PBX を VoIP に移行するための究極のガイド

「私たちは、多くの技術的な問題を抱えながら、顧客からの電話に応答したり、基本的な問題を解決したりするのに何時間もかけて、ゆっくりと物事を進めたいと考えています。」

…用事はないと言いました。

顧客があなたのビジネスに信頼と資金を投入するとき、彼らはそれとは正反対のことを期待します。 そしてそれこそが、中小企業でも大企業でも同様に、偉大な企業がそれを実現しようと努めていることなのです。

しかし、これらの企業の今日の働き方は、オフィスでの仕事とリモートやハイブリッドのアプローチを組み合わせることが多く、ビジネスコミュニケーションの面で大きな課題となっています。

社内および顧客とのコミュニケーションを円滑に進め、問題を効率的に解決するにはどうすればよいでしょうか?

従来の PBX 電話システムではそれができません。 しかし、クラウドベースの PBXを使用すると、ビジネスや働き方のニーズに合わせて形を変えることができるため、限界はありません。

PBX を VoIP 電話システムに置き換えることを検討している場合は、このガイドが役立ちます。

企業が PBX システムを置き換える理由

構内交換機 ( PBX ) は、企業の内部電話ネットワーク上で動作します。 それは強力です。 外界との通話を処理し、カスタマイズされた挨拶や通話ルーティングなどの機能を提供します。

ただし、PBX のセットアップには重大な制限があります。 変化が速く、柔軟で現代的なビジネスになるほど、従来の PBX の障壁は大きくなります。

オンプレミスの電話システムが面倒になる原因は次のとおりです。

• セットアップコストが高い:サーバールームなどの機器、設置、スペースにかなりの費用がかかります。 PBX のセットアップには、ユーザーあたり約 1,000 ドルとハードウェアの費用がかかります。
• メンテナンスの課題:トラブルシューティングにはオンコールまたは社内の IT 専門家が必要です。 PBX システムの継続コストは、ユーザーごとに月額最大 100 ドルかかる場合があります。
• 拡張性、柔軟性、アップグレード オプションが限られている:新しいユーザーごとに新しい物理電話回線を追加する必要があり、新しい場所やオフィスを開設するのは、費用がかかる大規模な作業です。
• 物理インフラへの依存: PBX 電話システムに加えたい多くの変更には専門家の立ち会いが必要であり、ダウンタイムが発生する可能性もあります。
• 最新のビジネス ツールとの統合の欠如: CRM、ウェビナー ツール、またはチーム チャット アプリと統合したいですか? 不運だ。

もっと良い方法は？ ビジネス電話、電子メール、ビデオ、コラボレーションなどすべてを 1 か所であらゆるデバイス上で実行できるユニファイド コミュニケーションアプローチ。

VoIP電話サービスを選択するメリット

クラウドベースのルートを選択すると、ビジネスフォン システムに関する以下のすべてが改善されます。

スケーラビリティと柔軟性

ビジネスにおける電話回線のニーズは時間の経過とともに変化しますか? 新しい従業員のために新しい電話回線を追加する、休暇中にコールセンターのキャパシティを拡大し、休暇後に縮小する、または新しい一時的または恒久的な拠点やオフィスを開設することを考えてください。

クラウド PBX を使用すると、追加の物理インフラストラクチャ、新しい銅線、または現地のコンサルタントは必要ありません。 電話システム管理者ダッシュボードを微調整するだけで、数週間ではなく数時間で電話システムを拡張できます。

コスト削減

必要なハードウェアは、巨大なサーバー ルームやアナログ電話ではなく、インターネット ルーターとラップトップやスマートフォンなどのインターネットに接続されたデバイスだけであるため、ホスト型 PBX の初期費用は低額またはゼロです。 システムで IP 電話を使用すると便利ですが、これはオプションです。

