プロジェクト会計の究極のガイド: 定義、重要性、およびヒント

プロジェクト会計は、プロジェクト管理の非常に重要な側面です。 ビジネス オーナーやプロジェクト マネージャーに役立ちます。

• プラン、
• コントロール、および
• すべてのプロジェクトの財務面を評価します。

財務を追跡することは、プロジェクトの成功にとって非常に重要です。そのため、プロジェクト会計についてさらに学ぶことが必須です。

このブログ投稿では、すべてのプロジェクト マネージャーが知っておくべきプロジェクトの会計情報について説明します。

• プロジェクト会計とは、
• その利点は何ですか、
• プロジェクト会計フェーズ、
• プロジェクト会計を成功させるためのヒント
• 良いプロジェクト会計ソフトウェアを見つける方法.

プロジェクト会計とは？

プロジェクト会計は、プロジェクトの財務を追跡し、その情報を使用してそのプロジェクトを効果的に管理するプロセスです。 簡単に言えば、特定のプロジェクトの財務状況を追跡するために使用される特別な形式の会計です。

短いプロジェクトでも複数のフェーズがあり、かなり複雑になる可能性があります。 したがって、すべての変更とそれらに関連する費用を追跡することは困難な場合があります。 幸いなことに、プロジェクト アカウンティングは、物事をより整理しておくためにあります。

プロジェクト会計は、特定のプロジェクトに関連するすべてのコストを記録します。 これらの費用には以下が含まれます。

• 材料、
• 労働、および
• それから生じる可能性のある他のすべての費用。

会計から収集された情報は、プロジェクトが予算内に収まるようにするために使用されます。

さらに、将来のプロジェクトの費用を見積もる場合、プロジェクト会計は非常に価値があります。 ビジネス オーナーとプロジェクト マネージャーは、レポートを簡単に生成して予測を行い、関連する利害関係者に情報を提供することができます。

プロジェクト会計は、通常、次のもので構成されます。

• プロジェクトの会計システムの作成、
• 重要業績評価指標 (KPI) の指定、
• 各トランザクションを追跡し、
• 利用可能な材料や設備から費やされた時間まで、リソースに関する情報を管理し、
• コスト情報の定期的な更新、および
• 頂いた情報をもとに予想。

プロジェクト会計を使用するのは誰ですか?

プロジェクトの財務に関する洞察を持っている人なら誰でも、プロジェクト アカウンティングの恩恵を受けることができます。 プロジェクト会計の最も頻繁なユーザーは次のとおりです。

• プロジェクトマネージャー、
• 会計士、および
• 事業主。

このシステムは、コストと収益、予算、およびマイルストーンを追跡する必要があるあらゆるタイプのプロジェクトで役立ちます。 そのため、プロジェクト会計が不可欠な業界は次のとおりです。

• 工事、
• エンジニアリング、
• 製造、
• IT、および
• コンサルティング。

IT業界におけるプロジェクト会計の例は何ですか?

プロジェクト会計は、IT 業界で考えられるあらゆるプロジェクトに使用できます。

ある IT 企業が、新しいアプリのソフトウェア開発プロジェクトにプロジェクト会計を使用しているとします。

このプロジェクトのマネージャは、プロジェクト会計を使用して次のことを行います。

• プロジェクトの予算を追跡し、
• コストと収益を監視し、
• 開発者を雇う費用を記録し、
• ソフトウェアライセンスを購入し、
• オフィススペースを借りるだけでなく、
• 完成したアプリの販売による収入を監視します。

このプロセスを簡単にするために、プロジェクト マネージャーまたは経理担当者は、プロジェクト タイム トラッカーを使用して、プロジェクトの完了に必要なタスクのリストを作成できます。 次に、コストを各タスクに関連付けることができます。これにより、プロジェクト全体の明確な財務状況を把握できるようになります。

