営業電話を録音する方法: チームリーダーが知っておくべきこと

すべての営業電話は機会であり、収益を学習または拡大するチャンスです。

営業電話には、フィードバック、重要な興奮の瞬間、営業チームへの洞察がたくさん詰まっています。 これらの洞察は営業マンの頭に入ってきますが、すぐに忘れられるか、付箋に記録されて消えてしまいます。

営業ツールが営業電話の録音にも役立たない場合、これらの実用的な洞察が失われ、今四半期のノルマを達成できない危険があります。

営業リーダーは、市場開拓活動を更新および強化するために通話録音を保存する必要があります。

この記事を読んで、営業上のやり取りを記録する簡単な方法、ベストプラクティス、収益を増やすための役立つコールセンター機能を見つけてください。

営業電話を録音する 5 つの方法

クラウド電話システムは、さまざまなユースケースに適した方法を選択できる通話録音機能を提供します。 いつそれらを使用するかを理解するには、詳しく調べてください。

1.自動通話録音

自動通話録音機能を使用すると、営業チームのメンバーは手動介入なしですべての通話を録音できます。 これらは、営業電話、フォローアップ、デモ、または重要なビジネス会話などです。

すべての通話を自動的に録音すると、営業担当者は次のことが可能になります。

• 通話で共有された重要な詳細を再生して聞きます。
• 見込み客のアクセントが不明瞭な会話から文脈を捉えます。
• 見込み顧客に、その後の電話で同じ情報を繰り返すよう依頼することは避けてください。

これらの録音は、後でトレーニング、新しいアカウント エグゼクティブのオンボーディング、品質保証に役立ちます。 これらは、金融サービス、ヘルスケア、通信事業の法的コンプライアンスを支援します。

これらの録音が自動的に行われるのはなぜですか? クラウド電話システム内でオプションを切り替えることができます。 ビープ音、ワイヤー、カセットテープはありません。 ログインするだけで、いつでも通話を聞くことができます。

2. オンデマンド通話録音

営業担当者は、会話の特定の部分の録音を開始または停止できます。

顧客のプライバシーを尊重し、重要な議論に関連する法的要件を遵守できます。 スイッチをオンにすると、双方に「録音中」などのメッセージが聞こえます。

電話システムでは、これらのメッセージを好みに応じてカスタマイズできます。 簡単なオプションは、品質とトレーニングの目的で通話が録音される可能性があることを通話フローに記載することです。

営業担当者は、すべてではなく価値のある会話を記録する能力を備えています。 リプレイのために戻ってくると、混乱が少なくなります。 必要なものを見つけるために会話をスライドするのではなく、すぐに核心に入ることができます。

3. スーパーバイザーが開始した記録

営業リーダーは、スーパーバイザーが開始した録音を使用して、営業電話をリモートで監視し、フィードバックを提供します。

多くの場合、これらの録音では、顧客の憶測を避けるため、通話が録音されているかどうかはアナウンスされません。 このため、専門家はこれを選択的サイレント録音と呼ぶことがあります。

スーパーバイザーが開始した録音が役立つ状況をいくつか示します。

• チームのパフォーマンスを監視し、改善を支援します。
• 電話応対でベストプラクティスに従っている営業担当者を評価し、評価します。
• 難しい議論を再考し、部門を超えたサポートを通じてそれらに対処します。

4. 電話会議の録音

電話会議中の複数人の音声を録音します。

大規模な組織は、電話会議の録音を使用して、さまざまな業種の優先順位や最新情報の記録を維持しています。 部門長が報告する大規模なスタンドアップミーティングのようなものです。

企業は、次のような他のさまざまな理由でこれを使用します。

• グループディスカッションやブレーンストーミングセッションで詳細を記録します。
• 部門を超えた会議の記録を保管します。
• 通話後にすべての参加者に録音へのアクセスを提供し、参加者が同じ認識を持てるようにします。

