給与計算サービスのメリット トップ 5
公開: 2023-01-10あなたのビジネスに給与計算サービスプロバイダーを雇うべきかどうか、またその理由を見つけてください。
新しい従業員の雇用は、あらゆるビジネスにとってエキサイティングなマイルストーンになる可能性があります。 それはあなたの会社が成長していることを意味しますが、同時に給与計算をしなければならないことも意味します。 従業員が数人であろうとチーム全体であろうと、給与を把握しておくには時間がかかり、すでに忙しい仕事のスケジュールがさらに複雑になる可能性があります。
給与計算を間違えると、コストがかかる場合もあります。 総賃金を間違えると、企業は FICA 税をより多く支払うことになる可能性があります。 給与計算に誤りがあると、IRS に違約金を支払わなければならない場合もあります。 IRS は、2021 年だけで約 70 億ドルの罰金を徴収しました[ 1 ] 。 これらの罰則のすべてが給与計算に関係しているわけではありませんが、IRS は、雇用主の約 3 分の 1 が毎年給与計算の間違いを犯していると推定しています。
給与計算サービスを雇うことは、ビジネスの解決策になる可能性があります。 給与計算プロバイダーがあなたのビジネスに何をもたらすことができるのか、そしてそれを雇うことの利点は何なのか疑問に思っているなら、この記事はあなたのためのものです.
給与計算サービスとは？
給与計算サービスプロバイダーは、他のビジネスのために給与計算、給与税、年末税などを処理するビジネスです。 多くの雇用主は、給与計算プロバイダーを使用して事業運営を合理化し、従業員と税金が正確かつ期限内に支払われるようにします。
給与計算サービスが提供するサービスは、利用可能なプロバイダーと価格レベルによって異なります。 給与計算サービスが提供する一般的なサービスの一部を次に示します。
給与処理:給与サービスは、従業員の総給与、課税所得、正味給与を計算し、小切手を切るか、給与を銀行口座に入金します。
源泉徴収:給与計算サービスは、すべての従業員の課税対象所得が正しいことを保証し、所得税と FICA 税を源泉徴収します。 一部のサービスは、エラーのない保証を提供し、間違いに起因する罰金を支払う場合があります.
賃金の差し押さえ:従業員が賃金の差し押さえを要求する裁判所命令を持っている場合、給与計算プロバイダーがこれを処理できます。
新規雇用レポート:連邦政府は、雇用日から 20 日以内の雇用または再雇用に関する情報を要求しています。これは、給与計算サービスが行うことができるものです。
PTO 管理:多くの給与計算プロバイダーは、従業員の出勤を追跡する人事機能をソフトウェアに組み込んでいます。 これらのシステムでは、従業員が休暇を申請し、マネージャが承認することができます。
給与レポート:多くの給与サービスは、クライアントに詳細なレポートまたはレポート機能を提供し、ビジネス リーダーが給与の詳細をより深く掘り下げることができるようにします。
統合:ほとんどの給与計算システムは、会計ソフトウェアなど、使用している他のシステムに接続しているため、それらの間でデータが自由にやり取りされ、正確で最新の財務報告と洞察が得られます。
セルフサービス:ほとんどの給与計算サービスは、管理者がレポートを表示できるオンライン ポータルを提供し、従業員が給与明細を表示したり、自分で情報を更新したりできます。
最新の給与計算サービスはクラウドで動作し、あなたやあなたの従業員がソフトウェアをダウンロードしてインストールする必要はありません。つまり、あなたは給与計算を実行でき、従業員はどこからでもどのデバイスからでも詳細を表示および更新できます。
給与計算サービスは必要ですか？
チームに余裕のある会計士または簿記係がすでにいる場合、または財務スキルと時間がある場合、答えはノーかもしれません。 ただし、決定する前に、このタスクに十分な時間を追加していることを確認してください。 Bloomberg によると、これは多くの企業が誤解していることであり、雇用主の 80% が自分の給与計算を処理するのに最も適していると考えているにもかかわらず、65% はそれを外部委託したいと述べています[ 2 ] 。
これが、多くの企業が最初の従業員を採用した時点から給与計算をアウトソーシングすることを選択する理由です。 彼らは、不正確な給与や税金について心配する必要はありません。 給与計算サービスを利用することが適切かどうかを判断するときは、次の質問を自問してください。
従業員の給与を正確に計算しますか?
給与税の計算と支払いを自分で行う必要がないので、もっと簡単にしたいですか?
新規雇用の事務処理規則に準拠したいですか?
給与計算に間違いがないようにしたいですか？
はい、これはすべて自分で行うことができますが、自分が何に夢中になっているのかを確認してください. 会計士を雇うこともできますが、それには費用がかかります。 決定する前に、給与計算をアウトソーシングする利点をいくつか見てみましょう。
給与計算をアウトソーシングするメリット
給与計算を社内で処理することにはいくつかの利点がありますが、ビジネス リーダーの半数以上が給与計算をアウトソーシングすることを選択する多くの理由があります[ 3 ] 。 なぜ給与計算サービスを使用する必要があるのか まだ疑問に思っている場合は、給与計算サービスを使用する主な利点を次に示します。
時間の節約
給与計算の処理は簡単ではなく、毎日行っている人でも時間がかかります。 ビジネスが連邦および州の規制に準拠していることを確認しながら、福利厚生の控除、差し押さえ、新規雇用、解雇、および有給休暇を追跡することは、ほとんどの人が楽しいと感じないジャグリング行為です.
