透明性のあるプロジェクト計画とは? なぜ必要なのか?

あなたは巨大な契約を獲得しました。最大の競争相手に行く可能性があったものです。 しかし、あなたは、スピード、機敏性、およびスキルを約束して、プロジェクトを時間通りに顧客のパラメータ内で完了することを約束することで、池の大きな魚を過小評価しました.

ビジネス オーナーとして、クライアントを驚かせるマーケティング チームの能力とスキルについて心配する必要はありません。 しかし、最近は転職活動が盛んに行われているため、プロジェクトの重要な詳細を競合他社に漏らしたくはありません。競合他社は、業界内で新しいビジネスを獲得するための非常に競争の激しい分野です。 チームが内部プロジェクトで独自のマーケティングでも成功することを望んでいます。

しかし、プロジェクトのあらゆる段階でチームに力を与える必要もあります。なぜなら、彼らは顧客の期待を上回るものを提供するために可能な限りのあらゆる利点を必要としているからです。 プロジェクト管理コミュニケーションの透明性を優先することは、成功するために必要な重要な側面です。

透明性のある計画は、オープンなプロジェクト管理コミュニケーションから始まり、すべての関係者が必要な情報にアクセスできるようにします。 ドキュメント、電子メール、会議、トレーニング、またはデジタル資産と物理資産へのアクセスが必要になる場合があります。 これらのアイテムは効率的で見つけやすい必要がありますが、コラボレーション ソフトウェアの統合は、プロジェクト管理にもたらすことができるもう 1 つの重要な要素です。

プロジェクト全体に関して全員が同じ認識を持っている必要がありますが、各タスクを誰が行っているかを各人が認識していることも確認する必要があります。 また、プロジェクト マネージャーは、ドキュメント、メモ、関係者間のコミュニケーションにすばやく簡単にアクセスして、プロジェクトをスケジュールどおりに進める必要があります。

透明性は、チーム メンバーがプロジェクトのタイムライン内でタスクを遂行し、発生した問題をトラブルシューティングし、プロジェクトを進めて期限内に成果物を達成するのに役立ちます。

実際、プロジェクト管理 (PM) ソフトウェアを毎週使用する 243 人の業界専門家を対象とした調査によると、プロジェクト管理ソフトウェアを使用する人々は、コラボレーション機能があることを好みます。 Software Advice によると、回答者の合計 54% が統合されたコラボレーションおよびコミュニケーション ツールを好み、13% がスタンドアロンのコラボレーション ツールを好みました。 ^[1]コラボレーション機能は、所有者と管理者がチーム内でプロジェクト管理のコミュニケーションと透明性を維持するのに役立ちます。

リモートワークの時代において、コミュニケーションとコラボレーションは中小企業にとってさらに重要です。 ハイブリッド スモール ビジネスの従業員 (つまり、週の一部を対面またはリモートで作業することを意味します) は、ハイブリッド ワーク モデルの上位 2 つの課題として、生産性の維持 (40%) と、プロジェクト中の効果的なコミュニケーションとコラボレーション (35%) があると述べています。 、米国の中小企業の 503 人の意思決定者と 488 人の従業員を対象とした GetApp の 2021 年の調査^[*]によると。 これらの企業のほとんどでハイブリッド モデルの採用が行われているため、生産性の管理と、プロジェクト チーム内の効果的なコミュニケーションとコラボレーションの維持という 2 つの課題が常にあります。 プロジェクト管理ツールは、リモート チームとの継続的なコミュニケーションに不可欠です。

プロジェクト オーナーまたはビジネス オーナーとして、社内の全員に対して完全な透明性を確保することに消極的かもしれません。 誰もが契約の価値や契約の詳細を知る必要はありません。 ただし、マネージャーやチーム メンバーが収益性を懸念している場合は、回避策があります。 契約の価値を定義するのではなく、各スタッフが特定のタスクに取り組むために必要な最大時間を提示します。 次に、チームがプロジェクトをより迅速に完了できれば、より利益が上がることを彼らに印象づけます。

所有者と管理者は、財務状況を明らかにすることなく、プロジェクトの側面を明確に定義できます。

締め切りは、プロジェクトを進め、時間通りに完了するために非常に重要です。 誰もがプロジェクトに費やした時間を追跡して、目標を達成しているかどうかを確認する方法を持っている必要があります。 プロジェクト内のすべての目標は明確で、明確な期限が必要です。

利害関係者は、プロジェクト全体でどのようなタスクを達成する必要があるかを正確に知っている必要があります。 スタッフの不在や、誰かが助けを必要とする場合は重複する可能性がありますが、明確に定義された役割を持つことで、作業が重複することなく全員が仕事を続けることができます。