5.ビデオ会議の録画

営業担当者は、視覚的なプレゼンテーションやデモが販売成功の鍵となる業界でビデオ会議の録画を使用しています。 Software as a Service 企業は、通話後の潜在顧客の感情を確認するためにこれを利用しています。

企業は、次のようないくつかの分野でその利点を実感しています。

• 特定のユースケースに合わせて販売活動を最適化します。
• 潜在顧客の実際の苦痛を確認し、関連するマーケティング関連資料を活用します。
• 見込み顧客が製品やサービスに何を期待しているかについてのフィードバックを収集します。

営業電話を録音するベストプラクティス

通話録音方法の選択方法がわかったので、成功するように設定するにはいくつかのベスト プラクティスが必要です。 以下に、セールスコールを録音する際に実行できるいくつかの実践方法を示します。

コンプライアンスを遵守する

録音された会話に関連する地方、州、連邦の法律を確認します。 多くの法律では、録音を開始する前に双方から同意を得ることが義務付けられています。

これらの法律は州ごとに異なります。 一部の当事者の同意が必要な場合もあれば、すべての当事者の同意が必要な場合もあります。 あなたのビジネスに当てはまるものを確認してください。

️ 録画通知を自動化する

営業担当者は、見込み客や顧客に通話を録音してもよいか口頭で尋ねることができます。 ただし、それは肝心な会話の一部ではありません。 潜在的な購入者は時間をかけてあなたを信頼しています。 そして、横道にそれることなく、どのように支援できるかをすぐに共有できるはずです。

VoIP システムでは、通話の開始時に顧客に自動的に通知できるため、顧客をすぐに中心的な議論に移すことができます。

️目的を明記してください

録音の目的を明確にし、尊重することが重要です。 会話を録音する理由を当事者に伝え、約束を守りましょう。

トレーニング、法的文書、品質保証のいずれの場合でも、録音通知に追加するか、追加できない場合は口頭で伝えます。

録音を安全に保管する

顧客データを自分のものとして保護します。 機密性に影響を与えるセキュリティ上の脅威から通話の録音と文字起こしを保護します。 ロールベースのアクセス制御を採用して、許可されたユーザーまたはシステムのみが営業会話にアクセスできるようにすることができます。

ID およびアクセス管理ソフトウェアを使用すると、これらのセキュリティ対策を構成して、内部または外部の脅威から録画を安全に保つことができます。

録音された通話を確認する

通話録音により、チームに会話のインテリジェンスが提供され、販売パフォーマンスの指標を次のレベルに引き上げることができます。 特定のアカウントが取引に至った理由、または取引が中止された理由がわかります。 このフィードバックにより、人々を指導したり、販売上のヒントを提供したりして、改善を図ることができます。

これらの記録を定期的に確認することで、営業、マーケティング、製品チーム、その他のビジネス機能に対する一貫した機会の流れが維持されます。 マーケティング部門はどのようなアセットを作成できるかのヒントを取得し、製品チームは実際の顧客からのフィードバックを取得して将来のスプリントを検討します。

顧客の好みを尊重する

顧客が録音されたくない場合は、録音しないでください。 ただし、反対意見に対処するプロセスを用意しておくと、通常のワークフローが顧客の最高のエクスペリエンスを妨げるハードルを生み出すことがなくなります。

セールスコーチングは、チームがこのような状況を乗り越え、全体的なパフォーマンスを向上させるのに役立ちます。

通話録音の代替手段

通話録音の代替手段はいくつかあります。 ユースケースに基づいて、特定の状況に何が適合するかを決定できます。

1) ライブ通話モニタリング

スーパーバイザは、通話モニタリングを使用して着信通話または発信通話をリッスンできます。 販売員や顧客はそれを認識している場合もあれば、認識していない場合もあります。 営業リーダーは、リアルタイムの品質保証のためにこの機能を使用します。 これにより、営業担当者はベストセールスプラクティスに従うよう動機付けられます。

