プロジェクト コスト管理: 基本、手順、および主な目標

ビジネスが新しいプロジェクトに取り組むとき、仕事の成否はプロジェクト管理の取り組みの効率にかかっています。プロジェクト管理の取り組みで最も重要な要素は、プロジェクト管理コストの処理です。

さらに、不正確なプロジェクト コストの見積もりは、プロジェクトが予算を超えたり完全に失敗したりする主な理由の 1 つになる可能性があります。

プロジェクトを成功させるには、コストをより正確に管理、分析、予測し、悪い結果を防ぐ必要があります。

プロジェクトの予算内に収めるために、次のことを説明します。

• プロジェクトコスト管理の定義、
• プロジェクトのコスト管理の主な目標は、
• プロジェクト管理費の計算方法
• プロジェクト コスト管理の 4 つのステップ。

また、プロジェクトのコスト管理に関してよく寄せられる質問についても説明しますので、引き続きお付き合いください。

プロジェクトコスト管理とは？

プロジェクト コスト管理は、プロジェクト予算とその後のコストの見積もりと割り当て、およびプロジェクト コスト管理を含むプロセスです。

プロジェクト コスト管理により、プロジェクトの財務状況を明確に把握できます。 これは、プロジェクト マネージャーが将来の費用を予測し、それに応じて行動するのに役立ちます。

プロジェクト コスト管理の利点には、次のようなものがあります。

• 経費削減、
• 効率の向上、および
• 進捗追跡。

プロジェクトのコスト管理に関する重要な用語

プロジェクト コスト管理に関連するいくつかの重要な用語を理解しやすくするために、それらをより詳細に説明します。

このセクションでは、次の用語について説明します。

• プロジェクト費用、および
• プロジェクトの予算。

プロジェクト費用とは？

全体として、プロジェクト コストは、ビジネス トランザクションまたは作業プロジェクトを金銭的にカバーして完了するために必要な資金の合計です。

プロジェクトの費用には次のものが含まれます。

1. 直接費— 直接費は、プロジェクトに直接関与し、そのプロジェクトを完了するために必要なものです。
2. 間接費— プロジェクトの間接費は、プロジェクトの完了には直接つながらないが、そのプロジェクトに取り組む会社または個人にとって依然として重要な費用です。 そのため、それらは個々のプロジェクト コストの一部です。

直接費には次の費用が含まれます。

• プロジェクトに取り組んでいる専門家— つまり、会社の従業員、外注の請負業者、フリーランサーなどです。
• 機器— つまり、従業員、請負業者、またはフリーランサーがプロジェクトを完了するために使用するツールと機械。
• 材料— つまり、プロジェクトを完了するために必要な物理的な材料 (ツールや機械ではない)。
• プロジェクト管理タスク— つまり、特定の要件に従って、所定の時間までにプロジェクトを完了させることを目的としたすべてのタスク。
• エンジニアリング タスク(必要な場合) — つまり、プロジェクトを完了するために行われるすべての調査、設計作業、および機器の設置。
• 輸送(もしあれば) — つまり、カスタム料金、完成品を小売店に運ぶなど。

間接費には次の費用が含まれます。

• 運営諸経費— すなわち、オフィス賃料、光熱費、保険料、一般的な事務機器、資材。
• 目標年俸— つまり、間接費やその他の費用をまかなうために必要なお金に加えて、会社または個人が稼ぎたい純利益。

プロジェクトのコスト管理を円滑に行うためには、直接費と間接費を処理し、予算内に収めることが不可欠です。

プロジェクトの予算は？

プロジェクト予算は、特定の期間 (期限) 内にプロジェクトを実行するために計画され、割り当てられた合計金額です。

プロジェクト予算は、プロジェクトの初期コスト見積もりに基づいており、通常はプロジェクトのコスト管理の有効性に依存します。 主なプロジェクト予算管理手法は 4 つあります。

1. 増分— プロジェクト内のタスクの時間を追跡し、将来そのタスクを完了するために必要な実際の時間を把握します。
2. 活動ベース—理想的な収益を計算し、年間で取り組む必要があるプロジェクトの数と、その収益を達成するための価格を考慮し、そのプロジェクトのコストを計算して個々のプロジェクトの予算を決定します。
3. 価値提案— プロジェクトにもたらす価値に基づいて、アイテムを予算に追加します。 アイテム/タスク/専門家がプロジェクトにとって重要である場合、それらは計画予算に追加されます。
4. ゼロベース— この予算管理手法は、価値提案に似ています。 違い (および項目が予算に含まれる条件) は、項目が 1 つのプロジェクトだけでなく、新しいビジネス期間ごとに正当化され、有用であることが証明されなければならないことです。 新しいビジネス期間にとって重要なすべてのアイテムが予算に対して承認されます。

