「会議は悪い組織の兆候です。 会議が少なければ少ないほどよい。」 –ピーター・ドラッカー

彼らを愛していても嫌いでも、会議は私たちが仕事と呼ぶものの大部分を占めています。 それが、私たちがアイデアについて話し合い、最新情報を共有し、プロジェクトについてブレインストーミングし、物事を成し遂げる方法です。 しかし、多くのビジネスリーダーは、会議は必要悪であると考えており、その理由は簡単に理解できます。私たちは頻繁に会議を行います。

残念ながら、「全員を1つの部屋に集めよう」という本能を克服することは、経験豊富なリーダーや新しいマネージャーにとっても同様に難しい場合があります。 結果？ 従業員のフロー時間はほとんどまたはまったくなく、プロジェクトは常に延期されているように見え、チームの生産性が低下します。

数字は嘘をつかない！

平均的な従業員は毎月62回の会議に出席し、勤務時間の5分の1をせいぜい非生産的な会議に費やしています。 企業のはしごを上に行くほど、状況は悪化します。中間管理職と上級管理職は、時間の35〜50％を会議に費やします。 生産性のエンジンではなく、2回に1回のビジネス会議は時間の無駄と見なされます。 2019年には、不十分に組織された会議は米国企業に3,990億ドルの費用をかけました。

明確にするために、すべてのビジネス会議を取り除くことはできません。多くの場合、彼らは私たちが協力し、集団行動を起こし、物事を成し遂げるのに役立ちます。より良い会議とより多くの達成を得る。 さらに、Facebook、Asana、Oktaなどの多様な企業で見られるような会議のない日などの対策を実施することで、非生産的な会議を削減し、従業員が実際に行う必要のある作業に集中できるようになります。

不会の日とは何ですか？

ミーティングのない日は、集中的な仕事の日です。 基本的には毎週1日で会議がないため、あなた（およびあなたのチーム）は物事を成し遂げることに集中できます。 曜日はいつでもかまいません。水曜日を選ぶ企業もあれば、会議のない日には木曜日を好む企業もあります。 とにかく、すべての従業員は、絶対に必要な場合を除いて、会議のない日に会議をスケジュールしないことを知っています。そのため、誰もが最高の仕事をするための中断のない時間を得ることができます。

ミーティングなしの日の利点

• 従業員が中断することなく集中力を維持できるようにします
• 「流れの状態」を達成する方が簡単なので、生産性が向上します
• マネージャーを含むすべての人が「実行者」になることを可能にします
• 会議への従業員の関与を高める

従業員が中断することなく集中力を維持できるようにします

非生産的な会議は明らかに時間の無駄ですが、各会議はまた、従業員の仕事の「流れ」を妨げ、追加の労働時間を浪費します。 非常に生産的な30分の会議であっても、人々が溝に戻るにはさらに23分（平均）かかります。 毎日数回のそのような会議があり、あなたがそれを知る前に、就業日の半分が過ぎました！ 会議がないため、チームは中断のない作業ゾーンを楽しむことができます。これは、深層作業や、押しのけられ続ける大規模なプロジェクトに最適です。

「流れの状態」を達成する方が簡単なので、生産性が向上します

人々が気を散らすことなく好きなことをするとき、彼らは恒星の出力につながる「流れの状態」に入ります。 会議が仕事を中断することなく、従業員はタスクリストからより多くのタスクをチェックして生産性を高めることができます。 または、会議のない日に、より複雑で時間のかかるタスクを実行し、残りの週はより小さく、より管理しやすいタスクに取り組むことができます。

マネージャーを含むすべての人が「実行者」になることを可能にします

ほとんどのマネージャーは、スケジュール主導の日数に慣れており、勤務時間の約35％を会議にひざまずいて過ごしています。 ビジネス全体で会議のない日を実施することで、マネージャーを含むすべての人が集中的な仕事をする機会が増え、「実行者」になることができます。

会議への従業員の関与を高める

会議が多すぎると、生産性だけでなくエンゲージメントも失われます。 従業員の73％近くが会議で他の仕事をすることを認めており、39％が会議中に眠りに落ちたと言っています。 1日の方程式から会議を削除すると、すべての従業員のスケジュールが同期されているため、実際にはその週の残りの時間に会議をスケジュールするのが簡単になります。 さらに、従業員のストレスが軽減され、これらの会議への準備が整うため、従業員のエンゲージメントが向上します。 テキサス州オースティンにあるモバイル設計開発エージェンシーであるJackrabbitMobileのパートナーであるJonathanRosenbergは、毎週1日ではなく2日の非会議日を採用しているため、「誰もが会議日の共同作業にかなり集中しています」と述べています。

ミーティングなしの日を実装する方法

• チームから賛同を得てください
• 曜日に同意する
• カレンダーをクリーンアップする
• コミュニケーションと励まし
  

少なくとも会議に関しては、少ないほうが多いと確信したら、次の方法で、会議のない日から始めて、チーム文化に織り込むことができます。

チームから賛同を得てください

ミーティングなしの日の提案を提示し、フィードバックを求めます。 個々の貢献者は簡単に売ることができ、集中的な仕事のためにより多くの時間を愛するでしょう。 管理者の場合-会議のない日が、終わりのないやることリストを掘り下げて、より多くの作業を行う時間を与える方法を説明します。

曜日に同意する

ミーティングのない日に全員に同意してもらうのは難しい場合があります。 全社的な調査を実施し（ Flockチャネルで投票を実行しますか？）、すべての人（またはほとんどの人）に何が役立つかを特定します。 分散チームまたはリモートチームは、タイムゾーンの重複に基づいて電話をかける方が簡単な場合があります。

カレンダーをクリーンアップする

付加価値のない会議をキャンセルします。 ステータス会議を取り除きます。 代わりにプロジェクト管理システムを使用して、進捗状況を監視してください。 タウンホール、チームチェックイン、および1：1を他の曜日に再スケジュールします。 マネージャーと協力して、このアクションがすべての従業員のカレンダーに対してビジネス全体で繰り返されるようにします。

コミュニケーションと励まし

すべての従業員が、会議のない日から何を期待できるか、そしてあなたが達成したいと思っている利益を知っていることが重要です。 会議だけでなく、従業員が会議のない日を最大限に活用する方法についても、適切な期待を設定するようにしてください。

ミーティングのない日にミーティングをスケジュールする必要がある場合があることを覚えておいてください。そのため、その期待を前もって明確に設定してください。 指定された非会議日にスケジュールされた会議を見つけた場合は、チームにそれらを移動するように促し、非会議日がビジネス全体にどのように役立つかを繰り返します。

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最も重要なことは、柔軟性を保ち、会議のない日をチームのスケジュールに合わせるための新しい方法を試すことにオープンであるということです。 ミーティングのない日は、個々の寄稿者やマネージャーだけでなく、チームの全員が参加できることを忘れないでください。 模範を示し、マネージャーやリーダーを含むすべての人に、会議のない日を利用するように促します。 また、会議をより効率的かつ効果的にするためのフィードバックについて、チームをポーリングすることがよくあります。

あなたのビジネスに会議のない日を導入することについてどう思いますか？ 組織全体に実装する方法について質問がありますか？ 私たちに話してください。 :)