通話が途中で途切れた場合、会社の基準に従って通話品質を維持するためのリアルタイムのガイダンスを提供できます。

ライブ通話モニタリングの注目すべき利点は次のとおりです。

• 顧客コミュニケーションの改善:マネージャーは通話を聞いてすぐにフィードバックを提供し、チームが設定された品質基準に一致するように奨励し、エージェントが最高のパフォーマンスを発揮できるように動機付けます。
• 定期的なトレーニング コストの削減:従業員が仕事を通じて学習するため、トレーニング コストが削減されます。
• リアルタイムで問題を明らかにする:通話モニタリングにより、営業担当者が見込み客と効果的に関わることを妨げている問題が明らかになります。 営業マネージャーは、必要に応じて、バージインを使用してタイムリーなガイダンスや介入を提供できます。

2) バージイン

バージイン機能を使用すると、営業マネージャーが通話に参加できます。 彼らは、複雑な販売を支援するために、議論に関与するすべての関係者と話すことができます。 通話が計画どおりに進まない場合は、介入によって修正できます。

以下にその注目すべき利点をいくつか示します。

• 直接フィードバックを提供します:営業担当者のサポートに対するサービスの品質と全体的な満足度に関するフィードバックを入手します。
• コラボレーションに対する自信の向上:営業担当者は、困ったときに助けてもらえるという安心感を持ちます。 割り込みを使用すると、リーダーとして彼らと協力することができ、数字は気にしているが、積極的に参加して困難な状況を彼らと一緒に乗り越える姿勢を示します。
• 営業プロセスのスピードアップ:営業担当者が特定のカスタマイズに関してエンジニアからのサポートが必要な場合、同じ電話にエンジニアを追加して提案を行うことができます。 これにより、やり取りが減り、プロセスが高速化されます。

3) 通話後のアンケート

通話後のアンケートでは、顧客は営業担当者と話した直後に企業から電話を受けます。

彼らは電話に出て、「XYZ と話してくれてありがとう。 電話対応に 1 から 5 の段階でどの程度満足していますか? 5 つは非常に満足しています。」 彼らは電話で番号を押してフィードバックを返します。

通話中にこれらのアンケートを行う企業もあれば、フィードバックを送信するためのリンクを含むテキスト メッセージを送信する企業もあります。

通話後アンケートは、それを導入する企業に次のような多くのメリットをもたらします。

• 顧客の信頼を高める:顧客の意見が評価され、考慮されていることを示します。
• 従業員のトレーニングに役立ちます:フィードバックはトレーニング プログラムの改善に役立ちます。
• 迅速かつ簡単に設定:通常、通話後のアンケートは簡単に実装および実行できます。

4) 営業マネージャーのコールバック

これらは、営業対話後に営業マネージャーが顧客に対して行うフォローアップです。 これらを実行すると、顧客のエクスペリエンスを理解し、未解決の問題や懸念事項を解決できます。

営業マネージャーのコールバックには、次のようないくつかの利点があります。

• 顧客満足度の向上:品質保証と監視の追加レイヤーを設定すると、バイヤーはあなたが問題点やフィードバックを重視していることに気づきます。
• 説明責任を示す:営業担当者が問題に効果的に対処できない場合、会社が問題を解決する責任があることを示します。
• 販売機会の増加:マネージャーは、これらの通話中に追加の販売機会を特定し、対応することができます。

コンタクト センターは営業チームの通話録音を簡素化します

クラウドベースのコンタクト センターは、クラウドの拡張性と柔軟性を販​​売組織にもたらし、大規模な通話の発信、録音、記録、分析を可能にします。 ここでは、クラウド コンタクト センターの概要を簡単に説明します。

効率の向上

VoIP 電話システムでは、通話を録音し、必要なときに簡単にアクセスできるように保存できます。 メモを追いかけたり、マネージャーに送信した会話の断片を見つけたりする手間を省くことができます。