プロジェクト予算に関連するすべてのコストを管理する最善の方法について詳しくは、これらの予算コスト管理手法をご覧ください。

予算コスト管理手法

予算を確実に守る (そして可能な限りコストを削減する) ためには、次のことを行う必要があります。

• 時間を効率的に使用できるように従業員をトレーニングする— 適切な時間管理のヒントに従い、適切な時間管理スキルを向上させることで、チームの時間効率が向上し、ひいてはコストを節約できます。
• 最新のテクノロジーを利用する— プロジェクト管理ツールとは別に、従業員の作業を費用対効果の高い方法で自動化するのに役立つ他のビジネス ツールを導入してみてください。
• タスクを外部委託する— 社外から評判の良い専門家を雇って、仕事の一部 (ビジネス関連またはプロジェクト固有の仕事) を処理してもらうと、コストを削減できます。
• 間接費を削減する— 保険は交渉の余地のない間接費ですが、なくても仕事ができる (そして生活できる) 間接費がいくつかあります。 例としては、フリーランスの仕事のための市内中心部のスタイリッシュなオフィスや、ファッショナブルだが実用的ではないユーティリティが挙げられます。 予算を最大限に活用するために、できることをカットします。

プロジェクトにおけるコスト管理の重要性とリストされているコスト管理手法は、ほとんど一目瞭然です。設定されたプロジェクト予算を順守するためにコストを管理することを目指す場合、基本的に、設定された予算に基づいて決定を下すことになります。

プロジェクトのコストを管理することを目的としない場合、コストは制御不能になり、管理の誤りによりプロジェクト全体が崩壊する可能性があります。

プロジェクトのコスト管理の主な目標は何ですか?

適切なプロジェクト コスト管理の利点は、次のようなプロジェクト コスト管理の主な目標から生じます。

• プロジェクト開始時に設定した価値基準に基づいたプロジェクトデリバリーを中心に、
• すべての取引、支払い、およびプロジェクト関連の変更の監視と文書化、および
• 業務全体のコスト削減に努めます。

一般に、適切なプロジェクト コスト管理の主な目的は、プロジェクト マネージャーがプロジェクトを成功裏に完了できるようにすることですが、不要なプロジェクト費用を削減することも目的としています。 コストを追跡し、プロジェクトの予算内に収まる場合にのみ、プロジェクトは真の成功を収めることができます。

プロジェクト管理費の計算方法

主要な施設プロジェクトのプロジェクト管理費を決定する際、ノースウェスタン大学は次の原則に従いました。プロジェクトが大きくなるほど、プロジェクト自体の総コストと比較してプロジェクトの管理コストが低くなります。

プロジェクトの規模に応じてプロジェクト管理費をどのように計算したかを確認するには、以下の表をご覧ください。

プロジェクトがより高価で大規模になるにつれて、プロジェクト管理のコストは徐々に減少しています - 彼らが使用する段階的なプロジェクト管理料金システムによると.

彼らの料金は、プロジェクト自体の開始時に決定されたプロジェクト予算に基づいており、そのプロジェクトの期間中も同じままである必要があります。

基本的に、プロジェクト管理コストはプロジェクトの規模によって異なりますが、使用するプロジェクト管理ソフトウェアの価格にも依存するため、これも予算に含める必要があります。

プロジェクト コスト管理の 4 つのステップは何ですか?

プロジェクトのコストを可能な限り最適な方法で管理するには、次の 4 つの簡単な手順に従います。

• リソースを計画し、
• コストを見積もり、
• コスト予算を決定し、
• コストを管理します。

ステップ #1: リソースを計画する

リソース計画には、プロジェクトの範囲を確認し、将来のリソースを把握することが含まれます。これらのリソースは、プロジェクトを完了するために必要です。 プロジェクト スコープは、プロジェクトを完了するために実行する必要がある作業のすべての側面を決定するプロジェクトの概要です。

プロジェクトのリソースには、次のものを含めることができます。

• プロジェクトの実行に必要な人、
• 機器とツール、および
• 各タスクに必要な時間。

プロジェクトを成功裏に完了できるようにするものはすべて、リソースと見なされます。

包括的なリソース計画を作成するには、次を定義する必要があります。

• プロジェクトに必要な人数、
• どのような経験を積む必要があるか、
• 必要な機器の種類と、
• 各アクティビティの正確なタイムライン。

ただし、リソース計画にどのような努力を払っても、避けられない障害が発生する可能性は常にあります。 これが発生した場合、特定のリソースが使用できなくなる可能性を考慮する必要があります。

リソースの割り当てを追跡することも重要です。 リソースの割り当てを追跡することで、プロジェクト マネージャーは何をする必要があるかを明確に把握でき、タスクの委任が容易になります。

