きです.

リマインダー メールについて少し理解できたので、リマインダー メールを送信する適切なタイミングを見てみましょう。

穏やかなリマインダー メールを送信する適切なタイミングはいつですか?

リマインダー メールを送信する適切なタイミングを判断するのは難しい場合があります。 威圧的だと思われる危険を冒したくないので、あまりにも早く送信したくありません。 また、メールの内容によっても大きく異なります。 個人的な友達ですか？ 重要なイベントについてですか？ それとも、仕事の締め切りに間に合わなかったのでしょうか? 就職面接のコールバックでしょうか？ トピックの性質によって時間枠が決まります。

たとえば、作業の締め切りに間に合わなかった場合、1 営業日以内にリマインダー メールを送信できます。 同様のシナリオは、支払期日に間に合わなかった場合で、期日の 1 営業日後にリマインダー メールを送信するのが適切です。 あなたがそれを先延ばしし続けると、その人は最終的にそれを忘れるかもしれません. そして、長期間にわたって通信を再確立することはより困難になります。

ただし、特定の期日が割り当てられていないものについてフォローアップする場合は、もう少し、場合によっては 1 週間ほど待つことをお勧めします。 特に好意的な場合でも、早すぎるリマインダーメールは悪い印象を与えてしまいます。

就職面接のフォローアップメールの場合、どの企業も採用プロセスが迅速に行われるわけではないことに注意する必要があります。 急いで穏やかなリマインダー メールを送信する代わりに、少なくとも 1 ～ 2 週間 (できれば 10 ～ 14 日) 待つことができれば、あなたの部分の忍耐力と、潜在的な雇用主の時間と権限に対する敬意を示すことができます。 .

イベント (仕事または個人) の場合は、2 営業日前に穏やかなリマインダーを送信することで、受信者は物理的および精神的にイベントの準備をするのに十分な時間を与えることができます。

説明したこれらすべての例から、メールの性質に応じて、適切な時間枠についてのアイデアを得ることができます。

リマインダー メールを送信する適切なタイミングがわかったので、次はリマインダー メールの書き方を見てみましょう。 「完璧な」穏やかなリマインダー メールはありませんが、下書きを作成する際に留意すべきヒントをいくつか紹介します。

穏やかなリマインダー メールの書き方

1. 適切な件名

これは、受信者がリマインダー メールを開く前に最初に目にするものです。 したがって、適切な件名を選択することには重みがあります。 件名を追加すると、メールを受信した人は誰でも、あなたがスパマーではないことが保証されます. 特に、あなたのことをよく知らず、必ずしもあなたの連絡先情報を知っているとは限らない就職の面接官やベンダーの場合はなおさらです。

リマインダー メールが仕事の締め切りや支払いの遅れなどの緊急の事柄に関するものである場合、「必要なアクション」や「応答が必要」などの件名は注目を集め、リマインダー メールを開くよう人々を説得します。 誰かに約束したことを思い出させる場合は、「フォローアップ」などのフレーズが礼儀正しいです。

2.受取人に挨拶する

穏やかなリマインダー メールは、常に受信者に挨拶することから始める必要があります。 リマインダーに直接ジャンプすることは失礼であり、読者に不快感を与える可能性があります. 受信者にすぐに挨拶することで、リマインダー メールに親しみやすい雰囲気が生まれ、残りのメールのトーンが設定されます。

受取人にどのように挨拶するかを決めるのは難しい場合がありますが、それを強調する必要はありません。 件名が仕事に関連している場合は、標準の「Mr.」が使用されます。 または「ミセス」 プロです。 より個人的な話題の場合は、「Dear」などの挨拶を使用できます。 カジュアルなトーンを設定するには、「こんにちは」や「こんにちは」などの挨拶を使用することもできます。

3. フレンドリーなメッセージから始める

最初の挨拶の後、優しいメッセージで穏やかなリマインダー メールを開始する必要があります。 話題を逸らさないでください。 具体的に、受信者に関連する何かを参照するのが最善です。 たとえば、「仕事が順調に進んでいることを願っています」または「あなたの最近の成功を祝福します….」.