さらに、安定した予測可能な月額サブスクリプションを支払うことになります。これはユーザーあたり月額 25 ドルという低額で、必要なメンテナンスは VoIP プロバイダーが処理します。 手間がかからず、コスト効率が高いです。

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高度な機能と統合

これまでは基本的な通話に満足していたかもしれませんが、VoIP では、ボイスメールから電子メールへの送信、自動応答、通話録音、高度な通話管理、ルーティングなどの通話機能がさらに強化されます。 ビデオ会議や SMS メッセージングなどの追加チャネルのボーナスもあります。

また、ヘルプデスク プラットフォーム、CRM ツール、コラボレーション プラットフォームなど、すでに使用している強力なツールとテレフォニーを統合することもできます。 顧客との会話を記録するために、あるツールから別のツールに移動するのではなく、すべてが自動的に行われます。

モビリティとリモートワーク

在宅勤務または定期的に出張する従業員はいますか? VoIP を使用すると、社内の誰でもインターネット接続があればどこからでも電話システムにアクセスできます。

これはソフトフォンのおかげです。ソフトフォンは、会社の電話番号から電話をかけたり受けたりできるモバイル アプリです。

こうすることで、摩擦が生じることなく、顧客との会話や社内でのコラボレーションを続けることができます。

信頼性と稼働時間

クラウドベースのテレフォニーは安全で信頼性が高くなります。 たとえば、Nextiva のネットワークは複数のキャリア グレードのデータ センターに依存しています。そのうちの 1 つに問題があったとしても、他のデータ センターが存在するため、電話システムは問題なくスムーズに動作し続けることができます。

通話暗号化、最高のセキュリティ標準、24 時間監視により、99.999% の稼働時間を保証します。 VoIP を使用すると、顧客とのコミュニケーションを欠かすことはありません。

究極の PBX 移行チェックリスト

PBX 交換計画を成功させるには、次の 4 つの段階があります。

• ステージ 1:移行前計画
• ステージ 2:技術的な準備
• ステージ 3:移行
• ステージ 4:移行後

PBX 電話システムからクラウドベースの Voice over IP システムにスムーズに移行するために各段階で必要なすべての手順をカバーしています。

ステージ 1. 移行前の電話システム計画

計画段階では、完了する必要のある 3 つの重要なタスクがあります。 会社の通信システムのアップグレードについては、すでに有利なスタートを切っているかもしれません。

電話システムに必要な要件をリストアップします

自分に合ったビジネスフォン サービスを選択するには、まず必要なもののリストを作成し、後でそれらの機能を提供するプロバイダーと照合できるようにします。

• 回線と内線の数:専用の電話回線を必要とする従業員は何人いますか? 部門とそれぞれの特定の電話内線番号はどうなるのでしょうか?
• 必須の通信機能:国内および国際通話の議事録、HD 電話通話、自動応答、通話ルーティング、ボイスメール機能、通話のスクリーニングと録音、通話の転送、カスタム保留音などを検討してください。
• ビジネス ツールの統合:新しい電話システムと統合するツールの種類と特定のプロバイダーをリストします。 たとえば、CRM 統合が必要な場合は、それが Salesforce、HubSpot、またはその他のものであるかどうかに注目してください。 ヘルプデスク、生産性向上、コラボレーション ツールにも同じアプローチを採用します。

予算と発生する費用を決定する

クラウド電話システムへの移行、つまりセットアップ自体には大きな費用はかかりません。 技術者に何時間も費やす必要はありません。 ほとんどのプロバイダーでは、ベンダーがアカウントの詳細を提供し、既存の番号を移植するか、新しい番号を作成するだけで済みます。

これらをまだお持ちでない場合は、 VoIP コストに追加される可能性のあるものとして、高品質のブロードバンド接続、イーサネット ポート、アダプター、および IP 電話 (必要な場合) が挙げられます。

