プロジェクト管理における予測とは?

プロジェクトを担当したことがある方なら、プロジェクトを最初から最後まで管理することがどれほどストレスになるかをご存知でしょう。 プロジェクトの各段階で十分な資金とリソースを確保するだけでなく、予算の超過や遅延を回避する必要があります。これにより、プロジェクトの完了まで不確実性の限界に追い込まれる可能性があります。

ただし、この方法である必要はありません。

プロジェクトが成功するのを見るためにわざわざ行くのを避けたい場合は、プロジェクト管理の予測を立てるだけで済みます。

しかし、プロジェクト管理の予測とは何ですか? また、正確にはどのように機能するのでしょうか? プロジェクト管理における予測について知っておくべきことをすべて明らかにしようとしているので、読み進めてください。その基本的な要素から、プロジェクトの長さに関係なく、プロジェクト予測を成功させるために慎重に選択されたヒントまでです。

このブログ投稿では、次のことを行います。

• プロジェクト予測の基本の詳細については、
• プロジェクト管理における予測の要素について学び、
• プロジェクトの予測を成功させるための 7 つのヒントを見つけてください。

プロジェクト予測とは

プロジェクト管理における予測は、進行中のプロジェクトの可能な将来の結果について予測を行うプロセスです。 ただし、これらの推定はコイントスに基づくものではありませんが、進行中のプロジェクトからの現在のデータの注意深い観察と分析に基づいている必要があります。

実際、プロジェクトの予測は、プロジェクトの 20% が完了した時点で開始する必要があります。これにより、収集したデータに基づいて予測を行うのに十分な情報が得られます。 また、プロジェクトが進行するにつれて、特に予期しないイベントに頻繁に対応する必要がある場合は、予測を更新する必要がある場合があります。

簡単に言えば、プロジェクトの結果を予測したい場合は、プロジェクトの約 3 分の 1 を完了した後に得たすべての情報と知識を使用して、プロジェクトの終点を予測する必要があります。

プロジェクト予測の最も重要な要素は何ですか?

プロジェクトの予測を開始する前に、プロジェクトをできるだけスムーズに実行したい場合は、3 つの重要な要素を考慮する必要があります。 プロジェクトについて考えてみましょう:

• 間隔、
• コストと
• 品質。

要素 #1: プロジェクト期間

プロジェクトの実行を検討する前に、次の質問を自問することから始めます。

プロジェクトにはどのくらいの時間がかかりますか?

正確なプロジェクト予測を行うには、まずプロジェクト全体に必要な時間を決定する必要があります。 次に、プロジェクトを小さなタスク、フェーズ、またはステップに分割して、各タスクにかかる時間を見積もることができるようにします。

プロジェクト マネージャーは、プロジェクト スケジューリング ソフトウェアを頻繁に使用して、プロジェクト計画プロセスを自動化し、予測精度を向上させます。 このタイプのツールは、各タスクの時間を追跡し、重要なデータを収集するのに役立ちます。これらはすべて 1 か所に保存され、将来の予測に役立ちます。

要素 2: プロジェクトの費用

プロジェクトのおおよその期間を決定したら、プロジェクトのコストを見積もります。

最も正確な経費予測を作成することは常に最も簡単なタスクではありませんが、経費を追跡することでこのプロセスが大幅に簡素化され、計算に含める最も正確な数値を取得するのに役立ちます。

見積もり予算はプロジェクトの最終コストにできるだけ近づけたいと思うので、従業員の賃金と、プロジェクト期間中に使用するツールの両方を必ず含めてください。

要素 3: プロジェクトの品質

プロジェクトを開始することを決定した時点で、おそらく最高品質の結果を出したいでしょう。 ただし、高品質のパフォーマンスは、より大きな予算と密接に関連しています。

そのため、予算が限られている場合は、優先順位を評価し、コストがかからずにプロジェクトを完了できるように品質を犠牲にする準備ができているかどうかを判断することをお勧めします。

最も優秀な従業員に支払いをしたり、限られた予算で最高品質の材料を購入したりすることはできない可能性があるため、限られたリソースが最終結果にどのように影響するかを考え、その結果をプロジェクトの予測に含めてください。

また、より質の高いプロジェクトに進むことを決定した場合、この選択はプロジェクトの期間にも影響を与える可能性があることに注意してください。これは、その仕事に最も適した人材を見つけて選択したり、一流の資料を入手したりするためにより多くの時間が必要になるためです。 .