財務状況を明確に把握することで、プロジェクト マネージャーはプロジェクトを予算内に収めることができます。

さらに、アカウンティングによって、プロジェクト マネージャーが計画を財務的に調整する必要があるかどうかを判断し、プロジェクトを軌道に乗せることができます。 これには、予算の超過分を相殺するために収益を増やす方法を見つけることや、開発コストの削減について交渉することが含まれる可能性があります。

一般的なタイプの会計の区別

「プロジェクト アカウンティング」という用語に慣れてきたばかりの場合は、他の同様の用語と混同し始める可能性があります。 最も一般的なタイプの会計と、それらがプロジェクト会計とどのように異なるかを分析しましょう。

プロジェクト会計と通常の会計

プロジェクト会計は、通常の会計の特殊な形式です。

通常の会計は、ビジネスの全体的な財務事項に関連しています。 通常、ビジネス全体の収入と支出を追跡する必要があります。 対照的に、プロジェクト会計は、特定のプロジェクトの財務面に焦点を当てており、そのプロジェクトに関連するコストと収益を追跡する必要があります。

プロジェクト アカウンティングと通常のアカウンティングのもう 1 つの重要な違いは、詳細レベルです。 多くの場合、プロジェクト会計では、個々の材料や労働時間のコストを追跡するなど、非常に細かいレベルでコストを追跡する必要があります。

一方、通常の会計では、通常、部門または事業単位の全体的なコストを含む、より高いレベルで費用と収益を追跡する必要があります。

プロジェクト会計と管理会計

プロジェクト会計と管理会計の主な違いは、2 つの分野の焦点です。

プロジェクト会計は、特定のプロジェクトの財務面に焦点を当てており、そのプロジェクトに関連するコストと収益の追跡が含まれます。

それどころか、管理会計は、管理者がビジネスの運営について十分な情報に基づいた意思決定を行うために使用できる情報を提供することに重点を置いています。 これには通常、ビジネス ユニットや部門の全体的な業績の追跡など、より高いレベルでの財務データの分析が含まれます。

プロジェクト会計と原価会計

原価計算は、サプライチェーンのすべての費用を調べることによって、サービスまたは製品の製造プロセスに関連するコストを決定するタイプの会計です。 したがって、特定のプロジェクトに接続されているわけではありませんが、接続することはできます。

この定義に基づいて、プロジェクト会計は原価会計の一形態であると推測できます。 したがって、原価会計は、プロジェクト会計の範囲外の費用を含むより広い用語と見なすことができます。

プロジェクト会計の主な利点

プロジェクト アカウンティングは、プロジェクト マネージャーやビジネス オーナーがプロジェクトをより効果的に管理し、より適切な意思決定を行うのに役立つ貴重なツールです。 次のプロジェクトでプロジェクト会計を使用する必要がある主な理由は次のとおりです。

メリット #1: プロジェクト会計により、プロジェクトのコストを管理できます

会計とプロジェクト管理は密接に関係しています。 プロジェクトに取り組んでいる間、プロジェクト会計を使用して、進行中のプロジェクトの財務状況に関する正確で最新の情報を取得できます。

さらに、プロジェクト会計を使用して、すべてのフェーズでプロジェクトの進捗を調べることができます。 プロジェクト マネージャーは、得られた情報を使用して潜在的なコスト削減を特定し、外出先でプロジェクト予算を調整できます。

さらに、遅延の可能性と、それがプロジェクトの最終的な支出に与える影響は、完全なプロジェクト アカウンティングによって理解しやすくなり、管理しやすくなります。

利点 #2: プロジェクト会計は、潜在的な費用について通知し、将来のプロジェクトの準備に役立ちます

プロジェクト会計は、プロジェクトに関する情報に基づいた意思決定を行うために必要な財務情報をプロジェクト マネージャーに提供します。 次に、プロジェクト マネージャーは、さまざまなプロジェクト オプションの実現可能性を評価し、最善の行動方針を決定できます。

さらに、プロジェクト会計の利点は、プロジェクトが完了しても終わりではありません。 予測はすべてのビジネスの重要な側面であり、将来の費用だけでなく、将来の同様のプロジェクトの長さを予測するためにも重要です。 プロジェクト会計では、あるプロジェクトの財務データを将来の類似プロジェクトの参考にすることができます。