この時点で、PBX 電話システムに対して継続的に支払っている金額 (おそらくユーザーあたり毎月 100 ドル程度) に加えて、定期的なメンテナンスや、時間の経過とともに交換する必要があるハードウェアの金額を時間をかけて確認してください。

ほとんどの VoIP サービス プロバイダーがユーザーごとに月額で請求する料金 (通常、豊富な機能セットの場合は 30 ドルから 50 ドルの範囲) と比較してください。

この情報を使用して、初期費用と必要な毎月の予算を見積もります。

理想的なサービスプロバイダーを調査して選択してください

リサーチを行って、ニーズと予算に合ったプロバイダーを見つけてください。

市場で最適なオプションは、GetVoIP、G2、Trustpilot などのレビュー サイトです。 各プロバイダーの Web サイトを分析し、次の点に注意してください。

• 提供される機能:必須の機能とオプションのアドオンを含む
• 価格:必要な機能、選択した支払い頻度、ユーザー数に基づいて価格がどのように変化するか
• 既存の電話番号:現在の番号を継続的に使用できるように移植するかどうか
• SLA:プロバイダーのサービス レベル アグリーメントと平均稼働時間

最後に、自分と似たような顧客 (同じ業界、同様の規模、同じようなニーズを持つ顧客) からのレビューを分析して、VoIP プロバイダーの選択を絞り込みます。

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ステージ 2: ネットワークと環境の準備

技術的な準備段階で重要なことは次のとおりです。

ネットワーク評価を実施する

VoIP 電話システムは、インターネット接続がなければ機能しません。 そして、どんな種類のものでも構いません。電話回線、アップロード、ダウンロードごとに少なくとも 100 kbps の高速ブロードバンド接続が必要です。

ほとんどの質の高いインターネット サービス プロバイダーにとってこれは簡単なはずですが、現在必要な電話回線の数と、将来増加する可能性のある電話回線の数について、時間をかけて通信プロバイダーに確認してください。

また、ルーターを通過するネットワーク トラフィックを優先する方法であるサービス品質(QoS) を必ず実装してください。 VoIP はネットワークの輻輳やジッターの影響を受け、エコー、遅延、通話の切断が発生する可能性があります。

音声トラフィックを優先する設定が必要になります。 知っておくべきことは次のとおりです。

関連するセキュリティ対策を講じる

顧客との通話でも、同僚との通話でも、すべての通話は暗号化する必要があります。 そうしないと、ビジネスがデータ侵害、フィッシング、スパム、マルウェアにさらされ、顧客の信頼が低下する可能性があります。

主要なVoIP セキュリティ対策には、SOC 2 準拠 (プライバシー、セキュリティ、可用性、データ整合性)、PCI 準拠 (カード支払い)、ISO/IEC 20071 (セキュリティ脅威) が含まれます。

また、すべての通話を傍受から保護する、トランスポート層セキュリティやセキュア リアルタイム トランスポート プロトコルなどの標準による通話暗号化も必要です。

また、患者情報などの特に機密性の高いデータを扱う場合は、選択したプロバイダーが HIPAA に準拠していることを確認してください。

使用するすべての統合をテストする

計画段階で、VoIP サービスを統合するツールを特定しました。 今度は、これらの統合をテストします。

たとえば、電話サービスを HubSpot などの CRM と統合する場合、VoIP プロバイダーからの情報がシームレスに HubSpot に送信されるか、またはその逆かどうかをテストします。 そうでない場合は、プロバイダーに相談して修正方法を調べ、それが長期的に問題になる可能性があるかどうかを調査してください。