必要なすべてのリソースの完全なインベントリを取得したら、次のステップでわかるように、コストを見積もることができます。

ステップ #2: リソースのコストを見積もる

リソース計画の作成が完了したらすぐに、以前に割り当てたリソースのすべてのコストを見積もる必要があります。

各リソースのコストを決定し、可変要因を考慮することは、消耗品、ツール、およびプロジェクト全体の予算を含むすべての意思決定プロセスにとって不可欠です。

必要な価格情報をすべて収集すると、費用の見積もりが表示されます。

最も正確な数値を取得したことを確認するには、次のことができます。

• プロジェクトの時間と費用を追跡し、
• プロジェクトに関わる全員の活動を監視し、
• お金の動きをリアルタイムで確認できます。

コスト予算について詳しく知るために、3 番目のステップに進みましょう。

ステップ #3: コスト予算を決定する

コスト予算の決定は、プロジェクトのコスト管理の中核です。

簡単に言えば、コスト予算は、プロジェクトが達成しようとするすべてのタスクとマイルストーンに必要なすべてのコストの合計です。 コスト予算を把握することで、見積もりと比較した実際のコストを管理できます。

コスト予算の決定は、プロジェクトのスケジュールに大きく依存します。 また、タスクの期間とマイルストーンを認識することで、プロジェクトの締め切りを追跡しやすくなります。

コスト予算戦略を立てることで、プロジェクト マネージャーは将来のステージの予算をより正確に見積もったり、予算超過を防いだりすることもできます。

ステップ #4: コストを管理する

コストを管理するということは、プロジェクトの進行に合わせてすべてのコストを監視し、記録することを意味します。

このプロセスにより、材料やサービスの価格の変更など、特定の調整があった場合に適切なアクションを取ることができます。 コスト管理は、コストを削減し、プロジェクトの収益性を維持するのに役立つため、重要です。

可能な限り最良の方法でコストを管理するには、次のことを行う必要があります。

• プロジェクトがスコープ内にとどまるようにします。
• 利害関係者と協力し、
• スケジュールに従って時間を管理し、
• プロジェクト管理ソフトウェアを使用します。

プロジェクト コスト管理に関するよくある質問

プロジェクトのコスト管理についてまだ疑問がある場合は、よくある質問のいくつかを調べて、知っておく必要があるすべてのことを調べてみましょう。

• プロジェクト管理ソフトウェア、および
• プロジェクトのコスト見積もり。

プロジェクト管理ソフトウェアが必要ですか?

プロジェクト管理におけるより重要なプロジェクト コストの 1 つは、プロジェクト管理ソフトウェアです。プロジェクト管理に関するより重要な問題の 1 つは、プロジェクト管理ソフトウェアのコストに関するものです。

もちろん、プロジェクト管理ソフトウェアを使用する全体的な目的は、プロジェクト管理プロセスをスピードアップし、それをさらに向上させることです。

• 正確、
• 正確で、かつ
• 費用対効果が高い。

したがって、そのようなソフトウェアを使用することで、長期的には基本的にお金を節約できます。

プロジェクト計画に使用できるプロジェクト管理ツールは数多くありますが、使いやすく適切なプロジェクト管理ソフトウェアを見つけることで、プロジェクト追跡のプロセスを簡素化できます。

たとえば、Plaky などのプロジェクト管理ツールでは、次のことができます。

• チームメイトと協力し、
• すべてのタスクを 1 か所に保管し、
• プロジェクトの進捗状況を追跡します。

プロジェクト コスト管理ソフトウェアのコストをプロジェクト計画に含める必要がありますが、多数の機能をすべて無料で使用できる Plaky などの他のオプションがいくつかあります。

プロジェクトの原価見積とは何ですか?

プロジェクトのコスト見積もりは、次のことを予測するプロセスです。

• 費用、
• 数量、および
• プロジェクトを完了するために必要なすべてのリソースの価格。

ただし、見積もりはプロジェクトの完了前に行われる (予期しない費用や変更を考慮できない) ことを考慮すると、不確実なことが多く、プロジェクトの予算を設定し、コスト管理を処理するための出発点としてのみ機能します。

プロジェクトの費用を見積もるときは、次のことを確認してください。

• 正確に — コストを過大評価したり過小評価したりしないようにしてください。 達成しようとしているもの、リソース、および期間に関連して見積もりを作成します。
• 正確であること — コンサルタント、作業員、フリーランサーはプロジェクトの成功に不可欠ですが、プロジェクトの見積もりで最も重要な要素はプロジェクトに費やす時間です。 したがって、すべてのプロジェクトで時間を追跡することが重要です。 こうすることで、プロジェクトの種類ごとに正確な時間数を取得できるため、今後プロジェクトを完了するのに必要な時間を簡単に見積もることができます。
• プロジェクトの要件 (および制限) を理解する— プロジェクトを完了するために必要な時間、チーム メンバーの数、および金銭的リソースを過小評価しないように注意してください。

