発注書とは何ですか？ 自分で作成する方法は？
公開: 2021-12-24サプライヤー管理に関しては、中小企業を運営するために特定の製品またはサービスが必要になるため、サプライヤーに連絡して必要なものを伝えます。 彼らはそれを提供します。 あなたはそれに対して彼らに支払います。
簡単すぎるようですか？ はい、製品を購入するプロセスは、説明よりも複雑になる可能性があります。 支払いの問題、供給不足、誤った出荷につながる誤解、およびスケジュールの中断が発生する可能性があります。
それでも、信頼できる販売者からシームレスでタイムリーな方法でサービスを取得することは、真実である必要はありません。それは可能であり、発注書を選択することが役立ちます。 そのため、以下の記事「発注書とは何ですか？独自の注文書を作成する方法」に注意深く従う必要があります。
発注書とは何ですか？
意味
POとも呼ばれる発注書は、将来出荷される特定の商品またはサービスの販売に対してベンダーに支払うことを約束する購入者から送信される公式文書です。
購入者が得る利点は、即時支払いなしで注文を閉じることができることです。 ベンダーの観点からは、POは、商品またはサービスが出荷されたときに購入者が支払う義務があるため、リスクなしで購入者にクレジットを提供する方法です。
すべてのPOには、購入者とベンダーが配達と支払いを追跡するのに役立つ一意の番号が添付されています。 包括的POは、特定の最大値に達するまで、商品またはサービスを継続的に購入することを約束します。
例
さまざまなタイプの発注書
1.標準の発注書
標準の発注書が最も人気があり、認識されています。 この場合、購入者は購入情報を明確にし、購入している製品またはサービス、数、配達スケジュール、および支払いポリシーを決定できます。
たとえば、プリンタカートリッジが不足している企業は、必要な量といつ入手する必要があるかを正確に把握しているため、標準の発注書を閉じることができます。
2.計画された発注書
計画発注を行う際、購入者は事前に発注することにより、当該製品に対する自社の将来の需要を予測します。 この状況では、製品、価格、支払いポリシーなどの情報はわかっていますが、その数は知識に基づいた推測に基づいており、出荷日は暫定的なものです。
たとえば、プリンタカートリッジが不足している同じビジネスが計画された発注書を作成する場合、購入者はより柔軟な納品スケジュールで必要なプリンタカートリッジの数を見積もることができます。
3.一括発注書
一括発注では、購入者は同時に多数の注文を行い、価格割引を交渉します。
たとえば、同じ企業が1つのサプライヤからプリンタカートリッジと紙を多数注文することで有益な取引を交渉できる場合、これらの製品を入手するために一括発注書を使用することを考えるかもしれません。
4.契約発注書
契約発注書は、最も正式なバリエーションと見なされます。 この状況では、購入者とベンダーは、契約を参照する発注書がリリースされる前に、購入者の条件に関する契約に署名します。 この種の発注書は、関係者に最も法的保護を提供します。
たとえば、同じビジネスがプロバイダーと約束された商品の製品、数、価格設定、および納品スケジュールを概説する契約に署名し、標準の発注書をフォローアップする場合、これらのビジネスは契約発注書契約にとどまります。
注文書と請求書：違いは何ですか？
購入者は発注書を作成し、ベンダーは請求書を作成します。 ベンダーは、支払いを回収する方法として請求書を送信する場合があります。特定の支払い条件がある場合、または注文の支払いが確認されたことを記録する方法として、残高がゼロの請求書を送信する場合があります。
発注書と請求書の両方に、請求先住所や配送先などの同じ詳細が含まれています。請求書は通常、両方のドキュメントが関連付けられ、相互に対応していることを明確にするために、請求書番号の存在とともに発注書番号を参照します。 主な違いは、発注情報と発注書に含まれる追加の技術情報が請求書に追加されないことです。
次の例を見てください。
購入者のジョンは、組織内の部門から情報を入手しました。オフィスのコンピューターに新しいモニターが必要です。 彼は、モニターの数と詳細な要件を示す発注書を作成します。
モニターを販売している会社が注文を受けます。 注文を提供できることを確認すると、POを通過して支払いを受け取るか、最後に合意された支払い条件に基づいて支払いが行われることを期待して商品を送信します。 支払いを受け取ると、オーダーフルフィルメントが発生し、モニターは配達日と追跡の詳細とともに配達され、ジョンは請求書を受け取ります。