メリット #3: プロジェクト会計は、詳細なプロジェクト レポートの作成に役立ちます

プロジェクトの財務状況を明確に把握することで、プロジェクト マネージャーは簡単にレポートを作成し、その進捗状況を関係者に更新できます。

さらに、プロジェクトの会計データには、次のプロジェクトの最終報告書に含める必要がある重要な情報が含まれています。

• 投資家、
• 管理、および
• 利害関係者。

プロジェクト アカウンティングを使用すると、すべてのデータがすでに記録および追跡されているため、プロジェクトの最終レポートを非常に簡単に作成できます。

プロジェクト会計の4つの重要なフェーズ

プロジェクト会計プロセスが通過するフェーズの数は、プロジェクト マネージャーまたは会計部門によって異なります。 それでも、プロジェクト会計には、特定のプロジェクトの完全な財務概要を把握するために不可欠な 4 つのフェーズがあります。

• 計画と予算編成、
• 追跡と監視、
• 報告、および
• 閉鎖。

次の行で、各フェーズについて詳しく説明します。

フェーズ #1: 計画と予算編成

計画と予算編成のフェーズは、プロジェクトが始まる前に始まります。 このフェーズは、潜在的なコストを予測し、達成する必要があるマイルストーンを設定するため、プロジェクト アカウンティングを成功させるための重要なステップです。

計画と予算編成の段階では、プロジェクトが負担するすべてのコストを見積もります。これには次のものが含まれます。

• 労働、
• 時間、
• 装置、
• 交通手段、
• 材料、および
• オーバーヘッド。

さらに、プロジェクト マネージャーは、プロジェクトのスケジュールを立て、プロジェクトを成功させるために完了しなければならないすべてのタスクの概要を説明します。

フェーズ 2: 追跡と監視

プロジェクトが開始されると、プロジェクトの進捗状況と予算を綿密に監視する必要があります。

このフェーズでは、プロジェクト会計ソフトウェアを使用するか、プロジェクト会計士を雇うことが、プロジェクトの成功にとって非常に重要です。 これは、プロジェクト アカウンティングでは、実際の収益とコストを見積もり予算と定期的に比較するためです。 コストの状況を定期的に監視することで、プロジェクト マネージャーは調整を行ったり、予算の増額を遅滞なく要求したりできます。

Clockify などの優れたプロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、プロジェクトの進行状況を簡単に監視できます。 すべてのタスク、その期間、およびそれらに関連するすべてのコストを記録できます。

次に、プロジェクトとタスクの追跡時間と推定時間を比較することもできます。

たとえば、上のスクリーンショットでは、開発タスクの推定時間が追跡された時間よりも長かったことがわかります。

フェーズ 3: レポート

プロジェクト会計は、プロジェクトが通過しなければならないすべての小規模および主要な費用に従うため、プロジェクトレポートの作成をはるかに簡単にします。 プロジェクト マネージャーは、プロジェクト アカウンティングから収集したデータを使用してレポートを作成し、利害関係者や投資家に提示できます。

プロジェクト会計の優れた点は、プロジェクトの進行中に実行されることです。 したがって、プロジェクト マネージャーは、関係するすべての利害関係者を定期的に更新し、すべてのプロジェクト段階でレポートを提供できます。

フェーズ #4: クロージング

この最終段階では、プロジェクト マネージャーはプロジェクトの財務記録を完成させ、未払いのアカウントをすべて閉鎖します。

これには、プロジェクトの財務記録と組織の主要な会計システムとの照合、または必要な税務またはコンプライアンス フォームへの記入が含まれる場合があります。 プロジェクトが終了したら、将来の参照のためにプロジェクトの会計記録をアーカイブできます。