プロジェクト管理における予測の例

あなたがマーケティング会社を経営していて、クライアントからソーシャル メディア戦略の作成を依頼されたとします。 すべての情報が収集され、プロジェクトの 20% が終了したら、プロジェクトの予測を開始できます。

正確なプロジェクト予測を行うには、次のことを考慮する必要があります。

• 各ステップ、タスク、およびプロジェクト全体にかかる時間 (必要に応じて追加の時間を含む、またはクライアントが緊急の配達を要求するかどうかを含む)、
• プロジェクト中に行われる作業 (戦略の策定、デザインの決定、コンテンツの作成、プロフィールへの投稿のスケジューリングなどを含む)、および
• このプロジェクトに最初から最後まで関与する従業員とその給与 (これには、追加の従業員を雇う必要があるかどうか、または現在の従業員が十分なスキルを持っているかどうか、緊急時のバックアップ計画があるかどうかの確認が含まれます) 、 等々）。

プロジェクト管理で予測が重要なのはなぜですか?

プロジェクト管理における予測は、次のことに役立ちます。

• 可能な結果を​​見積もると、
• プロジェクト実行のリスクを軽減し、
• プロジェクトの成功の可能性を高めます。

ただし、プロジェクトの最終的な結果を予測することは必ずしも容易ではありません。特に、すべての情報が揃っていない最初の段階ではなおさらです。 したがって、考えられるすべての結果を特定し、達成したい結果を決定することが重要です。 プロジェクト管理における予測は、考えられるすべての結果を予測し、どれが会社にとって最も有利かを判断するのに役立ちます。

さらに、プロジェクト予測は、プロジェクトの実行中に発生する可能性のあるすべての変更に備えるだけでなく、リスクを計算して軽減するのにも役立ちます。 リスクを下げることで、プロジェクトをより詳細に管理できるようになり、成功の可能性が高まります。

プロジェクトの管理は、スキルと知識を使用して賢明な決定を下し、プロジェクトを確実に成功させることを中心に展開するため、プロジェクト予測は、可能な限り最も正確な予測に基づいて情報に基づいた決定を下すのに役立つ便利なツールです。 したがって、正確な予測を行うことで、プロジェクトの成功の可能性が高まります。

また、プロジェクトの承認は予測結果に依存することがよくあります。結果が好ましくない場合、プロジェクトは却下されることさえあります。

プロジェクト管理で予測を成功させるための 7 つのヒント

プロジェクト管理における予測は、次のような複数の要因を考慮する必要があるため、複雑なプロセスです。

• 時間、
• 費用、
• 品質、
• 資力、
• スタッフなど。

ただし、あまりにも多くのタスクに圧倒されないようにするために、プロジェクト管理の予測が時計仕掛けのように実行されるようにするためのいくつかの指針をまとめました.

ヒント #1: 複数の予測を作成する

予測がどれほど正確であっても、予測不可能な出来事によってプロジェクトの最終結果が変わるリスクが常に存在します。 したがって、1 つのプロジェクト予測に頼って最善を期待するのではなく、いくつかの詳細な予測を試してみることをお勧めします。 さまざまな意見や可能性を盛り込み、複数の予測を立てることで、より実際の結果の予測に近づくことができます。 ことわざにあるように、 「すべての卵を 1 つのバスケットに入れるな」。

ヒント #2: 組織化する

優れた組織力は、プロジェクト マネージャーが持つべき最も重要な資質の 1 つです。 すべてのステップを追跡し、各チーム メンバーの役割に精通することは、効果的なプロジェクト管理に不可欠です。そのために、プロジェクトの進捗状況をすべてのステップで追跡すると便利です。 チームが各タスクに費やす時間を確認できるツールを利用することで、プロジェクトの実行中に予測を行うために使用できるタイムシートを取得できます。

ヒント 3: 予測ツールを使用する

プロジェクト データを観察し、そこから結論を導き出すことで、多くのことを学ぶことができます。 ただし、可能な限り最良の予測を作成するには、Plaky などのプロジェクト管理ソフトウェアをビジネスに実装してみてください。これにより、プロジェクトに多くのメリットがもたらされます。

Plaky を使用すると、次のことができます。

• 各タスクに費やされた時間に関する最も正確な統計データを取得します。
• 正確なプロジェクト予測に必要なすべての重要な情報をすぐに入手できます。
• プロジェクトの進捗状況や締め切りなど、すべてのプロジェクト活動の概要を明確に把握し、
• 従業員にタスクを割り当てて、全員が何をすべきかを理解する。
• プロジェクトをステージまたはタスクに編成し、
• コメントやフィードバックを残してください。
• 誰かがあなたにタスクを与えたとき、更新があるとき、または誰かがあなたをメンションしたときに通知を受け取ります。
• プロジェクトのタイムラインを視覚的に表現し、
• プロジェクトにすばやく自動的に変更を加えることができるため、手動で時間を無駄にする必要はありません。

