専門的なフィードバックの例とヒント

「フィードバック」という用語はビジネスで広く使用されており、顧客と従業員の両方に頻繁に求められ、提供されます。 これは、パフォーマンスや仕事の質を向上させ、社内の全体的な満足度を高めるための最も貴重なリソースの 1 つです。 フィードバックは組織の事業活動に関する事項に限定されません。 会社に対する個人の感情も含まれます。

組織環境では、フィードバックはチーム リーダーや他の専門家から発信され、求められることがあります。 それは、少数の個人グループの間で個人レベルで発生することもあれば、多数の利害関係者が関与するビジネス戦略の一環としてより大規模に発生することもあります。 実際、多くの組織は、組織の軌道を評価し、さまざまな側面を改善するために、定期的に多様な専門家にフィードバックを求め、提供しています。

あなたが同僚やチームリーダーにフィードバックを与えたり受け取ったりしたいと考えている専門家であっても、それをチーム全体やクライアントに適用したいと考えている企業であっても、以下は建設的なフィードバックを与えたり受け取ったりするのに役立つ 9 つのヒントです。ビジネスを改善します。

フィードバックの授受: 9 つの黄金律

次の 9 つのルールは、ジェーン・ロドリゲス・デル・トロンコ、ロサ・ロドリゲス・デル・トロンコ、ノエミ・ヴィコ・ガルシアによる洞察力に富んだ本『Smart Feedback』から抜粋されています。

1. 事実を説明する

フィードバックを提供するときは、個人的な評価を避け、客観的な情報の提供のみに重点を置いた方が、より建設的であり、よりよく受け入れられます。 したがって、事実を強調することが有益です。

たとえば、「あなたは仕事があまり丁寧ではありません」と言うよりも、「あなたの仕事にいくつかの間違いを見つけました」と言う方が効果的です。

事実と意見の違いは、後者は主観的になる可能性のある事実の解釈であるのに対し、前者は検証および実証できることです。

意見を表明すると、多くの場合、さらなる対立や抵抗が生じます。 逆に、検証可能な事実が提示されると現実に異議を唱えることが難しくなり、客観的なデータが受け入れられやすくなります。

2. 簡潔にする

あなたが人に与えるフィードバックは具体的でなければなりません。つまり、解釈の余地や、あなたが実際に言いたいこととは異なることを相手が理解する可能性を残すべきではありません。

確かに、私たちは自分の言葉に責任があるのですが、人々がそれをどう解釈するかには責任がありません。 ただし、私たちのメッセージができるだけ明確に理解されるように努力することはできます。

簡潔であることは、明確な理解を確実にするだけでなく、提供されたフィードバックの誤解や誇張を防ぐのにも役立ちます。

一般的な言葉で話したり、広すぎる形容詞を使用したりしないことが重要です。 たとえば、「人前で話すスキルを向上させる必要がある」と言うのではなく、「人前で話すときは、ステージ上を移動すること、はっきりと話すこと、相手とアイコンタクトを保つことに重点を置く」など、強化するための実行可能な領域を指定する方が効果的です。メモやスライドから読むのではなく、聴衆に伝えます。」

さらに、否定的なフィードバックを伝えるときは、個人を励まし、あまり肯定的でない点に対する受容性を高めるために、肯定的なメモから始めることが有益です。

さらに、否定的なフィードバックは、受信者に当惑や不快感を与えないように、プライベートな環境で配信するのが最適です。

3. 率直であること

確実に明確に理解するには、不必要な説明をせずにメッセージを直接伝えることが重要です。 簡潔にして、曖昧な言い方は避けてください。中央フィードバックの重要性と影響力が薄れてしまう可能性があります。

建設的な批判は2 つまたは 3 つまでの主要な側面に焦点を当て、選択性を示すように努めてください。 一度にあまりにも多くの情報を提示すると、受信者は圧倒され、フィードバックを効果的に処理する能力が妨げられる可能性があります。

他のディスカッションにフィードバックを組み込むのではなく、フィードバックを提供することだけに時間を割くことも有益です。 このアプローチにより、フィードバックに集中的に注意を向けることができ、その有効性が高まります。

4. 適時に行う

建設的な批判をするのが遅すぎて、相手が改善するために何もできなくなったり、行われたことの詳細や視点が忘れられたりした場合には、意味がありません。

フィードバックが議論したい問題に近いほど、より良いものになります。 理想的には、24 時間以内に実行すると、最大限の効果が得られます。これにより、その人はその経験を新鮮に頭の中に持ち、それに取り組む意欲が高まるからです。