プロジェクト会計を成功させるための 4 つの重要なヒント

プロジェクト会計士を雇ったり、会計ソフトウェアに投資したりしても、プロジェクトの追跡を成功させるための基本をすべてカバーしていない限り、あまり役に立ちません。 プロジェクト アカウンティングのスキルやツールを最大限に活用するためのヒントをいくつかご紹介します。

ヒント #1: プロジェクトの予算を設定する

調査によると、組織の 30% 近くが、プロジェクトの成功に対する大きな課題として、不十分なリソース管理を挙げています。 リソース管理とは、時間、設備、人、資金などの利用可能なリソースを最も効果的な方法で使用することを指します。 プロジェクト マネージャーは、所有しているリソースで何ができるかを概説する予算を常に設定する必要があります。

最初から予想されるコストと収益を概説することで、プロジェクトの進行に合わせて実際の費用と収入を測定できる明確なベンチマークが得られます。 そうすれば、コストの変化を簡単に追跡できるだけでなく、プロジェクト アカウンティングを使用してプロジェクトの進捗を監視することもできます。

さらに、予期せぬ出費やプロジェクト計画の変更にも対応できるようになります。

次のような、予想されるすべての費用のリストを作成することから始めることができます。

• 材料、
• 労働、および
• 間接費。

予期せぬ事態に備えて、余裕を持たせることを忘れないでください。 予測されるコストと収益の全体像を把握したら、プロジェクト アカウンティングを最大限に活用できるようになります。

ヒント 2: コストを慎重に追跡する

進行中は、実際のコストと収益に注意を払うことを忘れないでください。 これらの指標を正確に追跡することで、潜在的な問題や改善すべき領域を特定し、必要に応じてプロジェクトを調整することができます。

プロジェクトのコストを追跡することで、予算内に収まる可能性も高くなります。 さらに、大きな問題になる前に、過剰な支出を見つけることができます。

すべての費用と収入、および従業員の勤務時間を常に詳細に記録しておく必要があります。 これらの費用には、領収書、請求書、および支出と収入を示すその他の文書が含まれる場合があります。 定期的に記録を更新し、元の予算と比較して、現状を確認してください。

ヒント 3: 財務報告書を定期的に作成する

定期的な財務報告は、すべてのプロジェクト マネージャーにとって不可欠です。 レポートには、プロジェクトの財務状況に関する詳細情報が含まれています。 投資家や経営陣などの利害関係者とのコミュニケーションに役立ちます。

優れた財務報告書を作成するための最初のステップは、領収書、請求書、および支出額と収益額を示すその他の文書など、関連するすべての財務データを収集することです。 次に、このデータを整理して、最も重要な情報をわかりやすい形式で提示する明確で簡潔なレポートにする必要があります。

成功するプロジェクト アカウンティング レポートには、次の情報が含まれている必要があります。

• まとめ、
• 主要業績評価指標、
• グラフやチャートでわかりやすく、
• データの解釈、
• 達成された目標、および
• 投影。

さらに、プロジェクトの財務に関するすべての関連情報を 1 か所にまとめることで、財務目標の達成に向けて順調に進んでいるかどうかを簡単に確認できます。 また、支出と収入が実際にどのように推移しているかを確認できます。 そのため、時間、お金、またはリソースを節約できる領域を特定するための準備が整います。 これにより、プロジェクトを合理化し、全体的な効率を高めることができます。

ヒント #4: 潜在的な問題を特定して修正する

プロジェクト会計を使用すると、プロジェクトの財務事項の全範囲を明確に把握できます。 しかし、財務を定期的に見直し、改善できることを変更する準備ができていなければ、あまり役に立ちません。

さらに、プロジェクトで潜在的な問題を発見した場合は、すぐに行動を起こすことが重要です。 これは、プロジェクトのスケジュールを微調整したり、プロジェクトの範囲を変更したり、物事を円滑に進めるための他の戦略を実装したりすることを意味する場合があります。

潜在的な問題に早期に対処することで、大きな後退を防ぎ、プロジェクトを順調に進めることができます。 さらに、このプロジェクトからの教訓は、将来の同様のプロジェクトに使用できます。 したがって、財務を注意深く監視し、修正できる問題を特定することは、プロジェクトの成功に大きな違いをもたらす可能性があります。