Plaky を使い始めるとすぐに、チームメンバーとタスクをいかに簡単かつ迅速に整理できるかに気付くでしょう。 プロジェクト全体とそのすべてのタスクの概要を明確に把握できるため、プロジェクトの結果をより適切に予測できます。

ヒント #4: タスクに余分な時間をスケジュールする (念のため)

最善を尽くし、最新の予測および管理ツールを使用しても、予期しない出来事やプロジェクトの遅延が発生する可能性があります。 従業員がいつ病気で電話をかけるか、またはタスクを完了するのに予想よりも時間がかかるかどうかはわかりません。 そのため、各タスクに追加の時間をスケジュールすることが常に安全なオプションです。

また、プロジェクトの進行状況をあらゆる段階で監視してみてください。 プロジェクトの実行中に一部のアクティビティまたはタスクに予想よりも時間がかかることに気付いた場合は、それらを編集して必要な時間を追加できます。

現在のプロジェクトの実行中により良いプロジェクト予測を行うには、時間超過のログを保持するのに役立つタスク追跡アプリを使用して、どのタスクがより多くの時間を必要とするかを正確に知ることができます. その結果、今後のプロジェクトをより適切に構成するための参照としてこれを使用し、超過や遅延を少なくすることができます。

ヒント 5: プロジェクトの予測を明確に提示する

場合によっては、すべてのデータ、資格のある従業員、または完璧な予測でさえ、プロジェクトを成功させるのに十分ではない場合があります。 予測が作成され、文書化されたら、チーム メンバーに明確に提示して、全員が自分の責任を認識できるようにする必要があります。

すべてのプロジェクト フェーズとタスクが明確に提示されるようにするために、従業員スケジューリング ソフトウェアを使用して、チームがすべてのタスクと活動の明確な概要を把握し、目的を達成するために何をすべきかを正確に知ることができます。プロジェクトの成果。

ヒント #6: プロジェクトのパフォーマンスを追跡する

プロジェクト予測は、外的要因または内的要因によって変化する可能性がある単なる予測であるため、プロジェクトの実行のすべての段階でプロジェクトを追跡する必要があることに注意してください。

たとえば、パフォーマンスを追跡していると、予算が限られていることに気付く場合があります。 予算不足について知ることは、必要な変更を行い、問題を時間通りに解決するのに役立ちます。 たとえば、他の支店からの資金をリダイレクトしたり、クライアントに価格の変更を通知したりできます。 その結果、予測が変化し、より正確な予測が得られます。

また、プロジェクトのパフォーマンスを追跡することで、予期しない変化に気付き、潜在的にそれらを解決する方法を見つけ出し、時間通りにクライアントに適切に伝えることができます。

ヒント #7: 各プロジェクトをレビューし、予測が正しかったかどうかを確認します

プロジェクトの成功は、元の見積もりにどれだけ一致するかによって測定できるため、プロジェクトが完了したら、結果を確認して予測とどの程度一致しているかを確認する必要があります。

たとえば、時間やコストの面で何らかの変更が加えられた場合、それらを同様のプロジェクトの将来の予測に組み込むことができます。 以前の予測で何が欠けていたかを理解することは、将来のプロジェクトの予測を改善するのに役立ちます。

結論: プロジェクト予測でプロジェクトの成功の可能性を高める

すでにお気づきかもしれませんが、効果的なプロジェクト予測は、うまく実行されたプロジェクトと失敗したプロジェクトを区別するものです。

この記事では、プロジェクト管理における予測に必要なものについて説明しました。 また、プロジェクトの予測を開始する場合に役立つ予測のヒントもいくつか含まれています。

それでも、プロジェクトの予測は複雑なプロセスであり、多くの準備と熟考が必要であることを覚えておいてください。

タスクに余分な時間をスケジュールし、プロジェクトのパフォーマンスを追跡し、予測ツールを使用してより正確なデータを取得するようにしてください。

プロジェクト予測は多くの要因に依存するため、プロジェクトの良好な結果を保証することはできませんが、成功に一歩近づくことができます。

️ プロジェクト管理における予測は、プロジェクトの管理を維持できる便利なプロセスです。 プロジェクトの予測を改善するための貴重なヒントはありますか? [email protected] までご連絡ください。今後の記事で紹介されるチャンスがあります。 また、この記事が気に入った場合は、興味深いと思う他の誰かと共有してください。