さらに、第三者のことを代弁しない方がよいでしょう。 常に一人称で、自分自身が観察した行動について話すことが望ましいです。 そうしないと、あなたが陰で自分のことを話していると相手が不快に思うかもしれません。

5. 提案や質問を提供する

フィードバックは議論や課題に対してオープンなままにしておく必要があります。 フィードバックを提供した後、受信者に自分の視点を共有し、質問があれば質問するよう促すことが重要です。 彼らと対話することで、あなた自身の視点が進化するかもしれません。

さらに、フィードバックのプロセスでは、「私の評価に同意しますか?」など、内省を促す質問をすることが重要です。 または「この問題についてどう思いますか?」

さらに、フィードバックのステートメントや提案される解決策では、過度に断定的または絶対的なものを避けることをお勧めします。

6. オープンな態度を維持する

フィードバックを受け取ることに移りますが、重要なことは、自分のエゴを脇に置いて、自分とは異なる視点に耳を傾ける真の姿勢と、変化の可能性に対してオープンであることを持ってアプローチすることです。

この側面は、建設的な批判が結果を生み出すために極めて重要です。 フィードバックがどれほど効果的に伝達または理解されたとしても、受信者が変化を受け入れないか、現実を認めたがらない場合、進歩は困難になります。

これは、フィードバックが相互交換であり、与える側と受け取る側の両方の積極的な参加が必要であるという事実を強調しています。

7. 自信を身につける

建設的な批判を受けたときは、自分自身に思いやりを持ち、自分は完璧ではなく、間違いを犯す可能性があることを内面に受け入れることが非常に役立ちます。 私たちは建設的な批判、つまり個人攻撃ではなく建設的であることを目的としたコメントを受け入れる必要があります。

間違いは学習に等しい可能性があり、批判はあなたが何者であるかを定義しません。 それは、特定のタスクをどのように実行したかについての単なるコメントです。

たとえば、「クライアントからのこのメッセージについて私に伝えるのを忘れていました」と言われた場合、それを「あなたはとても忘れっぽい人だ」と解釈すべきではありません。

この原則は、ネガティブなフィードバックだけでなく、ポジティブなフィードバックにも当てはまります。 肯定的なフィードバックを受け取ったときに誇りを感じるのは自然なことですが、謙虚さを保つことが重要です。

基本的に、ネガティブなフィードバックでもポジティブなフィードバックでも、それを個人的に受け取らないことが重要です。 否定的なフィードバックは自分の価値を反映するものとして内面化すべきではありませんし、肯定的なフィードバックは他の人よりも優れていると感じるまでエゴを膨らませてはいけません。 代わりに、自分自身を明確に理解し、検証のために外部評価だけに頼らないことが重要です。

8. 感情をコントロールする

前の点と密接に関連していますが、建設的な批判をよりよく受け入れるのに役立つのは、自分の感情をコントロールする方法を学ぶことです。

否定的なフィードバックを受け取ったとき、不快感、悲しみ、落胆の感情を経験するのは自然なことです。 これらの感情を抑えようとするのではなく、感情を認め、その原因を理解し、それらを処理する時間を自分に与えることが重要です。 この内省の期間は、自分自身についての貴重な洞察を提供し、緊張を和らげるのに役立ちます。

建設的な批判に面と向かって直面した場合、役立つ戦略は、返答する前に、ゆっくりと深呼吸し、5 か 10 まで数える練習をすることです。 この短い沈黙により、落ち着いて思慮深い返答が可能になります。 一人になったら、自分の感情的な反応とその根本的な原因をさらに分析する機会を利用してください。

同様に、ポジティブなフィードバックも強い感情を呼び起こす可能性があります。 これらの感情を抑えたり、圧倒されたりせずに、同じマインドフルネスでこれらの感情に取り組むことは有益です。

感情を抑え込むのではなく、感情が思考や行動を支配しないように、バランスをとることが重要です。

9. 回復力を養う

困難に適応して克服する能力であるレジリエンスは個人によって異なりますが、育てることができ、建設的な批判を受けるときに非常に貴重です。

回復力のある人は、問題から潜在的な解決策に焦点を移す傾向があり、フィードバックからネガティブなものよりもポジティブなものを多く引き出します。 結局のところ、立ち直りには視点の転換が必要であり、自分自身を自分の現実を形作ることができる能動的な主体として見るのです。

逆境を人生の自然な部分として受け入れること、個人の限界を認識すること、必要なときに助けを求めること、フィードバックを個人的に受け取ることを控えること、そして積極的に傾聴するスキルを磨くことはすべて、回復力の構築に役立ちます。 これらの実践は、逆境に対して受動的ではなく積極的に対応することを促進します。