また、あなたやあなたのチームの誰かが給与計算を毎日行うわけではない場合、専門家が正確に給与計算を完了するよりも時間がかかります。 また、チームが給与計算に取り組んでいる間、効率的に完了するためにまだ必要な他のタスクのバランスを取らなければならない可能性が高くなります。
給与計算を給与計算サービスにアウトソーシングするということは、誰もが自分の得意なことをやっているということです。 チームはビジネスを構築するタスクに集中でき、雇った給与計算の専門家は給与計算を迅速かつ正確に完了できます。 また、給与計算は 1 回限りのものではないことを覚えておくと役立ちます。 タスクを引き受けたら、支払い期間ごとに決済する必要があります。
最小限の責任
毎年、あらゆる規模の企業が、提出の遅れや不正確な提出のために、IRS に多額の罰金を支払わなければなりません。 不正確な給与計算は、従業員を喜ばせず、税金を間違って申告する可能性があります。 これはペナルティにつながる可能性があり、最悪の場合は監査につながる可能性があります。
雇用主は、連邦、州、および地方の所得税、FICA 税、および連邦および州の失業税を支払わなければなりません。 給与計算の申告書も毎月、四半期ごと、毎年提出し、毎年源泉徴収する必要があります。 これは追跡しなければならないことが多く、従業員が複数の州から来ている場合、給与計算はさらに複雑になります。 IRS と州政府も、年ごとに規則を変更することが知られています。
毎日これを行う専門家に任せることができるのに、ペナルティを冒してすべての規則と規制を自分で追跡する必要はありません。 給与計算サービスは、詳細、罰則、または監査について心配することなく、給与計算が正確であることを保証できます。 一部のプロバイダーは、正確性を保証し、給与計算を間違えた場合にペナルティを支払います.
コスト削減
中小企業の場合、給与計算のアウトソーシングによってコストを削減できます。 大規模で確立された企業は、独自の給与計算部門を持つ余裕があります。または、給与計算は、すでに持っている会計士のチームが処理できるものかもしれません。 しかし、ビジネスのリソースが限られている場合、会計士や簿記係を 1 人でも雇うだけでは予算に収まらない場合があります。
一部の中小企業の経営者は、給与計算を自分で行うことでお金を節約できると考えています。 もしあなたがその一人なら、実際に貯金しているかどうかを判断する簡単な方法があります。 チームが毎年給与計算に費やす時間を見積もります。 次に、この 1 つのタスクを完了するために支払われる金額を計算します。 そのために給与計算ソフトウェアを購入する必要がある場合は、その費用も追加します。 次に、このコストを給与計算サービスが請求する金額と比較します。
ほとんどの場合、お金を節約できます。 その計算に含まれていないことの 1 つは、自分で給与計算を実行する他の重要なタスクの遅延がビジネスにどれだけの損失をもたらすかということです。
プロの専門家へのアクセス
給与計算をアウトソーシングするということは、それを処理する専門家がいることを意味します。 これらの専門家は、クライアントの給与と税金の計算が正しいことを確認するために、政府の規制を最新の状態に保つために多くの時間を費やしています。
同じことを自分自身またはチーム メンバーに任せることができますが、彼らはそれを行うのにどれくらいの時間が必要でしょうか? 彼らはエッジケースについて知っていますか? 誰かがどんな仕事でもすべての内外に慣れ、何かがうまくいかないときにそれを学ぶには時間がかかります。 年末まで発見されない間違いを犯した場合はどうなりますか?
テクノロジーとスケーラビリティの向上
紙を使って手動で給与計算を行い、従業員への支払いを小切手のみで行う場合を除き、給与計算ソフトウェアが必要になります。 これは、多額の先行投資と、アップグレードのための定期的な支払い、またはビジネスで使用するだけでなく、構成および管理する必要があるソフトウェアの毎月のサブスクリプションを意味します。
多くの中小企業は、高価なソフトウェアを購入したり、それを管理するための技術的な専門知識を持つスタッフを配置したりすることができません。 給与計算サービスでは、パッケージの一部としてビジネスの成長に合わせて拡張できる最新の給与計算ソフトウェアを入手できます。 問題がある場合や変更が必要な場合は、給与計算の専門家がお手伝いします。
給与計算サービスについて詳しくはこちら
給与計算のアウトソーシングがビジネスに役立つと判断した場合、それはあなただけではありません。 これは、ビジネスに不可欠な非コア機能です。 これは、アウトソーシングの優れた候補となり、半数以上の企業がアウトソーシングを行っている理由です[ 3 ] 。 適切なサービスを見つけるには、給与計算サービス プロバイダーのディレクトリをご覧ください。予算とニーズに合わせて選択肢を絞り込むことができます。 詳細については、Capterra の給与計算サービス会社採用ガイドをご覧ください。
給与計算サービスやその他のビジネス タスクのアウトソーシングについて詳しく知りたい場合は、適切な会計士の選び方をご覧ください。