割り当てられた時間枠内で目標を達成するには、誰もがツールとリソースを必要としています。 プロジェクトの利害関係者が適切なツール、製品、およびサービスを自由に使用できるようにすることで、権限を与えます。 ここではプロジェクト管理のコミュニケーションが不可欠です。なぜなら、チーム リーダーはチームメイトに、成功するために何が必要かを尋ねる必要があるからです。

大小を問わず、どんなプロジェクトでも、いくつかの理由で失敗する可能性があります。 問題が発生したときに問題を把握することが重要です。問題が雪だるま式に進んでさらに大きな問題に発展するのを待つよりも、すぐに修正する方が簡単だからです。

スタッフ間の内部的な誤解は、プロジェクトのフェーズを遅らせる可能性があります。 クライアント側のコミュニケーション不足も、チームの責任ではありませんが、締め切りに間に合わない可能性があります。 何か問題が発生した場合に備えて、変更されたタイムラインを組み込みます。

422 人のプロジェクト マネージャーを対象とした調査によると、プロジェクトの 4 分の 1 は、予定どおりに結果を出す可能性が 50% 未満です。 ^[**]これにより、クライアントに提供されるビジネス価値が低下し、予算を超過して完了の当初のタイムラインを超える可能性が高くなります。

問題を効率的に軽減するための鍵は、物事が計画どおりに進まないことを把握し、問題を把握することです。

明確に定義されたプロジェクト計画を持つことは、それに取り組む全員とプロジェクト自体に役立ちます。 誰もが期待と期限を理解し、全体像と細部を見て、プロジェクトを完了に向けて動かします。

5.1チームワークを最適化する

全員が他のメンバーがどのような役割を担っているかを知っていると、プロジェクトのより大きな範囲で、各個人がチームの機能をよりよく理解できるようになります。 これらのことを知ることで、プロジェクト管理のコミュニケーション、説明責任、および誰に支援を求めるか (必要な場合) が改善されます。

5.2頭痛を和らげる

一部のタスクは、他のタスクが完了するまで開始できません。 遅延が発生した場合、プロジェクト マネージャーとチーム メンバーは、それ以上の遅延を回避する方法を特定できます。 また、締め切りを守ることの重要性をチーム全体が理解するのに役立つ学習ツールとしても機能します。

5.3従業員のやる気を引き出す

明確な締め切りと明確なプロジェクト管理コミュニケーションにより、全員が自分の行動に責任を持つようになり、従業員のモチベーションが高まります。 個人は、プロジェクトを追跡する際に、自分のタスクが他の全員に与える影響を正確に確認できます。

プロジェクト計画の透明性を促進できるクイック ヒットとソリューションには、次のようなものがあります。

すべての利害関係者のカレンダー/タイムラインを共有します。 特に依存関係がある場合に、他のタスクがいつ完了するかを知るだけで、プロジェクトを適切なペースで進めることができます。

ブレーンストーミングとステータス更新のための会議を開催します。 ここでは、毎週のチーム チェックインと毎月のステータス更新が適切です。 個々のチェックインは、誰かが助けを必要としているかどうか尋ねることをお勧めします。

プロジェクト管理ソフトウェア、ワークフロー管理ソフトウェア、コラボレーション ツールなどのデジタル ツールを使用します。 関係者全員とのコミュニケーションを改善しながら、ありふれたタスクを削減できます。

目標達成の成功を祝おう！ プロジェクトが完全に完了したわけではありませんが、新しいレベルに到達することは祝う理由になります。

このシリーズの第 2 部では、透明性の高いプロジェクト計画を作成するための段階的な手順について説明します。

調査方法

* GetApp ハイブリッド ワーク調査は、2021 年 4 月に、従業員 2 人から 250 人の米国の中小企業の意思決定者 503 人と従業員 488 人を対象に実施されました。 この調査の目的は、ハイブリッド ワーク モデルに関連する課題、好み、成果について知ることでした。

** Capterra のプロジェクト管理ユーザー調査は、2021 年 3 月に米国を拠点とする 422 人のプロジェクト管理者 (うち 367 人はプロジェクト管理ソフトウェアのユーザー) を対象に実施され、誰がプロジェクト管理ソフトウェアを使用しているか、使用している機能と使用していない機能、どの機能を使用しているかを調べました。使っていたらよかったのに、投資からどのような結果が得られたか。 適格な回答者は、意思決定者であるか、組織の日常的なプロジェクト管理に大きく関与しています。 各回答者が意味と目前のトピックを完全に理解できるように、質問の言葉遣いを工夫しました。

ソース

1. コラボレーション ツール、ソフトウェア アドバイスにチームが求めるもの