優れたプロジェクト会計ソフトウェアを見つける方法

プロジェクト会計がいかに重要であるかが理解できたと思います。 優れたプロジェクト会計ソフトウェアに投資すると、プロジェクト会計がはるかに簡単になり、長期的には間違いなく多くの時間を節約できます。

しかし、非常に多くの異なるソフトウェア オプションが利用可能であるため、どこから始めればよいかを判断するのは難しい場合があります。 そのため、時間をかけてオプションを調査し、各プログラムの機能と機能を比較することが重要です。 下調べをすることで、あなたのビジネスに最適なプロジェクト会計ソフトウェアを見つけることができます!

完璧な選択をするためのヒントをご紹介します。

ヒント #1: プロジェクト会計のニーズを特定する

ソフトウェアを探し始める前に、プロジェクト会計システムに必要なものについて考えてみてください。 ニーズに合わせて調整されたソフトウェアに集中することで、要件を満たさないシステムに時間とお金を費やすことを避けることができます。 では、プロジェクト会計システムから必要なものをどのように把握するのでしょうか?

次のような特定の要件のリストを作成することから始めることができます。

• 設計、開発、マーケティングなど、追跡する必要があるタスクの種類
• システムへのアクセスが必要なユーザーの数、および
• 時間の追跡、請求可能な時間、複数のプロジェクトを管理する機能、請求など、必要なその他の機能。

次に、オプションを絞り込み、特定のニーズに合わせて調整されたソフトウェアに集中できます。

ヒント 2: 機能の品質について調査する

会計士、プロジェクト マネージャー、およびビジネス オーナー向けのプロジェクト管理ソフトウェアに必要な機能を特定したら、その機能の品質を調べます。 幸いなことに、インターネットには、正しい選択をするための方法がたくさんあります。

人気のあるオプションを調べて、必要な機能を備えたオプションのリストを作成できます. 次に、これらの機能が実際にどのように機能するかを調べる必要があります。 レビューを読んだり、他の企業におすすめを聞いたり、無料試用版でソフトウェアが実際にどのように機能するかを確認したりすることもできます.

ヒント #3: インターフェイスを見てみましょう

プロジェクト会計ソフトウェアは、複雑なタスク向けに設計された高度なツールです。 しかし、だからと言って、世界的に有名な会計専門家でないと使えないというわけではありません!

したがって、ユーザーフレンドリーなインターフェースを備えたソフトウェアを探す必要があります。 優れた機能を備えた使いやすいプログラムを見つけるのに役立つレビュー、推奨事項、試用版があります。

ヒント 4: 価格を検討する

プロジェクト会計管理ソフトウェアは高価になる可能性があります。 したがって、お金に見合った価値を得ていることを確認する必要があります。 そのため、バランスの取れた機能を提供し、予算を超えないようにするプログラムを探す必要があります。

結論: プロジェクト会計は、プロジェクトを成功させるための不可欠なツールです。

プロジェクト アカウンティングの重要性は、プロジェクトの成否を左右します。 そのため、プロジェクト会計とは何か、そしてそれを最大限に活用する方法を理解することが重要です。

この記事では、プロジェクト アカウンティングとその多くの用途について詳しく学びました。

さらに、コストの管理や将来のプロジェクトの準備、プロジェクトの成功に不可欠なプロジェクト会計フェーズなど、提供されるすべての利点に精通しています。

さらに、プロジェクト会計ソフトウェアを使用して、コストの追跡プロセスをより簡単にすることができます。 この記事のヒントを使用して、市場で最適なオプションを見つける必要があります。 たとえば、ニーズに合った機能と価格設定の調査と分析に時間を割くことは、このプロセスで大いに役立ちます.

このブログ投稿が、プロジェクトを監視し、プロジェクト アカウンティングを最大限に活用するのに役立つことを願っています。

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