受信者があなたに何か良いことをしてくれたり、何かをすると約束したりした場合は、感謝の気持ちを込めてリマインダー メールを開始できます。 この例としては、「ご協力いただきありがとうございます…」または「…に関するご提案をありがとうございます」などがあります。 リマインダー メールの送信者がわからない場合は、安全に対処し、「良い一日 / 週を過ごしていることを願っています」と挨拶しても問題ありません。

4.非難の言葉を使わない

書き方には注意し、非難の言葉や、相手に責任があると思わせるような言葉は使わないようにしましょう。 「お支払いが遅れています…」や「締め切りに間に合いませんでした…」などの文字通りのステートメントを使用するのは避け、代わりに「ご親切に….」というステートメントを使用することをお勧めします。 そうすることで、メッセージを伝えることができ、受信者に完全に責任を負わせることはありません。

5.具体的にする

適切な件名を付けてあいさつを終えた後は、余計なことを言わないことをお勧めします。 内容がどうであれ、長くて精巧な電子メールを読む時間や忍耐力は誰にもありません。 ですから、ぶっきらぼうにならずに本題に入る必要があります。

リマインダー メールの最終的な目標は、フォローアップ アクションを促すことです。 したがって、フォローアップ アクションが必要であることを明確にする必要があります。

これを行い、友好的な口調を維持するには、「できればありがたいです…」または「いつ期待できるか教えてください….」などのステートメントを使用します。

6. フォローアップのコミュニケーションを促進する

リマインダー メールは、フォローアップ コミュニケーションを促進する必要があります。 必要なメッセージを伝えた後、コミュニケーションのきっかけとなる 1 つか 2 つの行を含める必要があります。

例としては、「ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください...」または「ご連絡をお待ちしております...」などのステートメントを使用します。 このような声明は、心のこもった関係を確立するための基盤を作成し、フォローアップ コミュニケーションのチャネルを開きます。

7. まとめ

最後のヒントは、適切にサインオフしてリマインダー メールを終了することを決して忘れないことです。 適切なサインオフの言葉は次のとおりです – よろしく、親切に、心から、など.

この後、フルネームで終了するか、受信者が個人的な友人である場合は、名前だけで終了できます. また、締めくくる前に、「このメールを優先していただきありがとうございます…」または「ご連絡をお待ちしております…」という適切な結びの文を追加してから、サインオフする必要があることにも注意してください。

これで、穏やかなリマインダー メールの下書きを作成する方法がわかりましたが、そのしくみを理解するのに役立ついくつかの例を紹介したいと思います。 見てください！

リマインダー メールの例

以下は、私たちが厳選した 3 つのリマインダー メールの例です。

1. 丁寧な支払いリマインダー メール

件名: 差出人: 請求書 (76543) 支払期日超過

レナ夫人

素敵な一週間をお過ごしください。

これは、2022 年 11 月 15 日に支払いが予定されている請求書 (76543) に関して、お客様からまだ 200 ドルの支払いを受け取っていないことを念のためお知らせします。

この請求書は現在延滞しており、私たちにとって非常に問題になっています。 急ぎの案件ですので、お支払い可能日をお知らせいただければ幸いです。

よろしくお願いします、

アシュリー・マイルズ

2. イベントリマインダーメール

親愛なるスーザンへ

これは、2022 年 12 月 3 日の午前 10 時に予定されている会社の製品発表イベントのリマインダー メールです。 お会いできるのを楽しみにしています。 イベントに関するお問い合わせ、ご質問はお気軽にどうぞ。

敬具、

アン・タッカー

3. 面接のリマインダー

こんにちは、

これは、2022 年 12 月 5 日に Avery ビル (3 階、3B 室) で予定されている会社との面接を思い出させるものです。

あなたの専門知識について話し合い、テストし、あなたが当社に適しているかどうかを評価することを楽しみにしています。

ご不明な点がございましたら、お気軽にお問い合わせください。 よろしくお願いいたします。 ご連絡をお待ちしております。

心から、

ジェイデン・ロック

エイブリー・レコード

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Elink: リマインダー メールを作成するのに最適なツールです。

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elink によって美しく作成された電子メールの助けを借りて、聴衆に優しく思い出させてください!

要約

優れたリマインダー メールは、効果的であるだけでなく影響力もあります。 それは意図された目的を果たし、親切な方法でそれを行います。

リマインダー メールは、友好的な関係を維持しながら、有用な情報を思い出すのに役立ち、受信者に締め切りやイベントが近づいていることを知らせるよう促します。

穏やかなリマインダー メールを作成する方法の詳細がわかったので、あとは下書きを開始するだけです。 elink がそばにあれば、仕事もずっと楽になります! 皆さん、ハッピーメールを送ってください！

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