今後何年にもわたってプロバイダーに頼れるよう、すべてがスムーズに実行されていることを確認したいと考えています。

ステージ 3. 電話システムのセットアップ

移行段階は技術的には To-Do リストの外にあります。これらの手順はサービス プロバイダーが処理します。

それでも、今後何が起こるかを知ることは価値があります。 これらの主要なプロセスは、PBX 交換プロセスのこの段階で行われます。

すべての PBX 設定、ボイスメール、およびすべての関連データをバックアップします。

新しい通信システムを最初から始める必要はありません。

電話番号、メモ、ボイスメール、設定がすでに存在していたのに、それがなくなっていることに気づくことほど悪いことはありません。

このシナリオでは作業が遅くなり、顧客はサポートを長く待たされることになり、関係者全員がイライラすることになります。

後で推測しないように、既存の PBX 構成を可能な限り文書化してください。 そのため、信頼できるプロバイダーであれば、以前の PBX セットアップを中断したところから正確に起動して実行できることが保証されます。

既存の電話番号を新しい電話サービスに移植します

番号ポーティングとは、以前の通信事業者とサービスプロバイダーの間で既存の電話番号を新しい通信事業者に移行するプロセスです。

あなたにとって、それは移植しようとしている番号を所有していることを証明する必要があることを意味します。 その後、プロバイダーの移植専門家が通信事業者と協力して、すべてが正しく移行されることを確認します。

プロバイダーに相談して、既存の番号が移植された後にテストして、それらが機能し、問題なく動作することを確認します。顧客が連絡する際に行き詰まりにならないようにしたいのです。

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ニーズとワークフローに合わせてシステム構成をセットアップします

電話システムがどのように設定されているか、そしてそれが必要な機能と一致しているかどうかを再確認してください。

これには次のものが含まれます。

• 各場所または部門の内線番号付けスキーム。
• 主要な地理的位置における地元以外の顧客向けのフリーダイヤル番号。
• 営業時間、メニュー、内線番号、または部門に基づいた高度なコール ルーティングとコール フロー。
• ボイスメールの受信ボックス(挨拶、転送、ボイスメールから電子メールへの送信、ボイスメールからテキストへの送信など)。
• 保留中、キューにいる、または転送中の発信者向けのカスタム音楽。

これにより、新しい電話システムを導入したその日から、問題や顧客の不満を招くことなくスムーズにスタートできるようになります。

従業員を訓練し、権限を与える

最良のビジネス ツールは、実際に定期的に使用するツールです。

そのため、すべての従業員が新しい電話システムに慣れており、快適に使用できるようにする必要があります。

これを確実に行うには 2 つの重要な方法があります。

• 新しい携帯電話やアプリの重要な特徴や機能に焦点を当てたトレーニング セッションを実施します。 従業員がシステムの機能を理解すれば、システムを最大限に活用して効率的に作業できるようになります。
• 今後の参考のために、リソース、ガイド、チュートリアルのナレッジ ベースにアクセスできるようにします。 これについてはプロバイダーに頼ってください。たとえば、 Nextiva のサポート センターには、さまざまな機能、デバイス、目標に関するビデオやガイドが満載です。

ステージ 4: 移行後の VoIP 電話システムの起動

PBX の移行が完了したら、最後に行うべき作業は次のとおりです。

通話管理機能を徹底的にテストする

新しい電話サービスに関して重要なことはすべて徹底的にテストしてください。

これには次のものが含まれます。

• 同時電話をかけることで、混雑時でもクリアで高品質な音声を確保します
• さまざまなタイミングでさまざまな内線番号や電話番号に電話をかけて、コール フローが期待どおりに実行されることを確認する
• ビジネスツールの統合が双方向で機能することを確認する
• ボイスメールの受信トレイと転送が機能することを確認するためにテスト ボイスメールを残す
• 通話のルーティングをテストして、正しく機能していることを確認する

システムのパフォーマンスを監視し、必要に応じて最適化する

速度テストなどのパフォーマンス テストを定期的に実行して、高品質の音声通話に最適な条件を作成します。 ネットワークの問題、予想よりも低い帯域幅、または理想的ではないネットワーク設定は、カスタマー エクスペリエンスに影響を与える可能性があります。