選択した時点で必要なコンテキストを提供します。 ただし、もちろん、録音にアクセスする許可がある場合に限ります。

効率がどのように向上するかは次のとおりです。

• 迅速な適応:拡大するチームは、変動する通話量に対処します。 VoIP システムは、物理インフラストラクチャを構築するという重労働を必要とせず、ニーズに応じて簡単にスケールアップおよびスケールダウンできます。
• トレーニングの改善:実際の例を使って営業担当者をトレーニングするのに役立ち、営業担当者が迅速に業務を開始し、自分の役割に慣れることができます。
• データ主導の意思決定を行う:顧客にとって最も効果的なものを設定すると、販売プロセスを繰り返す機会が少なくなります。
• 既存のビジネス システムと簡単に接続: Nextiva などの VoIP 電話システムは、既存の CRM やその他のシステムと接続するための統合を提供します。

より良い顧客エクスペリエンスを提供

VoIP システムを使用すると、通話録音を、ライブ通話モニタリングや通話後アンケートなどの他の代替手段や補完機能と組み合わせることができます。 これにより、リアルタイムのサポートを提供し、顧客からのフィードバックを即時に実装できるため、顧客エクスペリエンスが向上します。

これらの要素は、カスタマー エクスペリエンスを向上させる上で極めて重要な役割を果たします。

• 販売戦略の最適化:顧客のフィードバックに基づいて販売戦略を調整し、顧客のニーズに適切に対応できます。
• 問題をより迅速に解決する: VoIP 通話を録音すると、問題に関するコンテキストが得られるため、サポート チームが協力して問題を解決できるようになります。
• コミュニケーションの質を一定に保つ:通話の録音は、マネージャーがチーム全体を指導するのに役立ちます。 そうすることで、誰もが同じように状況に対処できるようになります。

経費を削減し、セキュリティを強化します

通話を録音する VoIP 電話システムを使用すると、物理インフラストラクチャのセットアップに多額の投資をする必要がありません。 従来のシステムを導入するための初期費用が削減されます。

さらに、 VoIP セキュリティでは、通話の暗号化やその他の対策を厳密に適用して、ビジネス通信が脅威に対して安全であることを保証します。

VoIP 電話システムを強力に主張するその他の利点をいくつか紹介します。

• 自動的に更新: VoIP ソリューション プロバイダーが更新を処理し、脆弱性から保護するためにシステムにパッチを適用します。
• メンテナンス費用の削減:拡張時に新しい回線を追加しないため、メンテナンス費用が減少します。
• 信頼性とデータ セキュリティの維持: Nextiva などの VoIP 電話システムは 99.999% の稼働時間を提供し、電話を 24 時間 365 日稼働し続けます。 これらのソリューション プロバイダーは、厳格な侵入テストを実行して脆弱性を特定し、不正行為を軽減する戦略を採用しています。

グローバルなリーチを実現

クラウドベースの VoIP サービスにより、企業は世界中にリーチできるようになります。 インターネットを介して、どこにいても誰にでも、高額な費用をかけずに電話をかけることができます。 同様に、海外の顧客も現地料金で電話をかけることができるため、あなたのビジネスが世界レベルでよりアクセスしやすくなります。

国際的に事業を展開している場合に VoIP を検討する理由は次のとおりです。

• 通話費用の削減: VoIP を使用すると、国際通話がインターネット経由で行われ、録音を簡単に保存できます。 国際電話料金を支払う必要はありません。
• 世界市場の開拓:通話や録音によってローカル市場に限定されるべきではありません。 VoIP 機能を活用して国際電話をかけ、世界中の顧客を魅了します。

Nextiva で簡単に録音

営業通話録音ツールは、より多くの取引を成立させるために必要な知識を提供します。 携帯電話で見込み客に電話をかけたり、ビデオ デモをホストしたりするときに、通話録音を使用して、貴重な洞察を得て営業ワークフローを改善します。

Nextiva のクラウドコールセンターは、こうした営業電話を記録します。 分析が簡単になり、販売実績管理が合理化されます。 クラウドを経由するルートは、より安価で安全であり、最も重要なことに、チームのニーズにより適応しやすくなります。

エンタープライズ グレードの信頼性とセキュリティが、 NextivaONEからの通話を処理するための十分な柔軟性と組み合わされて提供されます。