請求書は、商品が配達される前に送金された支払いを識別するか、最初に送金されなかった場合は支払いの有効期限で構成されます。 Johnは、請求書が発注書と一致することを確認し、梱包明細をチェックして、注文されたすべての製品が受領されたことを確認します。支払いは、3者間照合と呼ばれるプロセスで、注文および受領された商品に対してのみ発行されます。
発注書は、他の種類のドキュメントと間違われることがよくあります。 注文と契約の間の不一致、発注書と作業指示書の間の不一致、および発注書と販売注文の間の不一致を知ることは不可欠です。
発注書の機能
購入者はベンダーに製品を注文することを選択します
注文を閉じる前に、購入者はベンダーのアイテムまたはサービスが満たすことができる必要性を明確にする必要があります。 この段階で、購入者は、必要な商品やサービス、必要なアイテムの数（可能な場合）、および必要な時期を確認する必要があります。
たとえば、製品の注文を消費者に届けるために新しい箱を注文する必要がある場合は、箱の数、必要な数、および必要な時間を計算します。
予定されている休日が近づいているとしましょう。 前年のボックス注文を見て、この休日の推定成長率を掛けて、正確な数量を注文することができます。
購入者は発注書の下書きを作成し、承認のためにベンダーに送信します
上記の詳細を使用して、購入者は発注書の概要を説明し、承認のためにベンダーに送信する必要があります。 発注書をベンダーに送信するときは、プロセスがスケジュールどおりであることを確認するために承認が必要であることを示します。
理想的には、応答は、商品またはサービスをスケジュールどおりに取得するため、または購入者が別のベンダーから調達するのに十分な時間を取得するために時間内に到着する必要があります。
上記の例から、ボックスを提供できる販売者を明確にし、必要なボックスの数と必要なタイミングを把握したら、この情報を使用して発注書を作成できます。
ベンダーは発注書を確認し、要求を満たすことができるかどうかを確認します
ベンダーが発注書を受け取ると、要求を確認し、在庫または在庫状況をチェックして、購入の期日までに履行できるかどうかを確認する必要があります。
箱の発送の状況では、売り手はあなたの注文を確認し、在庫と配達能力を確認した後、彼らはあなたの要求を満たすことができると識別します。
発注書の承認
ベンダーが購入者の指示に従って要求を満たすことができる場合、ベンダーは発注書を承認し、拘束力を合法化します。
ボックス会社はあなたの要求を満たすことができるので、彼らは確認をするためにあなたに発注書の承認されたコピーを送ります。
製品またはサービスのフルフィルメント
発注書が承認された後、ベンダーは合意されたとおりに商品またはサービスを提供する責任を負います。 このステップでは、発注書の数量の請求書を作成して購入者に送信できます。 請求書には、提供された製品、関連する数量、および未払い額が要約されている必要があります。
たとえば、箱の出荷を承認した後、履行された注文と未払い数量の請求書を受け取る必要があります。 この売り手には正味30の支払い条件があり、請求書の発行から30日以内に支払いが行われる予定です。
支払われた請求書
この最後のステップでは、購入者の責任はベンダーの支払い条件に従って請求書を支払うことです。
承認された支払い条件で請求書の支払いを提出するかどうかは、購入者によって異なります。
注文書を作成するにはどうすればよいですか？
注文書を作成しますか？ 含める必要があるものは次のとおりです。
- ヘッダー-会社名、事業所、発注日、注文番号などの会社情報を表示します。
- 販売者情報-発注書の適切な受信者を含めます。 ここに、ベンダー会社の名前、詳細な連絡先名、およびベンダー会社の住所を入力します。
- 発送先-注文の配送先、配送方法、配送条件、および暫定的な配送日を特定します。
- 注文情報-注文に含まれるすべてのアイテムについて、製品コードまたはSKU番号、アイテムの名前または説明、必要なユニット数、ユニットあたりの価格、およびすべての製品の出荷日を記載したラインアイテムを入力します。
- 要約-小計、該当する割引、税金、配送料、および総計を提供して、発注書を完成させます。
概要
この記事を通じて、発注書の定義とその作成方法を理解していただければ幸いです。 また、発注書と請求書の違いに関する知識も含まれています。
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