さまざまな専門家がさまざまな方法でプロジェクトの見積もりに取り組んでいるため、プロジェクトの管理に使用できるコストの見積もりの​​種類を見てみましょう。

プロジェクト管理におけるコスト見積もりの​​種類

プロジェクト管理におけるコスト見積もりには、いくつかの効果的なタイプがあります。

1. 専門家の判断— この見積もりは、見積もり担当者の以前の知識と経験に基づいているため、経験豊富な専門家に最適です。
2. 品質のコスト— この見積もりは、潜在的な失敗を管理し、プロジェクトの品質低下を防ぐために費やされた費用に基づいています。 損失を最小限に抑え、どこでお金を節約できるかを分析するのに役立ちます。
3. ベンダーの入札分析— この見積もりは主に公共プロジェクトの入札で使用されます。これは、独自の入札を行う前に、競合を分析して入札を推測する必要があるためです。
4. プロジェクト見積もりソフトウェアの使用— この見積もりは、専門のプロジェクト見積もりソフトウェアによって提供される数値に依存します。
5. 埋蔵量分析— この推定は、潜在的なプロジェクト リスクと、そのリスクに対応するために確保する必要がある埋蔵資源に対応するために使用されます。
6. 3 点推定— この推定には、最も可能性の高い推定 (A)、楽観的推定 (B)、および悲観的推定 (C) の平均推定が含まれます。 例: A = $60,000、B = $55,000、C = $80,000。 式 (B + 4A + C)/6 によると、見積もり例の 3 点見積もりは $62,000 です。
7. 類似の見積もり— この見積もりは、以前の同様のプロジェクトから編集されたデータに基づいています。 通常、新しいプロジェクトの初期段階で使用されます。
8. パラメトリック推定— この手法は、類似の推定手法と似ていますが、使用される履歴データがさまざまなプロジェクト変数間の関係に基づいている点が異なります。
9. ボトムアップ見積もり— この見積もりは、現在のプロジェクトを既に確立した作業パッケージと比較することによって計算されます。 その後、現在のプロジェクトの見積もりを作成します。

プロジェクトを見積もる最善の方法 — 例

プロジェクト コストの見積もりの​​例を通じて、プロジェクトを見積もる方法を示します。 この例では、次のことを考慮しています。

• プロジェクトに携わる専門家、
• 彼らの時給、
• 彼らが使用する材料だけでなく、
• 特定のタスクを完了するのに必要な時間。

プロジェクトを見積もりたい場合は、次のことを行う必要があります。

1. すべての専門家をリストし、
2. それぞれの時給をリストし、
3. すべての機器と材料を含む、必要なすべての物理的リソースをリストします。
4. プロジェクトを完了するのに必要な時間を見積もってください。
5. 最終価格を計算します。

これで、チーム メンバーが割り当てられたプロジェクト関連のタスクに合計 300 時間を費やすと見積もることができました。より具体的には、次のとおりです。

• Lisa Johnson (時給: $45) は、タスク 1 に 30 時間を費やします。
• John Bautista (時給: $45) はタスク 2 に 70 時間を費やします
• ケイティ・スターク (時給: $50) はタスク 3 に 50 時間を費やします
• Austin White (時給: $40) はタスク 4 に 120 時間を費やします
• Thomas Clark (時給: $50) は、タスク 5 に 30 時間を費やします。

推定合計 300 時間の計算式は次のとおりです。

時給×実働時間（1人あたり）

方程式は次のようになります。

$45 x 30 + $45 x 70 + $50 x 50 + $40 x 120 + $50 x 30 = $13,300

前述したように、従業員を含めることは別として、資材や機器のクリーン コストも考慮する必要があります。 材料に関しては、ユニット数だけでなく、ユニットあたりの価格も含める必要があります。

さらに、計画した予算と実際の費用を比較すると、これら 2 つの違いがわかります。

最後に、進捗状況を追跡すると、スケジュールを変更して特定のタスクにより多くの時間を割くことができ、計画された予算がいつ限界に達しようとしているかを追跡できます。

結論: プロジェクトを成功させるには、適切なプロジェクト コスト管理が不可欠です。

最終的には、見積もった時間、リソース、費用が予算を左右します。

一方、予算とプロジェクトの規模によって、プロジェクト管理のコストとプロジェクト管理ソフトウェアのコストが決まります。

すべてのことを考慮して、プロジェクト関連の決定は、見積もられたプロジェクト予算によって管理されるべきです。

プロジェクト全体のコストが予算を超えない場合、プロジェクトのコスト管理は成功したと結論付けることができます。

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