Nextiva Speed Test を使用すると、次のことを調べることができます。

• レイテンシ
• ダウンロードとアップロードの速度
• パケットロス
• ジッター

各電話回線で少なくとも 100 kbps 未満、パケット損失が 0% を超える、ping が 70 ミリ秒を超える、またはジッターが 70 ミリ秒を超える場合は、インターネット サービス プロバイダーに連絡する価値があります。 QoS 設定を見直すことも効果的です

従業員から新しいシステムに関するフィードバックを収集する

新しいシステムとその経験に関する従業員からのフィードバックを積極的に求めます。

次のような質問を含むアンケートを送信します。

• これまでにどの機能を使用しましたか?
• 毎日どの機能を使用しますか?
• 新しい電話システムに関して何か問題や課題を経験しましたか?
  • 解決できた場合、自分で、またはプロバイダーのサポート チームの助けを借りて解決できましたか?
• 移行前に不足している電話システム機能はありますか?
• あなたは定期的にコミュニケーションを効率的かつスムーズに行うことができますか?

これらの回答を使用して改善の可能性を開発し、さらに時間が経過した後に将来のアンケートを生成します。

プロバイダーから全従業員への継続的なサポートを確保する

ビジネス VoIP プロバイダーは、サービスの問題で個々の従業員が苦労していることを心配する必要がないように、十分なサポートを提供する必要があります。

トレーニング中および継続的に、サポートを得る最善の方法とサポートに期待される基準をチームに明確に伝えてください。

最高のプロバイダーは、セットアップ中やオンボーディング中だけでなく、ユーザーが常にサービスに満足していることを確認します。カスタマー サポートにはそれが反映されているはずです。

Nextiva の顧客サポートへのアプローチは「素晴らしいサービス」と呼ばれており、当社の技術が確実に機能することを保証します。 ただし、ご連絡が必要な場合は、すべて対応させていただきます。

継続的な優れたサービスにより、お客様は何度も勝利を収めることができます。

PBX から VoIP への移行チェックリスト

ステージ 1. PBX 移行計画

• 電話システムに必要なものをすべてリストアップします
• 予算と発生する費用を決定する
• 理想的なサービスプロバイダーを調査して選択してください

ステージ 2. ネットワークと環境の準備

• ネットワーク評価を実施する
• 関連するセキュリティ対策を講じる
• 使用するすべての統合をテストする

ステージ 3. 電話システムのセットアップ

• すべての PBX 設定、ボイスメール、およびすべての関連データをバックアップします。
• 既存の電話番号を新しい電話サービスに移植する
• ニーズやワークフローに合わせてシステム構成をセットアップします
• チームメンバーを訓練し、権限を与える

ステージ 4. VoIP 電話システムの開始

• すべての通話管理機能を徹底的にテストする
• システムのパフォーマンスを監視し、必要に応じて最適化する
• 従業員から新しいシステムに関するフィードバックを収集する
• プロバイダーからの継続的なサポートを確保する

Nextiva で通信の移行が簡単に

賢明で野心的な企業は、古い PBX システムを使用できる時間がなくなってきていることを認識しています。 彼らは、ニーズに合わせて成長し適応する、最新の柔軟な電話サービスを切望しています。

シェルビー アメリカンが PBX 電話システムをクラウドに移行したときの例を考えてみましょう。 彼らは、顧客エクスペリエンスを向上させ、チームのコミュニケーションを強化し、一般的な管理機能を簡素化したいと考えていました。

同社の PBX 移行は迅速かつシームレスで、顧客の需要が高まる中でも、事業を継続するために大きく依存していた通話はスムーズに行われ続けました。

それが重要です。PBX システムの置き換えをあらゆる段階からサポートしてくれるプロバイダーを選択することです。

Nextiva のビジネスフォン サービスを選択すると、それが得られます。 PBX での苦労を過去のものにし、現在および将来においてよりスマートにコミュニケーションできるようになります。